Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 5. September 2005 23:00 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 6.9.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 6.9.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Pfiffige neue Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare + DOWNLOAD-TIPP: Die Version 4.0 des Datumsassistenten mit vielen neuen Funktionen + TECHINFO: SQL-Datenbanken mit Excel analysieren EXCEL-TIPP DER WOCHE + Special zu Microsoft Query, Teil 2: Schneller Aufruf von Microsoft Query EXCEL-HELPLINE + Zahlenverhaeltnis als gekuerzter Bruch darstellen + Zielwertsuche einem Symbol zuweisen NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Pfiffige neue Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare ------------------------------------- Unser Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfuegung. Die beliebte Excel-Erweiterung bietet zunaechst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version: * Legen Sie die Formatierung fuer Ihre Kommentar-Popups beliebig fest. Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. * Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem Kommentar-Manager laesst sich die Standardgroesse des Kommentar-Popups beliebig veraendern. * Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen Kommentaren beschraenkt. Legen Sie entweder einen beliebigen anderen Text fest oder loeschen Sie die Vorgabe fuer neue Kommentare komplett. Zusaetzlich bietet die leistungsfaehige Pro-Version: * Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfuegen, so dass jederzeit das Erstellungsdatum ersichtlich ist. * Komfortables Bearbeitungsfenster: Lassen Sie Ihre Kommentartexte in einem separaten Fenster anzeigen, in dem die Bearbeitung und der Datenaustausch ueber die Zwischenablage komfortabel moeglich ist. * Suchen und Ersetzen: Nehmen Sie nachtraegliche Korrekturen oder andere Aenderungen in den Kommentaren per Mausklick vor, denn Sie koennen beliebige Zeichenketten suchen und durch einen anderen Text ersetzen. * Kommentar-Uebersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - lassen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare der aktuellen Tabelle oder der kompletten Arbeitsmappe auf einem separaten Blatt ausgeben. * Vorhandene Kommentare formatieren: Die Format-Funktionen des SmartTools Kommentar-Managers wirken sich standardmaessig nur auf alle neu erstellten Kommentare aus, aber in der Pro-Version koennen Sie auch bereits vorhandene Kommentar-Popups neu formatieren. * Zusaetzliche AutoFormen: Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar-Popups. In der Pro-Version des SmartTools Kommentar-Managers koennen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro nur kurze Zeit in einer Einfuehrungsaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Die Version 4.0 des Datumsassistenten mit vielen neuen Funktionen ---------------------------------------------------- Vergessen Sie Ihren Papierkalender: In Zukunft muessen Sie beim Schreiben von Terminplaenen, dem Berechnen des Zahlungsziels oder dem Ueberarbeiten von Projektberichten nie wieder Datumsangaben nachschlagen und muehsam eintippen. Der SmartTools Datumsassistent erweitert Excel 2003, 2002/XP und 2000 um einen nuetzlichen Popup-Kalender, den Sie jederzeit per Mausklick direkt aus Excel aufrufen koennen. Blaettern Sie dann am Bildschirm in einem uebersichtlichen Kalender und uebernehmen Sie das gewuenschte Datum ganz einfach in Ihren Text. Auf vielfachen Wunsch haben wir den Datumsassistenten noch einmal um viele immer wieder gewuenschte Funktionen erweitert: * Nach der automatischen Installation koennen Sie ueber das Kontextmenue einen freischwebenden Mini-Kalender aufrufen, mit dem sich Datums- und Zeitangaben noch schneller abrufen lassen. * Schalten Sie per Mausklick die "AutoAnzeige" fuer den Mini-Kalender ein. In Zukunft wird er dann voll automatisch eingeblendet, sobald Sie die entsprechende Zelle auswaehlen. * Fuegen Sie Sie neben Datumsangaben auch komfortabel Uhrzeiten inklusive haeufig benoetigter Rundungen ein. * Auf Wunsch koennen Sie den SmartTools Datumsassistenten 4.0 jetzt auch in Ihre Symbolleiste einbinden. Sie finden unseren kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xldatumass/ TECHINFO: SQL-Datenbanken mit Excel analysieren ----------------------------------------------- Der SQL Server stellt mit den Analyse-Tools Services zur Verfuegung, ueber die sich per OLAP Datenbestaende auswerten und analysieren und so bei erkennbaren Schwachstellen gegebenenfalls optimieren lassen. Ab Excel 2002 wurde eine spezielle Unterstuetzung dieser Analyse-Tools und OLAP integriert. Eine umfangreiche Techinfo, die den Einsatz von Excel fuer Analysen, Auswertungen und Statistiken ausfuehrlich erlaeutert, finden Sie unter der folgenden Adresse: http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dnexcl2k2/html/odc_xlsql.asp Die Autoren beschreiben hier anhand praktischer Beispiele die Vorbereitungen, notwendige Einstellungen und den Zugriff per OLAP. Darueber hinaus widmen sie sich sehr ausfuehrlich der Programmierung dieser Moeglichkeiten per VBA. Nebenbei erfahren Sie hier eine Menge interessanter Details zu Pivot- Tabellen und Pivot-Charts sowie deren Objektmodelle und den verfuegbaren Ereignisprozeduren fuer die Arbeit mit diesen Objekten. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Special zu Microsoft Query, Teil 2: Schneller Aufruf von Microsoft Query ------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In unserer letzten Ausgabe haben wir bereits an einem konkreten Beispiel gezeigt, wie sich Microsoft Query zur Bearbeitung Ihrer Excel-Tabellen einsetzen laesst. Microsoft Query ist ein vollwertiger SQL-Client, mit dessen Hilfe Sie Daten nicht nur ganz einfach abfragen, sondern auch bearbeiten koennen. Viele Aufgaben, die Sie direkt in Excel nur sehr umstaendlich loesen lassen, werden ploetzlich ganz einfach mit einem einzigen Mausklick erledigt. In diesem Tipp moechten wir Ihnen ein weiteres solches Beispiel zeigen. Beginnen werden wir aber mit einem interessanten Kniff zum schnelleren Aufruf von Microsoft Query. In unserem letzten Tipp der Woche wurde Microsoft Query ueber das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN gestartet. Das funktioniert grundsaetzlich ohne Probleme, ist aber keine optimale Loesung, weil die wirklich interessanten Einsatzgebiete von Microsoft Query beim Einsatz von SQL-Statements liegen, die keine direkten Ergebnisse in Form einer neuen Tabelle produzieren. Genau zu diesem Zweck wurde das Menue allerdings in Excel angelegt und so muss man ein paar Tricks anwenden, um zum Ziel zu kommen. Eine interessante Alternative ist daher der direkte Aufruf von Microsoft Query unabhaengig von Excel. Auf den ersten Blick scheint das nicht moeglich zu sein, weil bei der Installation von Office bzw. Excel kein entsprechendes Programmsymbol angelegt wird, aber tatsaechlich kann Microsoft Query als eigenstaendiges Programm eingesetzt werden und in diesem Modus Excel-Dateien noch einfacher bearbeiten. Dazu muessen Sie nur einmalig ein Programmsymbol fuer Query im Start-Menue anlegen: 1. Starten Sie den Explorer von Windows und durchsuchen Sie das Laufwerk mit Ihrer Office-/Excel-Installation nach der Datei MSQRY32.EXE. 2. Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenue VERKNUEPFUNG ERSTELLEN auf. 3. Markieren Sie die daraufhin erstellte Verknuepfung und verschieben Sie sie mit Strg+X in die Zwischenablage. 4. Wechseln Sie in das Verzeichnis "Startmenue" Ihrer Windows-Installation. Je nach Version befindet es sich unter \Windows oder unter \Dokumente und Einstellungen\. 5. Suchen Sie in der Struktur von "Startmenue" nach der Stelle, an der Sie das Symbol fuer den Aufruf von Microsoft Query einfuegen wollen. Gegebenenfalls erstellen Sie ein neues Verzeichnis, das dann im Start- Menue als neue Programmgruppe angezeigt wird. 6. Fuegen Sie die Verknuepfung zu Microsoft Query mit Strg+V an der gewuenschten Stelle ein. Anschliessend benennen Sie sie noch von "Verknuepfung..." in "Microsoft Query" um. Wenn Sie in Zukunft eine Excel-Tabelle mit Hilfe von SQL- Anweisungen direkt bearbeiten moechten, genuegt das Anklicken des neu angelegten Symbol im START-Menue. Anschliessend waehlen Sie das Menue DATEI-SQL AUSFUEHREN an und Sie koennen die gewuenschte SQL-Anweisung direkt eingeben und starten. Wie einfach das ist, zeigen wir dann naechste Woche im letzten Teil unseres kleinen Specials. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ SmartTools QuickText Pro 2.0 fuer Word -------------------------------------- Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. * Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal bearbeiten muessen. * Die neue Version 2.0 bietet viele neue Funktionen und pfiffige Arbeitserleichterungen SmartTools QuickText Pro 2.0 ist ab Anfang September verfuegbar. Bis zum 15.9.2005 gilt unser Sonderpreis fuer Excel Weekly-Abonnenten mit ueber 35% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Zahlenverhaeltnis als gekuerzter Bruch darstellen ------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000, 97 FRAGE: Ich moechte das Verhaeltnis zweier Zahlen als Bruch darstellen, wobei moeglichst automatisch gekuerzt wird. Wenn ich aber eine Formel wie "=A1/B1" (fuer das Verhaeltnis zwischen den Werten aus A1 und B1) eingebe und ihr eines der "Bruch"-Zahlenformate zuweise, rechnet Excel manchmal nicht genau genug - das Verhaeltnis von 123 zu 12345 stellt Excel zum Beispiel als "8/803" dar; eigentlich sollte es "41/4115" sein. Ausserdem arbeitet Excel automatisch mit ganzzahligen Anteilen, wenn der erste Wert groesser ist als der zweite -fuer das Verhaeltnis zwischen 12 und 8 gibt das Bruchformat beispielsweise "1 1/2" aus und nicht wie gewuenscht "3/2". Wie bringe ich Excel dazu, das Zahlenverhaeltnis so darzustellen, wie ich es mir vorstelle? W. Matzner ANTWORT: Dazu muessen Sie ein eigenes Bruchformat definieren, da die eingebauten Bruchformate eine maximale Genauigkeit von drei Stellen aufweisen und die ganzzahligen Anteile immer herausgezogen werden. Um Ihr eigenes Bruchformat anzuwenden, markieren Sie die Zelle(n), in der/denen Sie das Zahlenverhaeltnis berechnen, und rufen FORMAT-ZELLEN auf. Auf der Registerkarte ZAHLEN aktivieren Sie dann die KATEGORIE "Benutzerdefiniert". Anschliessend geben Sie in das Eingabefeld auf der rechten Dialogfeldseite eine Formatdefinition wie diese ein: ####/#### Dieses Format steht fuer eine maximale Genauigkeit von vier Stellen auf jeder Seite des Bruchstrichs. Das #-Zeichen steht fuer optionale Stellen, das heisst, dass nicht benoetigte Stellen auch nicht angezeigt werden. Wenn Sie eine hoehere Genauigkeit benoetigen, erhoehen Sie einfach die Anzahl der #-Zeichen. Alternativ koennen Sie anstelle der #-Zeichen auch Fragezeichen verwenden. Sie sorgen dafuer, dass der Bruchstrich (der Schraegstrich) immer an derselben Position innerhalb der Zelle steht. Das ist hilfreich, wenn Sie mehrere Zahlenverhaeltnisse untereinander in eine Tabellenspalte schreiben und die Werte uebersichtlich am Schraegstrich ausrichten wollen. Fuer eine maximal dreistellige Anzeigegenauigkeit koennten Sie dann folgendes Zahlenformat definieren: ???/??? Nach Eingabe des benutzerdefinierten Zahlenformats klicken Sie auf OK, um es den Zellen zuzuweisen. Soweit moeglich, kuerzt Excel den Bruch automatisch. Dieses Mal werden die ganzzahligen Anteile aber nicht herausgezogen, falls der Zaehler groesser als der Nenner ist. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ So haben Sie Ihre Finanzen immer perfekt im Griff ------------------------------------------------- Auf der CD-ROM "Private Finanzkontrolle, Euro Edition" finden Sie eine Fuelle von fertigen Excel-Loesungen rund um Ihre privaten Finanzen. + Haushalts- und Fahrtenbuch, Geldanlagen und Kfz-Kostenkostenkontrolle + Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. + Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen. + Die uebersichtlichen Arbeitsmappen sind auch fuer den Einsteiger sofort einsetzbar. + Erfahrene Excel-Anwender profitieren von der einfachen Erweiterungsfaehigkeit der ungeschuetzten Arbeitsmappen. 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Somit duerfte klar sein, wie Sie die Zielwertsuche in eine Symbolleiste einfuegen: 1. Waehlen Sie ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN an. - Welche Registerkarte im zugehoerigen Dialogfeld aktiv ist, spielt in diesem Fall keine Rolle. 2. Klicken Sie auf den Menuenamen EXTRAS, um das Menue mit seinen Befehlen zu oeffnen. 3. Druecken Sie die Strg-Taste und halten Sie sie fest, waehrend Sie den Befehl ZIELWERTSUCHE in eine der angezeigten Symbolleisten ziehen. Auf diese Weise kopieren Sie den Befehl, sodass er im Menue EXTRAS erhalten bleibt. 4. Sobald der Befehl an der gewuenschten Position erscheint, klicken Sie im Dialogfeld Anpassen auf SCHLIESSEN. Das war schon alles. Leider ist ZIELWERTSUCHE standardmaessig kein Symbol zugewiesen, sodass Sie mit der Textanzeige Vorlieb nehmen muessen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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