Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 26. September 2005 23:39 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 27.9.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 27.9.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Notizen und Kommentare fuer Ihre E-Mails + DOWNLOAD-TIPP: Die kostenlosen Druckertools fuer Excel + NEWS: Endlich groessere Tabellen in Excel EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: So nutzen Sie die Gruppierungsfunktion von Excel EXCEL-HELPLINE + Stundenlohn komfortabel berechnen + NACHTRAG: WENN-Funktion mit maximal sieben Verschachtelungen NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Notizen und Kommentare fuer Ihre E-Mails --------------------------------------------------- Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E- Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und koennen auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfuegung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu veraendern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro: * Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthaelt oder nicht. * Ueber einen komfortablen Dialog koennen Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten. * Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen. * Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher loeschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfaenger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt. * Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, koennen Sie E- Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare fuer Ihre Kollegen hinterlassen. * Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und einfacher Aufruf per Mausklick * Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menues und Anleitung in Deutsch) Die Vorgaengerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits ueber 10.000mal im Praxiseinsatz bewaehrt. Nutzen Sie jetzt die Einfuehrungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt fuer Outlook Weekly- Abonnenten: SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/ SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/ DOWNLOAD-TIPP: Die kostenlosen Druckertools fuer Excel ------------------------------------------------------ Mit den Drucker-Tools bieten wir Ihnen eine Sammlung von nuetzlichen Tools und Assistenten rund um den Ausdruck von Tabellen zur Verfuegung. Nach der automatischen Installation koennen Sie ueber eine neue Symbolleiste auf verschiedene nuetzliche Funktionen mit einem einzigen Mausklick zugreifen. Zum Beispiel: * Markierung drucken: Waehlen Sie einfach einen Tabellenbereich aus und klicken Sie auf dieses Symbol. Excel druckt dann ohne Umwege die aktuelle Markierung. * Tabellen drucken mit Komfort: So haben Sie den Ausdruck Ihrer Arbeitsmappe optimal im Griff. In einer Liste werden Ihnen alle verfuegbaren Tabellen angeboten und Sie koennen schnell und komfortabel per Mausklick bestimmen, welche davon ausgedruckt werden sollen. * Arbeitsmappe drucken: Ein Mausklick genuegt und voll automatisch werden alle Tabellen der aktuellen Arbeitsmappe gedruckt. * Kopien: Diese Schaltflaeche oeffnet ein Dropdown-Menue, ueber das Sie den Ausdruck der aktuellen Arbeitsmappe mit 2 bis 5 Kopien direkt starten koennen. Ein weiterer Eintrag MEHR erlaubt die Eingabe einer abweichenden Anzahl Kopien. * Verzeichnis drucken: Mit Hilfe dieser Funktion koennen Sie alle Arbeitsmappen, die in einem Verzeichnis gespeichert sind, in einem Durchgang ausdrucken. Das Add-In zeigt eine Verzeichnisauswahl an, ueber die Sie das gewuenschte Verzeichnis lokalisieren. Ein Klick auf OK druckt die darin enthaltenen Arbeitsmappen dann der Reihe nach aus. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xldruckertools/ NEWS: Endlich groessere Tabellen in Excel ----------------------------------------- Ueber die Helpline unserer Redaktion erreicht uns immer wieder dieselbe Frage: "Wie kann ich in einer Excel-Tabelle mehr als die vorgegebenen 256 Spalten bzw. 65.536 Zeilen nutzen?" Fuer die Antwort konnten wir bisher immer einen Textbaustein verwenden, denn die Groesse der Tabellen war fest vorgegeben und liess sich nicht erweitern. Wie ein Program Manager von Microsoft jetzt mitteilte, wird sich das mit Excel 12 endlich aendern: in der neuen Version koennen Sie Tabellen mit bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten anlegen. Die Spaltenbeschriftungen enden also in Zukunft bei XFD und nicht wie bisher bei IV! +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: So nutzen Sie die Gruppierungsfunktion von Excel --------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Viele Anwender wissen nicht, dass Excel mit dem Gruppieren von Tabellen so etwas wie eine "Blaupausen-Funktion" anbietet: Sie haben also die Moeglichkeit, auf einer Tabelle Aenderungen vorzunehmen, die dann auch automatisch in den anderen Tabellen der Gruppe ausgefuehrt werden. Zum Gruppieren wechseln Sie zunaechst auf die erste Tabelle, die gruppiert werden soll, druecken die Strg-Taste und klicken nacheinander auf die Reiter der uebrigen Tabellen am unteren Fensterrand. An der weissen Markierung und dem Zusatz "[Gruppe]" im Fenstertitel erkennen Sie daraufhin, dass Sie sich im Gruppenmodus befinden. Jede Aenderung, die Sie in der aktuellen Tabelle vornehmen, wird daraufhin automatisch auch in den uebrigen Tabellen der Gruppe durchgefuehrt. Allerdings stehen Ihnen in diesem Modus nicht alle Funktionen von Excel zur Verfuegung. So koennen beispielsweise keine Grafiken eingefuegt, sowie diverse Funktionen aus dem Menue DATEN ausgefuehrt werden. Ausserdem koennen zum Zeitpunkt einer Gruppierung keine neuen Tabellen eingefuegt werden. Um eine Gruppierung per VBA-Makro zu erstellen, koennte das folgendermassen aussehen: Sub MarkierenTabellen() Dim intTabz As Integer Dim intTabMax As Integer Dim lArray() As Long intTabMax = ActiveWorkbook.Worksheets.Count ReDim lArray(1 To intTabMax) For intTabz = 1 To intTabMax lArray(intTabz) = intTabz Next intTabz ActiveWorkbook.Worksheets(lArray).Select End Sub Im ersten Schritt wird die Anzahl der Tabellen ermittelt, die momentan in der Arbeitsmappe enthalten sind. Dabei wird die Funktion Count auf die Auflistung Worksheets angewendet. In dieser Auflistung sind automatisch alle Tabellen der Arbeitsmappe, die dieses Makro enthalt (=ActiveWorkbook) verzeichnet. Da zu Beginn des Makros noch nicht bekannt war, wie viele Tabellen sich in der Arbeitsmappe befinden, wird ueber die Anweisung ReDim diese Information jetzt an das Datenfeld lArray uebergeben. Danach kann eine Schleife alle Tabellennamen der Mappe in das Datenfeld LArray schreiben. Am Ende werden die so "gesammelten" Tabellen ueber die Methode Select gruppiert. Moechten Sie umgekehrt per VBA ermitteln, welche Tabellen in einer Arbeitsmappe ueberhaupt gruppiert sind. Koennen Sie dazu das Makro aus dem folgenden Listing einsetzen: Sub GruppierteBlaetterErmitteln() Dim tbl As Worksheet Dim s As String Dim intTabz As Integer intTabz = 0 For Each tbl In ActiveWorkbook.Windows(1).SelectedSheets s = s & tbl.Name & ", " intTabz = intTabz + 1 Next tbl If intTabz > 1 Then MsgBox "Es sind die Tabellen " & _ Left(s, Len(s) - 2) & " gruppiert!", vbInformation Else MsgBox "Es sind momentan keine Tabellen gruppiert!", _ vbInformation End If End Sub In einer Schleife werden alle Tabellen verarbeitet, die innerhalb einer Gruppierung liegen. Dabei gibt die Eigenschaft "SelectedSheets" eine Sheets-Auflistung zurueck, die alle im angegebenen Fenster markierten Blaetter darstellt. Die Namen dieser gruppierten Tabellen werden innerhalb der Schleife in eine Variable vom Typ String geschrieben und der Tabellenzaehler intTabz jeweils um den Wert 1 erhoeht. Nach Beendigung der Schleife kann man am Tabellenzaehler feststellen, ob sich ueberhaupt Tabellen in einer Gruppierung befinden. Ist das nicht der Fall, dann steht der Tabellenzaehler auf dem Wert 1. Andernfalls werden die Namen der gruppierten Tabellen angezeigt. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Geschaeftsgrafiken in TV-Qualitaet fuer Excel und PowerPoint ----------------------------------------- Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen! + Amigo 2000 ist eine leistungsfaehige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblueffender Diagramme in perfekter Qualitaet ermoeglicht. + Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. + Sie benoetigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Excel oder PowerPoint in den Versionen 2003, 2002/XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. + Empfohlen von PC Professionell und c't Ausfuehrliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Stundenlohn komfortabel berechnen --------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wie kann ich aus einem ausgezahlten Lohn sowie der Anzahl der geleisteten Stunden den Stundenlohn ausrechen? Da die Stunden im Zeitformat eingegeben wurden, laesst sich das nicht ohne weiteres ermitteln. F. Kramer ANTWORT: Um diese Aufgabenstellung zu loesen, geben Sie als Ausgangsbasis einmal folgende Daten in eine neue Tabelle ein: Gesamtlohn in A2: 488,75 EUR Stunden in B2: 9:35 Stunden Geben Sie jetzt in Zelle C2 die folgende Formel ein: =A2/(((TEXT(LINKS(TEXT(B2;"HH:MM");2);"0"))*1)+ ((TEXT(RECHTS(TEXT(B2;"HH:MM");2);"0"))*1)/60) Mithilfe der Funktionen LINKS und RECHTS extrahieren Sie aus der Zelle mit der Uhrzeit jeweils die Stunden und die Minuten. Ueber die Tabellenfunktion TEXT bringen Sie diese Informationen dann in das gewuenschte Format. Als Ergebnis fuer den Stundenlohn erhalten Sie 51 EUR. Auf eine aehnliche Weise koennen Sie vorgehen, wenn sie den Stundenlohn und die geleisteten Stunden vorliegen haben und jetzt den Gesamtverdienst errechnen moechten. Um diese Aufgabe zu loesen, geben Sie die folgenden Daten ein: Stundenlohn in A5: 51 EUR Stundenzahl in B5: 9:35 Stunden Geben Sie dann in Zelle C5 die folgende Formel ein: =STUNDE(B5)*$A$5+MINUTE(B5)*$A$5/60 Ueber die Tabellenfunktion STUNDE wird die Stunde einer Zeitangabe zurueckgegeben. Die Stunde wird als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 0 (0 Uhr) bis 23 (23 Uhr) annehmen kann. Die Tabellenfunktion MINUTE wandelt eine fortlaufende Zahl in eine Minute um. Die Minute wird als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 0 bis 59 annehmen kann. Diese beiden Informationen multiplizieren Sie mit dem vereinbarten Stundenlohn in Zelle A5. Bei der Minutenermittlung muessen Sie noch durch 60 dividieren, um auf die korrekte Zahl zu kommen. Als Gesamtverdienst erhalten Sie 488,75 EUR. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Das komfortable Verwaltungstool fuer Multiuser-Datenbanken ---------------------------------------------------------- Hier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhaengig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darueber, was mit der Datenbank geschieht: + Aktive Anwender anzeigen + Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank + Inaktive User automatisch abmelden + Verdaechtige oder abgebrochene Verbindungen finden + Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender + Komfortabler und kostenguenstiger Einsatz Total Access Admin ist das unentbehrliche Tool, wenn Sie Datenbanken im Netzwerk verwalten. Mit wenigen Mausklicks kommen Sie Problemen auf die Spur, bereiten Datenbanken fuer die Wartung vor und kommunizieren mit allen angemeldeten Anwendern in Echtzeit: http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ NACHTRAG: WENN-Funktion mit maximal sieben Verschachtelungen ------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wir hatten im Newsletter vom 6.7.2005 geschrieben, dass die Tabellenfunktion WENN maximal sieben Verschachtelungen zulaesst. Das fuehrte zu einer Flut von Leserzuschriften, in denen die prinzipielle Einschraenkung der WENN-Funktion zwar nicht bestritten, in denen aber Loesungsansaetze vorgestellt wurden, durch die Sie die Einschraenkung umgehen koennen. Fakt ist, dass Sie in die aeussere Klammer einer WENN- Funktion maximal sieben weitere WENN-Funktionen einschliessen koennen. Das wird problematisch, wenn Sie mehr Kriterien pruefen wollen. Ein einfaches Beispiel: Sie geben ganze Zahlen in eine Zelle ein und in einer anderen Zelle soll bei Werten von 1 bis 10 der eingegebene Wert wiederholt werden, anderenfalls soll der Wert "10.000" ausgegeben werden. Zugegeben, das Beispiel ist nicht sehr praxisnah, aber es demonstriert die Abfrage von mehr als acht Kriterien. Der Trick, auf den uns die Leser aufmerksam machten, besteht darin, mehrere WENN-Verschachtelungen durch Addition miteinander zu verknuepfen. So koennen Sie beliebig viele WENN-Abfragen in eine einzige Zelle integrieren. Um zum Beispiel eine Werteeingabe in Zelle B1 zu pruefen, geben Sie folgende Formel ein: =WENN(B1=1;1;WENN(B1=2;2;WENN(B1=3;3;WENN(B1=4;4;WENN(B1= 5;5;WENN(B1=6;6;WENN(B1=7;7;WENN(B1=8;8;))))))))+WENN(B1= 9;9;WENN(B1=10;10;WENN(ODER(B1<1;B1>10);10000;))) Excel wertet zunaechst die erste WENN-Verschachtelung aus, in der die maximale Verschachtelungstiefe genutzt wird. Dann wertet Excel die zweite Gruppe von WENN-Funktionen aus und am Ende werden beide Ergebnisse addiert. Diese Abfolge laesst sich natuerlich beliebig fortsetzen. Einzige Beschraenkung hier ist die maximale Laenge einer Excel- Formel. Aber Vorsicht! Ganz so einfach, wie es scheint, ist diese Verknuepfung von WENN-Funktionen doch nicht. Sie muessen naemlich dafuer sorgen, dass jeder WENN-Block einen Nullwert zurueckgibt, sofern keine der darin enthaltenen Bedingungen wahr ist. Ansonsten addiert Excel womoeglich einen Wert, der gar nicht gewuenscht ist. Im oben genannten Beispiel wird der zweite WENN-Block deshalb nicht einfach mit "WENN(B1=10;10;10000)" abgeschlossen. Das wuerde naemlich dazu fuehren, dass die Formel bei einer Eingabe von "5" (in B1) das Ergebnis "10005" liefern wuerde. Warum? Weil der erste WENN-Block im gewuenschten Sinne ausgewertet wird und "5" ergibt. Damit ist die Formelberechnung aber nicht automatisch beendet. Excel wertet auf jeden Fall auch den zweiten WENN-Block aus und darin wird festgestellt, dass weder "9" noch "10" eingegeben wurde. Somit kaeme der letzte Sonst-Fall zum Einsatz und das Ergebnis waere "10000". In der Addition mit dem ersten WENN-Block wuerde sich dann "10005" ergeben. Die oben vorgestellte Formel schliesst das aus, indem sie die Eingabe am Ende noch einmal mit der ODER-Verknuepfung prueft. Aehnliche Ueberlegungen muessen Sie anstellen, wenn Sie in den Bedingungen nicht das Gleichheitszeichen verwenden sondern etwa "<=" oder ">=". In jedem WENN-Block muessen Sie dann erst einmal ausschliessen, dass ein bereits abgefragtes Kriterium noch einmal als zutreffend ausgewertet werden kann. Die folgende Formel erweitert die oben genannte Abfrage zum Beispiel um die Moeglichkeit, auch Zahlen mit Nachkommastellen einzugeben. Wenn sie kleiner als 1 sind, soll 1 ausgegeben werden, wenn Sie kleiner als 2 sind, soll als Ergebnis 2 erscheinen usw. Das bedeutet, dass Sie den zweiten WENN-Block mit einer Abfrage beginnen muessen, die einen Nullwert zurueckgibt, falls es sich um Zahlen handelt, die bereits vom ersten WENN-Block abgearbeitet wurden: =WENN(B1<=1;1;WENN(B1<=2;2;WENN(B1<=3;3;WENN(B1<= 4;4;WENN(B1<=5;5;WENN(B1<=6;6;WENN(B1<=7;7;WENN(B1<= 8;8;))))))))+WENN(B1<=8;;WENN(B1<=9;9;WENN(B1<= 10;10;10000))) +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000 und 97 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Kostenlose Downloads fuer Office 2003, XP, 2000 und 97 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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