Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 31. August 2005 02:13 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 31.8.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 31.8.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint + DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel + TECHINFO: Unterschiede zwischen Excel 2003 fuer Windows und Excel 2004 fuer Macintosh + NEWS: Ausfuehrlicher Einstieg in die Visual Studio Tools 2005 fuer Excel 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Special zu Microsoft Query, Teil 1: Aenderungen aus anderen Tabellen uebernehmen EXCEL-HELPLINE + Namen wieder in Bezuege umwandeln + Exponentialschreibweise im Ingenieursformat NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint ------------------------------------------------------------ Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfaehige Erweiterung zur Verfuegung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblueffender Qualitaet ermoeglicht. Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und fuer gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heisst es unter anderem: "Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Moeglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu ueberfuehren, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht." Der Schluessel dabei ist die integrierte "Rendering- Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benoetigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel ----------------------------------------------- Sie suchen nach aussagekraeftigen Icons fuer Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmaessig von Excel angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so muessen Sie schon selber kuenstlerisch taetig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Excel finden Sie ueber 1.000 verschiedenen Schaltflaechen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool uebersichtlich anzeigen und durchblaettern koennen. Moechten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenue SYMBOL IN ZWISCHENABLAGE KOPIEREN auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltflaeche zu. Der besondere Bonus fuer VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie fuer die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benoetigen: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-iconhelp/ TECHINFO: Unterschiede zwischen Excel 2003 fuer Windows und Excel 2004 fuer Macintosh ------------------------------------------------------- Excel 2003 (Windows) und Excel 2004(Macintosh) sind auf den ersten Blick nahezu identisch, zumal beide Programme auch dasselbe Dateiformat nutzen. Der Austausch von reinen Kalkulationsmodellen zwischen beiden Plattformen ist auch unproblematisch, aber der Teufel steckt wie immer im Detail. Je komplexer die Anwendungen sind und je mehr Makros zum Einsatz kommen, desto haeufiger werden Sie feststellen, dass Features wie DAO oder ADO auf dem Macintosh nicht zur Verfuegung stehen. Einen recht guten Ueberblick ueber die Unterschiede zwischen den beiden Excel-Versionen liefert die folgende Techinfo von Microsoft: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;905677 NEWS: Ausfuehrlicher Einstieg in die Visual Studio Tools 2005 fuer Excel 2003 ----------------------------------------------------- Die neue Version der Visual Studio Tools 2005 fuer Office (VSTO 2005) wird die Entwicklung von Excel-Erweiterungen, Aufgabenbereichen und intelligenten Kalkulationsmodellen erheblich vereinfachen. Wie bereits vor einigen Wochen berichtet, bietet Microsoft zurzeit die Beta-Version zum kostenlosen Ausprobieren der neuen Funktionen gegen Versandkosten an. Ab sofort sind ausserdem so genannte "Hands-on Labs" fuer Excel 2003 verfuegbar. Dabei handelt es sich um drei konkrete Beispiele samt Beschreibung, Abbildungen und Code, die wichtige neue Funktionen der VSTO 2005 beschreiben. Auch wenn Sie die Beta-Version der VSTO 2005 nicht installiert haben, koennen Sie sich anhand des ausfuehrlichen Dokuments schon ein recht gutes Bild von der neuen Version machen: http://msdn.microsoft.com/office/understanding/vsto/codesamples/default.aspx?pull=/library/en-us/odc_vsto2005_tr/html/officevsto2005excellabs.asp +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Special zu Microsoft Query, Teil 1: Aenderungen aus anderen Tabellen uebernehmen -------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Excel wird in vielen Faellen wie eine kleine Datenbank genutzt. Listen mit Adressen, Artikeln, Bestellungen und Preisen sind nichts anderes als Tabellen, die auch in einem Datenbanksystem wie Access vorkommen koennten. Excel ist fuer viele Anwendungen aber flexibler zu handhaben und erhaelt daher haeufig den Vorzug. Es gibt allerdings auch Situationen, in denen Ihnen die Funktionen einer richtigen Datenbank nuetzlich sein koennten und genau an dieser Stelle kommt Microsoft Query ins Spiel. Dieses vielen Anwendern unbekannte Programm wird bereits seit vielen Jahren mit Excel ausgeliefert und bietet eine komfortable Moeglichkeit, um Informationen aus externen Datenbanken in Ihre Arbeitsmappen zu importieren. Aber wussten Sie schon, dass .. + ...Microsoft Query auch fuer die Abfrage von Excel- Tabellen eingesetzt werden kann? + ...Microsoft Query ein vollwertiger SQL-Client ist, mit dessen Hilfe Sie Daten nicht nur abfragen, sondern auch bearbeiten koennen? Sie koennen Microsoft Query also einsetzen, um Ihre Excel- Tabellen per SQL genauso komfortabel und schnell zu bearbeiten, wie es beispielsweise in Access moeglich waere. Wir werden Ihnen dazu in diesem mehrteiligen Tipp der Woche in loser Folge interessante Anregungen und konkrete Beispiele liefern. In dieser Woche geht es um die schnelle Aktualisierung von Tabellen. Eine typische Anwendungssituation ist folgende: Ihre Excel- Tabelle enthaelt eine Artikelliste, in der unter anderem auch die aktuellen Preise aufgefuehrt sind. In regelmaessigen Abstaenden erhalten Sie (beispielsweise von einem Hersteller) eine Liste mit einzelnen aktualisierten Preisen, die Sie in Ihre Gesamtliste einpflegen muessen. Sie koennen das entweder manuell oder mit einer so genannten "Aktualisierungsabfrage" ueber Microsoft Query erledigen. Die grundsaetzliche Einrichtung dauert einen Augenblick, aber danach werden Sie weitere Aktualisierungen mit wenigen Mausklicks vornehmen koennen: 1. Voraussetzung fuer den Einsatz von Microsoft Query ist, dass sich die Hauptliste und die Tabelle mit den aktualisierten Preisen anhand eines eindeutigen Schluessels verknuepfen lassen. In unserem Beispiel ist das die Artikelnummer. Jede Artikelnummer taucht in der Preisliste nur ein einziges Mal auf. Die Liste mit den neuen Preisen verwendet diese Nummern, um die Artikel eindeutig zu identifizieren, fuer die die neuen Preise gelten. 2. Im naechsten Schritt stellen Sie sicher, dass sich die Hauptliste und die Liste mit den neuen Werten in derselben Arbeitsmappe befinden. In unserem Beispiel gibt es eine Tabelle "Artikel" mit der kompletten Preisliste und eine Tabelle "Preise" mit den geaenderten Preisen. 3. Weisen Sie beiden Listen ueber das Menue EINFUEGEN-NAME- DEFINIEREN einen Namen zu (schliessen Sie dabei die Spaltenueberschriften in den zugewiesenen Bereich ein). In unserem Fall verwenden wir die Namen "Artikel" und "Preise". 4. Schliessen Sie die Arbeitsmappe mit den beiden Listen und wechseln Sie in eine beliebige leere Datei. 5. Waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN an und klicken Sie im folgenden Dialog zweimal auf den Eintrag "Excel-Dateien". 6. Im nachfolgenden Dateiauswahldialog markieren Sie die Arbeitsmappen mit den beiden Listen und bestaetigen mit OK. 7. Daraufhin wird nun der Query-Assistent gestartet, den Sie in diesem Fall nicht benoetigen, weil Sie keine Daten auswaehlen, sondern aktualisieren moechten. In Excel 2003, 2002/XP und 2000 klicken Sie daher einfach auf ABBRECHEN und beantworten dann die folgende Abfrage, ob Sie eine Weiterbearbeitung in Microsoft Query wuenschen mit JA. In Excel 97 muessen Sie den Assistenten allerdings zunaechst einmal durchlaufen, weil beim Abbrechen tatsaechlich komplett beendet wuerde. Uebernehmen Sie hier im ersten Dialog eine der angezeigten Tabellen in die Abfrage und klicken Sie auf WEITER. Uebernehmen Sie alle weiteren Einstellungen einfach mit WEITER und klicken Sie im letzten Schritt nacheinander auf DATEN IN MICROSOFT QUERY BEARBEITEN ODER ANSEHEN und auf FERTIG STELLEN. 8. Sie befinden sich nun in Microsoft Query, in dem Sie normalerweise die gewuenschten Daten fuer den Import nach Excel auswaehlen und in einer Vorschau pruefen koennen. Die in unserem Fall benoetigte Akualisierungsabfrage laesst sich in Query allerdings nicht grafisch anzeigen, sondern muss direkt in Form eines SQL-Statements eingegeben werden. Klicken Sie daher auf das Symbol "SQL". 9. In den nachfolgenden Dialog geben Sie nun das SQL- Statement ein, das in der Gesamtliste alle Preise aktualisiert, die in der neuen Preisliste aufgefuehrt sind. Die grundsaetzliche Syntax sieht folgendermassen aus: UPDATE DISTINCTROW . INNER JOIN . ON . = . SET . = . Die Bedeutung der einzelnen Parameter: * : Kompletter Pfad zu der Arbeitsmappe mit den beiden Tabellen. Die Dateikennung ".XLS" muss nicht angegeben werden. * : Name des Tabellenblattes mit der Liste, die aktualisiert werden soll. In diesem Fall handelt es sich dabei um die Gesamtpreisliste. * : Bereichsname, den Sie der ersten Liste zugewiesen haben. * : Name des Tabellenblattes mit der Liste, die die aktualisierten Werte enthaelt. In unserem Beispiel handelt es sich dabei um die Liste mit neuen Preisen. * : Bereichsname, den Sie der zweiten Liste zugewiesen haben. * : Name des Feldes, ueber das eine Verknuepfung der Listen erfolgen soll. Im Beispiel ist das die Artikelnummer. * : Name des Feldes in der Haupttabelle, das aktualisiert werden soll. * : Name des Feldes in der zweiten Tabelle, aus dem die neuen Werte ausgelesen werden. In unserem konkreten Beispiel koennte das folgendermassen aussehen: UPDATE DISTINCTROW [C:\Eigene Dateien\Artikel].Artikel Artikel INNER JOIN [C:\Eigene Dateien\Artikel].PREISE PREISE ON Artikel.[Artikel-Nr] = PREISE.[Artikel-Nr] SET Artikel.[Einzelpreis] = PREISE.[Einzelpreis] Beachten Sie, dass die Pfadangaben und Feldnamen in eckige Klammern eingeschlossen werden sollten, um Probleme durch Leer- und Sonderzeichen in Datei- und Feldnamen zu vermeiden. Nachdem Sie das SQL-Statment erfasst haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit OK. An dieser Stelle erscheint nun eine Warnmeldung, dass die SQL-Abfrage nicht grafisch dargestellt werden kann. Bestaetigen Sie einfach mit OK und nach wenigen Augenblicken sollte dann bereits die Erfolgsmeldung kommen: Die SQL-Anweisung wurde erfolgreich ausgefuehrt: x Zeilen betroffen Bevor Sie Microsoft Query nun verlassen, sollten Sie auf das Diskettensymbol klicken, um die Abfrage unter einem beliebigen Namen zu speichern. Da es sich um eine Aktualisierungsabfrage handelt, werden beim Verlassen von Query keine Daten an Excel uebergeben und die Abfrage dementsprechend nicht in der Tabelle gesichert! Wenn Sie die Arbeitsmappe mit den beiden Listen nun oeffnen, werden Sie feststellen, dass die Haupttabelle wie gewuenscht automatisch aktualisiert wurde. Steht nun nach einigen Tagen oder Wochen die naechste Aktualisierung an, muessen Sie die oben beschriebenen Schritte nicht noch einmal ausfuehren, sondern koennen auf die gespeicherte Abfrage zugreifen: 1. Uebertragen Sie die neuen Preise wieder in die Arbeitsmappe mit der Hauptliste. Achten Sie darauf, dass der Name der Tabelle und des entsprechenden Bereiches mit der urspruenglichen Definition uebereinstimmen. 2. Waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN an. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Abfragen" und markieren Sie den Namen der gewuenschten Abfrage. 4. Nach OEFFNEN wird die Abfrage geoeffnet und Sie koennen sie von Microsoft Query ausfuehren lassen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und andere unerwuenschte E-Mail ------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative: * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit. 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Gruenert ANTWORT: Die automatische Zuweisung von Namen ist eigentlich als Arbeitserleichterung gedacht und in vielen Faellen werden die Formeln dadurch auch lesbarer. Bei sehr komplexen Kalkulationsmodellen fuehrt es allerdings dazu, dass Sie zunaechst einmal nachsehen muessen, welche Bereiche ueberhaupt den einzelnen Namen entsprechen. Eine Funktion zu automatischen "Rueckfuehrung" von Namen in Bezuege ist in Excel nicht vorgesehen, aber wir haben einen kleinen Trick dazu gefunden: 1. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln Sie auf die Registerkarte "Umsteigen". 2. Aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ALTERNATIVE FORMELEINGABE und bestaetigen Sie mit OK. 3. Klicken Sie auf die Zelle mit der Formel, die Sie umwandeln moechten. Druecken Sie nun zunaechst F2 und dann Return, um die Formel in dem neuen Modus neu einzugeben. 4. Wenn Sie erneut F2 betaetigen, werden die Namen automatisch in die zugehoerigen Bezuege umgewandelt und Sie koennen die Formel in dieser neuen Form wieder mit Return uebernehmen. 5. Nachdem Sie alle Formeln umgewandelt haben, sollten Sie die alternative Formeleingabe wieder deaktivieren. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Loesungen fuer Personal- und Dienstplaene ----------------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den brandneuen Digitalen Zeitplaner 2006 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Exponentialschreibweise im Ingenieursformat ------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich suche nach einer Loesung, Zahlen so zu formatieren, dass Sie in Exponentialschreibweise angezeigt werden, wobei die Exponenten immer Vielfache von "3" sind. Die Zahlen sollen im so genannten "Ingenieursformat" angezeigt werden. Wenn ich das in Excel eingebaute wissenschaftliche Zahlenformat anwende, waehlt Excel beliebige Exponenten, sodass zum Beispiel "4,44E+04" anstelle von "44,4E+03" angezeigt wird. Haben Sie einen Tipp, wie ich die Exponentialschreibweise beeinflussen kann? R. Glatz ANTWORT: Das normale wissenschaftliche Zahlenformat, das Sie per FORMAT-ZELLEN auf der Registerkarte ZAHLEN einstellen koennen, folgt diesem Schema: 0,00E+00 Damit ist vor dem Komma des Exponentialwertes eine Stelle vorgeschrieben. Der Exponent wird automatisch von Excel angepasst. Damit es umgekehrt ist, das heisst damit der Exponent einem Vielfachen einer bestimmten Zahl entspricht und das Komma des Zahlenwertes automatisch an die entsprechende Position gesetzt wird, muessen Sie in der Zahlenformatdefinition die Anzahl der Stellen vor dem Komma aendern. Beim Ingenieursformat setzen Sie drei Stellen vor dem Komma. Dazu markieren Sie die zu formatierenden Zellen im Tabellenblatt und waehlen FORMAT-ZELLEN an. Auf der Registerkarte ZAHLEN aktivieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert". Anschliessend geben Sie in das Textfeld auf der rechten Seite das folgende Zahlenformat ein: ##0,0##E+00 Nach einem Klick auf OK erscheinen Ihre Tabellenwerte im gewuenschten Ingenieursformat. Die im Zahlenformat verwendeten "#"-Zeichen stehen fuer optionale Ziffernstellen. Die Positionen werden nur ausgefuellt, wenn der Zahlenwert entsprechend gross ist. Zwingend ausgegeben werden nur die beiden Stellen direkt vor und nach dem Komma (mit dem Platzhalter "0"). Wie viele Stellen nach dem Komma aufgefuehrt werden, hat uebrigens keinen Einfluss auf den Exponenten. Mit den Nachkommastellen bestimmen Sie nur die Anzeigegenauigkeit. Zur Veranschaulichung ein weiteres Beispiel: Wenn die Exponenten der wissenschaftlichen Schreibweise immer ein Vielfaches von "2" sein sollen, weisen Sie folgendes Zahlenformat zu: #0,0##E+00 +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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