Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 5. Oktober 2005 01:08 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 5.10.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 5.10.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren + DOWNLOAD-TIPP: Bereiche, Tabellen und Arbeitsmappen ganz einfach per Mail verschicken + NEWS: Office 12 endlich mit PDF-Unterstuezung + NEWS: Service Pack 2 fuer Office 2003 mit ueber 60 Bugfixes fuer Excel 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + So loesen Sie die Verknuepfung zwischen Diagramm und Tabelle EXCEL-HELPLINE + Eingabe von Leerzeichen unterbinden + NACHTRAG: Benutzer- und/oder Computernamen auslesen NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ------------------------------------------ Nutzen auch Sie das Excel-Tool, auf das Tausende von Excel- Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Grossfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: + Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. + Sie muessen ein Kalkulationsmodell ueberarbeiten, finden aber zwei Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen. + Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine Liste der Artikel, bei denen sich etwas geaendert hat. Der Synkronizer 8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand. + Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing verschicken moechten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne Duplikate! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ DOWNLOAD-TIPP: Bereiche, Tabellen und Arbeitsmappen ganz einfach per Mail verschicken --------------------------------------------------- Sie moechten die Rabattstaffel aus einer Excel-Tabelle mit moeglichst wenig Aufwand an einen Kunden verschicken? Ein Kollege benoetigt ein bestimmtes Tabellenblatt aus einer umfangreicheren Arbeitsmappe? In Zukunft sind dazu nur noch ein paar Mausklicks notwendig: der kostenlose SmartTools Excel-Mailer integriert sich in Excel und laesst sich nach der automatischen Installation jederzeit ueber das Menue EXTRAS starten. Sie markieren dann beispielsweise einen beliebigen Tabellenbereich, starten den SmartTools Excel-Mailer und nach zwei Mausklicks erscheint auf dem Bildschirm eine neue Mail in Outlook mit dem gewuenschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen. Auf Wunsch koennen Sie einen Bereich auch als Anhang verschicken oder wahlweise ein ganzes Tabellenblatt bzw. die komplette Tabelle. Die Konfiguration erfolgt schnell und komfortabel ueber ein uebersichtliches Dialogfeld. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-mailer/ NEWS: Office 12 endlich mit PDF-Unterstuezung --------------------------------------------- Anlaesslich der alljaehrlichen MVP-Konferenz (MVP = Most Valuable Professional) von Microsoft, wurde ein weiteres interessantes Detail zu Office 12 veroeffentlicht: Excel, Word, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, Visio, und InfoPath werden in der naechsten Version bereits standardmaessig ueber eine Funktion zum Speichern von Dokumenten, Tabellen, Praesentationen, Datenbank-Berichten usw. im PDF-Format verfuegen. Abgesehen davon, dass damit keine Zusatzprodukte mehr erforderlich sind, um beispielsweise Word-Dokumente als PDF weiterzugeben, sorgt die Integration der Funktion in das Objektmodell dafuer, dass sich die Konvertierung in Zukunft wesentlich einfacher automatisieren laesst. NEWS: Service Pack 2 fuer Office 2003 mit ueber 60 Bugfixes fuer Excel 2003 ------------------------------------------- Ab sofort koennen Sie das neueste Service-Pack fuer Office 2003 herunterladen: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=57e27a97-2db6-4654-9db6-ec7d5b4dd867 Insgesamt enthaelt das Paket ueber 450 Bugfixes zu allen Office-Applikationen. Speziell in Excel 2003 werden ueber 60 Probleme behoben. Zum Beispiel: * Probleme beim Oeffnen von Arbeitsmappen aus aelteren Excel-Versionen * Programmabsturz beim Suchen/Ersetzen in Arrayformeln * Programmabsturz nach manueller Neuberechnung mit Umschalt+F9 * Fehlermeldung beim Aufruf des Teilsummen-Assistenten Eine Liste der Bugfixes in Excel 2003 finden Sie in der folgenden Techinfo: http://support.microsoft.com/kb/906342/ Die komplette Liste aller Aenderungen ist als Excel-Tabelle unter der folgenden Adresse verfuegbar: http://download.microsoft.com/download/6/5/0/650783cf-ffbf-4d7b-96ce-d8dd4ab12f7b/office2003_sp2changes.exe Die Liste ist nach Anwendungen sortiert und enthaelt neben einer kurzen Beschreibung auch den Namen der betroffenen Datei sowie die Nummer des Knowledge Base-Artikels mit weiteren Informationen. Zum Abruf eines solchen Artikels verwenden Sie einfach den folgenden Link, wobei Sie "xxxxxx" durch die entsprechende Nummer ersetzen: http://support.microsoft.com/kb/xxxxxxx/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ So loesen Sie die Verknuepfung zwischen Diagramm und Tabelle ------------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Jedes Diagramm, das Sie in Excel erstellen, ist standardmaessig mit dem Tabellenbereich verknuepft, auf deren Grundlage Sie die Grafik erstellt haben. Der Vorteil: Wenn Sie eine oder mehrere Zahlen in Ihrer Tabelle anpassen, wird das Diagramm automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Nun gibt es aber Situationen, in denen Sie zwar Daten aendern, das Diagramm aber (beispielsweise aus Dokumentationsgruenden) in seinem alten Zustand erhalten moechten. Zu diesem Zweck muessen Sie die Verknuepfung zwischen dem Diagramm und den Daten entfernen. Sie haben dazu zwei Moeglichkeiten, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen moechten: Bei der ersten Technik machen Sie sich die wenig bekannte Tatsache zu Nutze, dass Excel sowohl Tabellenbereiche als auch Diagramme als Bitmap-Grafik in die Zwischenablage kopieren kann: Zu diesem Zweck markieren Sie das gewuenschte Diagramm, druecken Sie die Umschalt-Taste und halten Sie sie gedrueckt, waehrend Sie das Menue BEARBEITEN-BILD KOPIEREN anwaehlen (dieses Menue steht nur zur Verfuegung, wenn Sie die Umschalt-Taste gedrueckt halten; daher haben Sie es wahrscheinlich bisher noch nicht bemerkt). Bestaetigen Sie im nachfolgenden Dialogfeld einfach die Standardeinstellungen mit OK und schon befindet sich eine Kopie Ihres Diagramms als Bitmap-Grafik in der Zwischenablage. Ueber das Menue BEARBEITEN-EINFUEGEN bzw. Strg+V koennen Sie die Grafik auf jedem beliebigen Tabellenblatt einfuegen. Damit steht Ihnen nun eine Kopie Ihres Diagramms zur Verfuegung, die keinerlei Verbindung zum urspruenglichen Datenbereich hat. Wenn Sie Werte in Ihrer Tabelle aendern, wird die urspruengliche Version des Diagramms angepasst und die Kopie bleibt unveraendert. Der Nachteil bei dieser Vorgehensweise besteht allerdings darin, dass die Diagrammkopie als Bitmap-Grafik in keiner Weise mehr bearbeitet werden kann. Sie haben also beispielsweise nicht die Moeglichkeit, den Diagrammtitel zu aendern, eine Legende einzufuegen oder die Farben der Datenreihen anzupassen. Hier kann aber unsere zweite Technik weiterhelfen: Bei genauerer Betrachtung basiert ein Diagramm wie ein Kalkulationsmodell auf Formeln. Wenn Sie in einem beliebigen Diagramm einmal eine Datenreihe anklicken, so werden Sie feststellen, dass in der Bearbeitungszeile eine Formel "=DATENREIHE" erscheint. Ueber die Parameter dieser Formel wird die Verknuepfung zwischen Tabelle und Diagramm hergestellt sowie Excel mitgeteilt, wo Beschriftungen und Daten zu finden sind. Sie koennen nun wie in einer Tabelle die Formeln im Diagramm durch ihre aktuellen Ergebnisse ersetzen. Auf diese Weise loesen Sie die Verknuepfung zwischen Tabelle und Diagramm, so dass wie gewuenscht die aktuelle Darstellung unabhaengig von einer Aktualisierung der Daten erhalten bleibt: 1. Klicken Sie die erste Datenreihe in Ihrem Diagramm an, so dass in der Bearbeitungszeile die DATENREIHE-Formel zu sehen ist. 2. Markieren Sie die komplette Formel in der Bearbeitungszeile mit der Maus. 3. Druecken Sie F9 und bestaetigen Sie mit Return. Excel ersetzt die Formel daraufhin durch eine Matrix mit den Werten, auf deren Basis das Diagramm zurzeit dargestellt wird. 4. Beginnen Sie fuer jede weitere Datenreihe in Ihrem Diagramm wieder mit Schritt 1. Das Ergebnis ist ein Diagramm ohne Verbindung zu Ihrer Tabelle, das sich aber dennoch mit den gewohnten Funktionen bearbeiten und aendern laesst. Uebrigens: Wenn Sie wie bei unserer ersten Technik das Diagramm sowohl mit als auch ohne Verknuepfungen benoetigen, legen Sie einfach vor dem Entfernen der DATENREIHE-Formeln eine Kopie an. Verwenden Sie dazu die gewohnten Menues BEARBEITEN-KOPIEREN und BEARBEITEN-EINFUEGEN. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup -------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Eingabe von Leerzeichen unterbinden ----------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wie kann ich die Benutzer meiner Tabellenvorlagen daran hindern, Werte mit Leerzeichen einzugeben? Es geht um Kontonummern und Bankleitzahlen, die als reine Zahlenkombinationen und nicht in Zahlenbloecken eingegeben werden sollen, - zum Beispiel "20040000" und nicht "200 400 00". B. Gerber ANTWORT: Um fehlerhafte Eingaben zu unterbinden, verwenden Sie am besten eine Gueltigkeitsregel. Mit einer benutzerdefinierten Regel, die von einem Formelergebnis abhaengig ist, koennen Sie dann die Eingabe von Leerzeichen verhindern. Wenn Sie zum Beispiel in Spalte B einer Tabelle Kontonummern und in Spalte C Bankleitzahlen erfassen wollen, wobei sie jeweils ohne Leerzeichen eingegeben werden muessen, stellen Sie die Gueltigkeitsregel wie folgt auf: 1. Markieren Sie den geplanten Eingabebereich - beispielsweise den Bereich B2:C100. 2. Rufen Sie DATEN-GUELTIGKEIT auf und aktivieren Sie die Registerkarte EINSTELLUNGEN. 3. Waehlen Sie in der Dropdown-Liste ZULASSEN den Eintrag "Benutzerdefiniert" an. 4. Nun koennen Sie im Feld FORMEL eine Bedingung aufstellen, die zutreffen muss, damit die Gueltigkeitspruefung keinen Fehler meldet. Den Leerzeichentest fuehren Sie mit folgender Formel durch: =ISTFEHL(SUCHEN(" ";B2)) Wenn kein Leerzeichen vorhanden ist, liefert SUCHEN einen Fehler. Nur in diesem Fall ist die Bedingung erfuellt und der Benutzer kann normal weiter arbeiten. Wenn die Eingabezelle ein Leerzeichen enthaelt, erscheint dagegen eine Fehlermeldung. Beachten Sie ausserdem, dass die Gueltigkeitsformel aufgrund des relativen Zellbezugs (B2) automatisch an die anderen Eingabezellen angepasst wird und somit fuer den ganzen Bereich gilt. 5. Tragen Sie bei Bedarf auf der Registerkarte FEHLERMELDUNG einen Hinweis wie "Werte bitte ohne Leerzeichen eingeben" ein. 6. Bestaetigen Sie die Gueltigkeitsregel mit OK. Ab sofort verhindert Excel die Eingabe von Leerzeichen und zeigt eine entsprechende Fehlermeldung an. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Access-Datenbanken auch im laufenden Betrieb automatisch sichern -------------------------------------------- Der brandneue Total Visual Agent 2003 bietet optimale Sicherheit fuer Ihre Datenbanken: + Automatisches Reparieren, Komprimieren und Sichern von Jet-Datenbanken sowie Access-Data-Projects (ADP-Dateien) nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Lassen Sie diese zeitaufwendigen Arbeitsschritte in Zukunft ganz einfach mitten in der Nacht ausfuehren, ohne dass Sie am Computer sitzen muessen! + Der Total Visual Agent 2003 sichert Ihre Tabellendaten aus laufenden Datenbanken. Er ist ideal dafuer geeignet, besonders wichtige Daten sehr haeufig zu sichern (zum Beispiel jede Stunde oder sogar alle 10 Minuten), ohne dass ein Anwender die Arbeit unterbrechen muss. Bei Datenbanken, die 24 Stunden lang im Einsatz sind, ist der Total Visual Agent 2003 die einzige Moeglichkeit zur zuverlaessigen, automatisierten Datensicherung. + Sicherheitskopien der kompletten Datenbank koennen automatisch erstellt und auf Wunsch in ZIP-Dateien komprimiert werden. + Problemlose Konfiguration fuer beliebig viele Datenbanken auch ueber das Netzwerk. Starten Sie einfach den Total Visual Agent 2003 auf einem Rechner, der Zugriff auf die gewuenschten Datenbanken hat. Ab sofort ist die neue Version 2003 des Total Visual Agent verfuegbar, die die Datenbankformate von Access 2003, 2002/XP, 2000, 97, 95 und 2.0 unterstuetzt. Highlight neben vielen Detailverbesserungen ist der Total Visual Agent Service, mit dessen Hilfe die Sicherung als Windows-Server gestartet werden kann, der auch nach einem automatischen Neustart des Rechners aktiv bleibt. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/tvagent2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ NACHTRAG: Benutzer- und/oder Computernamen auslesen --------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE In der Excel Weekly-Ausgabe vom 9.8.2005 stellen Sie API-Funktionen vor, mit denen die Namen des Computers und des aktuell angemeldeten Benutzers ausgelesen werden koennen. Das geht mit der VBA-Funktion "Environ" noch viel einfacher. Computer- und Benutzernamen erhalten Sie damit zum Beispiel durch folgende Anweisungen: Benutzer = Environ("USERNAME") Computer = Environ("COMPUTERNAME") Daneben lassen sich mit "Environ" noch eine Reihe weiterer Umgebungsvariablen ermitteln. Eine vollstaendige Liste kann man beispielsweise durch folgende VBA-Prozedur in einem Excel-Tabellenblatt ausgeben: Sub Environ_auflisten() Dim i As Long, j As Long On Error Resume Next Cells(1, 1) = "Umgebungsvariable" Cells(1, 2) = "Wert" Range("A1:B1").Font.Bold = True j = 2 For i = 1 To 10000 Cells(j, 1) = Left(Environ(i), _ InStr(Environ(i), "=") - 1) Cells(j, 2) = Mid(Environ(i), _ InStr(Environ(i), "=") + 1) j = j + 1 Next Columns("A:A").EntireColumn.AutoFit Columns("B:B").ColumnWidth = 100 With Selection.CurrentRegion .HorizontalAlignment = xlLeft .VerticalAlignment = xlCenter .WrapText = True End With Range("A1:B1").ActiveWindow.Zoom = True End Sub Dr. M. Rochholz ANTWORT: Die Funktion "Environ" bietet in der Tat eine einfache Zugriffsmoeglichkeit auf die Windows- Umgebungsvariablen. Dazu noch eine weitere Anmerkung: Alternativ zu der oben aufgefuehrten VBA-Prozedur koennen Sie die Namen der verfuegbaren Funktionsargumente - neben "USERNAME" und "COMPUTERNAME" - auch auf folgende Art und Weise anzeigen lassen: 1. Rufen Sie im Windows-Startmenue den Befehl AUSFUEHREN auf. 2. Geben Sie "cmd" in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK. 3. Im daraufhin angezeigten DOS-Fenster geben Sie das DOS- Kommando "set" ein. Nach einem Druck auf Return erhalten Sie eine Liste der Umgebungsvariablen, die Sie auch als Argumente der VBA-Funktion "Environ" einsetzen koennen, sowie die aktuellen Wertzuweisungen. 4. Wenn Sie das DOS-Fenster nicht mehr benoetigen, schliessen Sie es wieder. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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