Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 21. November 2005 23:09 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 22.11.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 22.11.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 + DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel + NEWS: Neuer Bugfix vom 11. November 2005 fuer Excel 2002/XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Leistungsfaehige Suchfunktionen per VBA EXCEL-HELPLINE + Eingabe neuer Werte bei Dropdown-Listen verhindern + Eingebettete Excel-Tabellen als separate Datei speichern NEWSLETTER-TIPP + Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup -------------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmaessig mit Outlook arbeiten waere das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel ---------------------------------------------------- Mit dem SmartTools Jahreskalender sehen Sie das ganze Jahr auf einen Blick: Fuellen Sie den Plan direkt in Excel aus. Veranstaltungs- und Besuchstermine, Redaktions- und Anzeigenschluss, Umsatz- oder Besucherzahlen - es gibt viele Einsatzmoeglichkeiten. Und das beste am SmartTools Jahresplaner: + Er ist vollkommen kostenlos! + Sie koennen jederzeit beliebig viele Plaene fuer unterschiedliche Zwecke anlegen. + Die Vorlage ist als endloser Kalender angelegt: Sie muessen also nur die Jahreszahl eintragen und die komplette Tabelle wird samt farbiger Markierung der Wochenenden automatisch gefuellt. Nutzen Sie jetzt unseren kostenlosen Download: http://www.add-in-world.com/katalog/jahresplan/ NEWS: Neuer Bugfix vom 11. November 2005 fuer Excel 2002/XP ----------------------------------------------------------- Microsoft hat einen weiteren Hotfix fuer Excel 2002 veroeffentlicht, der zwei neu entdeckte Fehler beheben soll: * Wenn Sie den Startparameter "/n" verwenden, um Excel ohne leere Arbeitsmappe zu starten, koennen Add-Ins bei einem nachfolgenden Aufruf per Makro nicht geladen werden. * Excel stuerzt ab, wenn Sie eine Arbeitsmappe mit bedingten Formatierungen oeffnen, bei der sich ein Kriterium auf eine externe Arbeitsmappe bezieht. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie muessen den Hotfix explizit beim Support anfordern: Excel 2002 hotfix package vom 11. November 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;910323 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Leistungsfaehige Suchfunktionen per VBA ------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Das Aufspueren von bestimmten Daten in Tabellen koennen Sie entweder manuell ueber die integrierte Suchfunktion von Excel oder ueber das Programmieren von Such-Makros durchfuehren. Diese Kolumne zeigt exemplarisch, wie Sie in einem Bereich nach einem bestimmten Schluesselbegriff suchen koennen. In der ersten Variante wird davon ausgegangen, dass der zu suchende Begriff nur einmal im Bereich vorkommt. Bei der zweiten Variante kann der Suchbegriff auch haeufiger vorkommen. Die Suche nach einem bestimmten Wert kann in einer Tabelle auf einen bestimmten Bereich eingeschraenkt werden. Im folgenden Beispiel wird die Suche nach einer einzugebenden Nummer im Bereich A1:D20 einer Tabelle beschraenkt. Sub BegriffSuchenVar1() Dim rngzelle As Range Dim rngBereich As Range Dim strBegriff As String strBegriff = InputBox("Bitte eine Nummer eingeben:") If strBegriff = "" Then Exit Sub Set rngBereich = Tabelle1.Range("A1:D20") Set rngzelle = rngBereich.Find(strBegriff, LookAt:=xlWhole) If rngzelle Is Nothing Then MsgBox "Die Nummer wurde nicht gefunden!" Else MsgBox "Die Nummer befindet sich in Zelle " & _ rngzelle.Address End If End Sub Im ersten Schritt wird dabei eine Objektvariable vom Typ "Range" deklariert, der wir dann mit "Set" den zu durchsuchenden Bereich uebergeben. Um die Suche durchzufuehren, wird die Methode "Find" angewendet. Im ersten Argument der Methode befindet sich der gewuenschte Suchbegriff. Dieser wurde kurz vorher ueber eine Inputbox vom Anwender erfasst. Im Argument "LookAt" kann definiert werden, ob der identische Suchbegriff in der Tabelle gesucht werden soll oder ob es auch reicht, wenn der Suchbegriff zu Teilen in der Tabelle gefunden wird. Damit die Suche nur im vorher definierten Bereich der Tabelle durchgefuehrt wird, stellen Sie den Befehl Tabelle1.Range("A1:D20") vor die Methode. Das Ergebnis der Suche wird in der Objektvariablen "rngZelle" gespeichert. Kann keine Zelle gefunden werden, die dem Suchkriterium entspricht, bleibt diese Variable leer. Ueber die Pruefung ueber die Anweisung "Is Nothing" kann das Suchergebnis angezeigt werden. Im anderen Fall lassen sich zum Beispiel die Zellenkoordinaten der Fundzelle ueber die Eigenschaft "Address" anzeigen. Die Variante ueber die Methode "Find" ist schneller als beispielsweise die folgende Variante aus dem naechsten Listing, bei der alle Zellen im Bereich einzeln durchlaufen und verglichen werden. Das ist jedoch immer dann notwendig, wenn der Suchbegriff gleich mehrfach im Bereich vorkommt. Sub BegriffSuchenVar2() Dim rngzelle As Range Dim rngBereich As Range Dim strBegriff As String strBegriff = InputBox("Bitte eine Nummer eingeben:") If strBegriff = "" Then Exit Sub Set rngBereich = Tabelle1.Range("A1:D20") For Each rngzelle In rngBereich If rngzelle.Value = strBegriff Then MsgBox "Die Nummer befindet sich in Zelle " & _ rngzelle.Address End If Next rngzelle End Sub Bei diesem Makro werden alle Zellen, die sich im vorher definierten Bereich befinden, ueber eine For-Next-Schleife abgearbeitet. Innerhalb der Schleife erfolgt ein Vergleich des Suchbegriffs mit der jeweiligen Zelle sowie die Ausgabe der Fundadresse am Bildschirm. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Excel und Word ------------------------------------------------ Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.5 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte: 1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte Menue PDF-DATEI OEFFNEN. 2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word- Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfuegung. Weitere Informationen finden Sie unter: PDFgrabber 2.5 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/ PDFgrabber 2.5 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Eingabe neuer Werte bei Dropdown-Listen verhindern -------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: In der Excel Weekly-Ausgabe vom 11.10.2005 sagen Sie, dass sich Dropdown-Listen, die mit der Gueltigkeitsfunktion angelegt worden sind, nicht so einrichten lassen, dass auch die Eingabe neuer Werte zulaessig ist. Das ist durchaus moeglich. Sie muessen doch nur die uebliche Fehlermeldung ausschalten, oder? J. Wegner ANTWORT: Sie haben Recht. Wenn Sie die Eingabe von Daten durch "Zellendropdown-Felder" vereinfachen wollen, koennen Sie Vorgabewerte mit Hilfe der Gueltigkeitsfunktion definieren. Normalerweise duerfen Sie in die Zellen mit den Dropdown-Feldern dann aber nur Werte aus der aufklappenden Liste eintragen. In der angesprochenen Excel Weekly-Ausgabe hatten wir behauptet, dass sich dies nicht aendern laesst, zumal es den Sinn einer Gueltigkeitspruefung in Frage stellen wuerde. Wie Sie richtig anmerken, laesst sich die Gueltigkeitspruefung aber tatsaechlich komplett ausschalten, sodass Sie die Vorteile des Zellendropdown-Feldes nutzen und trotzdem beliebige andere Werte eingeben koennen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Geben Sie die generellen Vorgabewerte untereinander in unbenutzte Zellen neben dem eigentlichen Eingabebereich ein. Ein Beispiel: Geben Sie "Rot", "Gruen" und "Blau" in die Zellen F1:F3 ein. 2. Markieren Sie den Eingabebereich, in dem Sie die Vorgabewerte bequem per Zellendropdown-Feld auswaehlen wollen - beispielsweise A2:A20. 3. Rufen Sie DATEN-GUELTIGKEIT auf. 4. Auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN waehlen Sie im Feld ZULASSEN den Eintrag "Liste". 5. Im Feld QUELLE stellen Sie den Zellbereich mit den Vorgabewerten ein - hier etwa "=$F$1:$F$3". Am einfachsten geht das mit der Maus. 6. Wechseln Sie auf die Registerkarte FEHLERMELDUNG und schalten Sie das Kontrollkaestchen FEHLERMELDUNG ANZEIGEN, WENN UNGUELTIGE DATEN EINGEGEBEN WURDEN aus. 7. Bestaetigen Sie die Einstellungen mit OK. Jetzt koennen Sie in dem Bereich, den Sie in Schritt 2 ausgewaehlt haben, das Zellendropdown-Feld nutzen, um einen der Vorgabewerte (hier: "Rot", "Gruen" oder "Blau") einzutragen. Alternativ koennen Sie aber auch beliebige andere Werte - etwa "Gelb" - eingeben, ohne dass sich Excel mit einer Fehlermeldung beschwert. Beachten Sie aber, dass die Vorgabeliste durch die Eingabe neuer Werte nicht automatisch erweitert wird. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Die komfortable Urlaubs-Datenbank fuer Access --------------------------------------------- Mit dieser Datenbank haben Sie die Fehlzeiten in Ihrer Firma oder Abteilung optimal im Griff: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und sonstige Abwesenheiten lassen sich fuer jeden Mitarbeiter komfortabel mit wenigen Mausklicks erfassen. Wenn Sie mit dem einen oder anderen Detail nicht zufrieden sind, aendern Sie es einfach ab, denn Sie erhalten die Datenbank ungeschuetzt mit dem kompletten Sourcecode. Die aktuelle Version 2.11 der Urlaubsdatenbank bietet unter anderem: + Voll netzwerkfaehig durch Front- und Backend-Loesung. Im Mehrplatzbetrieb fallen keine weiteren Kosten an! + Unterstuetzung von halben Abwesenheitstagen + Balken- und Mitarbeiterzahl auf 25 pro Abteilung erweitert + Erweiterte Druckfunktionen fuer uebersichtliche Berichte + Ausfuehrliches deutsches Handbuch Die Urlaubs-Datenbank fuer Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 hat sich bereits hundertfach in der Praxis bewaehrt und ist nach der voll automatischen Installation sofort einsatzbereit: http://www.add-in-world.com/katalog/urlaubsdatenbank/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Eingebettete Excel-Tabellen als separate Datei speichern -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich erhalte recht haeufig PowerPoint-Praesentationen mit eingebetteten Excel-Tabellen. Diese Tabellen bestehen meist aus mehreren Blaettern, was die Bearbeitung im Rahmen von PowerPoint sehr schwierig macht. Ideal waere es, wenn ich das eingebettete Excel-Objekt als separate Datei speichern koennte, um die Aenderungen dann direkt in Excel vornehmen zu koennen. Gibt es dafuer eine Loesung? P. Schlaeppi ANTWORT: Das Problem tritt nicht nur in PowerPoint auf; es betrifft alle Dokumente mit eingebetteten Excel-Tabellen - so zum Beispiel auch Word-Dokumente. Aber eigentlich ist es gar kein Problem, denn das eingebettete Objekt laesst sich in wenigen Schritten als eigenstaendige Datei speichern: 1. Wechseln Sie in PowerPoint zu der Folie mit der Excel- Tabelle oder, allgemeiner ausgedrueckt, gehen Sie im Dokument zu der Stelle mit dem eingebetteten Excel- Objekt. 2. Klicken Sie das Objekt mit der rechten Maustaste an und waehlen Sie im Kontextmenue erst ARBEITSBLATT-OBJEKT und dann OEFFNEN an. Das gilt ab Office 2000. Wenn Sie noch mit Office 97 arbeiten, rufen Sie im Kontextmenue den Befehl TABELLE-OBJEKT OEFFNEN auf. 3. Die Arbeitsmappe wird daraufhin in einem eigenen Excel- Fenster geoeffnet, in dem Sie jetzt nur noch DATEI-KOPIE SPEICHERN UNTER anwaehlen muessen. Speichern Sie die Excel-Datei dann wie gewohnt unter einem Namen Ihrer Wahl. 4. Um zum urspruenglichen Dokument - beispielsweise der PowerPoint-Folie - zurueckzukehren, schliessen Sie das Excel-Fenster. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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