Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 3. August 2005 00:03 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 3.8.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 3.8.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Mailwasher Pro - die Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und unerwuenschte E-Mail + DOWNLOAD-TIPP: Kreditberechnungen in Excel + NEWS: Neue Bugfixes fuer Excel 2002/XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + Effektive Auswertungen mit Datenbankfunktionen, Teil 1 EXCEL-HELPLINE + Beliebige Sortierfolgen mit benutzerdefinierten Listen + Add-In in Arbeitsmappe umwandeln NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und unerwuenschte E-Mail ----------------------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Loesungen: Die Nachrichten werden zunaechst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls geloescht. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative - das bereits millionenfach bewaehrte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept: * Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook ueberhaupt auf Ihren Computer geladen werden. * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten fuer Sie vor. Auf Wunsch kontrollieren Sie die Liste noch und loeschen dann per Mausklick alle gefaehrlichen und nicht erwuenschten Mails direkt auf dem Mailserver. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP, AOL und Hotmail von Spam befreien. Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet (die Informationen ueber Ihre Mailkonten koennen beispielsweise direkt aus Outlook uebernommen werden) und sofort einsatzbereit. Naehere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gueltigen Einfuehrungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Kreditberechnungen in Excel ------------------------------------------ Wenn von Finanzberechnungen die Rede ist, kann Excel nicht weit sein. Das Programm eignet sich hervorragend fuer dieses Aufgabengebiet und ist durch zahlreiche Funktionen bestens darauf vorbereitet. In einer kostenlosen Techinfo finden Sie Tipps und Loesungen rund um das Thema Kreditberechnungen in Excel. Lernen Sie die verfuegbaren Funktionen kennen und erfahren alles ueber die Berechnung von Laufzeit, Gesamtbelastung usw.: http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-kredit/ NEWS: Neue Bugfixes fuer Excel 2002/XP -------------------------------------- Microsoft hat einen weiteren Hotfix fuer Excel 2002 veroeffentlicht, der zwei neu entdeckte Fehler beheben soll: So kann es unter bestimmten Umstaenden zu einem Programmabsturz kommen, wenn Sie eine Pivot-Tabelle anlegen. Ausserdem hat man festgestellt, dass die Suche nach abhaengigen Zellen per VBA bei wiederholtem Aufruf falsche Ergebnisse liefert oder zu einem Abbruch des Makros fuehrt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie muessen den Hotfix explizit beim Support anfordern: Excel 2002 hotfix package vom 28. Juni 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;903038 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Effektive Auswertungen mit Datenbankfunktionen, Teil 1 ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wer mit Excel arbeitet, will nicht einfach nur Daten erfassen. Eine ganz wichtige Aufgabe ist es, die eingegebenen Informationen zu analysieren. Excel bietet zu diesem Zweck eine reichhaltige Auswahl an Funktionen. Aber haben Sie es auch schon einmal mit den Datenbankfunktionen probiert? Datenbankfunktionen eignen sich hervorragend, um statistische Auswertungen aufgrund bestimmter Kriterien vorzunehmen. Egal ob Sie Summen, Maximal- oder Minimalwerte, Mittelwerte oder Standardabweichungen berechnen wollen, mit den im Anschluss vorgestellten Verfahren finden Sie im Handumdrehen das gewuenschte Ergebnis. Voraussetzung ist, dass Sie die auszuwertenden Daten in einen zusammenhaengenden Tabellenbereich mit Spaltenueberschriften eingegeben haben. Excel interpretiert die Ueberschriften als Feldnamen der Datenbank. Die darunter stehenden Zeilen entsprechen den Datensaetzen. Fuer eine einfache Excel-Datenbank koennten Sie zum Beispiel die Ueberschriften "Datum", "Kunde" und "Rechnungsbetrag" in die Zellen A1, B1 und C1 eingeben. Darunter fuegen Sie beliebige Beispieldaten ein. Um mit Datenbankfunktionen arbeiten zu koennen benoetigen Sie ausserdem einen Kriterienbereich. Darin formulieren Sie die Bedingung fuer die Datenanalyse, was im zuvor genannten Beispiel etwa folgendermassen aussehen koennte: "Suche alle Datensaetze fuer den Kunden Mueller". Der Kriterienbereich ist mindestens zwei Zeilen hoch, wobei in der ersten Zeile Spaltenueberschriften aus der Excel-Datenbank stehen muessen. Die Breite des Kriterienbereichs muss nicht unbedingt mit der Breite der Datenbank uebereinstimmen. Das heisst, dass Sie nicht immer alle Spaltenueberschriften uebernehmen muessen; es genuegt, die Ueberschriften einzutragen, die fuer das Suchkriterium relevant sind. Wenn Sie nach einem bestimmten Kunden suchen wollen, reicht es also, in die erste Zeile des Kriterienbereichs die Spaltenueberschrift "Kunde" einzugeben. Wo Sie den Kriterienbereich anlegen, spielt keine Rolle. Beachten Sie nur, dass er nicht versehentlich ueberschrieben wird, wenn Sie neue Daten in die Liste mit den Kunden und Rechnungsbetraegen eingeben. Achten Sie zudem darauf, dass genug Platz fuer die Kriterien ist. Wenn Sie zum Beispiel nach mehreren Kunden suchen wollen, koennen Sie die Namen untereinander in die Kundenspalte des Kriterienbereichs eintragen. Planen Sie derartige Erweiterungen ein. Im Beispiel wiederholen Sie die Spaltenueberschrift "Kunde" in der Zelle E1. Das Kriterium selbst, also ein Kundenname wie "Mueller" geben Sie direkt darunter in Zelle E2 ein. E1 und E2 bilden somit den Kriterienbereich. Erst jetzt kommen die Datenbankfunktionen ins Spiel. Damit koennen Sie beispielsweise berechnen, auf welche Summe sich alle Rechnungsbetraege des Kunden Mueller belaufen. Auch hier spielt es keine Rolle, wo Sie die entsprechende Tabellenfunktion eingeben. Um den Gesamtbetrag aber nicht vollkommen kommentarlos stehen zu lassen, richten Sie in den Zellen E6:F7 der Beispieltabelle einen Ausgabebereich mit erklaerenden Beschriftungen ein: In E6 tragen Sie den Text "Kunde" ein, in F6 den Text "Summe der Rechnungen" und in E7 die Formel "=E2", womit Sie den Kundennamen aus dem Kriterienbereich wiederholen. Fuer die Datenbankfunktion ist Zelle F7 reserviert. Die von einem Kriterium abhaengige Summe berechnen Sie mit der Funktion DBSUMME. Sie benoetigt drei Argumente: * die Adresse des Datenbankbereichs * den Namen des Feldes, fuer das eine Summe ermittelt werden soll * die Adresse des Kriterienbereichs Davon ausgehend, dass Ihre Beispieldaten (inklusive Spaltenueberschriften) den Bereich A1:C20 einnehmen, lautet die Formel fuer Zelle F7 folgendermassen: =DBSUMME(A1:C20;"Rechnungsbetrag";E1:E2) Sie erhalten sofort die Gesamtsumme aller Rechnungen des im Kriterienbereich eingegebenen Kunden. Probieren Sie ruhig andere Namen aus; Excel passt die (Datenbank)Summe automatisch an den entsprechenden Kunden an. Genauso einfach lassen sich andere Auswertungen durchfuehren. Welche Moeglichkeiten Excel dafuer bietet und wie Sie Datenbankfunktionen mit komplexen Kriterien noch effektiver einsetzen, erfahren Sie naechste Woche im zweiten Teil dieses Tipps. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Der Kommentar-Manager fuer Excel - Pfiffige Zusatzfunktionen fuer die taegliche Arbeit --------------------------------------------------- Sie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die taegliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Groesse fuer Ihre Kommentar- Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. Weitere Highlights: * Fuegen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare ein. * Bearbeiten Sie Ihre Kommentartexte komfortabel in einem uebersichtlichen Fenster. * Nehmen Sie nachtraegliche Korrekturen in den Kommentaren per Mausklick vor, denn Sie koennen beliebige Zeichenketten suchen und ersetzen. * Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - erstellen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare. * Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar- Popups. Waehlen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro nur kurze Zeit in einer Einfuehrungsaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Beliebige Sortierfolgen mit benutzerdefinierten Listen ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich bin in der Textilbranche taetig und verwalte den Warenverkauf in einer Excel-Tabelle. Zu statistischen Zwecken moechte ich die Verkaeufe nach den Konfektionsgroessen "Small", "Medium", "Large" usw. sortieren. Das laesst sich weder in einer alphabetischen noch in einer numerischen Reihenfolge umsetzen. Muss ich die Tabelle nach einer normalen (alphabetischen) Sortierung immer erst mit manuellen Kopiervorgaengen in die gewuenschte Reihenfolge bringen oder gibt es auch eine einfachere Loesung? T. Schmidt ANTWORT: In Ihrem Fall sind "benutzerdefinierte Listen" genau das Richtige. Schon von Haus aus bringt Excel einige solcher Listen mit: zum Beispiel "Januar, Februar, Maerz" usw. oder "Montag, Dienstag" usw. Sie koennen die Auswahl beliebig erweitern, unter anderem auch durch Listen mit Konfektionsgroessen. "Benutzerdefinierte Listen" haben zwei Vorteile: Zum einen koennen sie zur individuellen Sortierung von Tabellendaten benutzt werden; und zum anderen lassen sie sich zusammen mit dem "Ausfuellkaestchen" (dem kleinen Rechteck in der unteren rechten Ecke einer Zellmarkierung) einsetzen, um Tabellenbereiche automatisch mit einer Wertefolge zu fuellen. Gehen Sie wie folgt vor, um beispielsweise eine benutzerdefinierte Liste mit Konfektionsgroessen anzulegen: 1. Oeffnen Sie ein leeres Tabellenblatt und geben Sie die gewuenschte Wertereihe in untereinander stehenden Zellen ein. 2. Bringen Sie die Werte manuell in die passende Reihenfolge. In Ihrem Fall bedeutet das etwa, dass Sie in die Zellen A1 bis A5 diese Daten eingeben: S M L XL XXL 3. Markieren Sie die gesamte Wertereihe - im Beispiel also die Zellen A1:A5. 4. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln Sie auf die Registerkarte AUTOAUSFUELLEN (Excel 97/2000) bzw. BENUTZERDEFINIERTE LISTEN (Excel 2002/XP und 2003). 5. Der Bezug auf die markierten Zellen erscheint automatisch im Feld LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN. Ueberpruefen Sie die Eingabe: im Beispielfall muss "$A$1:$A$5" in dem Feld stehen. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltflaeche IMPORTIEREN. 6. Excel nimmt die neue Liste daraufhin in das linke Listenfeld des Dialogfelds auf und zeigt die einzelnen Elemente in der rechten Liste. Sie brauchen das Ergebnis nur noch mit OK zu bestaetigen. Ab sofort koennen Sie Tabellendaten auf Basis der eben erstellten Liste sortieren, so dass Sie Ihre Verkaufszahlen zum Beispiel in Abhaengigkeit von der Konfektionsgroesse analysieren koennen. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten: 1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt mit dem Bereich, den Sie sortieren wollen. 2. Markieren Sie die zu sortierenden Zellen. Excel erkennt automatisch, ob ueber den Spalten eine Zeile mit Ueberschriften steht oder nicht. 3. Waehlen Sie das Menue DATEN-SORTIEREN an und bestimmen Sie die Spalte mit den Konfektionsgroessen (oder mit den Angaben aus einer anderen benutzerdefinierten Liste) als erstes Sortierkriterium. 4. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Optionen. Per Dropdown- Feld haben Sie jetzt die Moeglichkeit, die BENUTZERDEFINIERTE SORTIERREIHENFOLGE auf die oben angelegte benutzerdefinierte Liste einzustellen. Im Beispielfall muessten Sie also den Eintrag "S, M, L, XL, XXL" auswaehlen. Anschliessend klicken Sie auf OK. 5. Wenn Sie auch den Sortierdialog mit OK bestaetigen, erhalten Sie genau die Sortierung, die Sie sich vorgestellt haben. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken ---------------------------------------------- Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Fuer Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Die wichtigsten Highlights: * Keine Bindung an Outlook: Das eingesetzte Mailprogramm spielt keine Rolle und daher erscheinen keine laestigen Sicherheitsmeldungen. * Individueller Einzelversand: Jeder Empfaenger erhaelt eine Mail mit Anrede und beliebigen anderen individuellen Informationen. Fuer keinen Empfaenger sind die uebrigen Adressaten Ihrer Mail erkennbar! * Komfortable Gestaltung Ihrer Mails: Verwenden Sie die gewohnten Word-Funktionen zur Formatierung der Anschreiben. Die Umwandlung in eine HTML-Mail erfolgt automatisch. Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit noch 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Add-In in Arbeitsmappe umwandeln -------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Vor einiger Zeit haben Sie Add-Ins als Moeglichkeit zur flexiblen Speicherung von Makros und VBA-Funktionen vorgestellt. Dabei wurde die Arbeitsmappe nach dem Erstellen des Add-Ins ohne Speicherung geschlossen. Wie kann ich aus einem Add-In aber bei Bedarf wieder einer Arbeitsmappe machen und auf die Tabellen sowie die Datei-Eigenschaften zugreifen? Dazu muesste ich die zugrunde liegende XLS-Datei doch eigentlich sichern, oder? L. Frommer ANTWORT: Mit den folgenden Schritten koennen Sie ungeschuetzte Add-Ins jederzeit wieder in normale Arbeitsmappen umwandeln: 1. Wechseln Sie in den VBA-Editor und oeffnen Sie im Projekt-Explorer das VBA-Projekt des gewuenschten Add-Ins. 2. Oeffnen Sie den Zweig "Microsoft Excel Objekte" und klicken Sie auf "Diese Arbeitsmappe". 3. Im Fenster "Eigenschaften - Diese Arbeitsmappe" finden Sie nun eine Eigenschaft "IsAddin", die Sie einfach von "Yes" auf "No" setzen. Daraufhin erscheint das Add-In sofort als normale Arbeitsmappe in Excel. Sie koennen die Tabellenblaetter bearbeiten und auf Wunsch die Datei-Eigenschaften veraendern. Danach kehren Sie dann wieder in die Entwicklungsumgebung zurueck, aendern die Eigenschaft "IsAddin" wieder auf "Yes" und schon steht Ihnen wieder ein Add-In mit den gewuenschten Aenderungen zur Verfuegung. Wichtig dabei: Bitte waehlen Sie direkt danach das Menue DATEI-.XLA SPEICHERN an, damit die aktuelle Version des Add-Ins gespeichert wird. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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