Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 28. März 2006 00:05 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 28.3.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 28.3.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Pfiffige Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare + DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose Brutto-Netto-Rechner fuer Excel + NEWS: Microsoft verschiebt die allgemeine Verfuegbarkeit von Office 2007 + UPDATE: Probleme mit freigegebenen Arbeitsmappen in Excel 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Excel-Tabellen im Team ueber das Internet bearbeiten EXCEL-HELPLINE + Fehlerhafte Eingabe von Zeitwerten verhindern + Solver-Modul von Excel aktivieren NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Pfiffige Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare ---------------------------------------------------------- Unser Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfuegung. Die beliebte Excel-Erweiterung bietet zunaechst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version: * Legen Sie die Formatierung fuer Ihre Kommentar-Popups beliebig fest. Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. * Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem Kommentar-Manager laesst sich die Standardgroesse des Kommentar-Popups beliebig veraendern. * Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen Kommentaren beschraenkt. Legen Sie entweder einen beliebigen anderen Text fest oder loeschen Sie die Vorgabe fuer neue Kommentare komplett. Zusaetzlich bietet die leistungsfaehige Pro-Version: * Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfuegen. * Komfortables Bearbeitungsfenster: Zeigen Sie Ihre Kommentartexte in einem separaten Fenster mit nuetzlichen Zusatzfunktionen an. * Kommentar-Uebersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - lassen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare ausgeben. * Zusaetzliche AutoFormen: Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar-Popups. In der Pro-Version des SmartTools Kommentar-Managers koennen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro derzeit in einer Sonderaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose Brutto-Netto-Rechner fuer Excel -------------------------------------------------- Sie erstellen Preislisten in Excel oder kalkulieren mit Preisen? Der Excel Weekly Brutto-Netto-Rechner wird Ihnen in Zukunft viel Arbeit sparen, denn mit einem einzigen Mausklick koennen Sie einen markierten Bereich von netto in brutto (oder umgekehrt) umrechnen. Den gewuenschten Umsatzsteuersatz waehlen Sie bequem aus einer Liste aus, die der Brutto-Netto-Rechner in Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 installiert. Benoetigen Sie einen Umsatzsteuersatz, der nicht vorgegeben ist, koennen Sie ihn einfach manuell eingeben. Neu in der aktuellen Version 1.10: Die verwendeten Mehrwertsteuersaetze koennen nun dauerhaft umgestellt werden. Ueber den OPTIONEN-Dialog waehlen Sie beispielsweise per Mausklick die Prozentsaetze fuer Deutschland, Oesterreich oder die Schweiz aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-brutto-netto/ NEWS: Microsoft verschiebt die allgemeine Verfuegbarkeit von Office 2007 -------------------------------------------------------- Urspruenglich hatte Microsoft die Veroeffentlichung der naechsten Office-Version fuer den Oktober dieses Jahres geplant, aber dieser Termin wurde jetzt noch einmal um einige Monate auf den Januar 2007 verschoben. Dabei laeuft die Entwicklung von Office 2007 nach Angaben von Microsoft vollkommen nach Plan und wird auch im Oktober beendet sein, aber durch die Verschiebung von Windows Vista in den Januar, soll Office ebenfalls nicht frueher verfuegbar sein. Lediglich Firmen mit Volumen-Lizenzvertraegen sind von der Terminaenderung nicht betroffen. Sie werden bereits im Oktober Office 2007 einsetzen koennen. UPDATE: Probleme mit freigegebenen Arbeitsmappen in Excel 2003 ------------------------------------------------ In einer aktuellen Techinfo weist Microsoft auf moegliche Probleme mit freigegebenen Arbeitsmappen in Excel 2003 hin. Wenn die Datei passwortgeschuetzt ist und Sie sie speichern, wird der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen oder das Programm stuerzt komplett ab. Naehere Informationen zu dem Fehler und einem Hotfix, der das Problem behebt, finden Sie unter: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;894234 Waren die News & Downloads fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB22564HRU7A2 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Excel-Tabellen im Team ueber das Internet bearbeiten ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Viele Anwendungen von Excel drehen sich nicht etwa um Kalkulationsmodelle, sondern um die Verwaltung von Listen und kleinen Datenbanken. Termine, Adressen, Artikel, Budgetpositionen; es gibt nichts, was Sie in einer Excel- Tabelle nicht komfortabel und schnell verwalten koennen. Nun kommt es immer wieder vor, dass Sie diese Informationen aus Excel entweder gemeinsam mit anderen Anwendern bearbeiten oder einem ausgewaehlten Personenkreis jeweils in der aktuellsten Fassung zur Verfuegung stellen moechten. Wenn die Team-Mitglieder nicht an dasselbe Netzwerk angeschlossen sind, bleibt Ihnen dann haeufig nichts anderes uebrig, als die entsprechenden Arbeitsmappen bei jeder Aenderung per E-Mail zu verschicken und Kommentare gegebenenfalls manuell zu sammeln und einzuarbeiten. In diesem Tipp der Woche moechten wir Ihnen den Internetservice "JotSpot Tracker" vorstellen, der eine interessante Loesung fuer dieses Problem anbietet. Mit wenigen Mausklicks koennen Sie Excel-Tabellen ueber die Zwischenablage in eine so genannte "Tracker"-Liste kopieren, die Sie dann fuer andere Anwender ueber das Internet zum Bearbeiten oder auch einfach nur zur Anzeige freigeben koennen. Dabei koennen Sie mit wenig Aufwand Notizen und Dateien ergaenzen oder eingetragene Termine in einer Kalenderuebersicht sowie Adressen in einer Karte anzeigen lassen. "JotSpot Tracker" befindet sich derzeit noch in der Betaphase und ist bei der Veroeffentlichung von einer Tabelle fuer maximal 5 Anwender kostenlos: http://tracker.jot.com/ Die Anmeldung nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf der Internetseite auf SIGN UP. Waehlen Sie die kostenlose PERSONAL Version des Dienstes. 2. Fuellen Sie anschliessend das Formular aus und bestaetigen Sie mit SIGN ME UP. 3. Vergeben Sie nun einen eindeutigen Namen fuer ihren persoenlichen "Tracker". Nach einem Klick auf GO wird eine leere Tabelle geoeffnet. Damit ist der Anfang bereits gemacht. Sie koennen nun auf folgende Art und Weise, bezogen auf unser Eingangsbeispiel, eine eigene Teilnehmerliste aus Excel in die interaktive Internettabelle uebernehmen: 1. Klicken Sie auf die Schaltflaeche IMPORT FROM EXCEL. 2. Wechseln Sie nach Excel und markieren Sie die Zeilen, die Sie im Internet veroeffentlichen moechten. 3. Kopieren Sie den markierten Bereich ueber das Menue BEARBEITEN-KOPIEREN oder die Tastenkombination Strg+C in die Zwischenablage. 4. Wechseln Sie zurueck in das Browserfenster und klicken Sie in den grauen Kasten. 5. Fuegen Sie die Daten aus der Zwischenablage ueber BEARBEITEN-EINFUEGEN oder Strg+V in den grauen Kasten ein. Eine LOADING-Anzeige weist auf die Uebernahmeprozedur der Daten hin. 6. Bestaetigen Sie die Uebernahme der Daten mit einem Klick auf die Schaltflaeche SAVE. Ein kleines Problem im Betastadium sind derzeit noch Umlaute, die zum Teil nicht korrekt umgesetzt werden, aber ansonsten steht Ihnen nun eine perfekte Kopie Ihrer Tabelle im Internet zur Verfuegung. Nach einen Doppelklick in eine Zelle kann der Inhalt frei bearbeitet werden. Schriftformatierungen (Fett, Kursiv und Unterstrichen) stehen ebenso wie die Schrift- und die Hintergrundfarbe zur Auswahl. Auch eine Ausrichtung der Zellinhalte (Linksbuendig, Zentriert, Rechtsbuendig) kann vorgenommen werden. Ueber ein DropDown-Menue lassen sich neue Zeilen und Spalten einfuegen, Zeilen duplizieren und loeschen. Das Hinzufuegen und Loeschen von Zeilen funktioniert ebenfalls ueber das Kontextmenue. Notizen und Dateien lassen sich durch einen Klick in die zweite Spalte mit den orangen Pfeilen ergaenzen. Ob Notizen oder Dateien zu einer Zeile vorhanden sind, erkennen Sie an einem Icon in der Spalte mit der Bueroklammer. Um nun anderen Personen Zugriff auf die Teilnehmerliste zu ermoeglichen, klicken Sie auf den Link SHARE WITH PEOPLE. Im nachfolgenden Dialogfenster koennen Sie nun bis zu fuenf E- Mailadressen, getrennt durch ein Komma, in das oberste Textfeld eintragen. Bestaetigen Sie mit einem Klick auf INVITE. Daraufhin wird eine E-Mail an jeden Teilnehmer verschickt entsprechende Adresse in das Berechtigungsfeld READ AND WRITE uebernommen. Jetzt kann der Empfaenger der E- Mail die Tabelle einsehen und selbst Veraenderungen vornehmen. Moechten Sie nur Leserechte zugestehen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag und uebertragen ihn mit den Pfeiltasten in das Berechtigungsfeld READ ONLY. Eine Uebersicht ihrer Tabellen auf "Jotspot Tracker" erhalten Sie im DASHBOARD. Klicken Sie auf den Dashboard- Link, um in die Ansicht zu wechseln. Sie haben nun die Moeglichkeit eine weitere Tabelle ueber den Schaltflaeche CREATE NEW TRACKER hinzuzufuegen, oder bestehende Tabellen durch einen Mausklick auf das Papierkorb-Symbol zu entfernen. Einen Vermerk auf den letzten Editor der Tabelle finden Sie unterhalb der Tabellenbezeichnung. Eine kleine Auswahl von fertigen Tabellenvorlagen fuer den privaten und geschaeftlichen Anwendungsbereich steht ueber die Schaltflaeche START FROM A TEMPLATE zur freien Nutzung bereit. Wenn Sie schliesslich die gemeinsame Bearbeitung der Daten beenden oder ein Backup der aktuellen Daten auf Ihrer Festplatte anlegen moechten, koennen Sie das jederzeit ueber den Link EXPORT TABLE DATA TO EXCEL erledigen. War der Tipp fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB22564HRU7A2 ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup ------------------------------------------------------ Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Fehlerhafte Eingabe von Zeitwerten verhindern --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich moechte verhindern, dass in einer Tabelle, in der Arbeitszeiten erfasst werden, fehlerhafte Daten eingegeben werden. Es kommt immer wieder vor, dass die Zeitwerte falsch geschrieben werden - etwa "15.33" anstelle von "15:33" - oder dass ueberhaupt unsinniger Text eingetragen wird. Ist es nicht moeglich, die Anwender darauf hinzuweisen, dass in einer Zelle nur Zeiten eingegeben werden duerfen, und sie gleichzeitig daran zu hindern, falsche Werte einzutragen? B. Grossmann ANTWORT: Das erreichen Sie mit einer Gueltigkeitspruefung. Fuehren Sie folgende Schritte aus, damit als Zelleingabe nur noch Zeitwerte zulaessig sind: 1. Markieren Sie die Tabellenzelle(n), in der/denen nur Zeiten erfasst werden duerfen. 2. Weisen Sie das gewuenschte Anzeigeformat zu, indem Sie FORMAT-ZELLEN aufrufen und auf der Registerkarte ZAHLEN das gewuenschte "Uhrzeit"-Format einstellen. Bestaetigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 3. Lassen Sie die Eingabezellen weiterhin markiert und waehlen Sie DATEN-GUELTIGKEIT an. 4. Auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN oeffnen Sie das Dropdown-Feld ZULASSEN. Aktivieren Sie den Listeneintrag "Zeit". 5. Daraufhin wird das Dropdown-Feld DATEN verfuegbar. Wenn Sie beliebige Zeitangaben von 0 Uhr bis 24 Uhr zulassen wollen, behalten Sie die Einstellung "zwischen" bei. In die Felder ANFANGSZEIT und ENDZEIT muessen Sie dann "0:00:00" respektive "23:59:59" eingeben. Wichtig: Die Zeiten muessen immer inklusive Sekundenanteil eingetragen werden! - Alternativ koennen Sie natuerlich auch spezielle Zeiteinschraenkungen einsetzen, indem Sie andere Anfangs- und Endzeiten einfuegen oder indem Sie die Auswahl im Dropdown-Feld DATEN aendern. 6. Wechseln Sie auf die Registerkarte FEHLERMELDUNG. Dort muessen Sie im Dropdown-Feld TYP (Excel 2003 und 2002/XP) bzw. STIL (Excel 2000 und 97) den Eintrag "Stopp" auswaehlen. Anschliessend definieren Sie TITEL und FEHLERMELDUNG fuer das Dialogfenster, das bei einer falschen Eingabe erscheint. 7. Bestaetigen Sie die Einstellungen der Gueltigkeitspruefung mit OK. Wenn Sie jetzt etwas anderes als Zeitwerte in die Zellen eingeben, blendet Excel einen Warn-Dialog ein. Darin stehen zwei Schaltflaechen zur Verfuegung: WIEDERHOLEN erlaubt eine Korrektur der Zeiteingabe und ABBRECHEN stellt den alten Inhalt der betreffenden Zelle wieder her. Beachten Sie bei der Gueltigkeitspruefung, dass sie nur direkte Tastatureingaben ueberprueft. Wenn Sie fehlerhafte Werte ueber die Zwischenablage in die betreffende Zelle einfuegen, schlaegt die Gueltigkeitspruefung nicht an. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes komfortabel mit Excel, Word und Access ausgeben -------------------------------------------------------- Barcode fuer Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Word und Access. Sie erhalten TrueType- Schriften sowie ein leistungsfaehiges Programm zur Berechnung der Pruefziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Anwendungen heraus steuern koennen. Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Serien-Barcodes. Alle gaengigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem: + Code EAN 13, EAN 8, Addon -2 und -5, EAN Velocity + Code 128, EAN128, UPS128 + Code 39, -extended, PZN + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Solver-Modul von Excel aktivieren --------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: In der letzten Ausgabe haben Sie ueber ein Update fuer den Solver von Excel berichtet. Diese Funktion kannte ich bisher nicht, aber sie hoert sich sehr interessant an und koennte fuer mich sehr hilfreich sein. Leider kann ich kein Menue finden, um den Solver zu starten. Diverse Anfragen ANTWORT: Sie koennen den Solver ueber das Menue EXTRAS- SOLVER starten, aber er wird standardmaessig nicht aktiviert. Sollte das Menue nicht erscheinen, waehlen Sie zunaechst das Menue EXTRAS-ADD-INS an und schalten im nachfolgenden Dialogfeld das Kontrollkaestchen vor dem Eintrag "Solver" ein. Nachdem Sie mit OK bestaetigt haben, wird das Solver-Add-In geladen und Sie koennen ueber das EXTRAS-Menue darauf zugreifen. In einigen Faellen wird der Solver erst gar nicht unter den verfuegbaren Add-Ins angezeigt. Starten Sie dann das Setup von Office ueber die Systemsteuerung und installieren Sie das entsprechende Modul von der Office-CD. War die Helpline fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB22564HRU7A2 +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000 und 97 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Kostenlose Downloads fuer Office 2003, XP, 2000 und 97 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2006 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Newsletters darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung reproduziert, vervielfaeltigt oder verbreitet werden. Fuer die Nutzung der enthaltenen Informationen oder die fehlerfreie Funktion wird keine Haftung uebernommen. Der Benutzer ist fuer eventuell entstehende Schaeden alleine verantwortlich.