Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 7. März 2005 23:25 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 8.3.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 8.3.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Der neue Brutto-Netto-Rechner fuer Excel + UPDATE: Neue Hotfixes fuer Excel 2002/XP und 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Voll automatischer Tabellenschutz per Mausklick + QUICKTIPP: Mehr Ueberblick in umfangreichen Tabellen EXCEL-HELPLINE + NACHTRAG: Formel zur Pruefung von Sortierungen + Ausfuellkaestchen von Excel deaktivieren + Beginn und Ende der Sommerzeit ermitteln NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen ---------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jede Datei aeusserst praktisch. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Sie koennen die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie auch bisher genutzt haben. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Der neue Brutto-Netto-Rechner fuer Excel ------------------------------------------------------- Sie erstellen Preislisten in Excel oder kalkulieren mit Preisen? Der Excel Weekly Brutto-Netto-Rechner wird Ihnen in Zukunft viel Arbeit sparen, denn mit einem einzigen Mausklick koennen Sie einen markierten Bereich von netto in brutto (oder umgekehrt) umrechnen. Den gewuenschten Umsatzsteuersatz waehlen Sie bequem aus einer Liste aus, die der Brutto-Netto-Rechner in Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003 installiert. Benoetigen Sie einen Umsatzsteuersatz, der nicht vorgegeben ist, koennen Sie ihn einfach manuell eingeben. Neu in der aktuellen Version 1.10: Die verwendeten Mehrwertsteuersaetze koennen nun dauerhaft umgestellt werden. Ueber den OPTIONEN-Dialog waehlen Sie beispielsweise per Mausklick die Prozentsaetze fuer Deutschland, Oesterreich oder die Schweiz aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-brutto-netto/ UPDATE: Neue Hotfixes fuer Excel 2002/XP und 2003 ------------------------------------------------- Microsoft hat vor kurzem neue Hotfixes fuer Bugs in Excel 2002/XP und 2003 bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie muessen die Hotfixes explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind: Excel 2002 hotfix package vom 15. Januar 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;892395 Behobene Probleme: Beim Oeffnen einer als Webseite gespeicherten Arbeitsmappe kommt es unter Umstaenden zu einem kompletten Programmabsturz. Ausserdem lassen sich Hyperlinks nicht oeffnen, wenn sie auf einer sicheren Webseite befinden. Excel 2002 hotfix package vom 31. Januar 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;893168 Behobene Probleme: Wenn Sie das OnUpdate-Ereignis fuer in Ihren VBA-Projekten nutzen, kommt es in bestimmten Situationen zu unkontrolliertem Flackern von Titel- und Symbolleiste. Excel 2003 hotfix package vom 22. Januar 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;892592 Behobene Probleme: Beim Einsatz der Funktion SVERWEIS zur Suche in einer externen Tabelle kann zu einem Programmabsturz fuehren. Excel 2003 hotfix package vom 7. Februar 2005 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;893405 Behobene Probleme: Beim Oeffnen einer als Webseite gespeicherten Arbeitsmappe kommt es unter Umstaenden zu einem kompletten Programmabsturz. Ausserdem wird die Aenderung der Gitternetzlinien in einem Diagramm per VBA trotz korrekter Syntax manchmal mit einem Laufzeitfehler quittiert. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Voll automatischer Tabellenschutz per Mausklick ----------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie eine Tabelle so einrichten moechten, dass andere Anwender moeglicht komfortabel damit arbeiten koennen, nutzen Sie den Tabellenschutz von Excel. Dabei schuetzen Sie gezielt die Zellen mit Formeln, so dass das versehentliche Aendern oder Loeschen verhindert wird. Fuer Aenderungen freigegeben sind ausschliesslich Zellen mit Zahlen. Leider ist das Schutzkonzept von Excel etwas umstaendlich, denn nach dem Anwaehlen des Menues EXTRAS-SCHUTZ-BLATT SCHUETZEN werden alle Zellen geschuetzt, fuer die der Status "Gesperrt" aktiviert wurde (Dialogfeld FORMAT-ZELLEN, Register "Schutz"). Standardmaessig ist das aber bei allen Zellen der Fall, so dass Sie zunaechst einmal gezielt die Zellen auswaehlen muessen, die nicht geschuetzt werden sollen. Dann waehlen Sie das Menue FORMAT-ZELLEN an, wechseln auf das Register "Schutz" und schalten das Kontrollkaestchen GESPERRT aus. Damit Sie sich diesen Aufwand in Zukunft ersparen koennen, moechten wir Ihnen in diesem Tipp der Woche ein interessantes Makro vorstellen: Sub procFormelzellenSchuetzen() Dim rngAktiveZelle As Range If MsgBox("Moechten Sie alle Formelzellen in diesem " & _ "Blatt schuetzen? Der Schutz fuer Zellen mit Zahlen " & _ "wird aufgehoben.", vbQuestion + vbYesNo, _ "Excel Weekly: Formeln schuetzen") = vbNo Then Exit Sub On Error GoTo errorHandling ActiveSheet.Unprotect For Each rngAktiveZelle In ActiveSheet.UsedRange If Not rngAktiveZelle.HasFormula And _ Not TypeName(rngAktiveZelle.Value) = "Date" And _ Application.IsNumber(rngAktiveZelle) Then rngAktiveZelle.Locked = False rngAktiveZelle.Font.ColorIndex = 5 Else rngAktiveZelle.Locked = True rngAktiveZelle.Font.ColorIndex = xlColorIndexAutomatic End If Next ActiveSheet.Protect Exit Sub errorHandling: MsgBox "Der folgende Fehler ist aufgetreten: " & _ Err.Number & " - " & Err.Description, vbCritical + _ vbOKOnly, "Excel Weekly: Formelzellen schuetzen" End Sub Nachdem Sie das Makro eingegeben haben, koennen Sie ein neues Kalkulationsmodell jederzeit per Mausklick so vorbereiten, dass es an andere Anwender weitergegeben werden kann: Der ausgefuellte Bereich der Tabelle wird Zelle fuer Zelle geprueft. Bei Zellen mit Formeln oder Datumsangaben wird der Schutz aktiviert und bei Zellen mit Zahlen ausgeschaltet. Zusaetzlich werden die ungeschuetzten Zellen in blau formatiert, so dass auf den ersten Blick zu sehen ist, an welchen Stellen Daten veraendert werden koennen. Sollten Sie bisher keine Erfahrung mit dem Einsatz von Makros in VBA haben, empfehlen wir diese beiden kostenlosen Techinfos: Excel-Makros Schritt fuer Schritt erfassen: http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-makro/ Excel-Makros optimal verwalten: http://www.add-in-world.com/katalog/xlmakro/ ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und andere unerwuenschte E-Mail --------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative: * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit. Naehere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Mehr Ueberblick in umfangreichen Tabellen ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Sie kennen das Problem: Sie arbeiten mit einer umfangreichen Tabelle, die Sie trotz grossem Monitor nicht komplett auf dem Bildschirm sehen koennen. So beginnt ein umstaendliches hin- und herscrollen zwischen verschiedenen Bereichen der Tabelle, das Sie mit dem folgenden Trick vermeiden koennen: Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie ein- und dasselbe Tabellenblatt in mehreren Fenstern anzeigen koennen. Waehlen Sie einfach das Menue FENSTER-NEUES FENSTER an und schon erstellt Excel ein neues Fenster der aktuellen Tabelle. Sie haben nun die Moeglichkeit, die beiden Fenster beispielsweise neben- oder uebereinander anzuordnen und in jedem Fenster einen anderen Ausschnitt derselben Tabelle anzuzeigen. Direkte Vergleiche und das Pruefen von Formeln sind so mit wenig Aufwand moeglich. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. NACHTRAG: Formel zur Pruefung von Sortierungen ---------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002, 2003 FRAGE: In einer zurueckliegenden Ausgabe von Excel Weekly beschreiben Sie eine Tabellenformel, mit der sich die Sortierung von Textspalten pruefen laesst. Dabei setzen Sie separate Formeln fuer aufsteigende und absteigende Sortierungen ein. Nachdem ich das Verfahren ausprobiert hatte, fiel mir auf, dass sich die Formeln auch kombinieren lassen. So genuegt dann eine Tabellenzelle, um sofort zu erkennen, ob und wie die Spalte sortiert ist. R. Radlwimmer ANTWORT: Vielen Dank fuer diesen Tipp. Wir greifen Ihre Anregung gerne auf. Zum besseren Verstaendnis stellen wir kurz das urspruengliche Verfahren vor. Damit erhalten Sie Wahrheitswerte, die Auskunft ueber die Sortierweise einer Textspalte geben. Die Formel zur Pruefung der absteigenden Sortierung hat folgende generelle Syntax: {=SUMME(N([Um 1 Zelle versetzter Bereich]> [Spaltenbereich]))=0} Die Syntax der Formel zur Pruefung einer aufsteigenden Sortierung lautet: {=SUMME(N([Um 1 Zelle versetzter Bereich] <[Spaltenbereich]))=1} Die geschweiften Klammern deuten darauf hin, dass es sich um Matrixformeln handelt, die jeweils mit Strg+Umschalt+Return eingegeben werden muessen. Der Platzhalter [Um 1 Zelle versetzter Bereich] bezieht sich auf einen Zellbereich, der vom Bereich, der auf die Sortierweise geprueft werden soll (dem [Spaltenbereich]), um eine Zelle nach unten versetzt ist. Ihr Vorschlag optimiert das Verfahren dadurch, dass Sie die Formeln mit Hilfe einer WENN-Funktion kombinieren. Zur Pruefung der Sortierung des Bereichs A2:A1000 genuegt dann zum Beispiel folgende Formel: =WENN(SUMME(N(A3:A1001A2:A1000))= 0;"absteigend";"unsortiert")) Auch diese Formel muss mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Return als Matrixformel eingegeben werden. Excel umgibt sie dann automatisch mit geschweiften Klammern. Als Ergebnis gibt die Formel sofort einen Textwert aus, der Auskunft darueber gibt, ob die Reihenfolge in dem Bereich "aufsteigend", "absteigend" oder "unsortiert" ist. Ausfuellkaestchen von Excel deaktivieren ---------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Das Ausfuellkaestchen von Excel ist grundsaetzlich recht hilfreich, aber ich wuerde es gerne bei einigen Anwendern, die ich betreue, gerne abschalten, weil es manchmal zu ungewollten Effekten kommen kann. Leider finde ich in den Optionen keine entsprechende Einstellung. Habe ich etwas uebersehen? H. Timmer ANTWORT: Sie haben nichts uebersehen, weil es tatsaechlich keine entsprechende Option gibt, aber loesen kann man Ihr Problem dennoch: 1. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten". 3. Schalten Sie das Kontrollkaestchen DRAG & DROP VON ZELLEN AKTIVIEREN aus und bestaetigen Sie mit OK. Das Ausfuellkaestchen ist daraufhin nicht mehr vorhanden, aber Sie deaktivieren damit gleichzeitig das Verschieben und Kopieren von Zellbereichen per Drag & Drop mit der Maus. Da auch diese Technik vor allem bei weniger erfahrenen Anwendern haeufig zu Problemen fuehrt, ist das gemeinsame Abschalten beider Funktionen meistens akzeptabel. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ So haben Sie Ihre Finanzen immer perfekt im Griff ------------------------------------------------- Auf der CD-ROM "Private Finanzkontrolle, Euro Edition" finden Sie eine Fuelle von fertigen Excel-Loesungen rund um Ihre privaten Finanzen. + Haushalts- und Fahrtenbuch, Geldanlagen und Kfz-Kostenkostenkontrolle + Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. + Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen. + Die uebersichtlichen Arbeitsmappen sind auch fuer den Einsteiger sofort einsetzbar. + Erfahrene Excel-Anwender profitieren von der einfachen Erweiterungsfaehigkeit der ungeschuetzten Arbeitsmappen. Die brandneue Euro-Edition gibt es jetzt fuer kurze Zeit zum guenstigen Aktionspreis: http://www.add-in-world.com/katalog/finanzkontrolle/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Beginn und Ende der Sommerzeit ermitteln ---------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Gibt es eine Moeglichkeit, ueber eine Excel-Funktion das Datum fuer den Beginn und das Ende der Sommerzeit zu ermitteln? C. Somberg ANTWORT: Da feststeht, dass die Sommerzeit in Deutschland immer am letzten Sonntag im Maerz beginnt und am letzten Sonntag im Oktober endet, koennen Sie die entsprechenden Datumsangaben problemlos mit Excel-Funktionen berechnen. Das Formelschema fuer den Beginn der Sommerzeit lautet: =DATUM(;3;31)-(WOCHENTAG(DATUM(;3;31))-1) .. und fuer das Ende der Sommerzeit: =DATUM(;10;31)-(WOCHENTAG(DATUM(;10;31))-1) Ersetzen Sie "" entweder durch eine konkrete Jahreszahl wie "2005" oder durch einen Bezug auf eine Zelle, die die Jahreszahl enthaelt. Zur Funktionsweise der Formel: Sie betrachten jeweils den letzten Tag des Monats, wobei sowohl der Maerz (Monat "3") als auch der Oktober (Monat "10") 31 Tage haben. Da fuer Excel Datumsangaben nichts anderes als fortlaufende Zahlen sind, erhalten Sie mit der Funktion DATUM entsprechende Werte. Nun muessen Sie ermitteln, auf welchen Wochentag der Monatsletzte faellt, wofuer Sie die Excel-Funktion WOCHENTAG einsetzen. Sie liefert 1 fuer Sonntag, 2 fuer Montag usw. So koennen Sie einfach den um "1" reduzierten Wochentagswert vom Datumswert abziehen, um die fortlaufende Datumszahl fuer den letzten Sonntag im Maerz respektive im Oktober zu berechnen. Beispiel: Wenn der 31. Maerz auf einen Sonntag faellt, ziehen Sie den Wochentagswert "1" minus "1" - also "0" - vom Datumswert ab, so dass die Sommerzeit direkt am 31. Maerz beginnt. Faellt der 31. Maerz auf einen Freitag, ziehen Sie "6 - 1" (= "5") vom Monatsletzten ab, so dass die Sommerzeit am 26. Maerz beginnt. Damit in der Tabelle ein lesbares Datum erscheint, muessen Sie der Formelzelle nur noch ein Datumsformat zuweisen, sofern das Excel nach Eingabe der Funktion DATUM nicht automatisch macht. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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