Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 23. August 2005 02:10 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 23.8.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 23.8.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Das geniale Gratis-Tool zum schnellen Auswerten von Listen und Tabellen + NEWS: Hotfix vom 15.7.2005 fuer Excel 2002/XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Noch mehr Datei- und Verzeichnisfunktionen EXCEL-HELPLINE + Kleinster Wert trotz Nullwerten und Texteingaben + Textdateien in vorhandene Tabelle einfuegen NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen ---------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jede Datei aeusserst praktisch. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Sie koennen die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie auch bisher genutzt haben. + Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihre Excel- Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Das geniale Gratis-Tool zum schnellen Auswerten von Listen und Tabellen ----------------------------------------------- Sie moechten automatisch alle Adressen aus einer Liste loeschen, in denen kein Firmenname eingetragen ist? Oder alle Positionen markieren, in denen der Lagerbestand ueber 10, der Preis unter 100,00 oder das Budget ueber 10.000 liegt? Der kostenlose SmartTools Markierungsassistent hilft weiter: Setzen Sie ihn ein, um Listen schnell und komfortabel nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen und die gefundenen Stellen zu markieren oder automatisch zu loeschen. So entfernen Sie zum Beispiel mit wenigen Mausklicks unerwuenschte leere Zeilen aus Ihren Listen. Auf einer zweiten Registerkarte des Assistenten koennen Sie Zellen auf Grundlage ihrer Formatierung suchen und markieren: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-markierung/ NEWS: Hotfix vom 15.7.2005 fuer Excel 2002/XP --------------------------------------------- Microsoft hat einen weiteren Hotfix fuer Excel 2002 veroeffentlicht, der zwei neu entdeckte Fehler beheben soll: * Unter bestimmten Umstaenden wird das "Workbook_Open"- Ereignis nicht ausgeloest, wenn Sie eine Excel- Arbeitsmappe aus einer anderen Anwendung heraus starten. * Bei Pivot-Tabellen, die auf einer OLAP-Datenbank basieren, gehen beim Aktualisieren die Filterkriterien verloren. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie muessen den Hotfix explizit beim Support anfordern: Excel 2002 hotfix package vom 15. Juli 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;904644 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Noch mehr Datei- und Verzeichnisfunktionen --------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Zu meiner Excel-Kolumne aus der Ausgabe 25/2005, in der ich ueber die unterschiedlichen Varianten zum Zaehlen von Dateien berichtet habe, sind einige interessante Fragen von Lesern eingegangen, auf die ich in dieser Kolumne eingehen moechte. Pruefung auf die Existenz eines Verzeichnisses: Einige Leser suchen nach einer Loesung, ueber die man pruefen kann, ob ein bestimmtes Verzeichnis bereits existiert. Das ist beispielsweise notwendig, wenn Sie beispielsweise in Excel eine Arbeitsmappe in einem bestimmten Verzeichnis speichern moechten. Sollte dieses Verzeichnis noch nicht vorhanden sein, legen Sie es an: Function VerzDa(s As String) As Boolean On Error GoTo fehler ChDir (s) VerzDa = True Exit Function fehler: VerzDa = False End Function Sub OrdnerCheck() Dim B As Boolean Dim strOrdner As String strOrdner = InputBox("Bitte den gewuenschten Ordner angeben!") B = VerzDa(strOrdner) If B = False Then 'Neuanlage des Verzeichnisses MkDir strOrdner Else End If ChDir strOrdner 'Speicherung der Datei ActiveWorkbook.SaveAs "Kosten_" & Date & ".xls" End Sub Ueber die Funktion InputBox koennen Sie einen Eingabedialog mit einem leeren Textfeld anzeigen. Geben Sie dort den Pfad ein, in dem Sie die Arbeitsmappe speichern moechten. Danach uebergeben Sie diesen Namen an die Funktion "VerzDa". Innerhalb der Funktionen versuchen Sie, in den definierten Ordner zu wechseln. Schlaegt dieser Versuch fehl, existiert das Verzeichnis noch nicht. Geben Sie in diesem Fall den Wert "False" an das aufrufende Makro zurueck. Abhaengig vom Rueckgabewert legen Sie das Verzeichnis entweder an oder Sie speichern die Arbeitsmappe im angegebenen Verzeichnis. Verzeichnisse zaehlen: Bei der zweiten Fragestellung ging es darum, die Anzahl der Verzeichnisse auf einer Festplatte zu ermitteln: Sub OrdnerZaehlen() Dim strOrdner As String Dim strPfad As String Dim intz As Integer Dim intz2 As Integer strOrdner = "C:\" intz = 0 strPfad = Dir(strOrdner & "\*.*", vbDirectory) While strPfad <> "" strPfad = Dir Debug.Print "Aktuelles Verzeichnis: " & strOrdner & strPfad intz = intz + 1 Wend intz2 = 0 strPfad = Dir(strOrdner & "\*.*", vbNormal) While strPfad <> "" strPfad = Dir Debug.Print "Aktuelles Verzeichnis: " & strOrdner & strPfad intz2 = intz2 + 1 Wend MsgBox "Im angegebenen Laufwerk existieren " & intz - intz2 & " Unterordner!" End Sub Zum Zaehlen der Verzeichnisse koennen Sie die Funktion "Dir" einsetzen. Dabei zaehlen Sie in einer ersten Schleife die Ordner sowie Dateien. Zu diesem Zweck uebergeben Sie die Konstante "vbDirectory". Leider ist diese Konstante ein wenig irrefuehrend, da nicht wie erwartet nur die Ordner gezaehlt werden, sondern auch die Dateien. Im Anschluss daran fuehren Sie dieselbe Aktion noch einmal mit der Konstanten "vbSystem" durch. Dabei werden alle Systemdateien, zusaetzlich zu den anderen Dateien, jedoch ohne Ordner gezaehlt. Subtrahieren Sie am Ende einfach die beiden Ergebnisse, um die Anzahl der vorhandenen Ordner zu ermitteln. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Preise, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Kleinster Wert trotz Nullwerten und Texteingaben ------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe eine Tabelle, in der ich Firmenangebote miteinander vergleiche. Nun will ich Zeile fuer Zeile das jeweils guenstigste Angebot heraussuchen. Der Wert soll entweder in einer Extra-Zelle als Formelergebnis erscheinen oder alternativ direkt im Angebotsbereich farbig markiert werden. Normalerweise laesst sich das natuerlich mit Hilfe einer MIN-Funktion erreichen. Mein Problem ist aber, dass es in den Angebotszeilen auch Nullwerte oder Texte wie "keine Angabe" oder "NV" gibt. Was kann ich tun? K. Beysiegel ANTWORT: Sie kommen zum Ziel, indem Sie eine Arrayformel einsetzen. Darin pruefen Sie, ob die Werte in der jeweiligen Angebotszeile groesser als Null sind. Wenn das der Fall ist, arbeiten Sie mit dem aktuellen Zellwert weiter, ansonsten setzen Sie an die entsprechende Stelle den Maximalwert des zu vergleichenden Bereichs. Anschliessend liefert eine MIN- Funktion das tatsaechlich guenstigste Angebot. Wenn Sie zum Beispiel Angebote vergleichen wollen, die Sie im Bereich B2:F2 eingegeben haben, koennen Sie in Zelle H2 folgende Formel eintragen: =MIN(WENN(B2:F2>0;B2:F2;MAX(B2:F2))) Schliessen Sie die Formeleingabe mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Return ab, damit Excel eine Arrayformel erstellt. In der Bearbeitungszeile wird die Gleichung daraufhin von geschweiften Klammern umgeben. Die WENN-Funktion erstellt zunaechst ein Array (Datenfeld), das aus den normalen Angebotswerten oder  falls "0" oder ein Textwert eingetragen wurde  aus dem Maximalwert des Bereichs besteht. Erst dann berechnet die MIN-Funktion den kleinsten Wert aus diesem Array. Selbstverstaendlich koennen Sie die Formel auch im Rahmen der bedingten Formatierung einsetzen, um das jeweils guenstigste Angebot farbig zu kennzeichnen. Dazu markieren Sie die Werte in der Angebotszeile (beispielsweise B2:F2). Dann rufen Sie FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG auf. Unter der ersten Bedingung waehlen Sie anschliessend zuerst "Formel ist" aus und im Textfeld rechts daneben geben Sie folgenden Ausdruck ein: =B2=MIN(WENN($B2:$F2>0;$B2:$F2;MAX($B2:$F2))) Wenn Sie einen anderen Bereich als B2:F2 auswerten wollen, aendern Sie die Zelladressen entsprechend. Achten Sie aber darauf, dass die Vergleichszelle ("=B2=") als relativer Bezug und der auszuwertende Bereich als gemischter Bezug ("$B2:$F2") eingegeben werden. Nach Eingabe der Formelbedingung muessen Sie im Dialogfenster der bedingten Formatierung nur noch das gewuenschte Format fuer die Kennzeichnung festlegen und das Ganze per OK bestaetigen. Schon sehen Sie sofort, welche Firma das guenstigste Angebot abgegeben hat. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner anzeigen ------------------------------------------------------- Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Loesung fuer dieses Problem: Der Reminder Manager... ..erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen koennen ..ermoeglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ..kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geoeffnet haben ..kann sogar Termine aus oeffentlichen Ordnern vom Exchange Server beruecksichtigen ..bietet ein uebersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller faelligen Termine und Erinnerungen ..kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So koennen Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einfuehrungspreis mit 25% Rabatt verfuegbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Textdateien in vorhandene Tabelle einfuegen ------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Ich lade regelmaessig Aktienkurse als Textdatei aus dem Internet. Wie kann ich diese Textdatei moeglichst schnell in eine Excel-Arbeitsmappe einfuegen, ohne dass ich die Daten jedes Mal ueber die Zwischenablage kopieren muss? V. Bergmann ANTWORT: Seit Excel 2000 haben Sie die Moeglichkeit, Inhalte aus Textdateien direkt in ein Tabellenblatt zu integrieren. Besonders vorteilhaft dabei ist, dass der Import standardmaessig als aktualisierbare Abfrage gespeichert wird. Das bedeutet, dass Sie nach dem Herunterladen einer aktualisierten Textdatei automatisch Ihre Excel-Tabelle auf den neuesten Stand bringen koennen. Hier die Details: 1. Oeffnen Sie die Excel-Datei, in die Sie die Textdatei importieren wollen. 2. In Excel 2000 rufen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN- TEXTDATEI IMPORTIEREN auf. In Excel 2002/XP und 2003 waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN IMPORTIEREN- DATEN IMPORTIEREN an. 3. Waehrend Excel 2000 automatisch "Textdateien" als DATEITYP einstellt, muessen Sie in Excel 2002/XP und 2003 die Auswahl manuell im entsprechenden Dropdown-Feld treffen. 4. Suchen Sie nun die gewuenschte Textdatei auf Ihrer Festplatte und klicken Sie auf die Schaltflaeche zum IMPORTIEREN/OEFFNEN. 5. Excel startet den Textkonvertierungs-Assistenten, in dem Sie Schritt fuer Schritt die geeigneten Importspezifikationen (Trennzeichen, Feldformate, Feldnamen usw.) festlegen. 6. Nachdem Sie im letzten Schritt des Assistenten auf FERTIG STELLEN geklickt haben, bestimmen Sie die Einfuegeposition: Sie koennen eine Zelle im aktuellen Tabellenblatt anwaehlen, um die Textdatei ab dieser Position einzufuegen, oder Sie waehlen die Option NEUES (ARBEITS)BLATT, um die Inhalte in eine separate Tabelle zu schreiben. 7. Nach der Bestaetigung mit OK enthaelt Ihre Excel-Mappe die gewuenschten Daten. Wenn es sich bei den Inhalten der Textdatei zum Beispiel um Boerseninformationen handelt, die taeglich aktualisiert werden, brauchen Sie in Zukunft nicht mehr zu tun, als die aktualisierten Textdateien jedes Mal unter dem selben Namen und im selben Festplattenordner zu speichern. Excel merkt sich automatisch, aus welcher Textdatei die eingefuegten Daten stammen. Sie muessen den Import deshalb nicht wiederholen. Stattdessen markieren Sie eine Zelle im Bereich der importierten Daten und waehlen im Menue DATEN den Befehl DATEN AKTUALISIEREN an. Im anschliessend eingeblendeten Dialogfeld muessen Sie den Dateinamen nur noch mit der Schaltflaeche IMPORTIEREN bestaetigen, um die Informationen auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Sie wollen, koennen Sie den Bezug auf die Textdatei auch loesen. Die Daten werden dann als feste Werte in Ihre Tabelle integriert, wobei Sie die Moeglichkeit einer nachtraeglichen Aktualisierung verlieren. Zu diesem Zweck markieren Sie eine Zelle des Importbereichs und waehlen dieses Mal das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-DATENBEREICH- EIGENSCHAFTEN (2000) bzw. DATEN-EXTERNE DATEN IMPORTIEREN- DATENBEREICHSEIGENSCHAFTEN (2002/XP und 2003) an. Im zugehoerigen Dialogfeld deaktivieren Sie das Kontrollfeld ABFRAGEDEFINITION SPEICHERN. Die anschliessende Meldung und das Dialogfeld schliessen Sie dann mit OK. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000 und 97 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Kostenlose Downloads fuer Office 2003, XP, 2000 und 97 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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