Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 1. November 2005 23:14 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 2.11.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 2.11.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Endlich Briefe per Mausklick: Adressen aus Outlook und Access nach Word uebernehmen + DOWNLOAD-TIPP: SmartTools Wochenplan 2005/2006 + NEWS: Microsoft entfernt Bearbeitungsfunktionen fuer eingebundene Excel-Tabellen aus Access 2003 und 2002/XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + Zellinhalte per Mausklick hochzaehlen EXCEL-HELPLINE + Word verliert Zahlenformate von Excel beim Seriendruck + NACHTRAG: VRUNDEN-Funktion mit merkwuerdigen Resultaten NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Endlich Briefe per Mausklick: Adressen aus Outlook und Access nach Word uebernehmen ----------------------------------------------------- In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie koennen nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen: + Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax- Managers rufen Sie die Liste der verfuegbaren Adressen ab. + Sie markieren den gewuenschten Empfaenger. + Der Assistent oeffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Brief-Vorlage und fuegt die Adresse samt fertiger Anrede genau an den richtigen Stellen ein. + Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief- Empfaenger sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten Verzeichnisse gespeichert. Erledigen auch Sie Ihre Korrespondenz mit dem SmartTools Brief- und Fax-Manager in Zukunft schnell und komfortabel. Nutzen Sie ausserdem die Sonderaktion mit zur Zeit 25% Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ DOWNLOAD-TIPP: SmartTools Wochenplan 2005/2006 ---------------------------------------------- Mit dem kostenlosen SmartTools Wochenplan 2005/2006 koennen Sie auf mit Wochenkalender fuer das Jahr 2005 und die ersten drei Monate des Jahres 2006 zugreifen. Die wichtigsten Funktionen: * Aus einer Jahresuebersicht springen Sie mit einem einzigen Mausklick gezielt in eine bestimmte Woche. * In allen Wochenplaenen steht fuer jeden Tag eine ganze Spalte zur Verfuegung. Eine Aufteilung im 30-Minuten-Takt ist vorgegeben. * Feiertage und Kalenderwochennummern sind natuerlich eingetragen. In der Jahresuebersicht finden Sie ausserdem die Schulferien aller Bundeslaender. * Tragen Sie Ihre Termine ein und nutzen Sie dabei saemtliche Moeglichkeit von Excel: Formeln, Hyperlinks, Notizen, Linien und beliebige andere grafische Elemente. * Stellen Sie die Datei im Netzwerk bereit, so dass Sie auch im Team gemeinsam darauf zugreifen koennen. Jederzeit uebersichtliche Ausdrucke im DIN A4-Format. Sie koennen den SmartTools Wochenplan 2005/2006 sofort fuer Ihre Eintragungen nutzen; die Tabellen sind nicht gegen Veraenderungen der Formatierungen und des Tabellenaufbaus geschuetzt. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/wochenplan/ NEWS: Microsoft entfernt Bearbeitungsfunktionen fuer eingebundene Excel-Tabellen aus Access 2003 und 2002/XP ------------------------------------------------------- Wenn Sie Excel-Tabellen in Access einbinden, koennen Sie die Daten nicht nur einsehen, sondern auch bearbeiten, loeschen und hinzufuegen. Wie aus der folgenden Techinfo ersichtlich ist, wird es diese Moeglichkeit in Zukunft nicht mehr geben: http://support.microsoft.com/kb/904953/ Nach der Installation des SP-2 fuer Office 2003 bzw. des letzten Updates fuer Access, koennen Sie Daten aus eingebundenen Excel-Tabellen zwar einsehen, aber nicht mehr bearbeiten: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=7497d7f0-bef5-4054-b854-b1240b5135f5 Microsoft liefert in der Techinfo leider nur die Begruendung "aus rechtlichen Gruenden" fuer diesen Schritt. Sehr wahrscheinlich haengt dieser Schritt aber mit dem verlorenen Patent-Rechtsstreit zusammen, in dem es um die Verknuepfung von Excel und Access ging: http://www.golem.de/0506/38495.html +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Zellinhalte per Mausklick hochzaehlen ------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In vielen Excel-Arbeitsmappen muessen Sie zur Datenerfassung immer wieder die gleichen Zellen um 1 oder einen anderen konstanten Wert erhoehen. Sie koennen den entsprechenden Wert entweder jedes Mal manuell eingeben oder Sie nutzen unseren Tipp der Woche: Mit wenig Aufwand koennen Sie Excel so einrichten, dass Sie bestimmte Zellinhalte ganz einfach durch einen Klick mit der rechten Maustaste um einen bestimmten Wert erhoeht werden. In dem folgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass die Inhalte bestimmter Zellen mit jedem Klick der rechten Maustaste um 1 erhoeht werden soll. Wichtig dabei: in den Zellen, die nicht hochgezaehlt werden, soll das Kontextmenue, das ja standardmaessig ueber die rechte Maustaste aufgerufen wird, weiterhin zur Verfuegung stehen. Um das moeglich zu machen, muessen die Zellen, in denen die rechte Maustaste zum Hochzaehlen verwendet werden soll, entsprechend markiert sein. Wir haben uns dabei fuer die Buchstaben "ON" im entsprechenden Zellkommentar entschieden. Im ersten Schritt legen Sie daher in der Arbeitsmappe, in der Sie die neue Funktion verwenden moechten, die folgenden Makros in einem neuen Modul an: Sub procZaehlenEin() For Each Zelle In Selection Zelle.AddComment "ON" Next Zelle End Sub Sub procZaehlenAus() For Each Zelle In Selection Zelle.ClearComments Next Zelle End Sub Es bietet sich an, die Makros anschliessend zwei Symbolen zuzuweisen, damit Sie die "Hochzaehlen"-Funktion in Zukunft per Mausklick ein- oder ausschalten koennen. Sie benoetigen nun noch eine kleine Ereignisprozedur, die Sie mit den folgenden Schritten eingeben: * Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung. * Suchen Sie im Projekt-Explorer nach dem Namen Ihrer Arbeitsmappe und dann in der Kategorie "Microsoft Excel Objekte" nach dem Namen der Tabelle, in der Sie Zellen hochzaehlen moechten. * Wenn Sie den Tabellennamen per Doppelklick auswaehlen, oeffnet Excel automatisch das Modul zu dieser Tabelle. Hier geben Sie die folgende Prozedur ein: Private Sub Worksheet_BeforeRightClick(ByVal _ Target As Range, Cancel As Boolean) Dim strAlteNotiz As String Dim lngAlterWert As Long With Target If .Comment Is Nothing Then Exit Sub If Left(.Comment.Text, 2) = "ON" Then .Value = .Value + 1 End If End With Cancel = True End Sub Sie koennen die Arbeitsmappe nun mit Strg+S speichern, die VBA-Entwicklungsumgebung schliessen und nach Excel zurueckkehren. Um nun die Werte in einer oder mehreren Zellen ueber die rechte Maustaste hochzaehlen zu koennen, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Markieren Sie die gewuenschten Zellen. 2. Rufen Sie das Menue EXTRAS-MAKRO-MAKROS auf, markieren Sie den Eintrag "procZaehlenEin" und klicken Sie auf AUSFUEHREN. Alternativ dazu klicken Sie auf das Symbol, das Sie eventuell zum Start des Makros "procZaehlenEin" erstellt haben. 3. Die Arbeitsmappe ist damit fertig eingerichtet. Um den Inhalt in einer der markierten Zellen um 1 hochzuzaehlen, klicken Sie sie einfach mit der rechten Maustaste an. Starten Sie das Makro "procZaehlenAus", wenn diese Funktion fuer die markierten Zellen nicht mehr benoetigt wird. Kurz zur Funktionsweise unseres Tricks: Im ersten Schritt wird jede gewuenschte Zelle ueber das entsprechende Makro mit der Notiz "On" versehen. Das Herzstueck des Tricks ist die Prozedur "Worksheet BeforeRightClick". Sie wird immer dann aufgerufen, wenn Sie eine Zelle mit der rechten Maustaste anklicken. In diesem Fall prueft die Prozedur, ob die Zelle eine Notiz enthaelt, die mit den Zeichen "ON" beginnt. Ist das nicht der Fall, passiert nichts und das Kontextmenue wird wie gewohnt angezeigt; andernfalls zaehlt das Makro den aktuellen Wert der aktuellen Zelle um den Wert "1" hoch. Um zu erreichen, dass der Wert bei jedem Mausklick um einen anderen konstanten Wert hoch- oder heruntergezaehlt wird, passen Sie die folgende Zeile in dem Makro entsprechend an: .Value = .Value + 1 ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Preise, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Word verliert Zahlenformate von Excel beim Seriendruck ------------------------------------------------------ Versionen: Word 2003, 2002/XP und Excel 2003, 2002/XP FRAGE: Seitdem ich Office 2003 bzw. XP einsetze, funktioniert der Seriendruck nicht mehr fehlerfrei. Wenn ich in einem Word-Serienbrief eine Excel-Tabelle als Datenquelle definiere, werden zwar die Felder erkannt und in Word eingefuegt. Aber dabei gehen saemtliche Zahlenformate verloren. Waehrungsangaben erscheinen als reine Zahlenwerte und Datumsangaben im amerikanischen Format "Monat/Tag/Jahr". Wenn das Datum fehlt, zeigt Word sogar den unsinnigen Wert "12:00:00 AM" an. Wie kann ich die urspruengliche Formatierung aus der Excel-Tabelle wieder herstellen? Diverse Anfragen ANTWORT: Grund fuer den Verlust der Zahlen- und Datumsformatierungen ist der Importfilter, den Word 2003 bzw. 2002/XP standardmaessig benutzt. Leider haben Sie im neu gestalteten "Seriendruck-Assistenten" keine Moeglichkeit, die Importweise zu beeinflussen, was dazu fuehrt, dass Sie im Word-Dokument unformatierte Zahlenwerte erhalten. Nur wenn Sie in den Word-Optionen einen Schalter setzen, erlaubt der Seriendruck-Assistent die manuelle Auswahl des Importverfahrens. Auf diese Weise kommen Sie zum gewuenschten Resultat mit den Originalformatierungen aus der Excel-Tabelle. Und so gehen Sie vor: 1. Starten Sie Word und rufen Sie EXTRAS-OPTIONEN auf. 2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte "Allgemein" das Kontrollkaestchen KONVERTIERUNG BEIM OEFFNEN BESTAETIGEN. Uebernehmen Sie die Aenderung mit OK. 3. Legen Sie ein neues Dokument fuer den Seriendruck an. 4. Starten Sie den Seriendruck-Assistenten per EXTRAS-BRIEFE UND SENDUNGEN-SERIENDRUCK-ASSISTENT. 5. Legen Sie die Optionen der ersten beiden Schritte nach Belieben fest, um zum Beispiel einen "Brief" im "aktuellen Dokument" zu erstellen. 6. In Schritt 3 des Assistenten oeffnen Sie per Durchsuchen die Excel-Datei, die als Datenquelle dienen soll. Sie werden feststellen, dass Sie nicht sofort zum naechsten Schritt des Assistenten gelangen, sondern in einem Dialogfeld das Importverfahren auswaehlen koennen. Damit die Formatierungen aus Excel beibehalten werden, markieren Sie "MS-Excel-Arbeitsblaetter ueber DDE", was Sie mit OK bestaetigen. 7. Als naechstes bestimmen Sie den Tabellenbereich, der die Daten fuer den Serienbrief enthaelt - idealerweise ein benannter Bereich. 8. Ein weiteres Dialogfeld praesentiert nun die verfuegbaren Datensaetze. Um alle Saetze in den Seriendruck einfliessen zu lassen, fahren Sie einfach mit OK fort. - Achten Sie aber auf die angezeigten Feldinhalte: Schon hier erkennen Sie, dass die Zahlenformate mit dem Original uebereinstimmen. 9. Fahren Sie wie gewohnt im Seriendruck-Assistenten fort, um den Text und die Seriendruckfelder einzufuegen. 10. In der Vorschau koennen Sie noch einmal ueberpruefen, ob die Zahlen- und Datumsangaben Ihren Vorstellungen entsprechen. Da Sie die Daten per DDE importiert haben, duerfte das Resultat Ihren Vorstellungen entsprechen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken ---------------------------------------------- Vergessen Sie den umstaendlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar fuer die Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail- Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhaengig von Outlook durchgefuehrt, so dass es keine Probleme mit laestigen Sicherheitsmeldungen gibt! Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ NACHTRAG: VRUNDEN-Funktion mit merkwuerdigen Resultaten ------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der Excel Weekly-Ausgabe vom 12.7.2005 hatten wir auf Probleme mit der Tabellenfunktion VRUNDEN aus dem Analyse- Add-In hingewiesen. Die Funktion liefert manchmal "negative Nullen" und manchmal fehlerhafte Rundungsergebnisse. Zu diesem Thema erreichten uns gleich mehrere Verbesserungsvorschlaege. Exemplarisch greifen wir den Vorschlag von Thomas Ramel auf. Er merkt an, dass der intern verwendete Berechnungsalgorithmus der Funktion VRUNDEN mit einem Korrekturfaktor arbeitet, der in manchen Faellen zu klein ist, als dass korrekt gerundet werden koennte. Da Microsoft das Analyse-Add-In von einer Fremdfirma eingekauft hat, wurden die Funktionen offenbar nicht grossartig weiterentwickelt, sodass sich die Rundungsproblematik bis zur juengsten Excel-Version fortsetzt. Als Loesungsansatz schlaegt Herr Ramel vor, auf die normale RUNDEN-Funktion zurueckzugreifen. Analog zur VRUNDEN-Syntax =VRUNDEN(;) laesst sich RUNDEN dann wie folgt einsetzen: =RUNDEN(/;0)* So liefert dann zum Beispiel =RUNDEN(12,35/0,1;0)*0,1 das gewuenschte Resultat "12,3". In diesem Zusammenhang noch eine Anmerkung zu einer anderen Leserzuschrift: Als Alternative wurde darin die Funktion OBERGRENZE vorgeschlagen. Das ist leider kein vollwertiger Ersatz, da die Funktion IMMER aufrundet. Sowohl VRUNDEN als auch die oben vorgestellte RUNDEN-Loesung arbeiten mit der kaufmaennischen Rundung, bei der bis zur Haelfte des jeweiligen Intervalls abgerundet und erst ab der Haelfte aufgerundet wird. Vergleichen Sie dazu die Ergebnisse folgender Formeln, in denen der Wert "1,02" auf ein Vielfaches von "0,05" gerundet werden soll. =OBERGRENZE(1,02;0,05) macht daraus "1,05", waehrend die Formeln =VRUNDEN(1,02;0,05) =RUNDEN(1,02/0,05;0)*0,05 jeweils abrunden und "1" zurueckgeben. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2005 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/