Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 7. Dezember 2004 00:53 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 7.12.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 7.12.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und unerwuenschte E-Mail + DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel + TECHINFO: Komplette VBA-Referenz fuer Office 2000, XP und 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Listen ohne Duplikate zusammenfuehren, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + AutoFilter beim Speichern zuruecksetzen + Komfortables Scrolling in grossen Tabellen NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und andere unerwuenschte E-Mail --------------------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Loesungen: Die Nachrichten werden zunaechst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls geloescht. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative - das bereits millionenfach bewaehrte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept: * Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook ueberhaupt auf Ihren Computer geladen werden. * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten fuer Sie vor. Auf Wunsch kontrollieren Sie die Liste noch und loeschen dann per Mausklick alle gefaehrlichen und nicht erwuenschten Mails direkt auf dem Mailserver. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP, AOL und Hotmail von Spam befreien. Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet (die Informationen ueber Ihre Mailkonten koennen beispielsweise direkt aus Outlook uebernommen werden) und sofort einsatzbereit. Naehere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zur Zeit gueltigen Einfuehrungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel ----------------------------------------------- Sie suchen nach aussagekraeftigen Icons fuer Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmaessig von Excel angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so muessen Sie schon selber kuenstlerisch taetig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Excel finden Sie ueber 1.000 verschiedenen Schaltflaechen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool uebersichtlich anzeigen und durchblaettern koennen. Moechten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenue SYMBOL IN ZWISCHENABLAGE KOPIEREN auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltflaeche zu. Der besondere Bonus fuer VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie fuer die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benoetigen: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-iconhelp/ TECHINFO: Komplette VBA-Referenz fuer Office 2000, XP und 2003 --------------------------------------- Wenn Sie regelmaessig Makros mit Excel, Word, Access oder einer anderen Office-Applikation entwickeln, arbeiten Sie haeufig mit veralteten Versionen der Online-Hilfe. Manchmal sind die entsprechenden Hilfedateien auch gar nicht auf dem Rechner vorhanden, weil sie nicht zur Standardinstallation gehoeren. Microsoft hat vor kurzem die aktuellen VBA- Referenzen fuer Office 2000, XP und 2003 online gestellt, die Sie jederzeit unter der folgenden Adresse abrufen koennen (zur Zeit sind diese Informationen nur in Englisch verfuegbar): http://msdn.microsoft.com/office/downloads/vba/default.aspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Listen ohne Duplikate zusammenfuehren, Teil 2 --------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 In diesen zweiteiligen Tipp der Woche geht es um ein haeufiges Problem: Sie hantieren mit zwei oder mehr Listen mit Adressen, Artikeln, Bestellungen o.ae., die Sie zu einer einzigen kompletten Liste zusammenfuehren moechten. Das Problem dabei ist, dass einige Eintraege in mehreren Listen vorkommen und daher durch einfaches Zusammenkopieren Duplikate entstehen wuerden. Wie bereits letzte Woche erwaehnt, ist der Einsatz von Microsoft Query, einem nuetzlichen Programm, das mit Excel ausgeliefert wird, eine interessante Moeglichkeit, dieses Problem zu loesen. Ueber Microsoft Query koennen Sie SQL-Abfragen direkt auf Excel-Tabellen anwenden und auf diesem Weg zum Beispiel zwei oder mehr Listen verbinden. Dabei sind wir in der letzten Ausgabe auf die so genannte UNION-Abfrage eingegangen, die zwei oder mehrere Listen ohne Duplikate zusammenfuehrt, aber einen Nachteil hat: als Duplikat werden bei UNION-Abfragen nur Datensaetze erkannt, deren Inhalte in allen Feldern exakt uebereinstimmen. Bereits bei geringfuegigen Abweichungen wie "Meisenweg 12b" und "Meisenweg 12 B" wird eine Adresse beispielsweise nicht mehr als Duplikat erkannt. Zuverlaessiger funktioniert der Abgleich, wenn Sie ein eindeutiges Schluesselfeld wie eine Kunden- oder Artikelnummer zu Hilfe nehmen koennen. Hier kommt eine etwas andere SQL-Syntax zum Einsatz: SELECT * FROM UNION SELECT .* FROM LEFT JOIN ON .[] = .[] WHERE .[] Is Null; Dabei ersetzen Sie und jeweils durch den Namen der Tabellen, die Sie vergleichen moechten und der Parameter steht fuer den Namen des Feldes, auf dessen Basis Sie vergleichen moechten. An einem konkreten Beispiel sieht das dann folgendermassen aus: 1. Stellen Sie sicher, dass sich die Listen, die Sie zusammenfuehren moechten, in derselben Arbeitsmappe befinden. 2. Weisen Sie beiden Listen ueber das Menue EINFUEGEN-NAME- DEFINIEREN einen Namen zu (schliessen Sie dabei die Spaltenueberschriften in den zugewiesenen Bereich ein). In unserem Fall verwenden wir die Namen "Kunden1" und "Kunden2". 3. Schliessen Sie die Arbeitsmappe mit den beiden Listen und wechseln Sie in eine beliebige leere Datei. 4. Waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN an und klicken Sie im folgenden Dialog zweimal auf den Eintrag "Excel-Dateien". 5. Im nachfolgenden Dateiauswahldialog markieren Sie die Arbeitsmappe mit den Listen, die Sie zusammenfuehren moechten und bestaetigen mit OK. 5. Daraufhin wird nun der Query-Assistent gestartet, den Sie in diesem Fall nicht benoetigen, weil Sie keine Daten auswaehlen, sondern aktualisieren moechten. In Excel 2000, 2002/XP und 2003 klicken Sie daher einfach auf ABBRECHEN und beantworten dann die folgende Abfrage, ob Sie eine Weiterbearbeitung in Microsoft Query wuenschen mit JA. In Excel 97 muessen Sie den Assistenten allerdings zunaechst einmal durchlaufen, weil beim Abbrechen tatsaechlich komplett beendet wuerde. Uebernehmen Sie hier im ersten Dialog eine der angezeigten Tabellen in die Abfrage und klicken Sie auf WEITER. Uebernehmen Sie alle weiteren Einstellungen einfach mit WEITER und klicken Sie im letzten Schritt nacheinander auf DATEN IN MICROSOFT QUERY BEARBEITEN ODER ANSEHEN und auf FERTIG STELLEN. 6. Sie befinden sich nun in Microsoft Query, wo Sie normalerweise die gewuenschten Daten fuer den Import nach Excel auswaehlen und in einer Vorschau pruefen koennen. Die in unserem Fall benoetigte Abfrage laesst sich in Query allerdings nicht grafisch anzeigen, sondern muss direkt in Form eines SQL-Statements eingegeben werden. Klicken Sie daher auf das Symbol "SQL". 7. In den nachfolgenden Dialog geben Sie nun das SQL- Statement ein, mit dem Sie Ihre Listen ohne Duplikate kombinieren moechten: SELECT * FROM Kunden1 UNION SELECT Kunden2.* FROM Kunden2 LEFT JOIN Kunden1 ON Kunden2.[Kunden-Code] = Kunden1.[Kunden-Code] WHERE Kunden1.[Kunden-Code] Is Null; 8. Nachdem Sie das SQL-Statement erfasst haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit OK. An dieser Stelle erscheint nun eine Warnmeldung, dass die SQL-Abfrage nicht grafisch dargestellt werden kann. Bestaetigen Sie einfach mit OK und nach wenigen Augenblicken erscheint das Ergebnis in Form einer kombinierten Liste ohne Duplikate im Fenster von Microsoft Query. Die doppelten Datensaetze werden dabei ausschliesslich ueber das angegebene Schluesselfeld identifiziert. Jede Artikel- oder Kundennummer kommt also in der Ergebnisliste nur ein einziges Mal vor. 9. Klicken Sie auf das Symbol "Daten zurueckgeben" oder waehlen Sie das Menue DATEI-DATEN AN MICROSOFT EXCEL ZURUECKGEBEN an. Anschliessend legen Sie die Stelle fest, an der Sie die Liste einfuegen moechten und bestaetigen mit OK. Sie koennen diese Technik uebrigens auch dann einsetzen, wenn Ihre Datensaetze nicht ueber einen eindeutigen Schluessel wie die Kundennummer verfuegen. In diesem Fall setzen Sie den Schluessel einfach selber aus mehrere Feldern zusammen. Dabei koennen Sie Ihrer Kreativitaet freien Lauf lassen, denn Sie entscheiden im Einzelfall je nach Liste, wie Sie doppelten Eintraegen am besten auf die Spur kommen. Zum Beispiel: * Die ersten 5 Zeichen des Firmennamens * Die ersten 5 Zeichen der Strasse * Die Postleitzahl Fuegen Sie Ihren Listen eine weitere Spalte hinzu, in der Sie diese Elemente zu einem Schluessel kombinieren. Also zum Beispiel: =LINKS(B2;5) & LINKS(C2;5) & D2 ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Budgetkontrolle in Excel --------------------------------------- Sind Sie dafuer verantwortlich, dass Budgetrahmen eingehalten werden? Die CD-ROM "Budgetkontrolle leicht gemacht" liefert dazu fertige Excel-Loesungen zum sofortigen Einsatz: + Komfortable Eingabemaske fuer die Einzelbetraege + Sofort starten: Geplante Betraege einfach eingeben und dann Ist-Kosten nach und nach erfassen. + Keine Ueberraschungen: Nach jeder Eingabe werden Abweichungen und andere Auswertungen angezeigt. Sie koennen rechtzeitig reagieren! + Fertige Diagramme zur perfekten Praesentation Ihres Budgets. + Alle Dateien ungeschuetzt zur individuellen Anpassung. 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Gibt es nicht eine Moeglichkeit, die AutoFilter beim Speichern zurueckzusetzen, damit beim erneuten Oeffnen der Datei automatisch die gesamte Tabelle sichtbar ist? F. Gast ANTWORT: Zu diesem Zweck nutzen Sie am besten eine Ereignisprozedur, die automatisch beim Speichern der Datei ausgefuehrt wird, - konkret die Prozedur "Workbook_BeforeSave". Hier die Details: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die AutoFilter beim Speichern zuruecksetzen wollen. 2. Starten Sie den Visual Basic-Editor mit der Tastenkombination Alt + F11. 3. Suchen Sie im Projekt-Explorer, der als Unterfenster auf der linken Seite des Visual Basic-Editors angezeigt wird, das Projekt der aktuellen Datei. Sie erkennen das Projekt am Dateinamen, der in Klammern hinter dem Projektnamen steht. Oeffnen Sie, sofern erforderlich, die untergeordneten Elemente dieses Projektzweigs, indem Sie jeweils auf die kleinen Plussymbole klicken. Unter der Ebene "Microsoft Excel Objekte" doppelklicken Sie dann auf den Eintrag "DieseArbeitsmappe". Daraufhin oeffnet sich das zugehoerige Codefenster. 4. Am oberen Rand dieses Codefensters befinden sich zwei Dropdown-Felder. Oeffnen Sie zunaechst das linke der beiden Felder und waehlen Sie den Listeneintrag "Workbook" an. 5. Danach oeffnen Sie das rechte Dropdown-Feld und waehlen das Ereignis "BeforeSave" aus. Daraufhin erscheint das folgende Prozedurgeruest im Codefenster: Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) End Sub 6. Der Cursor befindet sich automatisch an der passenden Eingabeposition, sodass Sie nur noch den VBA-Code einfuegen muessen, mit dem die AutoFilter-Einstellungen entfernt werden: Dim objBlatt As Worksheet For Each objBlatt In ActiveWorkbook.Worksheets If objBlatt.FilterMode = True Then objBlatt.ShowAllData Next objBlatt 7. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor wieder, indem Sie DATEI-SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL aufrufen. 8. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Von nun an spielt es keine Rolle mehr, ob beim Speichern der Datei irgendwelche AutoFilter aktiv waren. Die von Ihnen eingegebene Ereignisprozedur sorgt automatisch dafuer, dass die Filter in allen Tabellenblaettern entfernt werden, sobald die Datei gespeichert wird. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ PDF-Dateien komfortabel nach Excel und Word konvertieren -------------------------------------------------------- Sie erhalten PDF-Dokumente und moechten sie in Excel oder Word bearbeiten? Der PDFgrabber ist die Loesung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte: 1. Nach der automatischen Installation starten Sie en PDFgrabber ganz einfach ueber das Start-Menue. 2. Waehlen Sie ein oder mehrere PDF-Dokumente zur Konvertierung aus und legen Sie das gewuenschte Format sowie das Zielverzeichnis fest (Word, Excel oder Textdatei). 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende stehen dann die gewuenschten Word- oder Excel-Dateien, die Sie direkt oeffnen und bearbeiten koennen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Komfortables Scrolling in grossen Tabellen ------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wie kann ich in einer Excel-Tabelle die Zeilen- und Spaltenueberschriften so einrichten, dass sie bei einem Bildlauf sichtbar bleiben. Ich moechte nur durch die Tabellendaten blaettern. Damit ich weiss, welche Werte in einer bestimmten Zelle stehen, sollen die Ueberschriften als sichtbare Orientierung erhalten bleiben. J. Becker ANTWORT: Sie sprechen ein Problem an, das offensichtlich sehr viele Anwender beschaeftigt, denn immer wieder erreichen uns Anfragen zu diesem Thema. Die Loesung ist recht einfach und sie verbirgt sich in Form eines Befehls im Menue FENSTER. Damit Spalten- und/oder Zeilenueberschriften beim Blaettern durch die Tabellendaten sichtbar bleiben, muessen Sie das Fenster "fixieren". Sie brauchen Excel nur mitzuteilen, wo das Blatt fixiert werden soll. Dazu markieren Sie die Zelle unter der (letzten) Zeilenueberschrift und rechts neben der (letzten) Spaltenueberschrift. Anschliessend waehlen Sie das Menue FENSTER-(FENSTER) FIXIEREN an, und schon ist die Tabelle so eingerichtet, wie Sie es sich vorgestellt haben. Angenommen, Sie wollten die Zeilen 1 bis 3 und die Spalten A bis C dauerhaft einblenden. Das bedeutet, dass Sie die Zelle unter Zeile 3 und rechts neben Spalte C - also die Zelle D4 - markieren muessen, bevor Sie FENSTER-(FENSTER) FIXIEREN aufrufen. Das Prinzip funktioniert auch, wenn Sie nur Zeilen- oder nur Spaltenueberschriften fixieren wollen. Fuer reine Zeilenueberschriften markieren Sie eine Zelle in Spalte A und fuer reine Spaltenueberschriften eine Zelle in Zeile 1. Sie erkennen die Fensterfixierung an durchgehenden schwarzen Linien im Tabellenraster. Auch wenn das uebliche Raster nicht schwarz sondern grau ist, muessen Sie manchmal etwas genauer hinsehen, um die Fixierung auszumachen. Sobald Sie die Fixierung nicht mehr benoetigen oder wenn Sie die falschen Zeilen/Spalten fixiert haben, koennen Sie den Vorgang jederzeit mit dem Befehl FENSTER-FIXIERUNG AUFHEBEN rueckgaengig machen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! 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