Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 21. Juni 2005 01:34 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 21.6.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 21.6.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup + DOWNLOAD-TIPP: Der geniale Tabellenmuster-Assistent fuer Excel + UPDATE: Neue Hotfixes fuer Excel 2002/XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Dateien in einem Verzeichnis zaehlen EXCEL-HELPLINE + Bedingte Formatierung auf Zellbereiche uebertragen + Mustervorlagen erscheinen nicht im Vorlagen-Dialogfeld NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup -------------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmaessig mit Outlook arbeiten waere das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ DOWNLOAD-TIPP: Der geniale Tabellenmuster-Assistent fuer Excel --------------------------------------------------- Aus Word kennen Sie AutoTexte, in denen Sie immer wieder benoetigte Mustertexte schnell speichern und abrufen koennen. Der kostenlose SmartTools Tabellenmuster-Assistent stellt Ihnen diese nuetzliche Funktion endlich auch fuer Excel 2003, 2002/XP und 2000 zur Verfuegung. Nach der automatischen Installation koennen Sie jederzeit beliebige Tabellenbereiche markieren und durch einen Mausklick auf das Plus-Symbol in der neuen Symbolleiste des Assistenten unter einem beliebigen Namen als Tabellenmuster speichern. Moechten Sie einen der gespeicherten Tabellenbereiche spaeter benutzen, genuegt ein Mausklick auf den entsprechenden Eintrag in der Symbolleiste und schon wird er samt aller Werte, Formeln und Formatierungen in die aktuelle Tabelle eingefuegt. Rabattstaffeln, Kalkulationsmodelle, einzelne Formeln und beliebige andere Tabellenmuster sind dadurch immer nur einen Mausklick entfernt. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tabmuster/ UPDATE: Neue Hotfixes fuer Excel 2002/XP ---------------------------------------- Microsoft hat vor kurzem neue Hotfixes fuer Bugs in Excel 2002/XP bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie muessen die Hotfixes explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind: Excel 2002 hotfix package vom 20. Mai 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;899590&sd=rss&spid=1743 Behobene Probleme: Beim Drehen oder Vergroessern/Verkleinern einer AutoForm bleiben Reste der urspruenglichen Darstellung in der Arbeitsmappe sichtbar. Excel 2002 hotfix package vom 3. Juni 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;900810&sd=rss&spid=1743 Behobene Probleme: Eine Arbeitsmappe, die ein verstecktes Fenster enthaelt, wird nach dem Oeffnen nicht korrekt angezeigt bzw. aktiviert. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Dateien in einem Verzeichnis zaehlen --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In Excel haben Sie verschiedene Moeglichkeiten, um Dateien aus einem Verzeichnis zu zaehlen. Ob Sie jetzt die Methode ueber die Scripting Runtime, das Objekt FileSearch oder die konventionelle Dir-Funktion einsetzen, bleibt Ihnen ueberlassen. In dieser Kolumne moechte ich Ihnen die verschiedenen Techniken einmal etwas naeher vorstellen. Dateien zaehlen ueber die Scripting Runtime Im ersten Makro wird die Zaehlung mit Hilfe einer zusaetzlichen Bibliothek realisiert. Dazu wechseln Sie in die Entwicklungsumgebung und waehlen aus dem Menue EXTRAS den Befehl VERWEISE. Im Dialog VERFUEGBARE VERWEISE aktivieren Sie die Bibliothek "Microsoft Scripting Runtime" und bestaetigen mit OK. Sub DateienZaehlenVariante1() Dim FSO As New Scripting.FileSystemObject Dim sOrdner As String Dim intz As Integer sOrdner = "C:\TEMP" intz = FSO.GetFolder(sOrdner).Files.Count - 1 MsgBox "Im angegebenen Ordner befinden sich " & _ intz & " Dateien", vbInformation End Sub Mithilfe der Eigenschaft "GetFolder" koennen Sie auf einen bestimmten Ordner verweisen. Ueber die Funktion "Count" zaehlen Sie die darin enthaltenen Dateien (Files). Dateien zaehlen ueber die Funktion "Dir" Vielleicht kennen Sie noch die gute alte DOS-Funktion Dir, mit der Sie Dateien und Verzeichnisse auf DOS-Ebene anzeigen lassen konnten. Auch diese Funktion wurde in VBA integriert. Sub DateienZaehlenVariante2() Dim sOrdner As String Dim intz As Integer sOrdner = "c:\Temp\*.*" sOrdner = Dir(sOrdner) sOrdner = "C:\TEMP" Do While sOrdner <> "" intz = intz + 1 sOrdner = Dir() Loop MsgBox "Im angegebenen Ordner befinden sich " & _ intz & " Dateien", vbInformation End Sub In einer Do While - Schleife werden alle im Verzeichnis enthaltenen Dateien nacheinander gezaehlt und am Ende ausgegeben. Dateien zaehlen ueber das FileSearch-Objekt Sehr komfortabel ist auch die Suche mithilfe des FileSearch- Objektes, dessen Einsatz im folgenden Makro demonstriert wird: Sub DateienZaehlenVariante3() Dim sOrdner As String sOrdner = "C:\TEMP" With Application.FileSearch .NewSearch .LookIn = sOrdner .Filename = "*.*" .Execute MsgBox "Im angegebenen Ordner befinden sich " & _ .FoundFiles.Count & " Dateien", vbInformation End With End Sub Das Objekt FileSearch stellt Ihnen vorab schon einige Eigenschaften und Methoden fuer die Dateisuche zur Verfuegung. Mit der Methode "NewSearch" setzen Sie zunaechst einmal die Sucheinstellungen zurueck. Ueber die Eigenschaft "LookIn" bestimmen Sie dann, in welchem Verzeichnis gesucht werden soll. Ueber die Eigenschaft "FileName" koennen Sie die Suche naeher einschraenken und beispielsweise nur bestimmte Dateitypen suchen lassen und verwenden Sie schliesslich die Methode "Execute", um die Suche zu starten. Kurz darauf stehen alle gefunden Dateien im Objekt FoundFiles zur Verfuegung. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Mehr als 2.000 Seiten mit Tipps, Tricks, Makros, Vorlagen und Modellen fuer Excel zum Sonderpreis ------------------------------------------------ Auf der Excel-Berater Archiv-CD-ROM ist die ultimative Informationsquelle fuer alle Excel-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi bietet: + Jetzt ueber 2.000 Seiten mit Tipps, Praxisinformationen und Problemloesungen zu Excel im praktischen PDF-Format auf CD-ROM + Bonus: Der Excel-Berater Manager mit ueber 40 Excel- Erweiterungen wird direkt in Excel integriert und steht Ihnen per Mausklick zur Verfuegung + Viele weitere Beispiele, Praxisloesungen, Vorlagen, Kalkulationsmodelle und Makros mit nuetzlichen neuen Funktionen + Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien + Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index Sie finden auf der CD-ROM Hunderte von Tipps und Praxisloesungen, die Sie fuer Ihre taegliche Arbeit mit Excel nutzen koennen! 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Ich moechte aber zum Beispiel den gesamten Bereich A1:D1 rot hervorheben, wenn in der ersten Spalte der Wert "Ja" steht, und ihn gelb markieren, wenn die erste Spalte den Wert "Nein" enthaelt. Haben Sie dafuer eine Loesung? U. Heyen ANTWORT: Es stimmt nicht, dass Sie mit der bedingten Formatierung immer nur eine Zelle farbig hervorheben koennen. Um die Formatierung mehrerer Zellen von einer Bedingung abhaengig zu machen, muessen Sie aber die Auswahloption "Formel ist" und NICHT "Zellwert ist" verwenden. Ausserdem muessen Sie absolute und relative Zellbezuege genau unterscheiden. In Ihrem Fall koennen Sie die bedingte Formatierung gleich Ihrer kompletten Liste zuweisen. Angenommen etwa, in Spalte A wuerden Sie entweder "Ja" oder "Nein" eingeben. Rechts daneben stehen beliebige andere Werte. Die gesamte Liste umfasst den Bereich A1:D100. Um nun die Zeilen mit "Ja" in rot und die Zeilen mit "Nein" in gelb zu formatieren, fuehren Sie folgende Schritte aus: 1. Markieren Sie den Listenbereich A1:D100. 2. Rufen Sie FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG auf. 3. Stellen Sie im linken Dropdown-Feld der ersten Bedingung die Auswahl "Formel ist" ein. 4. Geben Sie im Textfeld rechts daneben folgende Formel ein: =$A1="Ja" Die Formel prueft, ob die Zelle den Textwert "Ja" enthaelt. Wichtig ist dabei, dass Sie einen gemischten Bezug aus absolutem Spaltenbuchstaben (mit $-Zeichen) und relativer Zeilenzahl (ohne $-Zeichen) verwenden. So vergleicht die Formel immer die Zelle in Spalte A der jeweiligen Zeile. Wenn zum Beispiel das bedingte Format fuer Zelle D1 ausgewertet wird, prueft die Formel den Inhalt von Zelle A1; wenn das bedingte Format fuer Zelle C20 ausgewertet wird, ist der Inhalt von Zelle A20 ausschlaggebend usw. 5. Klicken Sie auf FORMAT, um die Farbkennzeichnung zu bestimmen, die beim Zutreffen der Bedingung verwendet werden soll. 6. Um eine weitere Bedingung hinzuzufuegen, klicken Sie auf die Schaltflaeche Hinzufuegen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 fuer den "Nein"- Fall, der mit gelbem Hintergrund formatiert werden soll. Dieses Mal setzen Sie folgende Formel ein: =$A1="Nein" 8. Bestaetigen Sie die bedingte Formatierung mit OK. Excel weist jetzt automatisch allen Zellen einer Listenzeile die gewuenschte Farbgebung zu, sobald die jeweilige Bedingung zutrifft. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Adressen aus Outlook und Access nach Word uebernehmen ----------------------------------------------------- Vergessen Sie das laestige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel: + Direkte Uebernahme von Adressen aus Outlook, Exchange Server sowie beliebigen Access-Datenbanken + Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2003, 2002/XP und 2000 + Flexible Uebernahme in beliebige Brief- und Faxvorlagen + Musterbrief-Verwaltung mit ueber 100 fertigen Briefen + Automatische Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage + Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt! Ausfuehrliche Informationen zum SmartTools Brief- und Fax- Manager 2003 finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Mustervorlagen erscheinen nicht im Vorlagen-Dialogfeld ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wenn ich den Befehl DATEI-NEU aufrufe, kann ich die von mir angelegten Mustervorlagen aus einem Dialogfeld auswaehlen. Ich moechte diese Vorlagen jetzt auch anderen Mitarbeitern unserer Firma zur Verfuegung stellen und habe sie deshalb in die XLSTART-Ordner der jeweiligen PCs kopiert. Leider funktioniert das nicht, - die Vorlagen erscheinen aus irgendwelchen Gruenden nicht im Dialogfeld fuer neue Dateien. Was mache ich falsch? V. Bergmann ANTWORT: Der Austausch von Mustervorlagen (XLT-Dateien) ist nicht gerade unproblematisch. Was die Sache kompliziert macht, sind die unterschiedlichen Speicherorte fuer Vorlagen, die nicht nur von der Excel-Version sondern auch von der Windows-Version des jeweiligen Systems abhaengig sind. Eine sichere Methode, Vorlagen immer so zu speichern, dass Sie im Dialogfeld des Befehls DATEI-NEU (und - in Excel 2002 - anschliessendem Mausklick auf ALLGEMEINE VORLAGEN) erscheinen, erlaeutern die folgenden Schritte. Da die Methode allerdings etwas umstaendlich und zeitraubend ist, finden Sie weiter unten zusaetzliche Informationen. 1. Kopieren Sie Ihre Vorlagen auf eine Diskette oder eine CD. 2. Legen Sie den Datentraeger in das entsprechende Laufwerk auf dem Zielsystem ein. 3. Starten Sie auf dem Zielsystem den Windows-Explorer und wechseln Sie zum Laufwerk und Ordner mit Ihren Mustervorlagen. 4. Oeffnen Sie die Dateien nacheinander per Doppelklick aus dem Windows-Explorer. 5. Excel laedt die Dateien jeweils als neue Arbeitsmappe. Rufen Sie dann in Excel den Befehl DATEI-SPEICHERN UNTER auf und waehlen Sie im Dropdown-Feld DATEITYP "Mustervorlage" aus. Daraufhin aktiviert Excel automatisch seinen Vorlagenordner, sodass Sie nur noch den Dateinamen anpassen und auf SPEICHERN klicken muessen. Alle auf diese Weise gespeicherten Dateien stehen anschliessend im Dialogfeld NEU zur Verfuegung. Einfacher waere es natuerlich, die Vorlagen gleich in den passenden Ordner zu kopieren, ohne sie erst einzeln zu oeffnen. Dafuer muessen Sie aber wissen, wo die Dateien gespeichert werden, damit sie beim Anlegen einer neuen Datei zur Auswahl stehen. Um das herauszufinden, setzen Sie am besten ein kleines VBA-Makro ein, das die gesuchten Informationen in einem Meldungsfenster ausgibt. 1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. 2. Rufen Sie EINFUEGEN-MODUL auf, um ein neues Codefenster zu oeffnen. 3. Geben Sie darin folgende Prozedur ein: Sub ZeigeVorlagenordner() Dim strInfo As String With Application strInfo = "Aktuelle Excel-Version: " & _ Version & vbCr strInfo = strInfo & "Betriebssystem: " & _ .OperatingSystem & String(2, vbCr) strInfo = strInfo & _ "Vorlagenordner (Benutzer): " & _ .TemplatesPath & vbCr strInfo = strInfo & _ "Vorlagenordner (Arbeitsgruppe): " & _ .NetworkTemplatesPath End With MsgBox strInfo, vbInformation, _ "Speicherorte fuer Dateien" End Sub 4. Verlassen Sie den VB-Editor ueber das Menue DATEI und den Befehl SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL. 5. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem Namen Ihrer Wahl. 6. Infos zu den Vorlagenordnern erhalten Sie jetzt, indem Sie die eben gespeicherte Arbeitsmappe auf das Zielsystem kopieren und dort in Excel oeffnen. Anschliessend waehlen Sie EXTRAS-MAKRO-MAKROS an und lassen die VBA-Prozedur "ZeigeVorlagenordner" ausfuehren. Nun brauchen Sie sich nur den oder die angezeigten Ordnernamen zu notieren, um spaeter die von Ihnen vorbereiteten Mustervorlagen dorthin kopieren zu koennen. Beachten Sie den Unterschied zwischen Benutzer- und Arbeitsgruppenvorlagen. Erstere stehen nur dem gerade angemeldeten Benutzer zur Verfuegung und sind im Normalfall nur auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner verfuegbar. Dagegen befinden sich Arbeitsgruppenvorlagen meist auf einem zentralen Netzwerkserver, wo sie allen Netzwerkteilnehmern zur Verfuegung stehen. In einem Netzwerk koennen Sie die Installation Ihrer Excel- Mustervorlagen also vereinfachen, indem Sie sie einmalig in einen allgemein zugaenglichen Ordner fuer Arbeitsgruppenvorlagen kopieren. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Arbeitsplatzrechner Kenntnis von dem zentralen Vorlagenordner haben. Kurioserweise koennen Sie den Ordner fuer Arbeitsgruppenvorlagen nicht in Excel einstellen. Es geht aber in Word! Und zwar wie folgt: 1. Voraussetzung ist, dass der Ordner fuer Arbeitsgruppenvorlagen bereits existiert. Richten Sie gegebenenfalls erst einen entsprechenden Ordner ein und geben Sie ihn fuer die Netzwerk-User frei. 2. Starten Sie Microsoft Word auf den einzelnen Arbeitsstationen, auf denen Sie Ihre Excel-Mustervorlagen einsetzen wollen. 3. Rufen Sie das Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte DATEIABLAGE (Word 97) bzw. SPEICHERORT FUER DATEIEN (Word 2000/2002/2003). 4. Doppelklicken Sie auf die DATEIART "Arbeitsgruppenvorlagen". 5. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie in den gewuenschten Ordner auf dem Netzwerkserver. 6. Bestaetigen Sie alle geoeffneten Dialogfenster mit OK. Der Ordner, den Sie in Word ausgewaehlt haben, gilt auch in Excel als Speicherort fuer Arbeitsgruppenvorlagen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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