Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 7. November 2005 22:00 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 8.11.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 8.11.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Ablage fuer Ihre Arbeitsmappen + TECHINFO: Optionen-Dialog per VBA steuern + NEWS: Das neue XPS-Dokumentformat von Microsoft EXCEL-TIPP DER WOCHE + Farbig markierte Zellinhalte addieren EXCEL-HELPLINE + Listeneintraege zaehlen + Unterschiedliche Spaltenbreiten oder Zeilenhoehen NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jede Datei aeusserst praktisch. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Sie koennen die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie auch bisher genutzt haben. + Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihre Excel- Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Ablage fuer Ihre Arbeitsmappen --------------------------------------------------------- Ihre ganz persoenliche Verzeichnisstruktur auf der Festplatte mit Verzeichnissen wie "Kalkulationen", "Budget", "Preislisten" usw. sorgt dafuer, dass Sie Ihre Excel-Dateien sinnvoll ablegen koennen. Leider muessen Sie dabei immer wieder das Verzeichnis wechseln, was vor allem bei verschachtelten Verzeichnisebenen, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Verzeichnissen ein muehsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave kann diesen Aufwand kuenftig auf einen einzigen Mausklick reduzieren. Unser kostenloses Tool stellt eine Symbolleiste mit mehreren Schaltflaechen zur Verfuegung. Jeder Schaltflaeche koennen Sie ein Verzeichnis zuordnen und wenn Sie dann spaeter beim Erstellen von Dokumenten auf eine dieser Schaltflaechen klicken, wird der "Speichern unter"-Dialog sofort mit dem jeweiligen Verzeichnis als Vorgabe angezeigt. So koennen Sie Ihre Arbeitsmappen schnell und einfach direkt in den dafuer vorgesehenen Verzeichnissen ablegen. Den Gratis-Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-quicksave/ TECHINFO: Optionen-Dialog per VBA steuern ----------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wenn Sie schon einmal versucht haben, Einstellungen aus dem Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN per VBA zu setzen, kennen Sie das Problem: Die Optionen stehen nicht als durchgaengige Auflistung zur Verfuegung, sondern bestehen vielmehr aus einzelnen Eigenschaften, die zudem auch noch verschiedenen Objekten zugeordnet sind. Hier herauszufinden, welche Option einer Registerkarte welchem Objekt und welcher Eigenschaft zugeordnet ist, ist sehr aufwendig: Sie muessen dazu den Makro-Recorder starten, eine Einstellung aendern und dann im Makro nachsehen, was wo geaendert wurde. Die Loesung finden Sie im TechNet von Microsoft. Unter der folgenden Adresse finden Sie eine umfangreiche Techinfo, die Ihnen laestige Experimente abnimmt: http://www.microsoft.com/germany/technet/datenbank/articles/600774.mspx Von jeder Registerkarte aus EXTRAS-OPTIONEN gibt es ein Bildschirmfoto und neben jeder Option finden Sie ein Feld, das den dazugehoerenden Eigenschaften-Namen verraet. Hinzu kommen zahlreiche VBA-Beispiele, die den Zugriff auf die verschiedenen Einstellungen demonstrieren. Die Techinfo bezieht sich auf Excel 2003 und Word 2003, aber die meisten Einstellungen finden sich auch in frueheren Versionen. NEWS: Das neue XPS-Dokumentformat von Microsoft ----------------------------------------------- Wie bereits vor einiger Zeit berichtet, arbeitet Microsoft unter dem Codenamen "Metro" an einem neuen Dateiformat, das wie PDF das Erstellen, Weitergeben, Anzeigen und Drucken von formatierten Office-Dateien erleichtern soll. Inzwischen wurden der Codename "Metro" durch die offizielle Bezeichnung XPS (=XML Paper Specifications) ersetzt und einige interessante Details bekannt gegeben: * Excel, Word und die meisten anderen Applikationen der naechsten Office-Version werden nicht nur eine Funktion "Speichern als PDF", sondern auch einen Menuepunkt "Speichern als XPS" anbieten. Durch die Integration des XPS-Exports in das Programm wird nicht nur die Ausgabequalitaet verbessert sondern auch die Weitergabe von zusaetzlichen Informationen wie Hyperlinks zur Dokumentnavigation ermoeglicht. * Ein Viewer fuer XPS-Dokumente wird in Windows Vista bereits standardmaessig vorhanden sein, aber Microsoft wird weitere kostenlose Viewer fuer aeltere Windows- Versionen und auch andere Plattformen wie Macintosh und UNIX anbieten. Das XPS-Format ist komplett offen und kann kostenlos von Microsoft lizenziert werden. Weitere Informationen sowie die aktuellen Spezifikationen finden Sie unter: http://www.microsoft.com/whdc/xps/downloads.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Farbig markierte Zellinhalte addieren ------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Ein typisches Problem: Sie sitzen vor einem Tabellenblatt, in dem ein Kollege alle Zellen, die addiert werden sollen, gelb markiert hat. Eine entsprechende Summenformel fehlt aber. Nun moechten Sie sich natuerlich die Arbeit ersparen, die Funktion SUMME einzugeben und alle gelb gekennzeichneten Zellen einzeln als Argumente auszuwaehlen. Der Einsatz von SUMMEWENN hilft nicht weiter, denn mit dieser Funktion koennen Sie nicht abfragen, ob eine Zelle eine bestimmte Fuellfarbe besitzt. Um hier zum Ziel zu kommen, bedarf es einer benutzerdefinierten VBA-Funktion. Diese Funktion koennen Sie dann wie eine der eingebauten Funktionen - beispielsweise SUMME oder SUMMEWENN - in Ihrem Tabellenblatt einsetzen. Zum Anlegen der Funktion gehen Sie wie folgt vor: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die farbig gekennzeichneten Zellen summieren wollen. 2. Druecken Sie Alt + F11, um in den Visual Basic-Editor zu wechseln. 3. Waehlen Sie im Menue EINFUEGEN den Befehl MODUL an. 4. Geben Sie die benutzerdefinierte Funktion in das daraufhin angezeigte Codefenster ein: Public Function SUMMEWENNFARBE _ (Summenbereich As Range, _ Farbzelle As Range) _ As Double Dim rZelle As Range Dim vFarbwert Dim dblErgebnis As Double vFarbwert = Farbzelle.Interior.Color For Each rZelle In Summenbereich.Cells If IsNumeric(rZelle.Value) And _ rZelle.Interior.Color = vFarbwert Then dblErgebnis = dblErgebnis + rZelle.Value End If Next rZelle SUMMEWENNFARBE = dblErgebnis End Function 5. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie DATEI- SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL aufrufen. Damit steht Ihnen in der aktuellen Arbeitsmappe eine neue, benutzerdefinierte Funktion namens SUMMEWENNFARBE zur Verfuegung. Die Funktion erwartet zwei Parameter: * den Zellbereich, in dem Sie die farbig markierten Zellen suchen und addieren wollen * einen Zellbezug auf eine Zelle mit der gewuenschten Fuellfarbe Angenommen, Sie haetten die Tabellendaten im Bereich A1:E25 eingegeben und wollten nun alle Zellen addieren, die gelb markiert sind. Eine derart markierte Zelle ist zum Beispiel Zelle E10. Dann koennen Sie in eine leere Zelle folgende Formel eingeben: =SUMMEWENNFARBE(A1:E25;E10) Als Formelergebnis erhalten Sie die Summe aller Zellen im Bereich A1:E25, die dieselbe Fuellfarbe besitzen wie Zelle E10. Sie koennen sogar Werte aus nicht zusammenhaengenden Bereichen addieren. Damit die Funktion dann die einzelnen Bereichsadressen identifizieren kann und sie nicht als separate Funktionsparameter interpretiert, schliessen Sie die Adressen des zu durchsuchenden Bereichs in Klammern ein. Um etwa in A1:E25 und ausserdem in A29:E29 sowie A31:E42 alle farbigen Zellen zu addieren, verwenden Sie folgende Formel: =SUMMEWENNFARBE((A1:E25;A29:E29;A31:E42);E10) Beachten Sie aber, dass Excel das Formelergebnis nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie die Farbmarkierungen aendern oder andere Werte eingeben. Um die Formel neu berechnen zu lassen, muessen Sie Strg+Alt+F9 druecken. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Outlook-Mails und Word-Dokumente ------------------------------------------ Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfuegung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen und bearbeiten muessen. Nutzen Sie unseren Aktionspreis fuer Excel Weekly- Abonnenten mit zurzeit ueber 25% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Listeneintraege zaehlen ----------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Sie haben einmal beschrieben, wie man eigene Sortierfolgen aufstellen kann, um eine Liste zum Beispiel nach Konfektionsgroessen wie S, M, L, XL und XXL zu sortieren. Das fand ich sehr hilfreich. Koennen Sie mir jetzt aber noch sagen, wie ich in den Tabellendaten, die ich mit Hilfe einer benutzerdefinierten Liste sortiert habe, zaehlen kann, wie oft ein bestimmter Konfektionsgroesseneintrag vorkommt? W. Molitor ANTWORT: Das erreichen Sie mit der Tabellenfunktion ZAEHLENWENN. Dazu ein Beispiel: Angenommen, Sie haben Ihre Tabellendaten in den Bereich A1:D100 eingegeben. Die Konfektionsgroessen stehen in Spalte C. Anschliessend haben Sie die Liste nach den Konfektionsgroessen sortiert. Um nun zu zaehlen, wie oft jede einzelne Konfektionsgroesse in der Liste vorkommt, tragen Sie die Groessenangaben S, M, L, XL und XXL zunaechst in eine freie Spalte rechts neben der Liste ein, - hier etwa in die Zellen F1 bis F5. In die rechts angrenzenden Zellen geben Sie die Formeln zum Zaehlen der Eintraege ein. Fuer die erste Groessenangabe aus Zelle F1 tragen Sie in Zelle G1 folgende Formel ein: =ZAEHLENWENN($C1:$C100;F1) Die Formel verraet Ihnen, wie oft der Inhalt aus Zelle F1 im Bereich C1:C100 vorkommt. Die Formel koennen Sie anschliessend nach unten kopieren, um die Vorkommnisse der restlichen Konfektionsgroessen zu zaehlen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner anzeigen ------------------------------------------------------- Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Loesung fuer dieses Problem: Der Reminder Manager... ..erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen koennen ..ermoeglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ..kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geoeffnet haben ..kann sogar Termine aus oeffentlichen Ordnern vom Exchange Server beruecksichtigen ..bietet ein uebersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller faelligen Termine und Erinnerungen ..kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So koennen Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Neu in der aktuellen Version 1.5: Erinnerungen im Uebersichtsfenster farblich hervorheben - Uebersichten Ihrer Erinnerungen per Mausklick drucken - Lassen Sie in oeffentlichen Ordner optional nur die Erinnerungen anzeigen, die Sie selbst erstellt haben - Unterstuetzung von Windows Terminalserver-Umgebungen Der Reminder Manager 1.5 ist ab sofort zu einem Aktionspreis mit 25% Rabatt verfuegbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Unterschiedliche Spaltenbreiten oder Zeilenhoehen ------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich moechte ein Tabellenblatt als Eingabeformular nutzen. Probleme ergeben sich nun bei der Gestaltung des Formulars. So soll zum Beispiel am Anfang (Zelle B3) der Name einer Person erfasst werden, waehrend weiter unten in Zelle B7 das Geburtsdatum stehen soll. Es liegt auf der Hand, dass die Zelle mit dem Geburtsdatum nicht so breit sein muss wie die Namenszelle. Da sie aber beide in Spalte B stehen, weiss ich nicht, wie ich dieses gestalterische Problem loesen kann. Haben Sie einen Tipp? V. Burg ANTWORT: Sie loesen das Problem, indem Sie mehrere Zellen miteinander verbinden. Ausgehend von Ihrem Beispiel, in dem das Namensfeld in Zelle B3 breiter sein soll als das Datumsfeld in Zell B7, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie neben der Zelle, die zu schmal ist, auch die rechts angrenzende(n) Zelle(n) - hier beispielsweise den Bereich B3:C3. 2. Waehlen Sie das Menue FORMAT-ZELLEN an. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte AUSRICHTUNG. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ZELLEN VERBINDEN. 5. Bestaetigen Sie die Formataenderung mit OK. Excel behandelt den Bereich B3:C3 ab sofort wie eine einzelne Zelle. So ist in Ihrem Formular sofort erkennbar, wie viel Platz fuer die Eingabe des Namens zur Verfuegung steht. Das Verfahren funktioniert natuerlich auch fuer Zellen, die nicht hoch genug sind. Dann muessen Sie lediglich zwei uebereinander stehende Zellen markieren, bevor Sie sie miteinander verbinden. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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