Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 29. November 2004 23:31 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 30.11.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 30.11.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Endlich professionelle Diagramme fuer Excel & Co. + DOWNLOAD-TIPP: Aktuellen Dateinamen in der Titelleiste anzeigen + NEWS: Kostenloses Excel-Add-In zum Abruf von SQL Server-Daten EXCEL-TIPP DER WOCHE + Listen ohne Duplikate zusammenfuehren, Teil 1 EXCEL-HELPLINE + Formel zur Pruefung von Sortierungen + Arbeitsmappen gemeinsam im Netzwerk bearbeiten NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Endlich professionelle Diagramme fuer Excel & Co. ------------------------------------------------------------ Amigo 2000, eine der erfolgreichsten Excel-Erweiterungen, steht ab sofort in einer neuen Version zur Verfuegung, die neben Office 97, 2000 und XP jetzt auch ganz neu die Version 2003 unterstuetzt. Amigo 2000 wurde ausserdem in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und fuer gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heisst es unter anderem: "Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Moeglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu ueberfuehren, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht." Der Schluessel dabei ist die integrierte "Rendering- Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benoetigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ DOWNLOAD-TIPP: Aktuellen Dateinamen in der Titelleiste anzeigen ------------------------------------------ Normalerweise zeigt Excel in der Titelleiste nur den Namen der aktuellen Arbeitsmappe an. Vor allem wenn im Netzwerk gearbeitet wird, waere hier aber die Anzeige des kompletten Pfades recht hilfreich, um Arbeitsmappen, die beispielsweise im Team bearbeitet und aus verschiedenen Verzeichnissen geladen werden, besser identifizieren zu koennen. Wir Ihnen Schritt fuer Schritt mit detaillierten Abbildungen, wie Sie Excel um dieses nuetzliche Feature erweitern: http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-xlpfad/ NEWS: Kostenloses Excel-Add-In zum Abruf von SQL Server-Daten ---------------------------------------- Die SQL Server Analysis Services sind ein leistungsfaehige Werkzeug fuer die Auswertung und Aufbereitung von SQL Server-Daten. In der Regel sind die vorhandenen Funktionen und Moeglichkeiten fuer die Ausgabe eines Berichtes ausreichend. Fuer spezielle Anforderungen oder fuer den Fall, dass Sie die Ergebnisse der SQL Server Analysis Services generell lieber in Excel auswerten, koennen Sie ein kostenloses Add-In von Microsoft nutzen. Das "Excel Add-In fuer Analysis Services" integriert sich mit einem eigenen Menue CUBEANALYSE und einer eigenen Symbolleiste "Excel Add- In fuer Analysis Services" nahtlos in Excel und stellt alle fuer die Uebertragung der Daten notwendigen Funktionen zur Verfuegung. Die weitere Verarbeitung und Auswertung nehmen Sie dann mit den gewohnten Excel-Funktionen vor. Sie finden das Setup des Add-Ins unter der folgenden Adresse: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=dae82128-9f21-475d-88a4-4b6e6c069ff0&DisplayLang=de Starten Sie das Setup nach dem Download per Doppelklick und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Ab dem naechsten Start von Excel steht Ihnen dann das Menue CUBEANALYSE und die neue Symbolleiste "Excel Add-In fuer Analysis Services" fuer den Aufruf der Funktionen des Add-Ins zur Verfuegung. Zunaechst empfiehlt es sich jedoch, die ueber das Menue START- PROGRAMME-MICROSOFT SOLUTIONS-CUBEANALYSE erreichbare Dokumentation einzusehen und sich mit Konzept und Funktionsweise des Add-Ins vertraut zu machen. Die Dokumentation erlaeutert ausfuehrlich alle Funktionen von der Verwaltung der Verbindungen zum SQL Server bis hin zur Ausgabe als Bericht. Bei der spaeteren Arbeit mit dem Add-In helfen Ihnen Aufgabenbereiche, die notwendigen Einstellungen schnell und einfach vorzunehmen. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Listen ohne Duplikate zusammenfuehren, Teil 1 --------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Excel wird in vielen Faellen als Datenbank genutzt. Listen mit Adressen, Artikeln, Bestellungen und Preisen sind nichts anderes als Tabellen, die auch in einem Datenbanksystem wie Access vorkommen koennten. Excel ist aber fuer viele Anwendungen flexibler zu handhaben und erhaelt daher haeufig den Vorzug. Es gibt allerdings auch Situationen, in denen Ihnen die Funktionen einer richtigen Datenbank nuetzlich sein koennten und genau an dieser Stelle kommt Microsoft Query ins Spiel. Dieses vielen Anwendern unbekannte Programm wird bereits seit vielen Jahren mit Excel ausgeliefert und bietet eine komfortable Moeglichkeit, um Informationen aus externen Datenbanken in Ihre Arbeitsmappen zu importieren. Aber wussten Sie schon, dass ... + ...Microsoft Query auch fuer die Abfrage von Excel- Tabellen eingesetzt werden kann? + ...Microsoft Query ein vollwertiger SQL-Client ist, mit dessen Hilfe Sie Daten nicht nur abfragen, sondern auch bearbeiten koennen? Sie koennen Microsoft Query also einsetzen, um Ihre Excel- Tabellen per SQL beinahe genauso komfortabel zu bearbeiten, wie es beispielsweise in Access moeglich waere. Eine typische Anwendungssituation ist folgende: Ihnen zwei oder mehr Listen mit Adressen, Artikeln, Bestellungen o.ae. vor, die Sie nun zu einer einzigen kompletten Liste zusammenfuehren moechten. Das Problem dabei ist, dass einige Eintraege in mehreren Listen vorkommen und daher durch einfaches Zusammenkopieren Duplikate entstehen wuerden. Nun koennten Sie die Listen einfach zusammenkopieren, das Ganze sortieren und die doppelten Eintraege von Hand entfernen, aber es geht viel einfacher. In Access wuerden Sie das Zusammenfuehren mehrerer Listen ohne Duplikate mit Hilfe einer entsprechenden SQL-Abfrage loesen. Microsoft Query hilft Ihnen, eine solche Abfrage ganz einfach auch auf Excel-Tabellen anzuwenden. Und so gehen Sie dazu vor: 1. Im naechsten Schritt stellen Sie sicher, dass sich die Listen, die Sie zusammenfuehren moechten, in derselben Arbeitsmappe befinden. Gehen wir einmal davon aus, dass Sie im konkreten Fall zwei Listen mit Kundenadressen kombinieren moechten. Sind diese Listen in zwei unterschiedlichen Dateien gespeichert, oeffnen Sie beide Arbeitsmappen und verwenden dann das Kontextmenue VERSCHIEBEN/KOPIEREN, um die zweite Liste in die Datei der ersten Liste zu kopieren. 2. Weisen Sie beiden Listen ueber das Menue EINFUEGEN-NAME- DEFINIEREN einen Namen zu (schliessen Sie dabei die Spaltenueberschriften in den zugewiesenen Bereich ein). In unserem Fall verwenden wir die Namen "Kunden1" und "Kunden2". 3. Schliessen Sie die Arbeitsmappe mit den beiden Listen und wechseln Sie in eine beliebige leere Datei. 4. Waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN an und klicken Sie im folgenden Dialog zweimal auf den Eintrag "Excel-Dateien". 5. Im nachfolgenden Dateiauswahldialog markieren Sie die Arbeitsmappe mit den Listen, die Sie zusammenfuehren moechten und bestaetigen mit OK. 6. Daraufhin wird nun der Query-Assistent gestartet, den Sie in diesem Fall nicht benoetigen, weil Sie keine Daten auswaehlen, sondern aktualisieren moechten. In Excel 2000, 2002/XP und 2003 klicken Sie daher einfach auf ABBRECHEN und beantworten dann die folgende Abfrage, ob Sie eine Weiterbearbeitung in Microsoft Query wuenschen mit JA. In Excel 97 muessen Sie den Assistenten allerdings zunaechst einmal durchlaufen, weil beim Abbrechen tatsaechlich komplett beendet wuerde. Uebernehmen Sie hier im ersten Dialog eine der angezeigten Tabellen in die Abfrage und klicken Sie auf WEITER. Uebernehmen Sie alle weiteren Einstellungen einfach mit WEITER und klicken Sie im letzten Schritt nacheinander auf DATEN IN MICROSOFT QUERY BEARBEITEN ODER ANSEHEN und auf FERTIG STELLEN. 7. Sie befinden sich nun in Microsoft Query, wo Sie normalerweise die gewuenschten Daten fuer den Import nach Excel auswaehlen und in einer Vorschau pruefen koennen. Die in unserem Fall benoetigte Abfrage laesst sich in Query allerdings nicht grafisch anzeigen, sondern muss direkt in Form eines SQL-Statements eingegeben werden. Klicken Sie daher auf das Symbol "SQL". 8. In den nachfolgenden Dialog geben Sie nun das SQL- Statement ein, mit dem Sie Ihre Listen ohne Duplikate kombinieren moechten. Die grundsaetzliche Syntax sieht dabei folgendermassen aus: SELECT * FROM UNION SELECT * FROM UNION SELECT * FROM .. UNION SELECT * FROM Sie ersetzen dabei jeweils durch den Namen des Bereiches, den Sie den einzelnen Listen zugewiesen haben. Fuer unser konkretes Beispiel bedeutet das: SELECT * FROM [Kunden1] UNION SELECT * FROM [Kunden2] Gewoehnen Sie sich am besten an, die Bereichsnamen in eckige Klammern einzuschliessen, um Probleme durch Leer- und Sonderzeichen zu vermeiden. Nachdem Sie das SQL-Statment erfasst haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit OK. An dieser Stelle erscheint nun eine Warnmeldung, dass die SQL-Abfrage nicht grafisch dargestellt werden kann. Bestaetigen Sie einfach mit OK und nach wenigen Augenblicken erscheint das Ergebnis in Form einer kombinierten Liste ohne Duplikate im Fenster von Microsoft Query. Klicken Sie auf das Symbol "Daten zurueckgeben" oder waehlen Sie das Menue DATEI-DATEN AN MICROSOFT EXCEL ZURUECKGEBEN an. Anschliessend legen Sie die Stelle fest, an der Sie das die Ergebnisliste einfuegen moechten und bestaetigen ganz einfach mit OK. Sie haben damit die Listen wie gewuenscht ohne Duplikate zusammengefuehrt. Allerdings werden Sie im Praxiseinsatz merken, dass mit einer UNION-Abfrage ausschliesslich exakte Duplikate ausgeschlossen werden. In vielen Faellen ist das genau das, was Sie wollen, aber es gibt auch Situationen, in denen Ihnen diese Unterscheidung zu streng ist. Wenn Sie einen Kunden beispielsweise einmal mit "Hamburger Str." und einmal mit "Hamburger Strasse" erfasst haben, wird das bei der vorliegenden Methode nicht als Duplikat erkannt. Wir werden Ihnen daher naechste Woche im zweiten und letzten Teil dieses Tipps einige Varianten vorstellen, mit deren Hilfe Sie die Duplikatssuche individuell an Ihre Beduerfnisse anpassen koennen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Endlich eine komfortable Datensicherung fuer Outlook --------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfuegbar und kann zur Zeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Formel zur Pruefung von Sortierungen ------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich moechte gerne wissen, ob eine Tabellenspalte mit Artikelbezeichnungen sortiert ist. Damit soll verhindert werden, dass bestimmte Tabellenoperationen, die von einer Sortierung abhaengig sind, durchgefuehrt werden, obwohl die Spalte gar nicht sortiert ist. Gibt es irgendeine Moeglichkeit, den Zustand der Sortierung in einer Zelle anzuzeigen? K. Holtmeier ANTWORT: Wenn Sie eine Spalte mit Textwerten auf eine auf- bzw. absteigende Sortierung pruefen wollen, helfen Matrixformeln weiter. Als Ergebnis wird entweder "Wahr" oder "Falsch" in der Formelzelle ausgegeben. Die Formel zur Pruefung der absteigenden Sortierung hat folgende generelle Syntax: {=SUMME(N([Um 1 Zelle versetzter Bereich]> [Spaltenbereich]))=0} Die Syntax der Formel zur Pruefung einer aufsteigenden Sortierung lautet: {=SUMME(N([Um 1 Zelle versetzter Bereich] <[Spaltenbereich]))=1} Bei [Spaltenbereich] handelt es sich um den Bereich, dessen Sortierung geprueft werden soll. [Um 1 Zelle versetzter Bereich] steht fuer einen Bereich, der im Verhaeltnis zum Original-Spaltenbereich um eine Zelle nach unten versetzt ist. - Wenn Sie zum Beispiel die Sortierung des Spaltenbereichs "C2:C1000" testen wollen, setzen Sie "C3:C1001" fuer [Um 1 Zelle versetzter Bereich] ein. Bei der aufsteigenden Sortierung benoetigen Sie ausserdem die [Zelle unter Spaltenbereich]. Das ist im genannten Beispiel die Zelle "C1001" - also die letzte Zelle des versetzten Bereichs. Bei der absteigenden Sortierung wird nun geprueft, ob die zweite Zelle des Spaltenbereichs groesser ist als die erste Zelle, die dritte Zelle groesser als die zweite usw. Diese Reihe von Wahrheitswerten wird von der Funktion N() in eine Matrix aus 1 (=Wahr) oder 0 (=Falsch) umgewandelt, sodass die Summenfunktion Auskunft darueber gibt, wie viele Spalteneintraege groesser sind als der jeweils darueber stehende Wert. Bei einer absteigenden Sortierung darf kein Wert groesser sein als der darueber stehende, sodass der in der Formel enthaltene Ausdruck "SUMME(..) = 0" nur bei der korrekten Sortierung "Wahr" wird. Bei unsortierten oder aufsteigend sortierten Spaltenwerten liefert die Formel das Ergebnis "Falsch". Die Pruefung der aufsteigenden Sortierung folgt demselben Prinzip, nur dass getestet wird, ob ein Wert jeweils kleiner ist als der darueber stehende. Die Summe dieser Wahrheitswerte muss wieder Null ergeben, - bis auf den Vergleich zwischen der ersten leeren Zelle im Spaltenbereich und der letzten ausgefuellten Zelle. Eine leere Zelle ist kleiner als eine Zelle mit einem Textwert, weshalb das Formelergebnis vom Ausdruck "SUMME(...) = 1" abhaengig ist. Wenn Sie beispielsweise pruefen wollen, ob die Werte in A2 und darunter aufsteigend sortiert sind, geben Sie folgende Formel ein: =SUMME(N(A3:A1001A2:A1000))=0 Natuerlich koennen Sie den Spaltenbereich beliebig erweitern, wenn Ihre Tabelle mehr als 1000 Zeilen umfasst. Aber je mehr Zellen geprueft werden muessen, desto laenger dauert die Berechnung. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Vorlagen fuer Rechnungen und Mahnungen ------------------------------------------- Nutzen Sie Excel in Zukunft zum schnellen und komfortablen Schreiben von Rechnungen mit Excel. Auf der CD-ROM "Professionell Rechnungen stellen" finden Sie ueber 66 fertige Arbeitsmappen, die Sie mit wenig Aufwand an Ihre eigenen Beduerfnisse anpassen koennen. Alle Dateien sind vollkommen ungeschuetzt und frei modifizierbar. Sie koennen sie entweder sofort einsetzen, kleine Anpassungen vornehmen oder einfach als Grundlage fuer Ihre individuellen Anforderungen verwenden. Ein Ausschnitt der Loesungen von der CD-ROM: + Rechnungen aller Art; fuer jede Anwendung die richtige Loesung. + Ein oder mehrere Rabattsaetze + Unterschiedliche Mehrwertsteuersaetze + Variable Einzelrechnungen, waehrungsunabhaengig. + Pauschalbetraege und/oder Einzelpreise auf dem Formular. + Rechnungen in Tabellenform, waehrungsunabhaengig, beliebig erweiterbar und modifizierbar Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/rechnung/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Arbeitsmappen gemeinsam im Netzwerk bearbeiten ---------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wenn ich eine Arbeitsmappe auf unserem Server oeffne, koennen andere Anwender nur schreibgeschuetzt darauf zugreifen. In einigen Faellen soll ein Kalkulationsmodell oder eine Preisliste aber wirklich gemeinsam bearbeitet werden, waehrend man beispielsweise am Telefon die Aenderungen bespricht. Gibt es diese Moeglichkeit in Excel nicht? T. Brinker ANTWORT: Ueber eine spezielle Funktion koennen Sie ein Kalkulationsmodell in Excel tatsaechlich im Team zur gleichen Zeit bearbeiten. Am Anfang steht die Freigabe: Sie waehlen das Menue EXTRAS-ARBEITSMAPPE FREIGEBEN an, aktivieren das Kontrollkaestchen auf der Registerkarte "Status" und bestaetigen mit OK. Daraufhin wird in der Titelzeile neben dem Dateinamen die Meldung "[Freigegeben]" angezeigt und in Zukunft ist es auch anderen Anwendern im Netzwerk moeglich, diese Arbeitsmappe zu oeffnen und zu bearbeiten. Das Besondere dabei: Sobald man die Arbeitsmappe speichert, werden automatisch die Zellen mit einem Rahmen und einem kleinen Dreieck hervorgehoben, die von anderen Anwendern geaendert wurden. Sie muessen dann nur den Mauszeiger ueber die Markierung bewegen und Excel zeigt an, wer die Zelle wann bearbeitet hat und wie der urspruengliche Inhalt lautete. Und so nutzen Sie diese Funktion noch effektiver: * Standardmaessig werden Aenderungen anderer Anwender erst dann sichtbar, wenn Sie die Datei manuell speichern. Zuverlaessiger ist die automatische Speicherung in bestimmten Intervallen, die Sie im Dialogfeld EXTRAS- ARBEITSMAPPE FREIGEBEN auf der Registerkarte "Einstellungen" vornehmen. Wenn Sie sich dann noch mit den Mitgliedern Ihrer Arbeitsgruppe auf ein einheitliches Intervall verstaendigen (beispielsweise alle 10 Minuten) sind Sie regelmaessig auf dem neuesten Stand. * Mit der Protokollierung der Aenderungen waechst der Umfang der Datei erheblich. Wenn Sie eine Arbeitsmappe also beispielsweise nur zu zweit bearbeiten und nicht jeden neuen Wert nachvollziehen muessen, schalten Sie das Aenderungsprotokoll ueber EXTRAS-ARBEITSMAPPE FREIGEBEN einfach aus. Konflikte bei Aenderungen in denselben Zellen werden daraufhin weiterhin angezeigt, aber das Protokoll faellt weg und die Dateigroesse schrumpft wieder auf normale Ausmasse. * Standardmaessig zeigt Excel nur die Aenderungen seit der letzten Speicherung. Sobald Sie die Arbeitsmappe also sichern, gelten die Anpassungen als akzeptiert und die Markierungen verschwinden. Im Protokoll ist aber alles gespeichert und ueber EXTRAS-AENDERUNGEN VERFOLGEN- AENDERUNGEN HERVORHEBEN koennen Sie sie bei Bedarf wieder einblenden. * Eine Arbeitsgruppe muss nicht unbedingt vernetzt sein. Sie koennen auch eine freigegebene Arbeitsmappe auf Diskette weitergeben, so dass Ihnen am Ende mehrere Versionen derselben Datei mit entsprechenden Aenderungsprotokollen vorliegen. Sie verwenden dann ganz einfach das Menue EXTRAS-ARBEITSMAPPEN ZUSAMMENFUEHREN, um eine einzige Dateiversion daraus zu erstellen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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