Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 24. Oktober 2005 23:31 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 25.10.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 25.10.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint + DOWNLOAD-TIPP: Excel-Listen professionell analysieren + NEWS: Neue grafische Effekte mit der bedingten Formatierung von Excel 12 EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Benutzerdefinierte Listen per VBA anlegen + QUICKTIPP: Flexible Achsenbeschriftung mit langen Zahlen EXCEL-HELPLINE + Automatische Datenuebernahme zwischen Arbeitsmappen + Gliederungspunkte und Ziffernfolgen mit Punkten in einer Excel-Tabelle sortieren NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint ------------------------------------------------------------ Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfaehige Erweiterung zur Verfuegung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblueffender Qualitaet ermoeglicht. Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und fuer gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heisst es unter anderem: "Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Moeglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu ueberfuehren, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht." Der Schluessel dabei ist die integrierte "Rendering- Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benoetigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ DOWNLOAD-TIPP: Excel-Listen professionell analysieren ----------------------------------------------------- Excel bietet verschiedene Moeglichkeiten, Listen und Datenbanken auszuwerten. In dieser kostenlosen Techinfo werden einige dieser Moeglichkeiten anhand konkreter Beispiele gezeigt und praxisnah erlaeutert. Lernen Sie die verfuegbaren Funktionen wie beispielsweise AutoFilter, TEILERGEBNIS, oder WENN-Funktionen kennen und werten Sie damit Ihre Listen schnell und flexibel aus: http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-listen/ NEWS: Neue grafische Effekte mit der bedingten Formatierung von Excel 12 ----------------------------------------------------------- Wie bereits berichtet, wird die bedingte Formatierung in der naechsten Excel-Version komplett ueberarbeitet. So sind Sie beispielsweise nicht mehr an maximal drei Bedingungen gebunden, sondern koennen nahezu beliebig viele Kriterien fuer die Formatierung definieren (die Anzahl ist nur durch den Speicher beschraenkt). Besonders interessant ist aber die Tatsache, dass auch drei neue grafische Effekte zur Verfuegung stehen, um Ihre Zahlen mit Hilfe der bedingten Formatierung noch besser zu visualisieren: * Mit den so genannten "Data Bars", koennen Sie Balken innerhalb der Excel-Zellen zeichnen lassen, die sofort einen optischen Eindruck von der Groesse der einzelnen Werte vermitteln. Im Ergebnis sieht das dann beispielsweise so aus: http://www.isamrad.com/dgainer/Two_10-04-2005_thumb.png * "Colour Scales" faerben die Zellen in einem beliebigen Tabellenbereich abhaengig von den enthaltenen Werten. So koennen Sie zum Beispiel negative Ergebnisse in verschiedenen roetlichen Schattierungen darstellen, waehrend positive Werte je nach Hoehe in Schattierungen von Gelb und Gruen erscheinen. Zum Beispiel: http://www.isamrad.com/dgainer/Two_10-06-2005_thumb.png Die Konfiguration dieses neuen Features nehmen Sie in einem neuen komfortablen Dialogfeld vor: http://www.isamrad.com/dgainer/Three_10-06-2005_thumb.png * Schliesslich wird Excel 12 noch so genannte "Icon Sets" anbieten, bei denen Werte aus von Ihnen vorgegebenen Bereichen jeweils mit einem bestimmten Symbol gekennzeichnet werden: http://www.isamrad.com/dgainer/Two_10-09-2005_thumb.png Hier eine Auswahl der Icons, die fuer diesen Zweck voraussichtlich zur Verfuegung stehen: http://www.isamrad.com/dgainer/Four_10-09-2005.png +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Benutzerdefinierte Listen per VBA anlegen -------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Sie wissen es vielleicht nicht, aber Excel bietet bereits standardmaessig eine Reihe von benutzerdefinierte Listen, die Sie im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte "Benutzerdefinierte Listen" nachschlagen koennen Durch den Einsatz dieser vorgegebenen Listen bzw. die Definition vollkommen neuer, beliebig zusammengesetzter Listen, koennen Sie in Zukunft viel Schreibarbeit sparen. So genuegt die Eingabe eines einzigen Wertes aus dieser Liste in die Tabelle und Sie koennen das Ausfuellkaestchen nach unten oder nach rechts ziehen, um die uebrigen Elemente der Liste einzufuegen. Dabei kann es sich beispielsweise um Abteilungsbezeichnungen, Produktnamen, Staedtenamen Ihrer Niederlassungen oder die Kategorien fuer die Budgetplanung handeln. In dieser Kolumne moechte ich Ihnen zeigen, wie Sie neue benutzerdefinierte Listen per Makro anlegen. Eine benutzerdefinierte Liste anlegen Neben den vorgegebenen Standard-Listen wie der Wochentag- oder der Monatsliste haben Sie die Moeglichkeit, eigene benutzerdefinierte Listen anzulegen, um immer wieder benoetigte Informationen in Zukunft schneller erfassen zu koennen. Im folgenden Beispiel wird eine Liste mit verschiedenen Automobilherstellern per Makro angelegt. Dazu verwenden Sie das folgende Makro: Sub BenutzerdefinierteListeErstellen() Application.AddCustomList Array _ ("DaimlerChrysler", "Volkswagen", "Peugeot", _ "Audi", "Opel", "Suzuki", "Toyota", "Mitsubihi", _ "Volvo", "Porsche") End Sub Mit Hilfe der Methode AddCustomList erstellen Sie die benutzerdefinierte Liste. Geben Sie die einzelnen Listeneintraege in doppelten Anfuehrungszeichen, jeweils getrennt durch ein Komma ein. Benutzerdefinierte Liste aus einer Tabelle generieren Selbstverstaendlich ist es auch moeglich, bereits erfassten Text aus einer Tabelle als benutzerdefinierte Liste in Excel zu hinterlegen. Bei der folgenden Tabelle wurden bereits einige Kategorien erfasst. Um jetzt die Eintraege aus der Tabelle in eine benutzerdefinierte Liste zu uebertragen, verwenden Sie das nachstehende Makro: Sub ErstellenBenutzerdefinierteListen() On Error Resume Next Application.AddCustomList _ ListArray:=Sheets("Tabelle1").Range("A1:A9") End Sub Mit AddCustomList erstellen Sie wieder eine benutzerdefinierte Liste, wobei Sie sie Daten diesmal direkt aus den Tabelleneintraegen des Bereichs A1:A9 der Tabelle1 auslesen. Die On Error-Anweisung sorgt dafuer, dass es zu keinem Absturz kommt, wenn die Liste bereits existiert. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Digitaler Zeitplaner 2006 auf CD als kostenlose Zugabe ------------------------------------------------------ Mit dem Digitalen Zeitplaner koennen Sie Excel fuer Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Loesungen, die Sie nur noch von der CD-ROM auf Ihre Festplatte kopieren muessen und dann sofort nutzen koennen. Ab sofort erhalten Sie die zwei Digitalen Zeitplaner 2005 und 2006 zum Preis von einem: + Schnelluebersicht mit Schulferien und Feiertagen + Kombikalender zur Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresuebersicht + Urlaubsplanung fuer mehrere Mitarbeiter + Ewiger Kalender fuer Projekt-, Urlaubs- und Mitarbeiterplanung + Alle Loesungen sind ungeschuetzt und lassen sich individuell anpassen Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Flexible Achsenbeschriftung mit langen Zahlen -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wenn Sie grosse Zahlen in Ihren Diagrammen darstellen, werden die Achsenbeschriftungen schnell unuebersichtlich. Eine wenig bekannte Option in Excel bietet die Moeglichkeit, mit wenigen Mausklicks Platz zu schaffen: 1. Klicken Sie in dem Diagramm die Achse mit der rechten Maustaste an, an der die Zahlenwerte verkleinert werden sollen. 2. Rufen Sie das Kontextmenue ACHSE FORMATIEREN auf und wechseln Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld auf die Registerkarte "Skalierung". 3. In der Dropdown-Liste EINHEITEN koennen Sie nun festlegen, wie Sie die Achse beschriften moechten. Mit "Tausende" erreichen Sie beispielsweise eine Kuerzung um 3 Stellen. Der Wert "100.000" wird dann nur noch als "100" angezeigt und neben bzw. unter der Achse erscheint der Schriftzug "Tausende", sofern Sie das Kontrollkaestchen BESCHRIFTUNG IM DIAGRAMM ANZEIGEN nicht ausschalten. 4. Nachdem Sie das Dialogfeld mit OK bestaetigt haben, werden die Werte an der Achse in der gewuenschten Einheit angezeigt. Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie so Ueberblick in Ihren Diagrammen, ohne die zugrunde liegende Tabelle anpassen zu muessen. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Automatische Datenuebernahme zwischen Arbeitsmappen --------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe zwei Excel-Dateien mit diversen Tabellenblaettern angelegt. Nun moechte ich erreichen, dass der Wert aus Zelle A7 in Tabelle2 der ersten Datei automatisch in Zelle C39 der Tabelle1 aus der zweiten Datei uebertragen wird. Wie kann ich dies loesen? B. Hinkers ANTWORT: Am einfachsten loesen Sie das Problem mit einer Verknuepfung. So wird der Wert in der zweiten Tabelle (der Zieltabelle) automatisch aktualisiert, wenn sich der Basiswert in der ersten Tabelle (der Quelltabelle) aendert. Verknuepfungen koennen Sie innerhalb einer Arbeitsmappe oder auch ueber Dateigrenzen hinweg anlegen. Um die von Ihnen beschriebene Datenuebernahme zu realisieren, muessen Sie zum Beispiel folgendermassen vorgehen: 1. Speichern Sie die Arbeitsmappen, die Sie verknuepfen wollen. Nehmen Sie zu Beispielzwecken an, die Dateien hiessen MAPPE_A.XLS und MAPPE_B.XLS. 2. Aktivieren Sie die Mappe, aus der Sie Daten uebernehmen wollen (im Beispiel MAPPE_A.XLS) und wechseln Sie in das gewuenschte Tabellenblatt (in Ihrem Fall "Tabelle2"). 3. Markieren Sie die Zelle mit den Basisdaten (um bei Ihrem Beispiel zu bleiben: Zelle A7) und legen Sie mit der Tastenkombination Strg+C eine Kopie an. 4. Aktivieren Sie die zweite Arbeitsmappe (MAPPE_B.XLS), wechseln Sie in das gewuenschte Tabellenblatt ("Tabelle1") und markieren Sie die Zelle, in die die Daten uebertragen werden sollen (C39). 5. Waehlen Sie im Menue BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFUEGEN an. 6. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltflaeche VERKNUEPFEN. Excel fuegt automatisch den passenden Verweis auf die erste Arbeitsmappe ein und zeigt den entsprechenden Zellinhalt an. Im genannten Beispiel lautet der Verweis =[MAPPE_A.XLS]Tabelle2!$A$7 Selbstverstaendlich koennen Sie die Verknuepfungsformel auch bearbeiten, etwa um einen Pfad hinzuzufuegen. Setzen Sie dann die Pfadangabe, den Dateinamen sowie die Tabelle in einfache Hochkommata, wobei der Dateiname wie im zuvor genannten Beispiel in eckigen Klammern steht. Um eine Verknuepfung zu einer Datei namens MAPPE_A.XLS im Ordner "C:\Excel Dateien" herzustellen, aendern Sie die Formel in: ='C:\Excel Dateien\[MAPPE_A.XLS]Tabelle2'!$A$7 Beachten Sie, dass Excel beim Oeffnen der Zieldatei in Zukunft jedes Mal nachfragt, ob die Verknuepfung zur Quelldatei aktualisiert werden soll. Diese Frage entfaellt nur, wenn die Quelldatei vorher schon geoeffnet war. Sobald beide Dateien geladen sind, machen sich Aenderungen an der Quelle automatisch in der Zieltabelle bemerkbar. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Endlich Notizen und Kommentare fuer Ihre E-Mails ------------------------------------------------ Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E- Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und koennen auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfuegung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu veraendern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro: * Ueber einen komfortablen Dialog koennen Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten. * Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen. * Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher loeschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfaenger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt. * Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, koennen Sie E- Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare fuer Ihre Kollegen hinterlassen. Die Vorgaengerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits ueber 10.000mal im Praxiseinsatz bewaehrt. Nutzen Sie jetzt die Einfuehrungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt fuer Excel Weekly- Abonnenten: SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/ SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Gliederungspunkte und Ziffernfolgen mit Punkten in einer Excel-Tabelle sortieren ----------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wir stehen vor dem Problem, gegliederte Daten, die wir aus einer Steuerungseinheit erhalten, in einer Excel- Tabelle in die korrekte Reihenfolge zu bringen. Sortiert werden sollen Angaben wie "I4.0", "I4.1", "I4.2" usw. bis "I4.15". Wenn wir diese Daten mit der normalen Sortierfunktion bearbeiten lassen, folgen auf "I4.1" die Werte "I4.10", "I4.11" usw. und erst nach "I4.15" folgt "I4.2". Das entspricht natuerlich nicht unseren Vorstellungen. Gibt es einen Trick, mit dem man die Sortierfolge beeinflussen koennte? R. Jaggi ANTWORT: Grund fuer die in Ihrem Fall unerwuenschte Sortierung ist, dass Excel Ihre Werte als Text betrachtet. Somit werden die Zeichen streng von links nach rechts sortiert. Das bedeutet, dass alle Eintraege, die mit "I4.1" beginnen, vor denen stehen, die mit "I4.2" anfangen. Somit ist es nur konsequent, dass Excel "I4.15" vor "I4.2" einsortiert. Die von Ihnen angestrebte Sortierung erreichen Sie nur mit Hilfe einer zusaetzlichen Tabellenspalte, in der Sie Formeln eingeben, die die Zahlen rechts vom Gliederungspunkt ermitteln (funktioniert natuerlich nur, wenn der Text links vom Gliederungspunkt immer gleich ist - wie in Ihrem Fall "I4."). Die Formel zur Ausgabe des fuer die Sortierung relevanten Zahlenanteils sieht wie folgt aus: =WERT(TEIL([Wertezelle];FINDEN(".";[Wertezelle])+1; LAENGE([Wertezelle]))) Ersetzen Sie "[Wertezelle]" durch die Adresse der Zelle, aus der Sie den Zahlenanteil extrahieren wollen. Fuer einen Wert in Zelle A1 geben Sie zum Beispiel folgende Formel ein: =WERT(TEIL(A1;FINDEN(".";A1)+1;LAENGE(A1))) Nachdem Sie alle rechts vom Punkt stehenden Zahlenwerte per Formel ermittelt haben, koennen Sie Ihre Tabelle nach der Spalte mit den Formeln sortieren. Als Resultat sollten Sie die von Ihnen gewuenschte Reihenfolge erhalten. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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