Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 27. September 2004 22:51 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 28.9.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 28.9.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket - jetzt zum Sonderpreis! + DOWNLOAD-TIPP: Outlook-Adressen komfortabel in Excel einfuegen + WEBCAST: Deutsche WebCast-Serie rund um Office 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Die dynamische Userform + QuickTipp: Alle Kommentare per Mausklick anzeigen EXCEL-HELPLINE + Optimale Spaltenbreite per Mausklick + Fehlerhafte Kriterienauswertung bei Spezialfiltern und Datenbankfunktionen? NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket - jetzt zum Sonderpreis! --------------------------------------------------- Die aktuelle Auflage der Excel-Berater Archiv-CD-ROM bietet jetzt noch einen Jahrgang mehr: insgesamt befinden sich auf der CD damit drei komplette Archive des Excel-Beraters zum absoluten Sonderpreis. Sie erhalten sowohl die Excel-Berater Archive 2000 und 2001 als auch das aktuelle Archiv 2002 in einem Paket. Die ultimative Informationsquelle fuer alle Excel-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi bietet: + Jetzt ueber 2.000 Seiten mit Tipps, Praxisinformationen und Problemloesungen zu Excel 97, 2000 und 2002/XP im praktischen PDF-Format auf CD-ROM + Bonus: Der Excel-Berater Manager mit ueber 40 Excel- Erweiterungen wird direkt in Excel integriert und steht Ihnen per Mausklick zur Verfuegung + Viele weitere Beispiele, Praxisloesungen, Vorlagen, Kalkulationsmodelle und Makros mit nuetzlichen neuen Funktionen + Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien + Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index Sie finden auf der CD-ROM Hunderte von Tipps und Praxisloesungen, die Sie fuer Ihre taegliche Arbeit mit Excel nutzen koennen! Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket gibt es exklusiv bei SmartTools Publishing zum Aktionspreis mit ueber 30% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/exb-komplettpaket/ DOWNLOAD-TIPP: Outlook-Adressen komfortabel in Excel einfuegen ------------------------------------------- Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder aehnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfaengeradresse moeglichst komfortabel aus Outlook einzufuegen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber mit unserer kostenlosen Erweiterung SmartTools Outlook-To-Excel beheben Sie das Problem: Mit wenigen Mausklicks erweitern Sie Ihre Arbeitsmappen um eine Funktion zur Datenuebernahme aus Outlook. Wenn Sie diese neue Funktion starten, wird automatisch eine Liste mit allen verfuegbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewuenschten Namen, klicken auf Einfuegen und wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefuegt. http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-to-xl/ WEBCAST: Deutsche WebCast-Serie rund um Office 2003 --------------------------------------------------- Microsoft widmet sich in einem vierteiligen TechNet-WebCast verschiedenen Aspekten rund um die Neuerungen der Office 2003 Produktfamilie: Teil 1: Zusammenarbeit auf der Basis von Sharepoint Technologien http://www.microsoft.com/germany/technet/webcasts/detail.aspx?id=100125 Im ersten Teil der TechNet-Serie am 4. Oktober 2004 erfahren Sie ab 15:30 mehr ueber optimierte Teamarbeit und Informationsaustausch auf Basis der Sharepoint Server 2003 Technologie. Teil 2: Die XML-Faehigkeiten von Office 2003 http://www.microsoft.com/germany/technet/webcasts/detail.aspx?id=100124 Der zweite Teil am 5. Oktober 2004 um 15:30 Uhr beschaeftigt sich mit der XML-Faehigkeit des aktuellen Office-Pakets. Die Verwendung von InfoPath 2003 garantiert Systemunabhaengigkeit beim Dokumentenaustausch. Teil 3: Installation und Migration auf Office 2003 http://www.microsoft.com/germany/technet/webcasts/detail.aspx?id=100123 Wenn Sie beabsichtigen Office 2003 neu zu installieren sollten Sie den dritten Teil der TechNet-Serie nicht verpassen. Ein Microsoft-Spezialist zeigt am 6. Oktober 2004 ab 15:30 Uhr wie Sie mithilfe des Microsoft Office Ressource Kit den problemlosen Umstieg auf Office 2003 bewaeltigen. Teil 4: Microsoft Office 2003 und Exchange 2003 http://www.microsoft.com/germany/technet/webcasts/detail.aspx?id=100120 Der Microsoft Exchange Server 2003 und die Zusammenarbeit mit Outlook 2003 sind das Thema der Abschlussveranstaltung am 8.Oktober 2004 ab 15:30 Uhr. Eine zentrale Rolle spielen dabei Sicherheitsaspekte beim Informationsmanagement in Outlook 2003 und das Eindaemmen von Spam-Nachrichten. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Naehere Informationen zu seinem erfolgreichen Buch mit Tipps und Loesungen rund um die VBA-Programmierung in Excel, finden Sie unter: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3827265770/smarttoolsbuchsh Fuer Informationen zu seinem neuesten, unter Excel Weekly- Lesern sehr beliebten Buch mit einem gut strukturierten VBA- Einsteigerkurs "Excel-VBA in 14 Tagen" klicken Sie bitte auf den folgenden Link: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/382726619X/smarttoolsbuchsh KOLUMNE: Die dynamische Userform -------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 In der heutigen Kolumne wird der Frage nachgegangen, wie Sie die Groesser einer Userform dynamisch veraendern koennen. Dabei soll direkt nach dem Aufruf der Userform zunaechst eine etwas kleine Userform mit einigen Optionen angezeigt werden. Per Klick auf ein so genanntes Umschaltfeld moechten wir diese Userform dann dynamisch nach unten erweitern, um weitere Optionen anzuzeigen. Bei dem folgenden Beispiel wird eine neue Userform angelegt, die zweigeteilt wird. Im oberen Abschnitt der Userform werden zwei Kontrollkaestchen in einem Gruppenfeld eingefuegt. Im unteren Abschnitt erscheinen ebenfalls zwei Kontrollkaestchen in einer Gruppe. Zwischen diesen beiden Gruppenfeldern fuegen Sie ein Umschaltfeld und eine normale Schaltflaeche ein. Nach dem ersten Aufruf soll die Userform zunaechst etwas kleiner angezeigt werden. Um diese Einstellung vorzunehmen, setzen Sie das Userform-Ereignis "Initialize" ein. Dieses Ereignis wird direkt beim Aufrufen der Userform automatisch ausgefuehrt. Ergaenzen Sie dieses Ereignis um folgende Befehle: Private Sub UserForm_Initialize() With UserForm1 .Width = 240 .Height = 146 End With End Sub Ueber die Eigenschaften "Width" und "Height" koennen Sie die Breite sowie Hoehe einer Userform festlegen. Die Einheit fuer diese Festlegung der Groesse wird in Punkten festgelegt. Ein Punkt ist etwa 0,35 mm gross. Nach dem Aufruf der Userform liegt also die richtige Ausgangsgroesse der Userform vor. Es wird nur der oberen Teil, etwa die Haelfte der Userform angezeigt. Ueber einen Klick auf das Umschaltfeld soll die Userform nun nach unten dynamisch erweitert werden. Dazu setzen Sie das Ereignis "Click" des Umschaltfeldes ein, wie im folgenden Listing gezeigt: Private Sub ToggleButton1_Click() With UserForm1 If Togglebutton1.Value = True Then .Height = 229 .Togglebutton1.Caption = "Userform reduzieren" Else .Height = 146 .Togglebutton1.Caption = "Weitere Optionen" End If End With End Sub Das Umschaltfeld zeichnet sich im Vergleich mit einer normalen Schaltflaeche dadurch aus, dass Sie eingedrueckt und wieder "ausgeschaltet" werden kann. Daher hat das Umschaltfeld zwei Zustaende, die sie auswerten koennen. Wurde das Umschaltfeld noch nicht betaetigt, meldet die Eigenschaft "Value" den Wert "True". In diesem Fall wird die neue Groesse der Userform festgelegt. Ausserdem wird die Beschriftung des Umschaltfeldes ueber die Eigenschaft "Caption" angepasst. Im anderen Fall liegt die Userform schon in seiner vergroesserten Form vor und wird daher wieder auf die Ausgangsgroesse zurueckgesetzt. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Vorlagen fuer Personal- und Dienstplaene ---------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den brandneuen Digitalen Zeitplaner 2005 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Alle Kommentare per Mausklick anzeigen ------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Excel-Zellen lassen sich bekanntlich mit Kommentaren versehen, um beispielsweise eine Formel zu erlaeutern oder kleine Gedaechtnisstuetzen fuer die naechste Ueberarbeitung einzufuegen. Eine kleine rote Markierung weist dann auf den Kommentar hin und sobald Sie den Mauszeiger ueber die entsprechende Zelle bewegen, wird der Text eingeblendet. Auf diese Weise koennen Sie allerdings immer nur einen Kommentar nach dem anderen anzeigen. Moechten Sie sich moeglichst schnell einen Ueberblick ueber alle Kommentare in einer Tabelle verschaffen, gibt es einen einfachen Trick: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine der Symbolleisten und markieren Sie den Eintrag UEBERARBEITEN. 2. In der Symbolleiste, die daraufhin erscheint, gibt es ein Symbol "Alle Kommentare anzeigen", das Sie nur anklicken muessen, um die gewuenschten Informationen einzublenden. 3. Ein weiterer Mausklick auf das Symbol blendet die Kommentare wieder aus. Moechten Sie diese nuetzliche Funktion haeufiger nutzen, bietet es sich an, das entsprechende Symbol bei gedrueckter Alt- und Strg-Taste in eine der Standardsymbolleisten zu ziehen, wo es Ihnen dann staendig zur Verfuegung steht. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Optimale Spaltenbreite per Mausklick ------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Gibt es eigentlich Alternativen fuer den Befehl FORMAT-SPALTE-OPTIMALE BREITE BESTIMMEN? Dafuer, dass der Befehl bestimmt nicht nur von mir haeufig benoetigt wird, finde ich ihn ziemlich tief in der Menuestruktur versteckt. T. Gerber ANTWORT: Die schnellste Methode, die gerade markierte(n) Spalte(n) auf die optimale Breite einzustellen, besteht darin, doppelt auf den rechten Rand eines markierten Spaltenkopfes zu klicken. Wenn Sie mehrere Spalten markiert haben, ist es voellig egal, bei welchem Spaltenkopf Sie diese Aktion ausfuehren, - Hauptsache, es handelt sich um einen der markierten Spaltenkoepfe. Umstaendlich gestaltet sich das Mausverfahren hoechstens, wenn Sie die Spaltenbreite schon vorher veraendert hatten und der rechte Rand wegen einer sehr grossen Breite nicht mehr auf dem Bildschirm zu sehen ist. Dann muessten Sie erst mit der Bildlaufleiste nach rechts blaettern. Um das zu vermeiden, koennen Sie mit wenigen Handgriffen eine Schaltflaeche in die Symbolleiste von Excel einfuegen. Und so gehen Sie vor: 1. Waehlen Sie ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN an. 2. Klicken Sie auf das Excel-Menue FORMAT, darin auf SPALTE und schliesslich auf den Befehl OPTIMALE BREITE BESTIMMEN (OPTIMALE BREITE FESTLEGEN in Excel 2002/XP und 2003), genau so, als wenn Sie den Befehl aufrufen wollten. 3. Nun druecken Sie die Strg-Taste und halten sie fest. Dann ziehen Sie das Untermenue-Element OPTIMALE BREITE BESTIMMEN an eine beliebige Stelle in der STANDARD- oder der FORMAT-Symbolleiste. Ein senkrechter Balken kennzeichnet die Einfuegeposition. 4. Lassen Sie erst die Maustaste und danach auch die Strg- Taste los, sobald Sie die passende Position fuer den Spaltenbreitenbefehl gefunden haben. Das Ziehen bei gedrueckter Strg-Taste erstellt eine Kopie des Menueelements. 5. Wenn Sie wollen, koennen Sie die neue Symbolleistenschaltflaeche mit der rechten Maustaste anklicken, um ueber ein Kontextmenue die Beschriftung im Feld NAME zu aendern. Oder Sie nutzen im Kontextmenue den Befehl SCHALTFLAECHENSYMBOL AENDERN, um ein Symbol zuzuweisen. Die Platz sparende Symboldarstellung erreichen Sie anschliessend, indem Sie im Kontextmenue den Befehl STANDARD aufrufen. 6. Nach Abschluss aller Anpassungen klicken Sie im Dialogfeld ANPASSEN auf die Schaltflaeche SCHLIESSEN. Ab sofort ist die optimale Spaltenbreite nur noch einen Mausklick entfernt. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Adressuebernahme aus Outlook und Access nach Word 2000, 2002/XP und 2003 --------------------------------------------------- Vergessen Sie das laestige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel: + Direkte Uebernahme von Adressen aus Outlook, Exchange Server sowie beliebigen Access-Datenbanken + Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2000, 2002/XP und 2003 + Flexible Uebernahme in beliebige Brief- und Faxvorlagen + Musterbrief-Verwaltung mit ueber 100 fertigen Briefen + Automatische Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage + Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt! Ausfuehrliche Informationen zum SmartTools Brief- und Fax- Manager 2003 finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Fehlerhafte Kriterienauswertung bei Spezialfiltern und Datenbankfunktionen? -------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Kann es sein, dass die Spezialfilter-Funktion sowie die Tabellenfunktionen DBSUMME, DBMIN usw. fehlerhaft sind? Ich habe zum Beispiel eine Datenbank, die u.a. die Namen "Schuster, Karl" und "Schuster, Karl-Heinz" enthaelt. Nun moechte ich mit dem Spezialfilter alle Datensaetze fuer "Schuster, Karl" ermitteln. Dazu habe ich einen Kriterienbereich angelegt und als Suchkriterium den Namen "Schuster, Karl" eingegeben. Im Ausgabebereich des Spezialfilters erscheinen dann aber auch alle Datensaetze fuer "Schuster, Karl-Heinz". Das darf doch nicht sein! G. Preyer ANTWORT: Das ist nicht unbedingt ein Fehler. Es ist halt das uebliche Verfahren, wie Excel Suchkriterien fuer die Spezialfilter-Funktion und fuer Datenbankfunktionen wie DBSUMME usw. auswertet. Texteingaben werden immer so interpretiert, als wuerden Sie eine Eingabe wie " *" vornehmen, wobei das "*" fuer eine beliebige Zeichenfolge steht. So kommt es, dass bei dem Suchkriterium "Schuster, Karl" auch Datenbankeintraege fuer "Schuster, Karl-Heinz" gefunden werden. Sie koennen diese "unscharfe" Suche aber ausschalten, indem Sie eine Formel im Kriterienbereich einsetzen. Dazu ein Beispiel: Angenommen, Sie haetten in den Spalten A und B eine Datenbank mit den Feldern "Name" und "Umsatz" eingerichtet. In der Namensspalte gibt es Eintraege fuer "Schuster, Karl" und "Schuster, Karl-Heinz". Zur Vorbereitung der Spezialfilter-Funktion geben Sie in Zelle D1 die Feldbezeichnung "Name" ein. Darunter - in Zelle D2 - tragen Sie das Suchkriterium ein. Fuer die praezise Suche darf es sich dabei aber nicht um einen einfachen Textwert handeln. Stattdessen geben Sie in D2 folgende Formel ein: ="="&F2 Damit beziehen Sie sich auf Zelle F2, die momentan noch leer ist. Aendern Sie das, indem Sie in Zelle F2 den Namen eingeben, nach dem Sie mit dem Spezialfilter suchen wollen - beispielsweise "Schuster, Karl". Daraufhin enthaelt die Zelle D2 des Kriterienbereichs =Schuster, Karl Jetzt koennen Sie den Spezialfilter fuer eine praezise Suche aufrufen. Dazu waehlen Sie DATEN-FILTER-SPEZIALFILTER an. Im zugehoerigen Dialogfenster aktivieren Sie die Option AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN. Danach stellen Sie den LISTENBEREICH auf die Zellen der Datenbank in den Spalten A und B ein. Als KRITERIENBEREICH geben Sie die Zellen D1 und D2 an (auf keinen Fall darf die Zelle, in der Sie den gesuchten Namen eingegeben haben, - hier F2 - in den Kriterienbereich eingeschlossen werden). Und im Feld AUSGABEBEREICH (Excel 97) bzw. KOPIEREN NACH (Excel 2000/2002/2003) legen Sie die erste Ausgabezelle fest - etwa D5. Nach einem Klick auf OK erhalten Sie die Uebersicht ueber die Datensaetze fuer "Schuster, Karl". Datensaetze fuer "Schuster, Karl-Heinz" gehoeren dieses Mal nicht dazu. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! 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