Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 5. April 2006 01:23 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 5.4.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 5.4.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Adressen mit wenigen Mausklicks nach Outlook uebernehmen + DOWNLOAD-TIPP: Neue Version der beliebten Druckertools + NEWS: Formatvorlagen mit mehr Komfort in Excel 2007 EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: VBA-Code komfortabel aus Arbeitsmappen entfernen EXCEL-HELPLINE + Differenz zwischen der aktuellen und der letzten ausgefuellten Zeile + Gemeinsamen Dateizugriff auf bestimmte Tabellenbereiche beschraenken NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Adressen mit wenigen Mausklicks nach Outlook uebernehmen ------------------------------------- Unser beliebter SmartTools Adress-Assistent 2.0 fuer Outlook steht jetzt auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfuegung. Die pfiffige Outlook-Erweiterung bietet zunaechst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version: + Markieren Sie einfach eine Adresse im Text einer Mail und rufen Sie den Assistenten auf. + Die Markierung wird analysiert und auf die entsprechenden Felder "Anrede", "Firma", "Strasse", "Ort", "Telefon", "E- Mail" usw. verteilt. + Korrekturen oder Erweiterungen nehmen Sie bei Bedarf mit wenigen Mausklicks vor und lassen den entsprechenden Kontakt dann voll automatisch in Outlook anlegen. Die erweiterte "Pro"-Version des SmartTools Adress- Assistenten 2.0 bietet zusaetzlich unter anderem folgende Funktionen: + Integration in den Internet Explorer - Markieren Sie eine Adresse auf einer Internetseite und uebernehmen Sie sie ueber das Kontextmenue (Klick mit der rechten Maustaste) aus dem Internet Explorer nach Outlook + Stimmen Sie Ihren Adress-Assistenten individuell auf spezielle Adressformate ab, mit denen Sie es immer wieder zu tun haben. + Waehlen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner aus, in dem der Assistent den neuen Kontakt speichern soll. + Automatische Korrektur von Umlauten und kleingeschriebenen Adressen + Automatische Aufteilung mit Leerzeichen getrennten Adressbloecken in Einzelzeilen. + Direkte Uebernahme eines Kontaktes nach Word oder Excel. In unserer Einfuehrungsaktion erhalten Abonnenten von SmartTools Excel Weekly den Adress-Assistenten derzeit mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressass-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Neue Version der beliebten Druckertools ------------------------------------------------------ Mit unseren Drucker-Tools stellen wir Ihnen eine Sammlung von nuetzlichen Tools und Assistenten rund um den Ausdruck von Tabellen zur Verfuegung. Ab sofort steht Ihnen eine ueberarbeitete neue Version zur Verfuegung. Nach der automatischen Installation koennen Sie ueber eine neue Symbolleiste mit einem einzigen Mausklick auf die folgenden Funktionen zugreifen: * NEU - Nur geaenderte Tabellen drucken: Die Excel Weekly Druckertools ueberwachen jetzt im Hintergrund Ihre Tabellen auf Aenderungen. Sie koennen dann mit einem Mausklick gezielt nur die Tabellen ausdrucken, an denen Aenderungen vorgenommen wurden! * Markierung drucken: Waehlen Sie einfach einen Tabellenbereich aus und klicken Sie auf dieses Symbol. Excel druckt dann ohne Umwege die aktuelle Markierung. * Tabellen drucken mit Komfort: So haben Sie den Ausdruck Ihrer Arbeitsmappe optimal im Griff. In einer Liste werden Ihnen alle verfuegbaren Tabellen angeboten und Sie koennen schnell und komfortabel per Mausklick bestimmen, welche davon ausgedruckt werden sollen. * Arbeitsmappe drucken: Ein Mausklick genuegt und voll automatisch werden alle Tabellen der aktuellen Arbeitsmappe gedruckt. * Kopien: Diese Schaltflaeche oeffnet ein Dropdown-Menue, ueber das Sie den Ausdruck der aktuellen Arbeitsmappe mit 2 bis 5 Kopien direkt starten koennen. Ein weiterer Eintrag MEHR erlaubt die Eingabe einer abweichenden Anzahl Kopien. * Verzeichnis drucken: Mit Hilfe dieser Funktion koennen Sie alle Arbeitsmappen, die in einem Verzeichnis gespeichert sind, in einem Durchgang ausdrucken. Das Add-In zeigt eine Verzeichnisauswahl an, ueber die Sie das gewuenschte Verzeichnis lokalisieren. Ein Klick auf OK druckt die darin enthaltenen Arbeitsmappen dann der Reihe nach aus. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xldruckertools/ NEWS: Formatvorlagen mit mehr Komfort in Excel 2007 --------------------------------------------------- Bereits seit der Version 3.0 bietet Excel die Moeglichkeit, Formatvorlagen fuer immer wieder benoetigte Formatierungen zu definieren. Anstatt also Zahlenformat, Ausrichtung, Schriftart, Rahmen, Muster und Zellschutz fuer jeden Bereich erneut festzulegen, legen Sie die gewuenschten Einstellungen nur einmal unter einem beliebigen Namen (zum Beispiel "Ueberschrift", "Ergebniszeile" oder "Eingabezelle") fest und koennen sie dann in Zukunft in einem Arbeitsschritt zuordnen. Leider waren die Formatvorlagen bisher recht umstaendlich zu bedienen und nur die wenigsten Anwender haben sie genutzt. In Excel 2007 soll sich das unter anderem durch die Einfuehrung der neuen Benutzeroberflaeche aendern. Die Formatvorlagen sind ueber das "ribbon" schnell erreichbar und bieten eine direkte Vorschau auf das Ergebnis: http://officeblogs.net/excel/1_03-29-2006.PNG Ausserdem sollen bereits zahlreiche vordefinierte Formatvorlagen fuer die haeufigsten Anwendungsgebiete mitgeliefert werden: http://officeblogs.net/excel/3_03-29-2006.PNG Waren die News & Downloads fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2256RWN99FS +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und trug fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft viele Jahre lang den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Naehere Informationen zu seinem erfolgreichen Buch mit Tipps und Loesungen rund um die VBA-Programmierung in Excel, finden Sie unter: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3827265770/smarttoolsbuchsh Sollten Sie bisher nur wenig Erfahrung beim Erstellen von VBA-Makros in Excel gesammelt haben, empfiehlt sich sein unter Excel Weekly-Lesern sehr beliebter VBA-Einsteigerkurs "Excel-VBA in 14 Tagen Schritt fuer Schritt zum Profi": http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3827240077/smarttoolsbuchsh KOLUMNE: VBA-Code komfortabel aus Arbeitsmappen entfernen --------------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie haeufig mit Makros arbeiten und regelmaessig Arbeitsmappen an Kollegen, Kunden usw. weitergeben, stehen Sie immer wieder vor der Aufgabe, dass Ihre selbst entwickelten VBA-Prozeduren natuerlich nicht in andere Haende gelangen sollen. In dieser Kolumne moechte ich Ihnen daher eine Moeglichkeit vorstellen, um saemtlichen Quellcode aus einer aktiven Arbeitsmappe zu entfernen. Zu den Quellcodes gehoeren neben den Makros in Standardmodulen auch Prozeduren in Klassenmodule, Ereignisprozeduren, benutzerdefinierte Funktionen, Userforms, alte Makro4-Makros sowie die noch aus Excel 5 bekannten Dialogblaetter. All diese VBA-Elemente koennen ueber die Programmierung der Entwicklungsumgebung von Excel (VBE) mit wenig Aufwand aus einer Arbeitsmappe entfernt werden. Um das dafuer notwendige Makro zu schreiben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie ueber die Tastenkombination Alt+F11 in die Entwicklungsumgebung von Excel. 2. Waehlen Sie aus dem Menue EXTRAS den Befehl VERWEISE an. 3. Aktivieren Sie die Bibliothek "Microsoft Visual Basic fuer Application Extensibility 5.3". 4. Bestaetigen Sie mit OK. 5. Legen Sie ueber EINFUEGEN-MODUL ein leeres Modul an. 6. Erfassen Sie das folgende Makro: Sub QuellCodesEntfernen() Dim VBComp As Object Dim AllComp As Object Dim ThisProj As Object Dim ThisRef As Reference Dim WS As Worksheet Dim DLG As DialogSheet Set ThisProj = ActiveWorkbook.VBProject Set AllComp = ThisProj.VBComponents For Each VBComp In AllComp With VBComp Select Case .Type Case vbext_ct_StdModule, _ vbext_ct_ClassModule, vbext_ct_MSForm AllComp.Remove VBComp Case vbext_ct_Document .CodeModule.DeleteLines 1, _ .CodeModule.CountOfLines End Select End With Next VBComp For Each ThisRef In ThisProj.References If Not ThisRef.BuiltIn Then ThisProj.References.Remove ThisRef Next ThisRef Application.DisplayAlerts = False For Each WS In Excel4MacroSheets WS.Delete Next WS For Each DLG In DialogSheets DLG.Delete Next DLG End Sub Bevor Sie das Makro ausfuehren koennen, muessen Sie noch folgende Einstellung vornehmen: 1. Waehlen Sie in Excel aus dem Menue EXTRAS den Befehl MAKRO-SICHERHEIT an 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Vertrauensuerdige Herausgeber". 3. Aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ZUGRIFF AUF VISUAL BASIC-PROJEKTE VERTRAUEN. und bestaetigen Sie mit OK. 4. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, aus der Sie die Quellcodes entfernen moechten. 5. Waehlen Sie aus dem Menue EXTRAS den Befehl MAKRO-MAKROS. 6. Markieren Sie das Makro "QuellCodesEntfernen" und bestaetigen Sie mit AUSFUEHREN. Nach wenigen Augenblicken sind dann alle Code-Elemente aus der aktiven Arbeitsmappe entfernt. War dieser Tipp fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2256RWN99FS ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Preise, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Differenz zwischen der aktuellen und der letzten ausgefuellten Zeile ----------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich verwalte mit Excel die Verbrauchskosten unserer Firmenwagen. Dafuer habe ich unter anderem Tabellen fuer die Monate des Jahres angelegt, in denen in der ersten Spalte jeweils die Tage des Monats stehen - zum Beispiel 1.1.2006, 2.1.2006 usw. In den daneben stehenden Spalten trage ich dann pro Fahrzeug fuer jede Tankfuellung den Kilometerstand und die getankten Liter ein. Nun moechte ich automatisch die Kilometerdifferenz zum vorherigen Tankstopp und daraus resultierend den Verbrauch berechnen. Das Problem ist die Kilometerdifferenz, da die Fahrzeuge nicht regelmaessig Tag betankt werden und der letzte Kilometerstand deshalb einen oder zwei Tage (Tabellenzeilen) vorher oder auch 14 Tage (Tabellenzeilen) vorher stehen kann. Wie kann ich also vom Kilometerstand aus der aktuellen Zeile den letzten zuvor eingetragenen Kilometerstand subtrahieren, egal in welcher Zeile dieser Wert steht? J. Schuster ANTWORT: Bei Kilometerstaenden von Fahrzeugen haben Sie den Vorteil, dass die entsprechenden Werte bei jedem Tankstopp groesser sind als beim vorherigen (es sei denn, Sie wuerden den Tacho zurueckdrehen). Somit koennen Sie die Differenz berechnen, indem Sie vom Wert aus der aktuellen Zeile einfach den groessten zuvor eingegebenen Wert subtrahieren. Damit eine solche Formel problemlos kopiert werden kann, verwenden Sie eine Mischung aus relativen und absoluten Zellbezuegen. Angenommen etwa, die Kilometerstaende wuerden in Spalte B erfasst. Dabei steht in Zelle B2 der Uebertrag aus dem Vormonat und ab Zelle B3 folgen an den Tagen, an denen das Fahrzeug betankt wurde, die Kilometerstaende des aktuellen Monats. Wenn beispielsweise am 2., 6. und am 8. des Monats getankt wurde, stehen die entsprechenden Tachostaende in den Zellen B4, B8 und B10. Die Differenzwerte sollen nun in Spalte C ermittelt werden. Dazu geben Sie in Zelle C3 folgende Formel ein: =WENN(B3<>"";B3-MAX(B$2:B2);"") Die WENN-Funktion prueft, ob am aktuellen Tag ueberhaupt ein Kilometerstand eingetragen wurde. Sollte das nicht der Fall sein, bleibt die Ergebniszelle leer. Nur wenn ein Kilometerstand vorhanden ist, wird die Formel berechnet. Sie subtrahiert vom Wert der aktuellen Zeile (hier B3) den groessten zuvor eingegebenen Wert ab Zelle B2. Dass immer B2 als Ausgangspunkt genommen wird, erreichen Sie durch den absoluten Bezug auf die Zeile: $2. Das Ende des Bereichs ist dagegen flexibel und reicht immer bis zur letzten Zeile ueber der aktuellen Zeile: Da Sie die Formel hier in Zelle C3 eingeben, bezieht sich der relative Bezug "B2" (relativ = ohne $-Zeichen) auf die Zelle links neben und eine Zeile ueber der Formelzelle. Jetzt muessen Sie die Formel nur noch nach unten kopieren, sodass die Kilometerdifferenz fuer jeden Tag des Monats berechnet werden kann. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Ueber 350 MB offene Datenbanken und mehr als 3.000 Seiten Access-Tipps auf 3 CD-ROM's -------------------------------------------- Mit dem grossen Access-Berater-Gesamtarchiv koennen Sie die drei erfolgreichsten Archiv-CD-ROM's jetzt zu einem besonders guenstigen Sonderpreis mit 30% Rabatt erwerben. 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Mittels Freigabe funktioniert es auch, dass mehrere Anwender gleichzeitig auf eine Datei zugreifen koennen. Ich moechte jetzt aber noch den Tabellenbereich einschraenken, der von den einzelnen Mitarbeitern geaendert werden kann. Beispielsweise soll Mitarbeiter A nur in Spalte C arbeiten duerfen, waehrend Mitarbeiter B nur in Spalte D freien Zugriff hat. Laesst sich das mit irgendwelchen Optionen einstellen? V. Helmberg ANTWORT: Wenn Sie noch mit Excel 97 oder 2000 arbeiten, gibt es dafuer keine Loesung. In diesen Versionen koennen Sie Arbeitsmappen nur so freigeben, dass sie gleichzeitig von mehreren Anwendern geoeffnet werden koennen. Weitere Zugriffsrechte lassen sich nicht vergeben. Das geht erst seit Excel 2002. Seit dieser Version lassen sich Tabellenbereiche definieren, die mit einem individuellen Kennwort geschuetzt sind oder fuer die ein Benutzer entsprechende Aenderungsberechtigungen erhaelt. So koennen die Bereiche spaeter entweder nach Eingabe des korrekten Kennworts oder direkt durch den berechtigten Anwender bearbeitet werden. Um den Schutz einzelner Tabellenbereiche zu aktivieren, muessen Sie folgende Reihenfolge einhalten: 1. Oeffnen Sie die zu schuetzende Arbeitsmappe. 2. Aktivieren Sie das Tabellenblatt, in dem Sie Bereiche fuer einzelne Anwender freigeben wollen. 3. Waehlen Sie EXTRAS-SCHUTZ-BENUTZER DUERFEN BEREICHE BEARBEITEN an. 4. Klicken Sie auf NEU, um einen neuen Teilbereich zu definieren. 5. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld geben Sie dem Bereich einen aussagekraeftigen TITEL. Dann geben Sie im Feld BEZIEHT SICH AUF ZELLEN die Bereichsadresse an, wobei Sie den Bereich auch mit der Maus im Tabellenblatt markieren koennen. Im Feld KENNWORT DES BEREICHS tragen Sie das Kennwort ein, mit dem der Bereichsschutz aufgehoben werden kann. 6. Um einzelnen Anwendern eine Bearbeitung ohne vorherige Kennworteingabe zu ermoeglichen, klicken Sie jetzt auf BERECHTIGUNGEN. Danach legen Sie die Netzwerk-User oder - Gruppen fest, die ein Zugriffsrecht erhalten sollen. Die genaue Vorgehensweise richtet sich nach der eingesetzten Windows-Version. 7. Bestaetigen Sie die Bereichsdefinition mit OK. Sie werden zur erneuten Kennworteingabe aufgefordert und gelangen dann zur Liste der freigegebenen Teilbereiche zurueck. 8. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 fuer alle Tabellenbereiche, die nur fuer bestimmte Mitarbeiter freigegeben sein sollen. 9. Sobald Sie die Zugriffsrechte definiert haben, schalten Sie den Blattschutz ein. Dazu waehlen Sie EXTRAS-SCHUTZ- BLATT SCHUETZEN an. Stellen Sie die gewuenschten Bearbeitungsoptionen ein und vergeben Sie ein Kennwort. 10. Bei Bedarf wiederholen Sie die genannten Schritte fuer die restlichen Tabellenblaetter der Arbeitsmappe. 11. Jetzt muessen Sie die Mappe nur noch freigeben. Damit andere Anwender den Freigabe-Status nicht rueckgaengig machen koennen, verwenden Sie dafuer den Befehl EXTRAS- SCHUTZ-ARBEITSMAPPE SCHUETZEN UND FREIGEBEN. 12. Aktivieren Sie das Kontrollkaestchen FREIGABE MIT AENDERUNGSPROTOKOLL und weisen Sie ein Kennwort zu. 13. Um den Vorgang abzuschliessen, muss die Arbeitsmappe gespeichert werden. Die entsprechende Meldung bestaetigen Sie mit OK. Von nun an kann die Mappe von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden. Mitarbeiter mit den passenden Berechtigungen koennen Aenderungen an den fuer sie vorgesehenen Stellen ohne Kennworteingabe vornehmen. Andere Bereiche stehen aufgrund des Blattschutzes nicht zur Verfuegung. Beachten Sie aber, dass Anwender, die noch mit Excel 97 oder 2000 arbeiten, keine Aenderungen vornehmen koennen, selbst wenn sie mit einem Benutzernamen angemeldet sind, fuer den ein Teilbereich freigegeben wurde. War die Helpline fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2256RWN99FS +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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