Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 21. Juni 2004 21:06 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 22.6.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 22.6.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Schritt fuer Schritt - Excel-Makros eingeben + DOWNLOAD-TIPP: Weitere Hotfixes fuer Excel 2000 und 2002 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Diagramme formatieren per Mausklick + QUICKTIPP: Tabellenblaetter schneller wechseln EXCEL-HELPLINE + Alle Tabellenblaetter auf einmal schuetzen + NACHTRAG: Faelligkeitsdatum in Excel ueberwachen + Spaltenueberschriften aendern NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen -------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jedes Dokument aeusserst praktisch. Ausserdem: Bei Rechnungen kommen Sie ab dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch an jede gewuenschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist uebrigens eine laufende Nummerierung ab dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent ist ab Ende Juni 2004 verfuegbar und kann bereits jetzt mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Schritt fuer Schritt - Excel-Makros eingeben ----------------------------------------------------------- In unseren Tipps und Newslettern stellen wir haeufig Loesungen vor, die kleine Listings mit VBA-Makros enthalten. Wenn Sie bisher noch keine oder nur geringe Erfahrung beim Umgang mit der VBA-Entwicklungsumgebung von Excel haben, koennen Sie diese nuetzlichen Makros haeufig nicht nutzen. Unsere Helpline erhaelt immer wieder Anfragen zum korrekten Einsatz von Makros. Aus diesem Grund haben wir eine kostenlose Schritt-fuer-Schritt-Anleitung zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie Makros auch ohne Programmiererfahrung nutzen koennen. http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-makro/ DOWNLOAD-TIPP: Weitere Hotfixes fuer Excel 2000 und 2002 -------------------------------------------------------- Zusaetzlich zu den Hotfixes fuer Excel, wie wir bereits in der letzten Woche vorgestellt hatten, gibt es inzwischen neue Bugs und entsprechende Updates. Bitte beachten Sie, dass Hotfixes leider nicht zum Download direkten bereitstehen, sondern bei Microsoft angefordert werden muessen: Excel 2000 Wichtig: Der Hotfix laesst sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 fuer Office 2000 installiert haben! Excel 2000 post-Service Pack 3 hotfix package: May 20, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;841881&Product=xlw2K Behobene Probleme: * Ein Fehler beim Import von Textdateien mit Dezimal- und Tausendertrennzeichen, die nicht den aktuellen Laendereinstellungen entsprechen. Excel 2002/XP Wichtig: Die folgendes Hotfixes lassen sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 fuer Office XP installiert haben! Excel 2002 post-Service Pack 3 hotfix package: May 6, 2004 Wir hatten bereits in der letzten Ausgabe ein Excel 2002- Hotfix vom 6. Mai 2004 vorgestellt. Aus unerfindlichen Gruenden, ist am selben Tag ein weiterer Hotfix fuer Excel 2002 mit anderen Problemloesungen erschienen: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;834713&Product=xl2002 Behobene Probleme: * Programmabsturz beim Anklicken von Hyperlinks in eingebetteten Excel-Tabellen. * Systemabsturz unter bestimmten Voraussetzungen beim Einsatz der Windows Terminal Services * Fehlermeldung beim Speichern einer Arbeitsmappe. Die AutoRecover-Datei wird nicht geloescht. * Programmabsturz beim Aufheben eines Filters * Eine neue Excel-Arbeitsmappe auf Basis einer Vorlage mit einem Dateinamen ueber 51 Zeichen kann nicht erstellt werden. Excel 2002 post-Service Pack 3 hotfix package: May 13, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;841366&Product=xl2002 Behobene Probleme: * Verlangsamte Neuberechnung eines Zellbereiches in Ihrer Arbeitsmappe +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Diagramme formatieren per Mausklick ----------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Auch wenn Excel Sie nach Kraeften beim Erstellen von Diagrammen unterstuetzt, kann es dennoch einige Zeit dauern, bis Ihre Zahlen tatsaechlich so dargestellt werden, wie Sie sich das vorgestellt haben. Damit Sie nicht fuer jedes Diagramm dieselben Arbeitsschritte wiederholen muessen, koennen Sie haeufig benoetigte Darstellungen als "AutoFormat" speichern und dann in Zukunft mit wenigen Mausklicks zuweisen; Diagrammtyp, Farben, Schriften, Einstellungen der Achsen usw. werden automatisch fuer das neue Diagramm uebernommen, so dass Sie nur noch bei Bedarf kleinere Anpassungen vornehmen muessen: 1. Legen Sie ein Diagramm mit den Formatierungen an, die Sie in Zukunft fuer andere grafische Darstellungen verwenden moechten. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Diagramm und rufen Sie das Kontextmenue DIAGRAMMTYP auf. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Benutzerdefinierte Typen" und aktivieren Sie die Option BENUTZERDEFINIERT. 4. Nach HINZUFUEGEN muessen Sie nur noch eine Bezeichnung sowie eine Beschreibung fuer das AutoFormat eingeben und mit OK bestaetigen. In Zukunft genuegen dann wenige Mausklicks, um ein neues Diagramm auf Basis Ihres AutoFormat zu erstellen: Wechseln Sie im ersten Schritt des Diagramm-Assistenten einfach auf das Register "Benutzerdefinierte Typen", markieren Sie die Option BENUTZERDEFINIERT und waehlen Sie das AutoFormat aus der angezeigten Liste aus. Soll das AutoFormat auf ein bereits existierende Diagramm anwendet werden, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und rufen das Kontextmenue DIAGRAMMTYP auf. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Benutzerdefinierte Typen" und markieren Sie die Option BENUTZERDEFINIERT. Sie muessen nur noch das AutoFormat markieren und mit OK bestaetigen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Vorlagen fuer Personal- und Dienstplaene ---------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den brandneuen Digitalen Zeitplaner 2004 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Tabellenblaetter schneller wechseln ---------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 In der Regel verwenden Sie das Register am unteren Bildschirmrand, um zwischen den Tabellen der aktuellen Arbeitsmappe zu wechseln. Wenig bekannt, aber nicht weniger nuetzlich sind die Shortcuts Strg+Bild oben und Strg+Bild unten, mit deren Hilfe Sie jederzeit zum naechsten oder vorhergehenden Tabellenblatt wechseln koennen. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Alle Tabellenblaetter auf einmal schuetzen ------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wir setzen eine Arbeitsmappe mit 16 gleich aufgebauten Tabellenblaettern ein. Alle Blaetter sind kennwortgeschuetzt. Nun waere es bei anstehenden Aenderungen praktisch, wenn man die Blaetter irgendwie gruppieren und den Kennwortschutz auf einmal aufheben koennte. Umgekehrt waere dann natuerlich auch das gleichzeitige Zuweisen des Kennworts sinnvoll. Gibt es da eine Moeglichkeit? J. Schubert ANTWORT: Eine eingebaute Funktion gibt es fuer diese Aufgabe nicht. Doch mit VBA-Makros koennen Sie das gewuenschte Verhalten nachruesten. Dazu gehen Sie folgendermassen vor: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie den gleichzeitigen Kennwortschutz fuer alle Tabellenblaetter ein- bzw. ausschalten wollen. 2. Wechseln Sie per Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. 3. Waehlen Sie EINFUEGEN-MODUL an, um ein neues Codefenster zu oeffnen. 4. Geben Sie die Prozeduren zum Schuetzen der Tabellenblaetter und zum Aufheben des Schutzes ein: Sub Schutz_EIN() Dim strPW As String, strPW2 As String Dim sh As Worksheet Do strPW = InputBox _ (Prompt:="Kennwort eingeben:", _ Title:="Tabellenblaetter schuetzen") If strPW = "" Then Exit Sub strPW2 = InputBox _ (Prompt:="Bitte Kennwort wiederholen:", _ Title:="Tabellenblaeter schuetzen") If strPW2 = "" Then Exit Sub Loop Until strPW = strPW2 For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets sh.Protect Password:=strPW Next End Sub Sub Schutz_AUS() Dim strPW As String Dim sh As Worksheet On Error GoTo Unprotect_Error strPW = InputBox _ (Prompt:="Kennwort eingeben:", _ Title:="Kennwortschutz aufheben") If strPW = "" Then Exit Sub For Each sh In ActiveWorkbook.Worksheets sh.Unprotect Password:=strPW Next Unprotect_End: Exit Sub Unprotect_Error: If Err.Number = 1004 Then MsgBox Prompt:="Das Kennwort ist falsch.", _ Title:="Kennwortschutz aufheben" Else MsgBox Prompt:="Fehler " & Err.Number & ":" & _ vbCr & Err.Description, _ Title:="Kennwortschutz aufheben" End If Resume Unprotect_End End Sub 5. Beenden Sie den Visual Basic-Editor ueber das Menue DATEI und den Befehl SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL. In der Arbeitsmappe koennen Sie jetzt den Blattschutz fuer alle Tabellen einschalten, indem Sie Alt+F8 druecken und in der daraufhin angezeigten Makroliste auf "Schutz_EIN" doppelklicken. Die VBA-Prozedur fordert Sie daraufhin zur Eingabe eines Kennworts auf. Um Tippfehler auszuschliessen erfolgt danach eine zweite Kennwortabfrage. Wenn beide Eingaben identisch sind, werden alle Blaetter mit dem angegebenen Kennwort geschuetzt. Merken Sie sich das Kennwort gut, damit Sie den Schutz anschliessend wieder aufheben koennen! Fuer diese Aktion ist die Prozedur "Schutz_AUS" zustaendig. Sie erwartet ebenfalls die Eingabe eines Kennworts. Sofern es stimmt, wird der Schutz automatisch fuer alle Tabellenblaetter aufgehoben. NACHTRAG: Faelligkeitsdatum in Excel ueberwachen ------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Im Newsletter vom 8.6.2004 haben wir beschrieben, wie man mit einer bedingten Formatierung die Faelligkeit von offenen Rechnungen ueberwachen kann. Excel Weekly-Leser Herr Norbert Mueller machte uns darauf aufmerksam, dass die vorgestellte Loesung auch leere Zellen farblich hervorhebt, was nur wenig sinnvoll ist. Herr Mueller schickte uns gleich eine optimierte Loesung, die wir gerne vorstellen. ANTWORT: Um einen beliebigen Zellbereich, in dem die Faelligkeitsdaten von Rechnungen eingetragen werden sollen, so zu formatieren, dass noch nicht getaetigte Zahlungen sofort auffallen, setzen Sie die bedingte Formatierung wie folgt ein: 1. Markieren Sie den gewuenschten Bereich - zum Beispiel die Zellen C3:C100. 2. Waehlen Sie FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG an. 3. Im Bereich BEDINGUNG 1 aktivieren Sie im ersten Dropdown- Feld den Eintrag "Zellwert ist". 4. Im zweiten Dropdown-Feld waehlen Sie den Vergleichsoperator "zwischen" aus. 5. Als untere Grenze geben Sie im naechsten Feld den Zahlenwert "0,1" ein. Im aeusserst rechts stehenden Feld fuer die Obergrenze geben Sie die Formel "=HEUTE()" ein. So sparen Sie sich auch eine eigene Tabellenzelle mit der HEUTE-Funktion, wie es im Newsletter vom 8.6.2004 beschrieben wurde. 6. Klicken Sie auf FORMAT, um festzulegen, wie ueberfaellige Rechnungsdaten hervorgehoben werden sollen. 7. Nachdem Sie die Formatierung abgeschlossen und zum Dialogfeld fuer die bedingte Formatierung zurueckgekehrt sind, bestaetigen Sie die Anpassungen mit OK. Auf diese Weise werden nur die Zellen gekennzeichnet, die Datumswerte enthalten und die ein Rechnungsdatum aufweisen, das vor oder auf dem aktuellen Datum liegt. Nach diesem Prinzip koennen Sie uebrigens auch bedingte Formatierungen zuweisen, die weiter zurueckliegende Rechnungsdaten kontrollieren. Um beispielsweise alle Eintraege hervorzuheben, die mindestens 14 Tage vor dem heutigen Datum liegen, geben Sie als Obergrenze der bedingten Formatierung "=HEUTE()-14" ein. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Adressuebernahme aus Outlook und Access nach Word 2000, 2002/XP und 2003 --------------------------------------------------- Vergessen Sie das laestige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel: + Direkte Uebernahme von Adressen aus Outlook, Exchange Server sowie beliebigen Access-Datenbanken + Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2000, 2002/XP und 2003 + Flexible Uebernahme in beliebige Brief- und Faxvorlagen + Musterbrief-Verwaltung mit ueber 100 fertigen Briefen + Automatische Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage + Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt! Ausfuehrliche Informationen zum SmartTools Brief- und Fax- Manager 2003 finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Spaltenueberschriften aendern ----------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich moechte gerne die von Excel vorgegebenen Spaltenueberschriften "A", "B", "C" usw. individuell anpassen. Zum Beispiel in "Deutschland", "Oesterreich", "Schweiz" usw. Gibt es da eine Moeglichkeit? G. Kraft ANTWORT: Eine direkte Anpassung der vorgegebenen Ueberschriften ist nicht moeglich, aber Sie koennen sich bemuehen, einen aehnlichen Effekt zu erzielen: 1. Geben Sie in die erste Zeile Ihrer Tabelle die neuen Ueberschriften ein. 2. Klicken Sie in die Zelle A2 und waehlen Sie das Menue FENSTER-FENSTER FIXIEREN an. 3. Rufen Sie das Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht". 4. Schalten Sie das Kontrollkaestchen ZEILEN- UND SPALTENUEBERSCHRIFTEN aus und bestaetigen Sie mit OK. Damit haben Sie erreicht, dass die neuen Spaltenueberschriften ab sofort sichtbar sind und die standardmaessig vorgegebenen Spaltenbuchstaben ausgeblendet werden. Die Fixierung sorgt dafuer, dass die Ueberschriften staendig sichtbar sind, auch wenn Sie in der Tabelle weiter nach unten scrollen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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