Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 7. Februar 2005 22:39 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 8.2.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 8.2.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen + DOWNLOAD-TIPP: Listen und Tabellen komfortabel auswerten + NEWS: Weitere Details zu den Visual Studio Tools 2005 fuer Microsoft Office EXCEL-TIPP DER WOCHE + Informationen dynamisch aus Access abfragen, Teil 1 + QUICKTIPP: Internet-Tabellen ganz einfach uebernehmen EXCEL-HELPLINE + Dateinamen zum Speichern aus einer Zelle auslesen + Probleme bei der Eingabe von Positions- und Gliederungsnummern NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen ------------------------------------------------------- Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie koennen auf Ihre vorhandenen Datenbestaende in jeder beliebigen Access-Datenbank, in Outlook oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003: + Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax- Managers rufen Sie die Liste der verfuegbaren Adressen ab. + Sie markieren den gewuenschten Empfaenger. + Der Assistent oeffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fuegt die Adresse samt fertiger Anrede genau an den richtigen Stellen ein. + Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief- Empfaenger sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten Verzeichnisse gespeichert. In einer Sonderaktion erhalten zur Zeit noch 25% Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ DOWNLOAD-TIPP: Listen und Tabellen komfortabel auswerten -------------------------------------------------------- Sie moechten automatisch alle Adressen aus einer Liste loeschen, in denen kein Firmenname eingetragen ist? Oder alle Positionen markieren, in denen der Lagerbestand ueber 10, der Preis unter 100,00 EUR oder das Budget ueber 10.000 EUR liegt? Der kostenlose SmartTools Markierungsassistent hilft weiter: Setzen Sie ihn ein, um Listen schnell und komfortabel nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen und die gefundenen Stellen zu markieren oder automatisch zu loeschen. So entfernen Sie zum Beispiel mit wenigen Mausklicks unerwuenschte leere Zeilen aus Ihren Listen. Auf einer zweiten Registerkarte des Assistenten koennen Sie Zellen auf Grundlage ihrer Formatierung suchen und markieren: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-markierung/ NEWS: Weitere Details zu den Visual Studio Tools 2005 fuer Microsoft Office ----------------------------------------------------- Parallel zur neuen Version des Visual Studio wird Microsoft in einigen Monaten auch die Visual Studio Tools 2005 (VSTO 2005) fuer Office veroeffentlichen. Auf der Office Developer Konferenz in Redmond wurden die VSTO 2005 in der letzten Woche offiziell vorgestellt. Die neue Version soll es Entwicklern noch einfacher machen .NET-Loesungen fuer Excel 2003 und Word 2003 zu entwickeln. Neben einer verbesserten Integration in Visual Studio bieten die VSTO 2005 zahlreiche neue Funktionen wie die Moeglichkeit, eigene Aufgabenbereiche zu entwerfen und neue Steuerelemente zu entwickeln, die sich direkt in Arbeitsmappen und Dokumente integrieren lassen. In einem aktuellen Interview mit der verantwortlichen Produkt-Managerin bei Microsoft und einem Office-Experten koennen Sie jetzt weitere Details zu den VSTO 2005 nachlesen: http://www.microsoft.com/presspass/features/2005/feb05/02-02VSTO.asp +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Informationen dynamisch aus Access abfragen, Teil 1 --------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Daten aus Access koennen Sie mit wenig Aufwand auf unterschiedlichen Wegen direkt nach Excel uebernehmen. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche moechten wir Ihnen eine besonders interessante und flexible Moeglichkeit vorstellen: Nehmen wir an, dass Sie in Excel Umsatzdaten aus Access auswerten. Je nach Situation benoetigen Sie die Umsaetze aber fuer unterschiedliche Zeitraeume. Nun koennten Sie fuer jede Auswertung eine komplett neue Abfrage der Access- Datenbank starten, aber wenn Sie sich ein wenig mit Access auskennen, werden Sie es wahrscheinlich lieber mit einer Parameterabfrage versuchen, die vor jeder Ausfuehrung die gewuenschten Kriterien abfragt und dann das passende Ergebnis zurueckliefert. Das Problem dabei: in Access funktionieren Parameterabfragen tadellos, aber wenn Sie versuchen, eine solche Abfrage ueber das Menue EXTRAS-DATEN- EXTERNE DATEN einzubinden, erhalten Sie lediglich eine Fehlermeldung. Mit einem Trick kommen Sie weiter: wir zeigen im Folgenden, wie Sie Excel so konfigurieren, dass Sie die Kriterien fuer die Abfrage einfach direkt in das Arbeitsblatt eingeben koennen. Nach jeder Eingabe ruft Excel die aktuellen Informationen aus der Access-Datenbank ab und aktualisiert das Ergebnis direkt in der Tabelle. Und so gehen Sie dazu vor: 1. Starten Sie Access und oeffnen Sie die Datenbank, die Sie aus Excel abfragen moechten. 2. Legen Sie eine neue Abfrage an, die alle Felder aus den Datensaetzen liefert, die in die Auswertung einbezogen werden sollen. Wichtig dabei: Definieren Sie an dieser Stelle noch keine Kriterien, um das Ergebnis einzuschraenken. 3. Sichern Sie die Abfrage, notieren Sie ihren Namen und verlassen Sie Access. 4. Starten Sie Excel und wechseln Sie auf das Tabellenblatt, in dem Sie die Kriterien festlegen und die Ergebnisse aus der Access-Datenbank anzeigen moechten. 5. Geben Sie Kriterien fuer einen ersten Test in die Tabelle ein. Wenn wir einmal davon ausgehen, dass Sie Umsatzzahlen nach Zeitraeumen abfragen moechten, benoetigen Sie ein Start- und ein Endedatum fuer den Auswertungszeitraum. Zum Beispiel: B3: 1.1.2004 B4: 31.12.2004 Je nach Anwendung kann es sich natuerlich auch um mehr oder weniger Kriterien handeln. Wichtig ist nur, dass Sie einen Wert fuer jedes Kriterium in Ihre Tabelle eingetragen haben, bevor Sie mit den weiteren Schritten fortfahren. 6. Klicken Sie in die linke obere Ecke des Bereiches, in dem die Ergebnisse der Abfragen erscheinen sollen und waehlen Sie das Menue DATEN-EXTERNE DATEN-NEUE ABFRAGE ERSTELLEN (Excel 97 und 2000) bzw. DATEN-EXTERNE DATEN IMPORTIEREN- NEUE ABFRAGE ERSTELLEN an. 7. Nach wenigen Augenblicken erscheint der Dialog "Datenquelle auswaehlen", in dem Sie den Eintrag "Microsoft Access-Datenbank" markieren und mit OK bestaetigen. 8. Wechseln Sie in das Verzeichnis mit der gewuenschten Access-Datenbank und waehlen Sie die Datei per Doppelklick aus. 9. Excel startet nun den so genannten "Query-Assistenten", der Ihnen alle Tabellen und Abfragen der Datenbank anzeigt. Markieren Sie die in Schritt 2 angelegte Abfrage und klicken Sie auf die oberste Schaltflaeche rechts neben dem Listenfeld und bestaetigen Sie mit WEITER. 10. Die naechsten zwei Schritte des Assistenten koennen Sie jeweils mit WEITER ueberspringen, so dass am Ende der letzte Schritt des Assistenten angezeigt wird. Markieren Sie hier die Option DATEN IN MICROSOFT QUERY BEARBEITEN ODER ANSEHEN und klicken Sie auf FERTIG STELLEN. 11. An dieser Stelle kommt nun Microsoft Query ins Spiel, das mit Excel ausgeliefert wird und eine recht komfortable Oberflaeche zur Abfrage unterschiedlichster Datenquellen bietet. In unserem Fall werden zunaechst alle Datensaetze der Abfrage angezeigt, weil Sie in Access noch keine Kriterien festgelegt hatten. Diese Kriteriendefinition sowie die Verbindung der Kriterien mit Zellen in Ihrer Excel-Tabelle zeigen wir naechste Woche im zweiten und letzten Teil dieses Tipps. Am Ende werden Sie in der Lage sein, voll automatisch aktuelle Ergebnisse aus einer Access-Datenbank in Excel einzufuegen, indem Sie einfach neue Kriterien in Ihre Tabelle eingeben. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Preise, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Internet-Tabellen ganz einfach uebernehmen ----------------------------------------------------- Versionen: Excel 2000, 2002/XP und 2003 Zinssaetze, Waehrungs- und Aktienkurse, Preislisten... Es gibt nichts, was Sie im Internet nicht finden koennen. Interessant waere eine schnelle und komfortable Methode, derartige Informationen aus dem Browser direkt und ohne Umwege zur weiteren Bearbeitung nach Excel zu uebernehmen. Eine Drag & Drop-Technik in Excel 2000, 2002/XP und 2003 hilft weiter: 1. Starten Sie Excel und oeffnen bzw. erstellen Sie die Arbeitsmappe fuer die Internetdaten. 2. Markieren Sie im Browser die Tabelle, die Sie nach Excel uebernehmen moechten. 3. Bewegen Sie den Mauszeiger ueber die Markierung, druecken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrueckt, waehrend Sie die Markierung in die Taskleiste auf das Excel-Symbol ziehen. 4. Warten Sie, bis sich das Excel-Fenster geoeffnet hat, bewegen Sie den Mauszeiger ueber die linke obere Zelle des Zielbereichs und lassen Sie die Maustaste los. Die Daten aus dem Explorer erscheinen daraufhin mit allen Formatierungen in Ihrer Excel-Arbeitsmappe. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Dateinamen zum Speichern aus einer Zelle auslesen ------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich erfasse Bestelldaten in Tabellen, die auf einer Mustervorlage basieren. Die entsprechenden Dateien sollen jeweils unter einem Dateinamen abgespeichert werden, der sich aus dem Inhalt einer Tabellenzelle ergibt. In der Zelle setze ich den Dateinamen aus bestimmten Tabelleneingaben wie Kundennummer, Datum, Mitarbeiterkuerzel usw. zusammen. So soll eine einheitliche Dateinamensvergabe erreicht werden. Bislang tippe ich den "errechneten" Dateinamen beim Speichern immer per Hand ab. Geht das mit einem VBA-Makro nicht schneller? Wenn ja: wie sieht der Programmcode aus, mit dem ich den Dateinamen, unter dem eine Arbeitsmappe gespeichert werden soll, aus einer Tabellenzelle auslese? B. Gerber ANTWORT: Ein VBA-Makro, das die gewuenschte Aufgabe erledigt, ist schnell geschrieben. Sie muessen nur entscheiden, ob Sie es gleich in die Vorlage integrieren, auf der die Tabellen mit den Bestellungen basieren, oder ob Sie es lieber in eine neue Arbeitsmappe einfuegen. Wenn Sie sich fuer die Vorlage entscheiden, muessen Sie beim Anlegen einer neuen Datei die Ausfuehrung von Makros zulassen. Excel zeigt ein entsprechendes Dialogfeld an, in dem Sie dann auf MAKROS AKTIVIEREN klicken. - Falls Sie fuer das Makro eine neue Arbeitsmappe einrichten wollen, muessen Sie dafuer sorgen, dass diese Mappe immer dann geoeffnet ist, wenn Sie mit Ihrer Bestellvorlage arbeiten und spezielle Dateinamen vergeben wollen. Je nach der von Ihnen bevorzugten Loesung, oeffnen Sie die Mustervorlage oder eine neue Excel-Datei. Druecken Sie Alt + F11, um in den Visual Basic-Editor zu wechseln. Dort waehlen Sie EINFUEGEN-MODUL an, womit Sie ein neues Codefenster oeffnen, in das Sie folgende VBA-Anweisungen eingeben: Sub SaveAsSpecial() Dim strSheetname As String Dim strCellAddress As String Dim strPath As String Dim strFilename As String strSheetname = "Tabelle1" strCellAddress = "B5" strPath = "C:\Dokumente und Einstellungen\Excel " & _ "Dateien\Bestellungen\" strFilename = ActiveWorkbook.Sheets(strSheetname) _ .Range(strCellAddress).Text ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=strPath & strFilename MsgBox "Datei unter dem Dateinamen " & strFilename & _ " gespeichert!" SaveAsSpecial_End: Exit Sub SaveAsSpecial_Error: MsgBox "Beim Speichern ist ein Fehler aufgetreten:" _ & vbCr & Err.Number & ": " & Err.Description Resume SaveAsSpecial_End End Sub Damit die Prozedur auf Ihrem System laeuft, muessen Sie die ersten drei Programmzeilen unter der Variablendeklaration anpassen: strSheetname = strCellAddress = strPath = Wichtig: Der Pfad muss mit einem "\" enden! Danach schliessen Sie den Visual Basic-Editor und im Excel-Fenster speichern Sie die Vorlage respektive Arbeitsmappe. Wenn Sie in Zukunft eine Mappe unter dem Namen speichern wollen, der in der im VBA-Makro angegebenen Zelle steht, druecken Sie Alt+F8. Damit oeffnen Sie ein Dialogfeld mit allen verfuegbaren Makros. Ein Doppelklick auf den Makronamen "SaveAsSpecial" startet den Speichervorgang. Am Ende gibt ein Meldungsfenster Auskunft ueber den erfolgreichen Speichervorgang. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ NEUE VERSION: Personal-, Belegungs- und Zeitplaene in Access grafisch darstellen -------------------------------------------------- Hier ist die perfekte Erweiterung fuer alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie muessen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgaenge verwalten und diese Loesung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein uebersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fuelle von Anwendungen denkbar ist: + Urlaubs- und Personalplanung + Belegung von Wohnungen oder Haeusern + Vermietung von Geraeten + Fahrzeuge eine Fuhrparks + Raumbelegung + Projekt- und Ressourcenplanung + u.v.m. Die neue Version 2.11 bietet unter anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kuerzeln fuer noch aussagekraeftigere Darstellungen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Loesung in einer komplett ungeschuetzten Entwicklerversion ohne jegliche Einschraenkungen an: http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Probleme bei der Eingabe von Positions- und Gliederungsnummern --------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich moechte in einer Tabellenspalte Positionsnummern im Format "1.1", "1.2" usw. eingeben. Excel wandelt die Eingabe von "1.1" aber automatisch in das Datum "01. Jan" um. Selbst eine nachtraegliche Umformatierung vom Datums- ins Standardformat bringt die Positionsnummer nicht zurueck, da Excel dann die Datumszahl fuer den 1. Januar eintraegt. Was kann ich tun, damit die gewuenschte Positionsnummer erscheint? J. Hanle ANTWORT: Abschalten laesst sich die automatische Datumskonvertierung leider nicht. Sie koennen die gewuenschten Positions- oder Gliederungsnummern aber eingeben, indem Sie die entsprechende Tabellenspalte als "Text" formatieren, und zwar bevor Sie die Nummerierungen eingeben. Markieren Sie also die Spalte und rufen Sie FORMAT-ZELLEN auf. Danach waehlen Sie auf der Registerkarte ZAHLEN die KATEGORIE "Text" aus. Die Formatierung bestaetigen Sie anschliessend mit OK. Wenn Sie jetzt zum Beispiel "1.1" oder "1.2" in die Spalte eingeben, aendert Excel Ihre Eingabe nicht mehr automatisch. Es ist allerdings nicht moeglich, Werten, die durch die Datumsautomatik in "01. Jan", "01. Feb" usw. umgewandelt worden sind, nachtraeglich das Textformat zuzuweisen. Gegebenenfalls muessen Sie also erst alle Nummerierungen loeschen. Alternativ zum vorgestellten Verfahren, koennen Sie die Datumsautomatik auch ausser Kraft setzen, indem Sie den Positions-/Gliederungsnummern jeweils ein Hochkomma voranstellen. Die Eingabe '1.1 wandelt Excel nicht in ein Datum um. Gleichzeitig wird aber auch das Hochkomma nicht in der Tabelle angezeigt. Das Hochkomma dient also Erkennungszeichen fuer reine Texteingaben. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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