Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 8. Juni 2005 00:40 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 8.6.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 8.6.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen + DOWNLOAD-TIPP: Inhaltsverzeichnis fuer Arbeitsmappen automatisch erstellen + NEWS: Microsoft kuendigt neue offene Dateiformate fuer Office 12 an EXCEL-TIPP DER WOCHE + Summieren jeder n-ten Zelle EXCEL-HELPLINE + Individuelle Symbole fuer Ihre Symbolleisten-Schaltflaechen + Kopf- und Fusszeilen kopieren NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word uebernehmen ------------------------------------------------------- Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie koennen auf Ihre vorhandenen Datenbestaende in jeder beliebigen Access-Datenbank, in Outlook oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2003, 2002/XP oder 2000: + Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax- Managers rufen Sie die Liste der verfuegbaren Adressen ab. + Sie markieren den gewuenschten Empfaenger. + Der Assistent oeffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fuegt die Adresse samt fertiger Anrede genau an den richtigen Stellen ein. + Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief- Empfaenger sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten Verzeichnisse gespeichert. In einer Sonderaktion erhalten Sie zurzeit 25% Rabatt auf unser beliebtestes Word-Tool: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ DOWNLOAD-TIPP: Inhaltsverzeichnis fuer Arbeitsmappen automatisch erstellen ---------------------------------------------------- Ab sofort haben Sie auch Arbeitsmappen mit vielen Tabellenblaettern ohne Probleme im Griff. Unsere kostenlose Excel-Erweiterung SmartTools XL-Inhalt legt voll automatisch ein Inhaltsverzeichnis an, in dem Sie jeden Eintrag anklicken und direkt auf die entsprechende Tabelle springen koennen. Das Inhaltsverzeichnis ist uebersichtlich und laesst sich um beliebige Zusatzinformationen und Kommentare erweitern, wenn Sie eine Arbeitsmappe beispielsweise anderen Anwendern zur Verfuegung stellen. Der Einsatz von SmartTools XL-Inhalt ist denkbar einfach Nach der automatischen Installation finden Sie in Excel ein neues Menue EXTRAS-INHALTSVERZEICHNIS ERSTELLEN vor. Rufen Sie das Menue auf und legen in dem nachfolgenden Dialogfeld die gewuenschte Ueberschrift, den Namen des Tabellenblatts und die Position des Inhaltsverzeichnisses in der Arbeitsmappe an. Sie bestaetigen dann nur noch mit OK und der Assistent erstellt voll automatisch das anklickbare Inhaltsverzeichnis, in dem jede Tabelle als Hyperlink aufgefuehrt ist: http://www.add-in-world.com/katalog/xlinhalt/ NEWS: Microsoft kuendigt neue offene Dateiformate fuer Office 12 an ------------------------------------------------- Anlaesslich der TechEd-Konferenz in Orlando hat Microsoft weitere Details zur naechsten Office-Version angekuendigt. So werden Word, Excel und PowerPoint ueber neue offene XML- Dateiformate verfuegen, die an den Kennungen .docx, .xlsx und .pptx zu erkennen sein werden. Die wichtigsten Vorteile der neuen Formate: * Die Dateigroesse von Dokumenten, Tabellen und Praesentationen soll um bis zu 75% schrumpfen. * Die Dateiformate sind komplett dokumentiert und koennen von externen Programmen leichter gelesen und geschrieben werden. * Weniger Datenverluste durch defekte Dateien, da sich die unbeschaedigten Teile eines Dokumentes problemlos lesen lassen. * Hoehere Datensicherheit, da sich unerwuenschter Code in Office-Dateien leichter erkennen und mit wenig Aufwand entfernen laesst. Bei Verfuegbarkeit von Office 12 (wahrscheinlich Ende 2006) werden kostenlose Updates fuer Office 2003, XP und 2000 verfuegbar sein, die auch den aelteren Versionen das Lesen und Schreiben der neuen Formate ermoeglichen. Die deutsche Pressemitteilung zu den neuen Dateiformaten finden Sie unter: http://www.microsoft.com/germany/presseservice/meldungen.asp?ID=531378 Ausfuehrlichere Informationen gibt es auf den amerikanischen Microsoft-Seiten: Englische Pressemeldung zu den Dateiformaten von Office 12 http://www.microsoft.com/presspass/press/2005/jun05/06-01OfficeXMLFormatPR.mspx Detaillierte technische Information http://download.microsoft.com/download/c/2/9/c2935f83-1a10-4e4a-a137-c1db829637f5/Office12NewFileFormatsWP.doc +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Summieren jeder n-ten Zelle --------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Da der SUMME-Funktion mehrere Argumente uebergeben werden koennen, haben Sie natuerlich auch die Moeglichkeit, mehrere nicht zusammenhaengende Bereiche oder Zellen zu addieren. In vielen Faellen sind die Zellen, die summiert werden sollen allerdings nach einem bestimmten Muster angeordnet (beispielsweise jede dritte Zelle), so dass es viel zu umstaendlich waere, die entsprechende Summenformel manuell zu erstellen und jeden Bezug einzeln anzugeben. Allerdings gibt es standardmaessig keine Funktion, um gezielt beispielsweise jede zweite, dritte, vierte usw. Zelle eines Bereiches zu addieren. Mit Hilfe einer Array-Formel koennen Sie dieses Problem allerdings loesen. Die grundsaetzliche Syntax dieser Formel sieht folgendermassen aus: =SUMME(WENN(REST(ZEILE();)=0;)) Ersetzen Sie durch den Bezug des Bereiches, in dem Zahlen summiert werden sollen und legen Sie mit den Abstand zwischen entsprechenden Zellen fest (also beispielsweise "3" fuer jede dritte Zelle in dem Bereich). Um also beispielsweise jede vierte Zelle im Bereich D5:D20 zu summieren, sieht die Formel folgendermassen aus: =SUMME(WENN(REST(ZEILE(D5:D20);4)=0;D5:D20)) Das wichtige dabei ist nun, dass Sie die Eingabe nicht wie gewohnt mit Return abschliessen koennen, sondern Sie muessen statt dessen Strg+Umschalt+Return druecken, da es sich um eine Array-Formel handelt. Am Ende steht dann das gewuenschte Ergebnis, auch wenn der Grund dafuer vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist: Zunaechst einmal koennen in der Array-Formel an den Stellen Bereichsbezuege verwendet werden, an denen das normalerweise nicht moeglich ist. Allein der Formelabschnitt ZEILE(D5:D20) ist eigentlich ungueltig, weil ZEILE normalerweise die Nummer der Zeile liefert, in der sich eine bestimmte Zelle befindet. Die Array-Formel sorgt nun dafuer, dass nicht etwa der komplette Bereich in einem Schritt, sondern jede Zelle (also jedes Element des Arrays) einzeln betrachtet und verarbeitet wird. Die Formel prueft zunaechst einmal fuer jede Zelle, ob sie sich in einer Zeile befindet, die ohne Rest durch vier teilbar ist. Sollte das der Fall sein, liefert die WENN- Funktion den Inhalt der entsprechenden Zelle als Ergebnis; andernfalls ist das Ergebnis 0. Die Funktion SUMME fasst die Ergebnisse dieser WENN-Pruefungen zusammen und liefert am Ende die gewuenschte Summe. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer fuer jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word erstellen. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihr Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Individuelle Symbole fuer Ihre Symbolleisten-Schaltflaechen ----------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Koennen Sie mir sagen, wie ich ein Bildchen oder Symbole fuer Rechenoperatoren wie "+", "/" oder "*" in eine Excel-Symbolleiste einfuegen kann? G. Plessing ANTWORT: Sie moechten wahrscheinlich eine Symbolleisten- Schaltflaeche fuer ein von Ihnen geschriebenes VBA-Makro mit einem speziellen Symbol ("Icon") versehen. Dafuer koennen Sie im Prinzip jede Grafik verwenden, indem Sie folgende Schritte ausfuehren: 1. Oeffnen Sie die gewuenschte Grafikdatei in einem Zeichenprogramm wie dem mit Windows ausgelieferten "Paint" oder mit einem Produkt wie "Adobe Photoshop". 2. Markieren Sie das gesamte Bild und waehlen Sie den Befehl an, mit dem Sie die Markierung in die Zwischenablage kopieren - meist BEARBEITEN-KOPIEREN. 3. Starten Sie Excel und rufen Sie im Menue ANSICHT erst SYMBOLLEISTEN und dann ANPASSEN auf. 4. Klicken Sie die Symbolleisten-Schaltflaeche, die Sie aendern wollen, mit der rechten Maustaste an und waehlen Sie im Kontextmenue den Befehl SCHALTFLAECHENSYMBOL EINFUEGEN an. 5. Beenden Sie den Symbolleisten-Bearbeitungsmodus, indem Sie im Dialogfenster Anpassen auf SCHLIESSEN klicken. Excel verkleinert die Grafik, die Sie kopiert hatten, automatisch so, dass sie auf die Symbolleisten-Schaltflaeche passt. Dies fuehrt natuerlich nur dann zu sinnvollen Ergebnissen, wenn die Originalgrafik eine bestimmte Groesse nicht ueberschreitet. Es ist aber nicht unbedingt erforderlich, eigene Symbole zu gestalten. Excel bietet von Haus aus eine Vielzahl von Symbolen, die Sie den Symbolleisten-Schaltflaechen zuweisen koennen. Am bequemsten erreichen Sie das mit "SmartTools Iconhelp fuer Excel", einem kostenlosen Add-In, das auf folgender Internetseite zum Download angeboten wird: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-iconhelp/ "SmartTools Iconhelp fuer Excel" listet alle verfuegbaren Symbole in einer Uebersicht auf. Per Kontextmenue kopieren Sie das gewuenschte Element in die Zwischenablage, aus der Sie es genau so wie in der oben stehenden Anleitung in eine Symbolleisten-Schaltflaeche einfuegen koennen. Und noch ein Tipp: Wenn Sie Symbole fuer die Standard- Rechenoperatoren "+", "-", "/" usw. in eine Symbolleiste einfuegen wollen, koennen Sie auf in Excel integrierte Funktionen zurueckgreifen. Damit steht Ihnen anschliessend nicht nur die Abbildung eines Plus-, Minus- oder Geteilt- Zeichens zur Verfuegung, sondern eine vollwertige Schaltflaeche, mit der Sie den Rechenoperator tatsaechlich in eine Zelle eingeben koennen. Das erreichen Sie wie folgt: 1. Waehlen Sie ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN auf. 2. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte BEFEHLE. 3. Im Listenfeld KATEGORIEN markieren Sie nun den Eintrag "Einfuegen". 4. Danach blaettern Sie das Listenfeld BEFEHLE durch, bis Sie Eintraege wie "Gleichheitszeichen", "Additionszeichen" usw. finden. 5. Ziehen Sie den gewuenschten Eintrag mit der linken Maustaste in eine Symbolleiste von Excel. 6. Wiederholen Sie den letzten Schritt fuer die anderen Rechenoperatoren. 7. SCHLIESSEN Sie das Dialogfenster ANPASSEN. Wenn Sie auf eines der eben eingefuegten Symbole klicken, traegt Excel direkt das entsprechende Zeichen in die aktuelle Tabellenzelle ein. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Kalender, Kontakte und E-Mails ganz einfach im Team nutzen ---------------------------------------------------------- Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software fuer Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter: + Nutzen Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk. + Richten Sie mit wenigen Mausklicks oeffentliche Ordner fuer Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder geben Sie einen oder mehrere Ihrer persoenlichen Ordner mit Terminen, Kontakten, E-Mails etc. fuer andere Anwender frei. + Alle Aenderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind immer sofort ohne Verzoegerung in den Ordnern der anderen Teilnehmer sichtbar. + Im nuetzlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller freigegebenen Kalender im Wochenueberblick. + Sie benoetigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender zugreifen koennen. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann diese Aufgabe uebernehmen + Der Datenabgleich mit PDA's und Handy's ist weiterhin ohne Probleme moeglich. OLXTeamOutlook ist komplett in Outlook integriert. Unterstuetzt werden Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Sie koennen innerhalb eines Netzwerkes auf Wunsch sogar unterschiedliche Outlook-Versionen nutzen! Weitere Informationen zu dieser brandneuen Outlook- Erweiterung finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Kopf- und Fusszeilen kopieren ----------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wir haben eine Excel-Tabellenvorlage mit benutzerdefinierten Kopf- und Fusszeilen erstellt. Nun sollen neue Blaetter in die Arbeitsmappe eingefuegt werden. Dabei ist das Problem, dass Excel die Kopf-/Fusszeilen nicht aus den bereits vorhandenen Blaettern uebernimmt. Folglich muessen die Seitenbereiche immer wieder neu definiert werden. Gibt es einen Trick, mit dem sich diese laestige Arbeit umgehen laesst? C. Sauer ANTWORT: Eine spezielle Kopierfunktion fuer Kopf- und Fusszeilen gibt es leider nicht. Sie haben aber die Moeglichkeit, eine exakte Kopie eines vorhandenen Tabellenblatts anzufertigen, wobei automatisch die Kopf-/Fusszeileninformationen uebernommen werden. Oder Sie schreiben ein kleines VBA-Makro, mit dem Sie die Angaben aus dem Referenz-Tabellenblatt uebernehmen. Das zweite Verfahren bietet sich an, wenn Sie mit einem leeren Tabellenblatt beginnen wollen oder Blaetter aus anderen Arbeitsmappen importieren. Zur ersten Methodik: Um eine Kopie eines Tabellenblatts anzulegen, zeigen Sie mit der Maus auf das gewuenschte Blattregister. Dann druecken Sie die Strg-Taste und halten sie fest, waehrend Sie das Blattregister mit der Maus nach rechts oder links an eine neue Position ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint die Kopie des Blatts im Blattregister: die Kopie heisst dann zum Beispiel nicht mehr "Tabelle1" sondern "Tabelle1 (2)". Zur zweiten Methodik: Wenn Sie die Kopf-/Fusszeilen per VBA- Code kopieren wollen, wechseln Sie mit Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. Dort oeffnen Sie per EINFUEGEN-MODUL ein neues Codefenster. In dieses Fenster geben Sie folgende Prozedur ein: Sub KopfFusszeileKopieren() Dim shVorgabe As Worksheet Dim objSeitensetup As PageSetup Set shVorgabe = ActiveWorkbook.Sheets("Tabelle1") Set objSeitensetup = shVorgabe.PageSetup With ActiveSheet.PageSetup .LeftHeader = objSeitensetup.LeftHeader .CenterHeader = objSeitensetup.CenterHeader .RightHeader = objSeitensetup.RightHeader .LeftFooter = objSeitensetup.LeftFooter .CenterFooter = objSeitensetup.CenterFooter .RightFooter = objSeitensetup.RightFooter End With End Sub In diesem Fall legen Sie das Blatt "Tabelle1" in der aktuellen Arbeitsmappe als Referenz fest. Passen Sie den Namen des Blatts an Ihre Beduerfnisse an. Im weiteren Verlauf des Programmcodes uebertragen Sie Schritt fuer Schritt alle Kopf-/Fusszeilenbereiche in das aktive Tabellenblatt. Um die Prozedur anzuwenden, fuegen Sie zunaechst das neue Blatt in Ihre Arbeitsmappe ein. Aktivieren Sie dieses Blatt, sofern das nicht schon der Fall ist. Dann starten Sie das VBA-Makro, indem Sie Alt + F8 druecken und anschliessend das Makro "KopfFusszeileKopieren" per Doppelklick ausfuehren. Beachten Sie, dass das Makro in Excel 2002 eventuell vorhandene Grafiken nicht kopiert. In den Vorgaengerversionen gab es ohnehin keine Funktion, mit der Sie Grafiken in die Kopf-/Fusszeile einsetzen konnten. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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