Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 20. März 2006 23:23 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 21.3.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 21.3.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Der komfortable Taschenrechner fuer Excel + NEWS: Aktualisierung des Solver-Moduls von Excel 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Zeichenketten komfortabel per VBA verarbeiten EXCEL-HELPLINE + Gibt es einen Bericht-Manager fuer Excel 2003? + Zeiterfassung in Minuten und Sekunden NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen ---------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jede Datei aeusserst praktisch. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Sie koennen die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie auch bisher genutzt haben. + Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihre Excel- Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Der komfortable Taschenrechner fuer Excel -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Mit dem SmartTools Taschenrechner koennen Sie kleine Berechnungen jederzeit schnell und ohne Umwege direkt in Excel vornehmen. Nach der automatischen Installation wird der Taschenrechner als Symbolleiste installiert und steht deshalb jederzeit zur Verfuegung. Sie muessen also kein Menue anwaehlen oder Symbol anklicken, bevor Sie mit Ihren Berechnungen anfangen koennen: den Taschenrechner verschieben Sie einfach an einen beliebigen Platz auf dem Bildschirm und er bleibt immer sichtbar, waehrend Sie wie gewohnt Ihre Tabellen bearbeiten. Die Highlights der aktuellen Version 2.0: + Der Taschenrechner kann jetzt jederzeit per Mausklick ein- oder ausgeblendet werden. + Ueber einen neuen OPTIONEN-Dialog legen Sie fest, ob und wann der Taschenrechner automatisch eingeblendet werden soll. + Nutzen Sie wahlweise die Maus oder auch die Tastatur zur Bedienung des Taschenrechners. + Das Layout des Taschenrechners kann mit wenig Aufwand an unterschiedliche Groessen der Systemschriften angepasst werden. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-calc/ NEWS: Aktualisierung des Solver-Moduls von Excel 2003 ----------------------------------------------------- Seit vielen Jahren wird mit Excel bereits standardmaessig der so genannte "Solver" ausgeliefert, mit dessen Hilfe Sie komplexe Problemstellungen voll automatisch loesen lassen koennen. Dabei geben Sie eine Zielzelle an, die einen bestimmten Wert erreichen bzw. minimiert oder maximiert werden soll. Das Ergebnis der Zelle kann dabei von verschiedenen variablen Werten abhaengig sein, die Sie im Solver definieren. Zusaetzlich haben Sie die Moeglich, verschiedene Bedingungen zu definieren, die auf die Loesung zutreffen muessen und genau hier befindet sich ein Fehler im deutschen Solver-Modul von Excel 2003, den Microsoft nun mit einem Hotfix behebt. In der folgenden Techinfo finden Sie weitere Informationen zu dem Bug und zur Anforderung des Downloads: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;899332 Waren die News & Downloads fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2255GEPFWMT +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Zeichenketten komfortabel per VBA verarbeiten --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP und 2000 Bei der Entwicklung von Loesungen oder einzelnen Funktionen zur Automatisierung Ihrer Arbeitsmappen stehen Sie immer wieder vor dem Problem, die Inhalte einer Zeichenkette wie zum Beispiel "Dr. Peter Hoffmann" in ihre einzelnen Bestandteile wie "Titel", "Vorname" und "Nachname" zerlegen zu muessen. Ab Excel 2000 koennen Sie dazu die wenig bekannte Funktion "Split()" einsetzen. Um sich mit der Arbeitsweise von "Split()" vertraut zu machen, geben Sie zunaechst folgende Funktion in einem beliebigen Modul ein: Function SplitTest(strText As String) As Integer Dim X As Variant, I As Integer X = Split(strText) For I = 0 To UBound(X) Debug.Print X(I) Next I SplitTest = UBound(X) + 1 End Function Die Funktion erwartet als Parameter eine beliebige Zeichenkette. Diese wird dann ueber "Split()" in ein Array konvertiert. "UBound()" gibt anschliessend Auskunft, wie viele Elemente das Array beinhaltet. Gezaehlt wird ab "0", so dass "UBound() +1" die Anzahl der Woerter in der Zeichenkette liefert. Diese Angabe verwenden wir hier, um die einzelnen Woerter in einer Schleife aus dem Array im Direktbereich auszugeben. Die Eingabe von ? SplitTest("Dies ist ein Test!") im Direktfenster (Strg+G) zeigt dann zum Beispiel folgendes Ergebnis: Dies ist ein Test! 4 Um beispielsweise nur die Anzahl Woerter in einer Zeichenkette zu zaehlen, setzen Sie "Split()" folgendermassen ein: Function SplitCount(strText As String) As Integer Dim X As Variant X = Split(strText) SplitCount = UBound(X) + 1 End Function Das Ergebnis ist die Anzahl Woerter oder "0", wenn die Zeichenkette leer ist. Aehnlich einfach koennen Sie mit "Split()" bestimmte Woerter aus einer Zeichenkette extrahieren: Function SplitExtract(strText As String, intNum As Integer) As String Dim X As Variant X = Split(strText) If intNum > 0 And intNum - 1 <= UBound(X) Then SplitExtract = X(intNum - 1) Else SplitExtract = "" End If End Function Wenn Sie im Direktbereich einmal ? SplitExtract("Dr. Peter Hoffmann",2) eingeben, wird als Ergebnis "Peter" ausgegeben. Die Kombination dieser beiden Funktionen koennen Sie beispielsweise einsetzen, um beim Import von Daten Elemente wie Titel, Vornamen und Nachnamen aus Adressen korrekt in Ihre Tabelle zu schreiben: If SplitCount(strInput) = 3 Then 'Titel, Vorname, Nachname ..... ActiveSheet.Cells(1,2) = SplitExtract(strInput, 1) ActiveSheet.Cells(2,2)= SplitExtract(strInput, 2) ActiveSheet.Cells(3,2) = SplitExtract(strInput, 3) ..... Else 'nur Vorname und Nachname ..... ActiveSheet.Cells(2,2) = SplitExtract(strInput, 1) ActiveSheet.Cells(3,2) = SplitExtract(strInput, 2) ..... End If Die gezeigten Funktionen gehen jeweils davon aus, dass zwischen den Woerter immer ein Leerzeichen als Trennzeichen vorhanden ist. Oftmals werden aber andere Trennzeichen wie Kommas oder Semikolons verwendet. Soll "Split()" nach diesen Trennzeichen splitten, koennen Sie das ueber einen zweiten, optionalen Parameter angeben. Die folgende Funktion liefert beispielsweise die einzelnen Felder aus einer CSV-Zeile "Nachname;Vorname;Strasse;PLZ;Ort" als Array: Function SplitCSVFieldnames(strText As String, _ strSeparator As String) As Variant Dim X As Variant X = Split(strText, strSeparator) SplitCSVFieldnames = X End Function Ein Aufruf wie zum Beispiel der folgende erlaubt dann die Abarbeitung der einzelnen Felder je nach Anforderung: Sub Test() ..... Open "Test.txt" For Input As #1 Line Input #1, strInput arrFelder = SplitCSVFieldnamesd(strInput, ";") strNachname = arrFelder(0) strVorname = arrFelder(1) strStrasse = arrFelder(2) ..... End Sub War der Tipp fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2255GEPFWMT ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails ------------------------------------------ Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfuegung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen und bearbeiten muessen. Nutzen Sie unseren Aktionspreis fuer Excel Weekly-Abonnenten mit zurzeit ueber 25% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Gibt es einen Bericht-Manager fuer Excel 2003? ---------------------------------------------- Versionen: Excel 2003 FRAGE: Ich bin von Office XP auf Office 2003 umgestiegen. Nun moechte ich in Excel wie bisher mit dem Bericht-Manager arbeiten; das Add-In hatte ich damals aus dem Download- Bereich von Microsoft heruntergeladen. Dort finde ich jetzt aber keine Version fuer Excel 2003. Ist die Download-Seite so gut versteckt oder verbirgt sich der Bericht-Manager sogar irgendwo auf der Installations-CD von Office 2003? Koennen Sie mir weiterhelfen? C. Rusch ANTWORT: Microsoft hat noch keine Bericht-Manager-Version fuer Excel 2003 herausgebracht - zumindest bislang nicht. Das Add-In fuer Excel 2002 muesste aber auch in Excel 2003 funktionieren. Das Problem dabei ist, dass das uebliche Installationsprogramm unter Office 2003 nicht funktioniert, da es den neuen Office-Installationspfad nicht findet. Wenn sich Ihre bisherige Add-In-Datei BERICHT.XLA noch irgendwo auf Ihrer Festplatte befindet, koennen Sie sie einfach in den Add-In-Ordner fuer Excel 2003 kopieren (siehe unten ab Schritt 4). Ansonsten gehen Sie wie folgt vor: 1. Beenden Sie Excel. 2. Laden Sie den Bericht-Manager von folgender Seite aus dem Internet herunter: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=34DACD92-D511-4760-8094-2754D82A4E2F 3. Wechseln Sie im Windows-Explorer in den Ordner, in dem Sie die Download-Datei RPTMGR.EXE gespeichert haben. 4. Nun benoetigen Sie ein ZIP-Tool, um die Dateien aus RPTMGR.EXE zu entpacken. Das in Windows XP enthaltene ZIP-Utility ist dafuer nicht geeignet, da es nicht mit selbst extrahierenden Dateien umgehen kann. Es muss schon ein Zusatzprogramm wie Winzip oder eine der zahlreichen Freeware-Varianten sein. - Damit entpacken Sie die heruntergeladene Datei in einen Festplattenordner Ihrer Wahl. 5. Zu den entpackten Dateien gehoert das eigentliche Add-In BERICHT.XLA. Kopieren Sie es in den Add-In-Ordner von Excel 2003. Standardmaessig lautet der Pfad: C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\Makro Zu erkennen ist der Ordner daran, dass er die ueblichen Excel-Add-Ins wie das Eurowaehrungs-Tool (EUROTOOL.XLA) sowie Unterordner fuer die Analyse-Tools und den Solver enthaelt. 6. Starten Sie Excel. 7. Rufen Sie EXTRAS-ADD-INS auf, aktivieren Sie das Kontrollkaestchen neben dem Eintrag "Bericht-Manager" und bestaetigen Sie die Auswahl mit OK. Jetzt sollten Sie den BERICHT-MANAGER wie gewohnt im Menue ANSICHT finden. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Endlich Notizen und Kommentare fuer Ihre E-Mails ------------------------------------------------ Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E- Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und koennen auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfuegung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu veraendern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro: * Ueber einen komfortablen Dialog koennen Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten. * Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen. * Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher loeschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfaenger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt. * Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, koennen Sie E- Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare fuer Ihre Kollegen hinterlassen. Die Vorgaengerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits ueber 10.000mal im Praxiseinsatz bewaehrt. Nutzen Sie jetzt die Einfuehrungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt fuer Excel Weekly- Abonnenten: SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/ SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Zeiterfassung in Minuten und Sekunden ------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich moechte verschiedene Musikstuecke auf eine CD brennen. Mit Excel will ich vorher die Gesamtspielzeit in Minuten und Sekunden berechnen. Wenn ich aber die einzelnen Titellaengen und die resultierende Summe im Zeitformat "hh:mm:ss" formatiere, muss ich a) bei jedem Stueck eine Stundenangabe von "0" machen - zum Beispiel "0:03:55" fuer 3 Minuten 55 Sekunden - und b) die Summe in Minuten und Sekunden umrechnen, da anstelle von beispielsweise "65:33" der Wert "1:05:33" angezeigt wird. Kann ich in Excel nicht ausschliesslich mit Minuten und Sekunden rechnen? B. Jochim ANTWORT: Das Problem laesst sich mit einem speziellen Zahlenformat und einer etwas unorthodoxen Eingabemethode loesen. Beginnen wir mit der Eingabemethode: Leider gibt es keine Moeglichkeit, Minuten und Sekunden so in eine Zelle einzutragen, dass sie Excel sofort als solche erkennen wuerde. Excel benoetigt immer eine vollstaendige Zeitangabe mit Stunden, Minuten und Sekunden. Dieses Manko umgehen Sie, indem Sie die Minuten und Sekunden in separate Zellen eingeben und dann in einer dritten Zelle die entsprechende Zeitangabe berechnen. Wenn Sie in den Spalten A und B zum Beispiel Interpret und Titel Ihrer CD-Sammlung erfasst haben, tragen Sie in Spalte C die Minuten und in Spalte D die Sekunden der jeweiligen Titellaenge ein. In Spalte E fassen Sie die Werte zu einer Zeitangabe zusammen, und zwar mit der Tabellenfunktion ZEIT. In der zweiten Zeile der CD-Datenbank muesste in Zelle E2 dann folgende Formel stehen: =ZEIT(;C2;D2) Wie Sie sehen, koennen Sie das Argument fuer den Stundenanteil einfach weglassen, indem Sie die Argumentliste mit einem Semikolon beginnen. Minuten und Sekunden holen Sie dann aus den Zellen C2 und D2. Anschliessend laesst sich die Formel beliebig nach unten kopieren, damit Sie die Zeitangaben fuer die gesamte CD-Sammlung erhalten. Was noch stoert, ist das Format der Titellaengen, denn Excel stellt beispielsweise eine Laenge von "3:45" als "12:03 AM" dar. Damit sind wir bereits beim zweiten Teil der Fragestellung, naemlich wie Minuten und Sekunden auch in der Summe ohne Stundenanteil angezeigt werden koennen. Damit Excel "2:00:00" (2 Stunden) als "120:00" (120 Minuten) darstellt, weisen Sie das Zahlenformat "[m]:ss" zu. Dazu markieren Sie die entsprechenden Zellen - im Beispiel etwa die gesamte Spalte E - und rufen den Befehl FORMAT-ZELLEN auf. Auf der Registerkarte ZAHLEN waehlen Sie dann die KATEGORIE "Benutzerdefiniert" an. Nun geben Sie in das Eingabefeld unter TYP den Text [m]:ss ein. Sobald Sie das neue Format mit OK bestaetigt haben, erscheinen die Titellaengen in der gewuenschten Form. Dadurch dass Sie den Minutenplatzhalter "m" in eckige Klammern setzen, behaelt Excel das Minutenformat bei, selbst wenn die Laenge eine Stunde ueberschreitet. Um anschliessend beispielsweise die Gesamtlaenge der Stuecke in den Zeilen 2 bis 10 zu berechnen, koennen Sie in Zelle E11 einfach die Formel =SUMME(E2:E10) eingeben. Sie erhalten einen Wert in Minuten und Sekunden - etwa "65:33". War die Helpline fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2255GEPFWMT +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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