Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 3. November 2004 02:13 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 3.11.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 3.11.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene endlich grafisch in Access darstellen + DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel + TECHINFO: So klappt der Umstieg auf Office 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Zeile und Spalte der aktiven Zelle hervorheben, Teil 1 + QUICKTIPP: Ende des aktuellen Bereiches per Doppelklick auswaehlen EXCEL-HELPLINE + Vorschau auf Excel-Arbeitsmappen im Windows-Explorer + Auswertung von Nullwerten in Diagrammen vermeiden NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene endlich grafisch in Access darstellen ------------------------------------------------------- Der beliebte Belegungsplan fuer Access steht ab sofort in einer neuen Version zur Verfuegung: Sie muessen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgaenge verwalten und diese Loesung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein uebersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fuelle von Anwendungen denkbar ist: + Urlaubs- und Personalplanung + Belegung von Wohnungen oder Haeusern + Vermietung von Geraeten + Fahrzeuge eine Fuhrparks + Raumbelegung + Projekt- und Ressourcenplanung + u.v.m. Die neue Version 2.11 bietet unter anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kuerzeln fuer noch aussagekraeftigere Darstellungen. Sie erhalten diese Loesung in einer komplett ungeschuetzten Entwicklerversion (MDB-Datei) ohne jegliche Einschraenkungen an. Sie koennen den Belegungsplan in beliebig viele Datenbanken integrieren und auf unbegrenzt vielen Arbeitsplaetzen installieren! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/ DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel ---------------------------------------------------- Mit dem SmartTools Jahreskalender sehen Sie das ganze Jahr auf einen Blick: Fuellen Sie den Plan direkt in Excel aus. Veranstaltungs- und Besuchstermine, Redaktions- und Anzeigenschluss, Umsatz- oder Besucherzahlen - es gibt viele Einsatzmoeglichkeiten. Und das beste am SmartTools Jahresplaner: + Er ist vollkommen kostenlos! + Sie koennen jederzeit beliebig viele Plaene fuer unterschiedliche Zwecke anlegen. + Die Vorlage ist als endloser Kalender angelegt: Sie muessen also nur die Jahreszahl eintragen und die komplette Tabelle wird samt farbiger Markierung der Wochenenden automatisch gefuellt. Nutzen Sie jetzt unseren kostenlosen Download: http://www.add-in-world.com/katalog/jahresplan/ TECHINFO: So klappt der Umstieg auf Office 2003 ----------------------------------------------- Zum Umstieg auf Office 2003 bietet Microsoft eine Reihe von wenig bekannten Techinfos an: Umstieg von Office XP auf 2003 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3b12295e-6f12-416e-8a58-043010169efe&DisplayLang=en Umstieg von Office 2000 auf Office 2003 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=24946d36-002e-4137-af13-50c92ed86ed9&DisplayLang=en Umstieg von Office 97 auf Office 2003 http://download.microsoft.com/download/c/0/3/c033fbc7-ed34-4d44-aa7b-2f83741523a6/97-03Delta.exe Jede dieser Techinfos geht auf die Besonderheiten der einzelnen Office-Versionen bei der Migration auf Office 2003 ein. Auf jeweils mehr als 50 Seiten geht es nicht nur um die Unterschiede (fuer Anwender und Entwickler), sondern auch um bekannte Bugs und Probleme, die bei der Installation der neuen Version auftauchen koennen. Eine Fuelle von Links zu Techinfos mit weitergehenden Informationen zu einzelnen Bugs und Patches rundet jedes Dokument ab. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Zeile und Spalte der aktiven Zelle hervorheben, Teil 1 ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Nehmen wir an, dass Sie in einem sehr umfangreichen Tabellenblatt mit mehreren hundert Spalten und tausenden von Zeilen regelmaessig fehlerhafte Eingaben oder Berechnungsfehler suchen muessen. Auch wenn Excel den Spalten- und Zeilenkopf der aktuellen Zelle hervorhebt, waere es weitaus praktischer, wenn immer die gesamte Zeile und/oder Spalte markiert werden koennte. So wuerde man auch beim Blaettern immer sehen, an welcher Stelle sich der Zellzeiger gerade befindet. Wir haben Ihnen vor einiger Zeit bereits den dynamischen Mauszeiger vorgestellt, aber in diesem zweiteiligen Tipp der Woche gehen wir einen Schritt weiter: Mit einer benutzerdefinierten Makroloesung koennen Sie eine Art Fadenkreuz anlegen, in dessen Mittelpunkt sich die aktive Zelle befindet. Gleichzeitig hebt das Fadenkreuz die aktuelle Zeile und Spalte hervor. Um den Prozedurcode nicht in jeder Arbeitsmappe neu eingeben zu muessen, erstellen Sie die Makroloesung als Klassenmodul in einer neuen Datei. So muessen Sie spaeter nur dafuer sorgen, dass die Datei mit dem Klassenmodul geoeffnet ist, wenn Sie das Fadenkreuz in irgendeiner anderen Arbeitsmappe benoetigen. Die genaue Funktionsweise laesst sich am besten am praktischen Beispiel beschreiben. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Legen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe an. 2. Wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. 3. Legen Sie im Projekt der neuen Arbeitsmappe ein Klassenmodul an, indem Sie EINFUEGEN-KLASSENMODUL aufrufen. 4. Im daraufhin angezeigten Codefenster geben Sie zunaechst einige Variablen- und Konstantendeklarationen ein: Dim WithEvents objAktivesBlatt As Worksheet Dim objZeilenRect As Shape Dim objSpaltenRect As Shape Const ROT As Integer = 255 Const GRUEN As Integer = 255 Const BLAU As Integer = 128 Const TRANSPARENZ = 0.75 Interessant ist die erste Objektvariable, die mit dem Zusatz "WithEvents" deklariert wird. "objAktivesBlatt" dient auf diese Weise nicht nur dazu, einen Verweis auf ein Tabellenblatt herzustellen, sondern ermoeglicht es auch, die Ereignisse auszuwerten. Das nutzen Sie spaeter, um auf einen Wechsel der Zellmarkierung - also auf die Bewegung des Zellcursors - zu reagieren. Die beiden Shape-Objekt-Variablen stehen fuer die Elemente des Fadenkreuzes. Um die Tabelleninhalte nicht zu beeinflussen, realisieren Sie das Fadenkreuz ueber zwei Rechtecke in der Zeichnungsebene, deren Position jeweils an die aktuelle Zelle angepasst wird. Mit den Konstanten definieren Sie die Farbgebung der Rechtecke, - die Farbanteile ergeben zusammen einen Gelbton. Damit die Rechtecke nicht die Tabelleninhalte ueberlagern, machen Sie sie transparent. Den Grad der Transparenz stellen Sie mit der Konstanten "TRANSPARENZ" ein. 5. Als naechstes geben Sie die Prozeduren ein, mit denen Sie die Klasse initialisieren und wieder beenden: Private Sub Class_Initialize() Set objAktivesBlatt = ActiveSheet Set objZeilenRect = objAktivesBlatt.Shapes _ .AddShape(msoShapeRectangle, _ Left:=0, _ Top:=ActiveCell.Top, _ Width:=ActiveCell.EntireRow.Width, _ Height:=ActiveCell.Height) With objZeilenRect .Fill.ForeColor.RGB = RGB(ROT, GRUEN, BLAU) .Fill.Transparency = TRANSPARENZ .Line.ForeColor.RGB = RGB(0, 0, 0) .Placement = xlFreeFloating .OLEFormat.Object.PrintObject = False End With Set objSpaltenRect = objAktivesBlatt.Shapes _ .AddShape(msoShapeRectangle, _ Left:=ActiveCell.Left, _ Top:=0, _ Width:=ActiveCell.Width, _ Height:=ActiveCell.EntireColumn.Height) With objSpaltenRect .Fill.ForeColor.RGB = RGB(ROT, GRUEN, BLAU) .Fill.Transparency = TRANSPARENZ .Line.ForeColor.RGB = RGB(0, 0, 0) .Placement = xlFreeFloating .OLEFormat.Object.PrintObject = False End With End Sub Private Sub Class_Terminate() On Error Resume Next objZeilenRect.Delete objSpaltenRect.Delete Set objZeilenRect = Nothing Set objSpaltenRect = Nothing Set objAktivesBlatt = Nothing End Sub In der naechsten Woche komplettieren wir die Makroloesung, werfen einen genaueren Blick auf die Funktionsweise und zeigen, wie Sie sie in der Praxis einsetzen koennen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken ---------------------------------------------- Vergessen Sie den umstaendlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar fuer die Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail- Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhaengig von Outlook durchgefuehrt, so dass es keine Probleme mit laestigen Sicherheitsmeldungen gibt! Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Ende des aktuellen Bereiches per Doppelklick auswaehlen --------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Mit dem folgenden wenig bekannten Trick koennen Sie sich in umfangreichen Tabellen noch schneller bewegen: Bewegen Sie den Mauszeiger ueber den Rand der Zellmarkierung, so dass sich der Mauszeiger in ein Kreuz mit vier Pfeilen verwandelt. Per Doppelklick springen Sie dann an das Bereichsende in der entsprechenden Richtung. Doppelklicken Sie also auf den oberen Rand der Markierung, um an den oberen Rand zu springen, verwenden Sie den Doppelklick auf den linken Rand der Markierung, um das linke Ende auszuwaehlen usw. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Vorschau auf Excel-Arbeitsmappen im Windows-Explorer ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Gibt es ein Hilfsprogramm, das alle XLS-Dateien in einem Ordner als Miniatur-Ansicht anzeigt wie das bei Grafiken moeglich ist? Das wuerde mir die Suche nach einer bestimmten Datei erheblich vereinfachen! H. Graeub ANTWORT: Tatsaechlich gibt es eine Moeglichkeit, genau das zu erreichen, was Sie wuenschen, auch ohne ein Zusatzprogramm zu installieren. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie Windows XP einsetzen. Hier finden Sie im Explorer das Menue ANSICHT-MINIATURANSICHT, ueber das Sie jede Datei als kleine Grafik anzeigen koennen. In vielen Faellen handelt es sich dabei einfach um vergroesserte Icons, aber bei Grafiken zeigt der Explorer eine kleine Vorschau an. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass auch Excel bereits seit der Version 97 ueber die Moeglichkeit verfuegt, eine kleine grafische Vorschau auf den Datei-Inhalt zusammen mit jeder Arbeitsmappe zu speichern. Wenn Sie diese Moeglichkeit nutzen, erhalten Sie bei der Miniaturansicht im Explorer einen sehr guten visuellen Ueberblick ueber alle Excel-Dateien in einem Ordner. Sie muessen dazu lediglich die gewuenschte Arbeitsmappe aufrufen, das Menue DATEI-EIGENSCHAFTEN anwaehlen, das Kontrollkaestchen VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN aktivieren und mit OK bestaetigen. In Zukunft wird dann bei jedem Speichervorgang eine aktualisierte Vorschau mit der Arbeitsmappe gespeichert. Wie das genau aussieht koennen Sie ganz einfach ueberpruefen, indem Sie den Explorer mit der MINIATURANSICHT aufrufen und in den entsprechenden Ordner wechseln. Das Problem bei der Sache ist, dass die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN fuer alle neuen Arbeitsmappen standardmaessig deaktiviert ist. Haben Sie sie einmal wie oben beschrieben eingeschaltet, bleibt sie das auch, aber eben nur fuer diese eine Datei. Fuer Ihre bestehenden Tabellen bleibt Ihnen leider nichts anderes uebrig, als bei der naechsten Bearbeitung das Menue DATEI-EIGENSCHAFTEN aufzurufen und die entsprechende Option zu aktivieren. Damit die Vorschaugrafik aber automatisch fuer neue Arbeitsmappen erstellt wird, haben wir zwei Vorschlaege: * Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Allgemein" und aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ANFRAGE NACH DATEIEIGENSCHAFTEN. Wenn Sie in Zukunft eine Arbeitsmappe zum ersten Mal speichern, wird dann in Zukunft automatisch das Dialogfeld DATEI- EIGENSCHAFTEN angezeigt. Ein Mausklick genuegt dann und die Speicherung der Vorschaugrafik wird eingeschaltet. * Alternativ dazu koennen Sie die Einstellung der Vorschaugrafik auch in der Standard-Arbeitsmappe festhalten, die Excel als Grundlage fuer jede neue Datei verwendet. Dazu legen Sie eine leere Arbeitsmappe an, aktivieren das Kontrollkaestchen VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN und klicken auf das Diskettensymbol. Im nachfolgenden Dialog legen Sie "Mustervorlage" als DATEITYP fest, wechseln in das Verzeichnis XLSTART und sichern die Arbeitsmappe unter dem Namen MAPPE.XLT. Wenn Sie dann in Zukunft eine neue Excel-Datei anlegen, wird eine Kopie von MAPPE.XLT angelegt, so dass die Option fuer die Vorschaugrafik wie gewuenscht bereits standardmaessig eingeschaltet ist. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Vorlagen fuer Personal- und Dienstplaene ---------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den brandneuen Digitalen Zeitplaner 2005 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Auswertung von Nullwerten in Diagrammen vermeiden ------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wir tragen in einem Liniendiagramm Werte ab, die den Kalenderwochen eines Jahres zugeordnet sind. In dem Diagramm sollen immer alle Kalenderwochen sichtbar sein, auch wenn noch keine Werte vorliegen. Das fuehrt aber dazu, dass Excel fuer die Kalenderwochen ohne Werteangabe Nullwerte im Diagramm abtraegt. Eigentlich sollte die Diagrammlinie am letzten Datenpunkt enden, fuer den es einen Wert gibt. Wissen Sie, wie ich das Diagramm entsprechend konfigurieren kann? G. Schmidt ANTWORT: Normalerweise ignoriert Excel Datenpunkte, fuer die noch keine Werte vorliegen, und verhaelt sich so, wie Sie es sich wuenschen. Angenommen etwa, Sie geben in Spalte A die Zahlen 1 bis 52 (fuer die Kalenderwochen) ein und in Spalte B tragen Sie beliebige Werte fuer die Wochen 1 bis 27 ein, waehrend Sie die restlichen Zeilen leer lassen. Mit dem Diagramm-Assistenten koennen Sie anschliessend ein Liniendiagramm erstellen, dessen Kurve in Woche 27 endet. Die Wochen 28 bis 52 zeichnet Excel nicht als Nullwerte ein. Dass dies in Ihrem Fall nicht so ist, deutet darauf hin, dass Sie im Diagramm Formelergebnisse abtragen wollen. Wenn dann fuer einzelne Kalenderwochen die Basiswerte der Formeln fehlen, gibt Excel standardmaessig schon in der Tabelle das Ergebnis "0" aus. Dieser Wert wird dann auch im Liniendiagramm abgetragen. Selbst wenn Sie eine Formel aufstellen, die per WENN- Funktion prueft, ob Basiswerte vorliegen und bei Nichtvorlage eine leere Zeichenfolge zurueckgibt, wertet Excel diese leere Zeichenfolge als Nullwert im Diagramm aus. Ein Beispiel fuer die Division der Werte in B2 und C2: =WENN(UND(ISTZAHL(B2);ISTZAHL(C2));B2/C2;"") Um zu verhindern, dass jedes Formelergebnis im Diagramm abgetragen wird, selbst wenn es aufgrund fehlender Basiswerte gar keine Beruecksichtigung finden sollte, muessen Sie mit dem Fehlerwert "#NV" (Wert nicht verfuegbar) arbeiten. Die Pruefung, ob ein Ergebnis oder "#NV" zurueckgegeben werden soll, nehmen Sie wie oben mit einer WENN-Funktion vor. Die oben aufgefuehrte Formel muesste dann wie folgt aussehen: =WENN(UND(ISTZAHL(B2);ISTZAHL(C2));B2/C2;NV()) Das fuehrt in Ihrer Excel-Tabelle zwar dazu, dass bei Kalenderwochen, fuer die noch keine Werte vorliegen, der Fehlertext "#NV" erscheint. Dafuer entspricht das zugehoerige Diagramm genau Ihren Vorstellungen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2004 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/