Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 23. Mai 2005 23:10 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 24.5.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 24.5.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und unerwuenschte E-Mail + DOWNLOAD-TIPP: Der neue Kommentar-Manager fuer Excel EXCEL-TIPP DER WOCHE + So haben Sie Rundungsprobleme in Ihren Tabellen im Griff EXCEL-HELPLINE + Tabelle nach Farben sortieren + Eingaben auf Ja oder Nein beschraenken NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und unerwuenschte E-Mail ----------------------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Loesungen: Die Nachrichten werden zunaechst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls geloescht. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative - das bereits millionenfach bewaehrte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept: * Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook ueberhaupt auf Ihren Computer geladen werden. * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten fuer Sie vor. Auf Wunsch kontrollieren Sie die Liste noch und loeschen dann per Mausklick alle gefaehrlichen und nicht erwuenschten Mails direkt auf dem Mailserver. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP, AOL und Hotmail von Spam befreien. Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet (die Informationen ueber Ihre Mailkonten koennen beispielsweise direkt aus Outlook uebernommen werden) und sofort einsatzbereit. Naehere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gueltigen Einfuehrungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Der neue Kommentar-Manager fuer Excel ---------------------------------------------------- Sie nutzen die Zellkommentare von Excel, um Anmerkungen, Hinweise und andere wichtige Zusatzinformationen in Ihren Tabellen unterzubringen? Dann sollten Sie unseren neuen kostenlosen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die taegliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird. Nach der automatischen Installation stehen Ihnen die folgenden neuen Funktionen zur Verfuegung: * Alle Kommentare der aktuellen Tabelle per Mausklick durchsuchen. * Endlich koennen Sie die Formatierung fuer Ihre Kommentar- Popups vollkommen beliebig festlegen. Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. * Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem Kommentar-Manager laesst sich die Standardgroesse des Kommentar-Popups beliebig veraendern. * Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen Kommentaren beschraenkt. Legen Sie entweder einen beliebigen anderen Text fest oder loeschen Sie die Vorgabe fuer neue Kommentare komplett. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nuetzliche Add-In kostenlos zum Download an: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ So haben Sie Rundungsprobleme in Ihren Tabellen im Griff -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Ein immer wiederkehrendes Thema in den Anfragen an die Excel Weekly Helpline betrifft die Rundungsproblematik, mit der Sie sicherlich auch schon Bekanntschaft gemacht haben. Excel liefert dann ploetzlich bei einer ganz einfachen Rechenoperation ein offensichtlich falsches Ergebnis. Nehmen wir dazu ein einfaches Beispiel: 1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und geben Sie in Zelle A1 die folgende Formel ein: =87,53*0,97 2. In A2 verwenden Sie dann diese Formel: =70,95*0,97 3. Nachdem Sie den beiden Zellen das Waehrungsformat zugewiesen haben, werden die Ergebnisse 89,90 EUR und 68,82 EUR angezeigt. 4. Die Summe dieser Werte sollte 153,72 EUR ergeben, aber wenn Sie in A3 die Formel =Summe(A1:A2) eingeben, erhalten Sie stattdessen: 153,73 EUR. Auch wenn es sich immer nur um 1 Cent Abweichung handelt, die vor allem bei Prozentrechnungen (beispielsweise fuer Rabatte, Skonto usw.) auftreten koennen, moechten Sie Rechnungen oder Kalkulationsmodelle mit derartigen Problemen sicherlich nicht weitergeben. Die Ursache fuer den Fehler liegt darin, dass Excel grundsaetzlich zwischen dem Wert unterscheidet, der in einer Zelle gespeichert ist und dem Wert, der in der Tabelle angezeigt wird. Waehrend Sie das tatsaechliche Ergebnis einer Berechnung natuerlich nicht beeinflussen koennen, bestimmen Sie durch das zugewiesene Zahlenformat, wie Excel den in einer Zelle gespeicherten Wert anzeigt. In unserem konkreten Beispiel bedeutet das: * Das mathematisch korrekte Ergebnis der Berechnung in Zelle A1 lautet 84,9041. * Das Ergebnis der Berechnung in A2 lautet: 68,8215. Diese Werte sind fuer die Verwendung in Rechnungen, Angeboten usw. natuerlich ungeeignet, so dass Sie das Waehrungsformat zuweisen und die Zahlen auf zwei Nachkommastellen runden. Entscheidend dabei ist, dass Excel trotz der gerundeten Darstellung die Ergebnisse der Berechnung dennoch in voller Genauigkeit fuer Berechnungen verwendet. So kann es passieren, dass eine Summe wie in unserem Beispiel nicht zu den angezeigten Zahlen passt. Die einfachste Moeglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist das Aktivieren der Option GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT, die Sie im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte "Berechnung" finden. Auf diese Weise erreichen Sie, dass Excel tatsaechlich nur mit der Anzahl der Nachkommastellen rechnet, die in den Zellen dargestellt werden. Rundungsfehler koennen dadurch nicht mehr auftreten, aber es gibt ein anderes Problem: Excel speichert in einer Arbeitsmappe mit dieser aktivierten Option die Zahlen auch tatsaechlich nur mit der Genauigkeit, die Sie durch das Zahlenformat bestimmen. Wenn Sie also GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT einschalten, die Zahl 12,782561 eingeben und die Anzeige auf zwei Nachkommastellen beschraenken, erscheint in der Zelle nicht nur der gerundete Wert 12,78, sondern Excel aendert auch ohne weitere Warnung den Zellinhalt auf diese gekuerzte Zahl. Sie haben also keine Moeglichkeit, spaeter weitere Nachkommenstellen anzuzeigen oder den urspruenglich eingegebenen Wert wiederherzustellen. Eine sinnvolle Alternative ist daher der Einsatz der Funktion RUNDEN. Sie hat die folgende Syntax: =RUNDEN(;) Um die erste Berechnung aus unserem Beispiel also sowohl mit zwei Nachkommastellen anzuzeigen als auch in dieser Form zu speichern, geben Sie ein: =RUNDEN(87,53*0,97;2) Oder bei einem festen Wert: =RUNDEN(12,782561;2) Damit stimmen Ihre Berechnungen und die volle Genauigkeit der Zahlen bleibt dennoch erhalten. Die Erweiterung jeder betroffenen Zelle um die RUNDEN- Funktion koennen Sie sich in vielen Faellen sparen, wenn Sie die Werte erst in der Formel runden, mit der Sie eine Berechnung durchfuehren. Fuer unser oben genanntes Beispiel wuerde die Summenformel dann so aussehen: =SUMME(RUNDEN(A1:A2;2)) Wichtig dabei ist, dass Sie diese Formel als Arrayformel verwenden und die Eingabe dementsprechend nicht mit Return, sondern mit Strg+Umschalt+Return abschliessen. Excel schliesst Ihre Eingabe daraufhin in geschweifte Klammern ein und wertet die Formel als Array aus. Das bedeutet in diesem Fall, dass zunaechst die gerundeten Werte aus den Zellen A1 und A2 und erst dann die Summe berechnet werden. Das Ergebnis stimmt dementsprechend mit den angezeigten Werten ueberein. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Geschaeftsgrafiken in TV-Qualitaet fuer Excel und PowerPoint ----------------------------------------- Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen! + Amigo 2000 ist eine leistungsfaehige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblueffender Diagramme in perfekter Qualitaet ermoeglicht. + Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. + Sie benoetigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Excel oder PowerPoint in den Versionen 2003, 2002/XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. + Empfohlen von PC Professionell und c't Ausfuehrliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Tabelle nach Farben sortieren ----------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Koennen Sie mir sagen, wie ich eine Liste nach den Farben sortieren kann, die ich einzelnen Zeilen zugewiesen habe? Nach der Sortierung sollen zum Beispiel alle roten Zeilen am Anfang stehen, danach die blauen, dann die gruenen usw. M. Saegebarth ANTWORT: Eine Farbsortierung ist in Excel standardmaessig nicht vorgesehen. Das bedeutet, dass Sie nur mit einem VBA- Makro weiterkommen. Und selbst damit ist es schwierig, eine individuelle Sortierung zu erreichen, denn die Palette der verfuegbaren Farben laesst sich separat in jeder Arbeitsmappe anpassen. Somit koennte die erste Farbe aus der Palette in der einen Arbeitsmappe "Schwarz" sein, waehrend sie in einer anderen Mappe "Blau" ist. Wir stellen Ihnen deshalb eine Makroloesung vor, die die Zeilen (oder bei Bedarf auch die Spalten) einer Tabelle nach einem Farbschema sortiert, das sich an den Rot-, Gruen- und Blauwerten orientiert. Direkten Einfluss auf die Farbreihenfolge koennen Sie damit aber nicht nehmen. Hier die Vorgehensweise: 1. Bevor Sie den Makrocode eingeben, muessen Sie die Arbeitsmappe mit den zu sortierenden Farbgebungen vorbereiten. Wenn die Datensaetze der Liste in Zeilen angeordnet sind und Sie somit zeilenweise sortieren wollen, muessen Sie die Liste um eine Spalte erweitern. Wenn Sie spaltenweise sortieren wollen, also wenn die Datensaetze in Spalten angeordnet sind, muessen Sie Platz fuer eine zusaetzliche Zeile schaffen. 2. Nun wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. 3. Waehlen Sie im Menue EINFUEGEN den Befehl MODUL an. 4. Geben Sie in das neue Codefenster folgende Prozedur ein: Public Function GetColor(rngCell As Range) GetColor = rngCell.Interior.Color End Function Die Funktion prueft die Fuellfarbe ("Interior.Color"). Wenn Sie stattdessen die Schriftfarbe ermitteln wollen, aendern Sie den Ausdruck "rngCell.Interior.Color" in rngCell.Font.Color 5. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie DATEI- SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL anwaehlen. 6. Gehen Sie zum ersten Datensatz Ihrer Liste und geben Sie in der Spalte bzw. Zeile, die Sie in Schritt 1 eingefuegt hatten, folgende Formel ein: =GetColor() Ersetzen Sie durch einen Bezug auf eine farbig markierte Zelle im aktuellen Datensatz - beispielsweise: =GetColor(A2) 7. Kopieren Sie die Formel nach unten oder nach rechts in die uebrigen Datensaetze. 8. Zum Sortieren der Liste setzen Sie jetzt wie gewohnt den Befehl DATEN-SORTIEREN ein. Achten Sie darauf, dass die Spalte bzw. Liste mit den Farbformeln in den zu sortierenden Bereich eingeschlossen ist. Um die Sortierweise zu bestimmen, klicken Sie auf die Schaltflaeche OPTIONEN und waehlen je nach Bedarf ZEILEN SORTIEREN oder SPALTEN SORTIEREN. Als erstes Sortierkriterium stellen Sie die Spalte bzw. Zeile mit den Farbformeln ein. 9. Starten Sie den Sortiervorgang mit einem Klick auf OK. - Anschliessend stehen die Zeilen respektive Spalten mit denselben Farbmarkierungen direkt nebeneinander. Beachten Sie, dass Excel die Farbformeln nicht automatisch neu berechnet. Wenn Sie die Liste erweitern oder neue Farben zuweisen, muessen Sie die Formeln erst manuell aktualisieren, indem Sie den Formelbereich markieren und F2 druecken. Dadurch schalten Sie in den Bearbeitungsmodus. Druecken Sie dann Strg+Return, um alle Formelzellen zu aktualisieren und neu berechnen zu lassen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes mit Excel, Access und Word ausgeben -------------------------------------------- Das Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel: + EAN 13/EAN 8 + Code 39, Code 128, UPS 128 + PZN (Pharma-Zentral-Nummer) + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post + u.v.m Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Eingaben auf Ja oder Nein beschraenken -------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe ein Formular in Excel erstellt und moechte in einigen Zellen dafuer sorgen, dass nur "Ja" oder "Nein" eingegeben werden kann. In den Optionen der Gueltigkeitspruefung habe ich aber keine entsprechende Einstellung gefunden. Koennen Sie mir weiterhelfen? R. Mueller ANTWORT: Sie koennen durchaus mit der Gueltigkeitspruefung von Excel arbeiten. Sie bietet sogar eine ueberaus komfortable Auswahlmoeglichkeit der zulaessigen Werte, mit der Sie beispielsweise "Ja" oder "Nein" per Dropdown-Liste in die Tabelle eintragen koennen. Dazu gehen Sie folgendermassen vor: 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Auswahl von "Ja" oder "Nein" erfolgen soll. 2. Rufen Sie im Menue DATEN den Befehl GUELTIGKEIT auf. 3. Auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN oeffnen Sie das Dropdown-Feld ZULASSEN und waehlen den Eintrag "Liste" an. 4. Nun tragen Sie in das Feld QUELLE die Werte ein, die zur Verfuegung stehen sollen, wobei Sie die einzelnen Eintraege jeweils per Semikolon trennen. In Ihrem Fall geben Sie also "Ja;Nein" ein (die Textwerte muessen nicht in Anfuehrungszeichen eingeschlossen sein). 5. Aktivieren Sie, sofern das noch nicht der Fall ist, das Kontrollkaestchen ZELLENDROPDOWN. 6. Bestaetigen Sie die Einstellungen mit OK. - Wenn Sie wollen, koennen Sie vorher noch die Registerkarten EINGABEMELDUNG und/oder FEHLERMELDUNG mit entsprechenden Inhalten fuellen. In der Tabelle erscheint nun ein Dropdown-Pfeil, sobald Sie die Zelle mit der Gueltigkeitspruefung aktivieren. Ein Mausklick auf den Pfeil oeffnet eine Liste mit den zuvor eingetragenen Werten - hier also mit "Ja" und "Nein". Der Anwender muss nur noch die gewuenschte Auswahl treffen. Andere Eingaben lehnt Excel mit dem Hinweis auf eine ungueltige Eingabe ab. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2005 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/