Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 5. Januar 2005 00:18 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 5.1.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 5.1.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene endlich grafisch in Access darstellen + DOWNLOAD-TIPP: Daten in Excel-Tabellen optimal schuetzen EXCEL-TIPP DER WOCHE + So stehen Ihnen Ihre Makros und Funktionen in Excel immer zur Verfuegung EXCEL-HELPLINE + Summenfunktion mit mehr als 30 Argumenten + Englische Entsprechungen fuer Tabellenfunktionen NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene endlich grafisch in Access darstellen ------------------------------------------------------- Der beliebte Belegungsplan fuer Access steht ab sofort in einer neuen Version zur Verfuegung: Sie muessen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgaenge verwalten und diese Loesung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein uebersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fuelle von Anwendungen denkbar ist: + Urlaubs- und Personalplanung + Belegung von Wohnungen oder Haeusern + Vermietung von Geraeten + Fahrzeuge eine Fuhrparks + Raumbelegung + Projekt- und Ressourcenplanung + u.v.m. Die neue Version 2.11 bietet unter anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kuerzeln fuer noch aussagekraeftigere Darstellungen. Sie erhalten diese Loesung in einer komplett ungeschuetzten Entwicklerversion (MDB-Datei) ohne jegliche Einschraenkungen an. Sie koennen den Belegungsplan in beliebig viele Datenbanken integrieren und auf unbegrenzt vielen Arbeitsplaetzen installieren! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/ DOWNLOAD-TIPP: Daten in Excel-Tabellen optimal schuetzen -------------------------------------------------------- Wie die zahlreichen Anfragen an die Helpline von SmartTools Publishing zeigen, sind die Themen Sicherheit und Datenschutz in Excel bei vielen Anwendern hoechst aktuell. Wir haben fuer Sie eine umfangreiche FAQ zu diesem Thema zusammengestellt, die alle wichtigen Fragen beantwortet und die wichtigsten Konzepte erlaeutert. Sie erfahren alles ueber die unterschiedlichen Schutzoptionen fuer Tabellen und Arbeitsmappen sowie deren Einsatz in der Praxis. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tabellenschutz-faq/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ So stehen Ihnen Ihre Makros und Funktionen in Excel immer zur Verfuegung --------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 In Excel Weekly stellen wir Ihnen immer wieder kleine VBA- Routinen und Funktionsmakros vor, mit denen Sie Excel um nuetzliche neue Faehigkeiten erweitern koennen. Vielleicht haben Sie auch noch das eine oder andere eigene Makro entwickelt und kleine Prozeduren von Kollegen erhalten. Mit der Zeit verfuegen Sie ueber eine ansehnliche Sammlung von VBA-Programmen, auf die Sie moeglichst schnell und ohne grossen Aufwand zugreifen moechten. Dabei sind auch Sie wahrscheinlich auf zwei haeufige Probleme gestossen: * Das Modul, in das Sie ein Makro eingeben, ist an eine Arbeitsmappe gebunden. Nur wenn diese Datei geoeffnet ist, steht auch das Makro zur Verfuegung. * Bei Funktionsmakros ergibt sich noch ein zusaetzliches Problem: Eine benutzerdefinierte Funktion kann in einer Formel nur dann mit ihrem einfachen Funktionsnamen verwendet werden, wenn sich die Formel in derselben Datei befindet wie das entsprechende Makro. Beim Einsatz in einer anderen Arbeitsmappe muessen Sie immer zusaetzlich den Namen der Datei angeben, in der das Makro gespeichert ist. Also zum Beispiel: =MeineFunktionen.xls!Testrechnung(B6) Wir moechten Ihnen in dieser Ausgabe zeigen, wie Sie Ihre Makros in Zukunft effizient verwalten. Die wichtigsten Ziele: * Ihre am haeufigsten benoetigten Makros sollen voll automatisch nach dem Start von Excel zur Verfuegung stehen. Weniger haeufig eingesetzte Makros lassen sich bei Bedarf mit wenigen Mausklick zusaetzlich aktivieren. * Benutzerdefinierte Funktionen sollen sich in jeder Arbeitsmappe grundsaetzlich ohne vorangestellten Dateinamen einsetzen lassen. Wenn Sie sich schon einmal mit dem Thema "Verfuegbarkeit von Excel-Makros" beschaeftigt haben, sind Sie mit Sicherheit auf die so genannte "persoenliche Makro-Arbeitsmappe" von Excel gestossen. Dabei handelt es sich um eine ganz normale Excel-Arbeitsmappe mit einem oder mehreren Visual Basic- Modulen. In diese Module koennen Sie alle Prozeduren aufzeichnen, kopieren oder eingeben, auf die Sie jederzeit zugreifen wollen. Die persoenliche Makro-Arbeitsmappe wird unter dem Namen PERSONL.XLS im XLSTART-Verzeichnis abgelegt. Nach dem Start von Excel wird sie automatisch geladen, so dass alle hier gespeicherten Prozeduren sofort zur Verfuegung stehen. Von der Datei selber merken Sie aber nichts, weil sie standardmaessig ausgeblendet ist. Ueber das Menue FENSTER- EINBLENDEN koennen Sie sie sichtbar machen, aber in der Regel ist das nicht notwendig, weil Sie die Module auch im ausgeblendeten Zustand im VBA-Editor bearbeiten koennen. Auf den ersten Blick ist die persoenliche Makro-Arbeitsmappe bereits die beste Loesung fuer die universelle Bereitstellung von Makros in Excel, aber es gibt einige Nachteile: * Funktionsmakros aus der persoenlichen Makroarbeitsmappe koennen ebenfalls nur mit vorangestelltem Dateinamen aufgerufen werden. * Die Makro-Arbeitsmappe wird jedes Mal komplett geladen. Das Auslagern und nachtraegliche Aktivieren weniger haeufig benoetigter Makros ist nur mit einigem Aufwand moeglich. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Geschaeftsgrafiken in TV-Qualitaet fuer Office 97, 2000, XP und 2003 ----------------------------------------------- Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen, PowerPoint-Praesentationen und Word-Dokumenten! + Amigo 2000 ist eine leistungsfaehige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblueffender Diagramme in perfekter Qualitaet ermoeglicht. + Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. + Sie benoetigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. + Empfohlen von PC Professionell und c't Ausfuehrliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Wenig bekannt ist die Tatsache, dass es eine interessante Alternative gibt: Verwenden Sie in Zukunft Add-Ins anstelle der persoenlichen Makro-Arbeitsmappe. Im folgenden zeigen wir Schritt fuer Schritt, wie Sie dazu vorgehen muessen und Sie werden sehen, dass es viel einfacher ist, als Sie bisher dachten. 1. Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe und wechseln Sie mit Alt+F11 in den VBA-Editor. 2. Wenn Sie bereits eine PERSONL.XLS mit Makros angelegt haben, verwenden Sie jetzt den Project-Explorer, um diese Module in die neue Arbeitsmappe zu uebernehmen. Ziehen Sie die Module einfach bei gedrueckter Strg-Taste in das neue VBA-Projekt. 3. Geben Sie die VBA-Makros und benutzerdefinierten Funktionen in ein oder mehrere Module der neuen Arbeitsmappe ein, die Ihnen in Zukunft immer zur Verfuegung stehen sollen. 4. Verlassen Sie den VBA-Editor mit DATEI-SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL. 5. Waehlen Sie in Excel das Menue DATEI-EIGENSCHAFTEN an. Geben Sie dann in das Feld TITEL die Zeichenkette ein, die im Add-In-Manager fuer Ihr neues Add-In erscheinen soll. Zum Beispiel: "VBA-Bibliothek". Unter KOMMENTARE koennen Sie noch weitere Anmerkungen eingeben, die beim Markieren des entsprechenden Eintrags ebenfalls im Add-In-Manager erscheinen. Bestaetigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 6. Klicken Sie nun das Diskettensymbol an und markieren Sie in der Liste DATEITYP den Eintrag "Microsoft Excel- Add-In". In den Versionen 2000, 2002/XP und 2003 wechselt Excel daraufhin automatisch in das "Add-Ins"-Verzeichnis, das bei der Installation angelegt wurde. Es empfiehlt sich, diesen Vorschlag anzunehmen, weil es sich dabei auch um das Verzeichnis handelt, das der Add-In-Manager beim Hinzufuegen neuer Add-Ins als erstes anzeigt. In Excel 97 wird zur Speicherung das aktuelle Verzeichnis angeboten. Wechseln Sie auf Wunsch in ein anderes Verzeichnis, das Sie speziell fuer Add-Ins verwenden moechten. 7. Geben Sie den gewuenschten Dateinamen fuer das Add- In ein und bestaetigen Sie mit SPEICHERN. 8. Excel erstellt daraufhin das Add-In aus der aktuellen Arbeitsmappe. Die im ersten Schritt angelegte Datei bleibt erhalten, kann an dieser Stelle aber ohne Speicherung geschlossen werden, weil Sie sie nicht mehr benoetigen. 9. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-ADD-INS-MANAGER an. 10. Klicken Sie auf DURCHSUCHEN und waehlen Sie das soeben erstellte Add-In aus. Excel zeigt es daraufhin in der Liste der verfuegbaren Add-Ins im Add-In-Manager mit einem aktivierten Kontrollkaestchen an. Beenden Sie den Vorgang mit OK. 11. Sollten Sie bisher eine persoenliche Makro- Arbeitsmappe eingesetzt haben, deren Module nun in das Add-In uebernommen wurden, loeschen oder verschieben Sie die Datei PERSONL.XLS aus dem XLSTART-Verzeichnis, damit sie nicht mehr automatisch geladen wird. Alle Makros aus dem Add-In stehen Ihnen in Zukunft automatisch direkt nach dem Start von Excel in allen Arbeitsmappen zur Verfuegung. Das gleiche gilt fuer die benutzerdefinierten Funktionen, bei denen Sie ausserdem auf den vorangestellten Dateinamen verzichten koennen. Weitere nuetzliche Tipps und Hinweise zu Add-Ins: * Wenn Sie das Add-In um weitere Makros erweitern oder vorhandene Makros bearbeiten moechten, wechseln Sie einfach in den VBA-Editor und greifen ueber den Project- Explorer auf die Module zu. Verwenden Sie dann das Disketten-Symbol im Editor, um die Aenderungen zu sichern. * Sie koennen das Add-In jederzeit aus dem Speicher entfernen, indem Sie den Add-In-Manager aufrufen und das Kontrollkaestchen vor dem entsprechenden Eintrag entfernen. Bitte beachten Sie dabei, dass in diesem Fall das Add-In auch beim naechsten Start von Excel nicht mehr geladen wird. Dazu muessen Sie das Kontrollkaestchen im Add-In-Manager erst wieder einschalten. * Fuer Funktionen und Makros, die Sie nur selten benoetigen, koennen Sie weitere Add-Ins erstellen, die Sie standardmaessig im Add-In-Manager nicht aktivieren und nur bei Bedarf hinzuschalten. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Summenfunktion mit mehr als 30 Argumenten ----------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich muss in einer Abrechnungstabelle diverse Zellen addieren. Bislang klappte das mit einer Summenfunktion ohne Probleme. Seit kurzem teilt mir Excel aber mit, dass ich zu viele Argumente an die Funktion uebergebe. Inzwischen habe ich herausgefunden, dass SUMME() maximal 30 Argumente akzeptiert. Was kann ich machen, wenn ich mehr als 30 nicht zusammenhaengende Zellen addieren will? H. Gerbes ANTWORT: Die Schwierigkeit liegt darin, dass Sie offensichtlich Zellen addieren muessen, die nicht zu Bereichen zusammengefasst werden koennen. Ansonsten liesse sich die Anzahl der Argumente natuerlich dadurch reduzieren, dass Einzeladressen zu Bereichen wie "A10:A15" zusammengefasst werden. Um mehr als 30 einzelne Zellen in einer Summenfunktion anzugeben, muessen Sie Excel ueberlisten, indem Sie die Adressen auf andere Weise gruppieren. Das erreichen Sie mit Klammerausdruecken. Wenn Sie zum Beispiel nur jede zweite Zelle in Spalte A summieren wollen, koennten Sie folgende Formel einsetzen: =SUMME((A1;A3;A5;A7;A9);(A11;A13;A15;A17;A19);A21;A23; ...) Hier gruppieren Sie jeweils die Zellen A1 bis A9 und A11 bis A19. Ab Zelle A21 kommen in diesem Beispiel wieder normale Einzeladressen zum Einsatz. Die Klammerausdruecke wertet Excel jeweils als ein einziges Argument der Summenfunktion, so dass Sie die Standardbegrenzung auf 30 Einzelzellen leicht umgehen koennen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes mit Excel, Access und Word ausgeben -------------------------------------------- Das Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel: + EAN 13/EAN 8 + Code 39, Code 128, UPS 128 + PZN (Pharma-Zentral-Nummer) + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post + u.v.m Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Englische Entsprechungen fuer Tabellenfunktionen ------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Schon seit laengerer Zeit beziehe ich die Smart Tools Excel Weekly. Gibt es diese Informationen auch fuer die englische Excel-Version? Besonders Formeln, die mir in der deutschen Version bekannt waren, kann ich nur mit viel Raterei in die englische Excel-Version umsetzen. Auch Ihre Beispiele lassen sich kaum umsetzen, da ich immer erst die englischen Entsprechungen erraten muss. B. Burkhardt ANTWORT: Normalerweise werden Arbeitsmappen, die in der deutschen Version von Excel erstellt wurden, unter dem englischen Excel auch mit englischen Funktionen geoeffnet. Wenn Sie Formeln durch direkte Eingabe umsetzen moechten, gibt es noch einen wenig bekannten Trick: Mit Microsoft Office wird eine Datei VBALISTE.XLS installiert, in der die entsprechenden Uebersetzungen einander gegenuebergestellt sind: Office 97: \\Office\VBALISTE.XLS Office 2000/XP/2003: \\Office\1031\VBALISTE.XLS In der Datei werden sowohl die Tabellenfunktionen als auch die VBA-Anweisungen in Deutsch und Englisch gegenueber gestellt. Die Uebersetzungsrichtung bestimmen Sie ganz einfach durch die Sortierung der Liste. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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