Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 20. Dezember 2005 22:52 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 21.12.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 21.12.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Pfiffige neue Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare + WEIHNACHTS-DOWNLOAD: Der SmartTools Office-Manager + WEIHNACHTSAKTION: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstplaene' als kostenlose Zugabe! + UPDATE: Weitere Hotfixes fuer Excel 2003 EXCEL-TIPP DES JAHRES 2005 + Waehlen Sie Ihren Lieblingstipp! EXCEL-TOOL DES JAHRES 2005 + Welches kostenlose Tool gefiel Ihnen am besten? NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ Liebe Leserin, Lieber Leser, Weihnachten steht vor der Tuer und die Redaktion von Excel Weekly geht in einen kleinen Weihnachtsurlaub. Unser Newsletter wird in der kommenden Woche nicht erscheinen. Sie erhalten die naechste Ausgabe am 4.1.2006. Zum Ende dieses Jahres moechten wir aber einen Blick zurueck werfen und Sie fragen, welche Tipps & Tools aus den vergangenen Ausgaben Ihnen am besten gefallen haben. Wir veranstalten daher erstmals eine Wahl zum "Excel-Tipp des Jahres 2005" sowie zum "Excel-Tool des Jahres 2005". Weitere Informationen finden Sie weiter unten in dieser Ausgabe. Es waere schoen, wenn Sie sich einige Minuten Zeit nehmen wuerden, uns Ihre Meinung mitzuteilen. Wir moechten uns an dieser Stelle fuer Ihre Unterstuetzung bedanken und wuenschen allen Lesern ein gesegnetes Weihnachtsfest und ein glueckliches Jahr 2006. Ihre Excel Weekly-Redaktion SPOTLIGHT: Pfiffige neue Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare ------------------------------------- Unser Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfuegung. Die beliebte Excel-Erweiterung bietet zunaechst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version: * Legen Sie die Formatierung fuer Ihre Kommentar-Popups beliebig fest. Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. * Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem Kommentar-Manager laesst sich die Standardgroesse des Kommentar-Popups beliebig veraendern. * Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen Kommentaren beschraenkt. Legen Sie entweder einen beliebigen anderen Text fest oder loeschen Sie die Vorgabe fuer neue Kommentare komplett. Zusaetzlich bietet die leistungsfaehige Pro-Version: * Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfuegen. * Komfortables Bearbeitungsfenster: Zeigen Sie Ihre Kommentartexte in einem separaten Fenster mit nuetzlichen Zusatzfunktionenan. * Kommentar-Uebersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - lassen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare ausgeben. * Zusaetzliche AutoFormen: Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar-Popups. In der Pro-Version des SmartTools Kommentar-Managers koennen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro nur kurze Zeit in einer Einfuehrungsaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ WEIHNACHTS-DOWNLOAD: Der SmartTools Office-Manager -------------------------------------------------- Abwechslung und Entspannung muessen sein! Unser kostenloser SmartTools Office-Manager ist der ideale Spielpartner fuer ein paar Minuten Ablenkung in der taeglichen Arbeitshektik. Sie schluepfen in die Rolle eines Start-up-Unternehmers und muessen Office-Dokumente durch geschicktes Positionieren von virtuellen "Rohrpostelementen" an die richtigen Arbeitsplaetze leiten. Doch Vorsicht: Was am Anfang noch nach einem leichten Job aussieht, entwickelt sich schnell zu einer kniffligen Angelegenheit. Mit einem Klick auf START laeuft die Uhr und es treffen nach und nach Office-Dokumente ein, die sich entlang des von Ihnen entworfenen "Rohrsystems" bewegen. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die verschiedenen Dokumente an die richtigen Arbeitsplaetze zu lotsen und eine Praemie pro Datei einzustreichen. Dabei haben Sie allerdings mit einigen Widrigkeiten zu kaempfen... SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses witzige Spiel zum kostenlosen Download an. Viel Spass! http://www.add-in-world.com/katalog/office-manager/ WEIHNACHTSAKTION: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstplaene' als kostenlose Zugabe! --------------------------------------------------------- Mit dem Digitalen Zeitplaner koennen Sie Excel schnell und komfortabel fuer Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Die Vorlagen sind komplett ungeschuetzt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender fuer Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen. In unserer Weihnachtsaktion noch bis zum 23.12.2005 erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Sie erhalten nicht nur den Zeitplaner 2006, sondern zusaetzlich die CD- ROM "Personalplanung und Dienstplaene" als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/ UPDATE: Weitere Hotfixes fuer Excel 2003 ---------------------------------------- Microsoft hat in den letzten Wochen zwei weitere Bugfixes fuer Excel 2003 bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie dabei, dass ein direkter Download der Hotfixes nicht angeboten wird; Sie muessen den einen Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von einem der beschriebenen Probleme betroffen sind: Excel 2003 hotfix package vom 10. November 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;904828 Behobene Probleme: Wenn Sie eine Arbeitsmappe oeffnen, die in einer frueheren Excel-Version erstellt wurde und Kombinations- oder Listenfelder mit Bezug auf Tabellenbereiche enthaelt, kann es zu einem Programmabsturz kommen. Excel 2003 hotfix package vom 16. November 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;910321 Behobene Probleme: Unter bestimmten Umstaenden kann Excel abstuerzen, wenn Sie Hyperlinks verwenden und mit den ZURUECK- und VORWAERTS-Schaltflaechen zwischen mehreren Arbeitsmappen wechseln. +++ EXCEL-TIPP DES JAHRES 2005 +++ Waehlen Sie Ihren Lieblingstipp! -------------------------------- In diesem Jahr haben wir in SmartTools Excel Weekly wieder ueber 50 Tipps und Kniffe rund um die Arbeit mit allen aktuellen Excel-Versionen veroeffentlicht. Jede Woche erhalten wir natuerlich zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschlaege und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natuerlich nur einige Anhaltspunkte dafuer, welche unserer Tricks Ihnen geholfen haben und was Sie vielleicht nicht so interessant fanden. Wir haben uns daher in diesem Jahr entschlossen, eine kleine Leserbefragung durchzufuehren, um den "Tipp des Jahres 2005" zu kueren. Um Ihnen die Auswahl etwas zu erleichtern, wurde der "Wahlzettel" auf die 10 Tipps reduziert, auf die uns die meisten Leseranfragen erreicht haben. Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfuellen koennen: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB224VCQHHCQN Aus Platzgruenden finden Sie im Fragebogen nur die Ueberschriften der ausgewaehlten Tipps. Eine kurze Beschreibung zu jedem Tipp als Erinnerung haben wir fuer Sie im Folgenden zusammengestellt: SO HABEN SIE TABELLENFEHLER OPTIMAL IM GRIFF Wenn eine Formel in Excel nicht berechnet werden kann und aus irgendeinem Grund fehlerhaft ist, erkennen Sie das an einem Fehlerwert wie #DIV/0 oder #BEZUG. Leider faellt Ihnen ein solcher Fehler nicht immer sofort auf. So kann man sich vorstellen, wie muehsam es ist, in mehreren hundert Zeilen und Spalten, in denen Formeln und Daten womoeglich noch bunt gemischt wurden, genau die Zellen zu finden, in denen Fehler aufgetreten sind. Nach dem Entwurf eines komplexen Kalkulationsmodells oder der Eingabe neuer Daten, hilft daher unser Trick, um auch in umfangreichen Tabellen gezielt fehlerhafte Zellen zu finden. INFORMATIONEN DYNAMISCH AUS ACCESS ABFRAGEN Daten aus Access koennen Sie mit wenig Aufwand auf unterschiedlichen Wegen direkt nach Excel uebernehmen. In unserem Tipp stellen wir Ihnen eine besonders flexible Moeglichkeit vor: wir zeigen, wie Sie Excel so konfigurieren, dass Sie die Kriterien fuer eine Access- Abfrage direkt in das Arbeitsblatt eingeben koennen. Nach jeder Eingabe ruft Excel die aktuellen Informationen aus der Access-Datenbank ab und aktualisiert das Ergebnis direkt in der Tabelle. DIAGRAMME BEI DER DATENEINGABE AUTOMATISCH ERWEITERN Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten koennen Sie in kuerzester Zeit vorhandene Daten in eine Grafik umsetzen. Eine manuelle Erweiterung ist allerdings notwendig, sobald Sie nachtraeglich Daten zu Ihrer Tabelle hinzufuegen. Das typische Beispiel ist eine Umsatzstatistik, die natuerlich monatlich auf den neuesten Stand gebracht wird. Obwohl Excel von sich aus keine dynamischen Datenreihen anbietet, koennen Sie sie durch den Einsatz der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN simulieren. Unser Tipp zeigt, wie Sie ein Diagramm so anpassen, dass es neue Daten automatisch erkennt und die Grafik entsprechend erweitert. SO HABEN SIE RUNDUNGSPROBLEME IN IHREN TABELLEN IM GRIFF Ein immer wiederkehrendes Thema in den Anfragen an die Excel Weekly Helpline betrifft die Rundungsproblematik, mit der Sie sicherlich auch schon Bekanntschaft gemacht haben. Excel liefert dann ploetzlich bei einer ganz einfachen Rechenoperation ein offensichtlich falsches Ergebnis. Unser Tipp erklaert die Hintergruende und zeigt Loesungen. LAUFENDE SUMME INNERHALB EINER ZELLE Fuer viele Anwendungsbereiche waere es nuetzlich, wenn Excel eine laufende Summe innerhalb einer Zelle fuehren koennte. Wenn also beispielsweise die Zelle C10 den Wert 100 enthaelt und Sie hier noch einmal die Zahl 100 eingeben, sollte nach Return automatisch der Wert 200 erscheinen. Standardmaessig hat Excel leider keine entsprechende Funktion zu bieten, aber mit Hilfe entsprechender VBA-Prozeduren koennen Sie sie "nachbauen". GROESSTEN UND KLEINSTEN WERT IN EINEM DIAGRAMM HERVORHEBEN Je mehr Daten Sie in einem Diagramm darstellen, desto wichtiger ist es, die wichtigsten Werte gesondert hervorzuheben. So bietet es sich haeufig an, gezielt den groessten sowie den kleinsten Wert zu markieren und durch die Angabe der genauen Zahl zu ergaenzen. Sie koennen das natuerlich manuell mit Hilfe der Zeichenfunktionen erreichen, aber wir zeigen eine Technik, bei der die Hervorhebung voll automatisch erfolgt und sich sogar dynamisch anpasst, wenn sich nachtraeglich Werte aendern oder neue Daten hinzukommen. EFFEKTIVE AUSWERTUNGEN MIT DATENBANKFUNKTIONEN Wer mit Excel arbeitet, will nicht einfach nur Daten erfassen. Eine ganz wichtige Aufgabe ist es, die eingegebenen Informationen zu analysieren. Excel bietet zu diesem Zweck eine reichhaltige Auswahl an Funktionen. Aber haben Sie es auch schon einmal mit den Datenbankfunktionen probiert? Datenbankfunktionen eignen sich hervorragend, um statistische Auswertungen aufgrund bestimmter Kriterien vorzunehmen. Egal ob Sie Summen, Maximal- oder Minimalwerte, Mittelwerte oder Standardabweichungen berechnen wollen, mit den im Anschluss vorgestellten Verfahren finden Sie im Handumdrehen das gewuenschte Ergebnis. SPECIAL ZU MICROSOFT QUERY Excel wird in vielen Faellen wie eine kleine Datenbank genutzt. Listen mit Adressen, Artikeln, Bestellungen und Preisen sind nichts anderes als Tabellen, die auch in einem Datenbanksystem wie Access vorkommen koennten. Excel ist fuer viele Anwendungen aber flexibler zu handhaben und erhaelt daher haeufig den Vorzug. Es gibt allerdings auch Situationen, in denen Ihnen die Funktionen einer richtigen Datenbank nuetzlich sein koennten und genau an dieser Stelle kommt Microsoft Query ins Spiel. DER PERFEKTE EINSTIEG: XML IN EXCEL 2003 Microsoft hat die Unterstuetzung fuer XML, die "Extensible Markup Language", in Office 2003 deutlich ausgebaut. In Excel koennen Sie XML-Daten jetzt direkt in ein Tabellenblatt importieren und von dort auch wieder exportieren. In unserem Tipp stellen wir Ihnen die grundlegenden XML-Funktionen von Excel 2003 vor. AUTOMATISCHER MAIL-VERSAND NACH TABELLENEINGABE Viele Anwender muessen regelmaessig Inhalte aus Excel- Tabellen per Mail verschicken. In vielen Faellen handelt es sich um regelmaessige Berichte ueber aktuelle Werte aus Statistiken, Budgetberichten usw., so dass eine Automatisierung per Makro sinnvoll waere. Sie koennten Excel beispielsweise dazu veranlassen, immer dann automatisch eine neue E-Mail-Nachricht anzulegen, wenn Sie einen bestimmten Text - zum Beispiel "Mail" - in eine bestimmte Tabellenzelle - zum Beispiel A1 - eingeben. In der Mail sollen dann verschiedene Tabelleninhalte als Nachrichtentext uebernommen werden. Unter der Voraussetzung, dass Sie Outlook als E- Mail-Programm einsetzen, laesst sich das mit relativ wenig Aufwand per VBA erledigen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup ------------------------------------------------------ Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL -TOOL DES JAHRES 2005 +++ Welches kostenlose Tool gefiel Ihnen am besten? ----------------------------------------------- Bei SmartTools Publishing finden Sie eine Fuelle von kostenlosen Excel-Erweiterungen. Die fuenf beliebtesten davon moechten wir Ihnen fuer die Wahl zum Excel-Tool des Jahres 2005 anbieten. Ihren Wahlzettel finden Sie unter: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB224VCQHHCQN Im Folgenden einige Kurzinfos zu den Tools sowie weiterfuehrende Links mit ausfuehrlichen Beschreibungen, Abbildungen und natuerlich dem Downloadlink: SMARTTOOLS EXCEL-MAILER Versenden Sie Tabellenbereiche oder einzelne Tabellen mit wenigen Mausklicks: Mit dem SmartTools Excel-Mailer markieren Sie einen beliebigen Tabellenbereich, starten den Assistenten und mit zwei Mausklicks erstellen Sie eine neue Mail in Outlook mit dem gewuenschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen. http://www.add-in-world.com/katalog/xl-mailer/ SMARTTOOLS TAB-ORGANIZER Mit dem brandneuen SmartTools Tab-Organizer koennen Sie Ihre Arbeitsmappen in Zukunft noch komfortabler organisieren. Wenige Mausklicks genuegen und Sie erstellen sogar fertig beschriftete Tabellenblatt-Serien mit Monats- oder Jahresuebersichten. http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tab-organizer/ SMARTTOOLS CELLSPOT Die perfekte Lesehilfe fuer Excel-Tabellen: SmartTools CellSpot hebt jeweils die aktuelle Zelle sowie die komplette Zeile und Spalte hervor und bewegt sich automatisch mit Ihnen durch die Tabelle. Bei Bedarf koennen Sie das Tool jederzeit mit zwei Mausklick ein- oder ausschalten, und Farbe, Liniendicke und Linienart der Markierung beliebig bestimmen. http://www.add-in-world.com/katalog/xl-cellspot/ SMARTTOOLS TABELLENMUSTER-ASSISTENT AutoTexte kennen Sie aus Word - es gibt eine aequivalente Funktion auch fuer Excel: Mit dem SmartTools Tabellenmuster- Assistent koennen Sie beliebige Tabellenbereiche markieren, durch einen Mausklick in der neuen Symbolleiste des Assistenten unter einem beliebigen Namen als Tabellenmuster speichern und spaeter mit einem Mausklick in die aktuelle Tabelle einfuegen. http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tabmuster/ SMARTTOOLS DATUMSASSISTENT Dieses Tool erweitert Excel 2003, 2002/XP und 2000 um einen nuetzlichen Popup-Kalender, den Sie jederzeit per Mausklick direkt aus Excel aufrufen koennen. Blaettern Sie dann am Bildschirm in einem uebersichtlichen Kalender und uebernehmen Sie das gewuenschte Datum ganz einfach in Ihre Arbeitsmappe. http://www.add-in-world.com/katalog/xldatumass/ +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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