Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 5. April 2005 23:28 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 6.4.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 6.4.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen + DOWNLOAD-TIPP: Formeln automatisch anpassen EXCEL-TIPP DER WOCHE + Diagramme bei der Dateneingabe automatisch erweitern EXCEL-HELPLINE + Blattname in Abhaengigkeit von Zellinhalten + Einzelnes Kreissegment herausstellen + Formatierung beim AutoAusfuellen nicht ueberschreiben NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen ------------------------------------------------------- Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie koennen auf Ihre vorhandenen Datenbestaende in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003- Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!): + Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax- Managers rufen Sie die Liste der verfuegbaren Adressen ab. + Sie markieren den gewuenschten Empfaenger. + Der Assistent oeffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fuegt die Adresse samt fertiger Anrede genau an den richtigen Stellen ein. + Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief- Empfaenger sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten Verzeichnisse gespeichert. Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 steht ab sofort in einer neuen Version zur Verfuegung, die nicht nur Word 2000 und 2002/XP, sondern auch das aktuelle Word 2003 unterstuetzt. In einer zur Zeit 25% Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ DOWNLOAD-TIPP: Formeln automatisch anpassen ------------------------------------------- Es gibt viele Situationen, in denen Sie nachtraeglich mehrere Formeln in Ihren Tabellen aendern muessen. Beispielsweise soll nachtraeglich eine zusaetzliche Rechenoperation durchgefuehrt werden oder Sie moechten die Ergebnisse runden oder vielleicht die Umsatzsteuer hinzurechnen. Normalerweise muessen Sie dazu jede Zelle einzeln anklicken und die entsprechende Formel manuell anpassen. Ein kostenloses Excel-Berater-Tool hilft weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menue EXTRAS-FORMEL AENDERN zur Verfuegung. In einem Dialogfeld legen Sie ganz einfach fest, welche Werte oder Ausdruecke Excel vor oder hinter den Formeln in den markierten Zellen einfuegen soll. Weitere Optionen wie das automatische Einschliessen einer bisherigen Formel in Klammern, ermoeglichen einen flexiblen Einsatz in vielen Praxissituationen: http://www.add-in-world.com/katalog/exb-formel/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Diagramme bei der Dateneingabe automatisch erweitern ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten koennen Sie in kuerzester Zeit vorhandene Daten in eine Grafik umsetzen. Eine manuelle Erweiterung ist allerdings notwendig, sobald Sie nachtraeglich Daten zu Ihrer Tabelle hinzufuegen. Das typische Beispiel ist eine Umsatzstatistik, die natuerlich monatlich auf den neuesten Stand gebracht wird. Obwohl Excel von sich aus keine dynamischen Datenreihen anbietet, koennen Sie sie durch den Einsatz der wenig bekannten Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN simulieren. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie ein Diagramm so anpassen, dass es neue Daten automatisch erkennt und die Grafik entsprechend erweitert. Erstellen Sie das Diagramm zunaechst wie gewohnt ueber den Assistenten. Wie Sie nach dem Anklicken einer Datenreihe feststellen werden, werden auch innerhalb von Diagrammen Formeln verwendet, um die Informationen zu den darzustellenden Daten an Excel zu uebergeben. Sie koennen diese Bezuege zwar manuell anpassen, aber die Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN laesst sich an dieser Stelle nicht einsetzen. Wir muessen daher einen kleinen Umweg gehen und zunaechst entsprechende Bereichsnamen definieren, die Sie dann den Datenreihen zuweisen. Sie benoetigen einen Bereichsnamen fuer jede Datenreihe und einen fuer die Beschriftungen der Rubrikenachse. Waehlen Sie dazu das Menue EINFUEGEN-NAME-DEFINIEREN an, geben Sie den gewuenschten Namen ein und klicken Sie in das Feld BEZIEHT SICH AUF. An dieser Stelle legen Sie nun keinen festen Bezug fest, sondern eine Formel, die abhaengig von der Anzahl der eingegebenen Werte immer einen genau passenden Bereich liefert. Die grundsaetzliche Syntax dieser Formel sieht folgendermassen aus: =BEREICH.VERSCHIEBEN(;0;0;1;) Dabei ist die erste Zelle mit dem ersten X-Wert bzw. dem ersten Wert der Datenreihe. ist der Bezug des Bereiches, in den voraussichtlich Zahlen eingegeben werden. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie eine Umsatztabelle fuer die ersten drei Monate des Jahres 2002 erstellt haben, wobei sich die Monatsbezeichnungen im Bereich C4:E4 befinden; im Laufe des Jahres werden Sie die Tabelle bis in Spalte N erweitern, so dass die Formel fuer die X-Werte folgendermassen aussieht: =BEREICH.VERSCHIEBEN($C$4;0;0;1;ANZAHL2($C$4:$N$4)) Nach diesem Muster erstellen Sie einen Namen fuer jede Datenreihe. Wechseln Sie dann wieder in das Diagramm und rufen Sie das Dialogfeld DIAGRAMM-DATENQUELLE auf. Auf der Registerkarte "Reihe" koennen Sie nun fuer jede Datenreihe bestimmen, welche Werte in der Tabelle zur grafischen Darstellung verwendet werden sollen. Klicken Sie in das Feld WERTE und geben Sie den entsprechenden Bereichsnamen mit vorangestelltem Gleichheitszeichen ein. Anschliessend klicken Sie den Namen der naechsten Datenreihe an und weisen Sie wiederum den zugehoerigen Bereichsnamen zu. Geben Sie unter BESCHRIFTUNG DER RUBRIKENACHSE noch den Bereichsnamen fuer die Rubrikenbeschriftungen ein und verlassen Sie das Dialogfeld mit OK. Am Diagramm bemerken Sie zunaechst keine Aenderungen, aber wenn Sie Ihre Tabelle in Zukunft um eine oder mehrere Spalten erweitern, wird es sich automatisch an die zusaetzlichen Daten anpassen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer fuer jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch an jede gewuenschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Blattname in Abhaengigkeit von Zellinhalten ------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Besteht die Moeglichkeit, den Namen eines Tabellenblatts dynamisch an den Inhalt einer bestimmten Zelle anzugleichen? Wenn ich zum Beispiel in Zelle A1 eine neue Tabellenueberschrift eingebe, soll das Blatt automatisch umbenannt werden, sodass der Name gleich lautend mit der neuen Tabellenueberschrift ist. T. Rothacker ANTWORT: Auf Aenderungen an einem Tabellenblatt koennen Sie per VBA-Code mit Hilfe des Worksheet_Change-Ereignisses reagieren. So laesst sich auch der Blattname dynamisch aendern. Die folgende Loesung nutzt dafuer eine allgemeine Prozedur, die Sie dann aus den Codefenstern der gewuenschten Tabellenblaetter aufrufen. Dazu gehen Sie folgendermassen vor: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die Blattnamen dynamisch vergeben wollen. 2. Wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. 3. Erstellen Sie im Projekt der aktuellen Arbeitsmappe ein neues Modul, indem Sie EINFUEGEN-MODUL anwaehlen. 4. In das daraufhin geoeffnete Codefenster geben Sie folgende Prozedur ein: Sub NeuerBlattname _ (ByVal Zelle As Range, _ NameInZelle As String) Dim strNewName As String If Zelle.Address = _ ActiveSheet.Range(NameInZelle).Address Then strNewName = Zelle.Text If MsgBox _ (Prompt:="Wollen Sie das Blatt umbenennen?" & _ vbCr & _ "Neuer Name: " & strNewName, _ Buttons:=vbQuestion + vbYesNo, _ Title:="Neuer Blattname") = vbYes Then ActiveSheet.Name = strNewName End If End If End Sub Die Prozedur erwartet zwei Parameter: "Zelle" ist ein Verweis auf die Zelle, die gerade geaendert worden ist, und "NameInZelle" ist die Adresse der Zelle, die ausschlaggebend fuer den Blattnamen sein soll. Im Programmcode ueberprueft die Prozedur, ob die Adresse der geaenderten Zelle identisch mit der Adresse der Zelle ist, die den Blattnamen bestimmt. Wenn das der Fall ist, erscheint ein Meldungsfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Blatt tatsaechlich umbenennen wollen. Falls Sie die Frage mit JA beantworten, erhaelt das aktive Blatt einen neuen Namen. 5. Damit die Prozedur automatisch bei Aenderungen an einem Tabellenblatt gestartet wird, kehren Sie zunaechst per Alt+F11 zum Excel-Fenster zurueck. 6. Dann klicken Sie am unteren Fensterrand mit der rechten Maustaste auf das Register eines Tabellenblatts, in dem Sie eine dynamische Namensvergabe einsetzen wollen. 7. Im aufklappenden Kontextmenue waehlen Sie den Befehl CODE ANZEIGEN an. 8. Sie gelangen wieder in den Visual Basic-Editor, und zwar in das Codefenster des gewaehlten Tabellenblatts. Am oberen Rand dieses Fensters oeffnen Sie das linke Dropdown-Feld und waehlen den Eintrag "Worksheet" aus. - Direkt danach oeffnen Sie das rechte Dropdown-Feld, um den Listeneintrag "Change" zu aktivieren. 9. Im Codefenster selbst erscheint daraufhin ein Prozedurgeruest fuer das Worksheet_Change-Ereignis. Ergaenzen Sie es um den Aufruf der Prozedur "NeuerBlattname", sodass der gesamte Ausdruck am Ende so aussieht: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) NeuerBlattname Target, "A1" End Sub Als Parameter uebergeben Sie als erstes immer das Objekt "Target" an die Prozedur "NeuerBlattname". Den zweiten Parameter koennen Sie individuell waehlen. In diesem Fall geben Sie damit an, dass sich der Blattname nach dem Inhalt der Zelle "A1" richten soll. Wenn die ausschlaggebende Ueberschrift stattdessen in Zelle C3 steht, rufen Sie die Hilfsprozedur auf folgende Art und Weise auf: NeuerBlattname Target, "C3" 10. Kehren Sie mit Alt + F11 zum Excel-Fenster zurueck und wiederholen Sie die Schritte 6 bis 9 fuer weitere Tabellenblaetter, in denen der Blattname dynamisch angepasst werden soll. Dabei koennen Sie bei Bedarf jedes Mal andere Zelladressen als zweiten Parameter an "NeuerBlattname" uebergeben. Aenderungen an den Tabellenblaettern werden ab sofort ueberwacht. Sobald Sie etwas Neues in die Zelle, die den Blattnamen beeinflusst, eingeben, erscheint die Abfrage, ob Sie den Namen tatsaechlich aendern wollen. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ NEUE VERSION: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene in Access grafisch darstellen -------------------------------------------------- Hier ist die perfekte Erweiterung fuer alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie muessen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgaenge verwalten und diese Loesung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein uebersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fuelle von Anwendungen denkbar ist: + Urlaubs- und Personalplanung + Belegung von Wohnungen oder Haeusern + Vermietung von Geraeten + Fahrzeuge eine Fuhrparks + Raumbelegung + Projekt- und Ressourcenplanung + u.v.m. Die neue Version 2.11 bietet unter anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kuerzeln fuer noch aussagekraeftigere Darstellungen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Loesung in einer komplett ungeschuetzten Entwicklerversion ohne jegliche Einschraenkungen an: http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Einzelnes Kreissegment herausstellen ------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Beim Erstellen eines Kreisdiagramms moechte ich ein ganz bestimmtes Segment hervorheben, indem ich es aus dem Kreis herausloese. Alle anderen Kreissegmente sollen zusammen bleiben. Leider schaffe ich es nur, alle Segmente gleichzeitig herauszuloesen. Was mache ich falsch? B. Hofer ANTWORT: Wenn Sie ein neues Kreisdiagramm erstellen, werden Ihnen standardmaessig nur Varianten angeboten, in denen alle Segmente herausgeloest sind. Klicken Sie ein vorhandenes Kreisdiagramm an, und versuchen Sie dann, ein Segment zu loesen, werden ebenfalls alle Segmente gleichzeitig nach aussen gezogen. Dennoch ist es moeglich, nur ein einzelnes Segment herauszustellen, auch wenn die Vorgehensweise nicht ganz eingaengig ist: Klicken Sie das Kreisdiagramm an, so dass es markiert ist. Anschliessend muessen Sie dann aber noch einmal gezielt in das gewuenschte Segment klicken, so dass es ausgewaehlt ist. Danach koennen Sie es dann wie gewuenscht einzeln aus dem Diagramm loesen und auf diese Weise hervorheben. Formatierung beim AutoAusfuellen nicht ueberschreiben ----------------------------------------------------- Versionen: Excel 2002/XP und 2003 FRAGE: Beim Einsatz des Ausfuellkaestchens in Excel, erhalten die die neu ausgefuellten Zellen immer die Formatierung der Ausgangszellen. Kann ich das irgendwie verhindern? Ich moechte nur die Werte eintragen und die vorher festgelegte Formatierung der auszufuellenden Zellen erhalte. B. Uhrmann ANTWORT: Beim Ausfuellen direkt koennen Sie das leider nicht erreichen, aber in Excel 2002/XP und 2003 gibt es eine Loesung: Nachdem Sie das Ausfuellkaestchen nach unten gezogen haben, klicken Sie auf das SmartTag "Auto- Ausfuelloptionen". Aktivieren Sie dann die Option OHNE FORMATIERUNG AUSFUELLEN und die urspruenglichen Formatierungen werden wiederhergestellt, waehrend die ausgefuellten Werte erhalten bleiben. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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