Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 9. November 2004 00:47 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 9.11.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 9.11.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Professionell Rechnen mit Uhrzeiten in Excel + NEWS: Neue Edition von Office 2003 und Ausblick auf Office 12 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Zeile und Spalte der aktiven Zelle hervorheben, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + Honorarberechnung auf Basis von Anfangs- und Endzeiten + Probleme beim Seriendruck mit Excel und Word 2002/2003 NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jedes Dokument aeusserst praktisch. Ausserdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch an jede gewuenschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist uebrigens eine laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Professionell Rechnen mit Uhrzeiten in Excel ----------------------------------------------------------- Das Rechnen mit Zeitangaben ist in Excel grundsaetzlich kein Problem und viele Anwender nutzen diese Moeglichkeiten beispielsweise zur Arbeitszeiterfassung oder fuer Abrechnungen aller Art. Die zahlreichen Anfragen an unsere Helpline zeigen allerdings, dass es viele Sonderfaelle gibt, in denen man entweder ein wenig tricksen muss, um zum Ziel zu kommen. In unserer kostenlosen Techinfo finden Sie daher einige nuetzliche Hinweise und fertige Formeln zu so haeufigen Problemen wie dem Rechnen mit negativen Zeitangaben, dem Rechnen ueber Datumsgrenzen, der Darstellung von Zeiten ueber 24 Stunden, der Umwandlung von Uhrzeiten in Dezimalzahlen (und umgekehrt) oder dem Runden von Zeiten auf die naechsten x Minuten: http://www.add-in-world.com/katalog/xlzeitrechnung/ NEWS: Neue Edition von Office 2003 und Ausblick auf Office 12 ---------------------------------- Nach den ersten Geruechten verdichten sich jetzt die Hinweise, dass Office 12 (der Nachfolger von Office 2003) im Sommer 2006 erscheinen soll. Amerikanische Newsdienste konnten aus "gut unterrichteten Quellen" bereits einen voraussichtlichen Terminplan erfahren, wonach die erste Beta von Office 12 im August 2005 und die Beta 2 im Dezember 2005 erscheinen soll. Die offizielle Veroeffentlichung erwartet man fuer den August 2006, wobei neben erweiterten Versionen der bekannten Programme auch neue Server-Produkte (InfoPath Forms-Server und Excel Calculation Server) erwartet werden. Bereits offiziell angekuendigt wurde von Microsoft eine neue Variante von Office 2003 speziell fuer kleine Unternehmen. Neben der bereits erschienenen Small Business Edition von Office 2003 wird es Ende 2005 in den USA eine Small Business Management Edition von Office 2003 geben. Wesentliche Neuerung soll ein Paket "Microsoft Office Small Business Accounting" zur Buchfuehrung sein. Ausserdem wird der Business Contact Manager in einer erweiterten Version erscheinen. Office for Small Business Management soll nach Angaben von Microsoft auch in Deutschland erscheinen, aber der genaue Erscheinungstermin steht noch nicht fest. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.microsoft.com/office/editions/prodinfo/smallbusiness/accounting/default.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Zeile und Spalte der aktiven Zelle hervorheben, Teil 2 ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Nehmen wir an, dass Sie in einem sehr umfangreichen Tabellenblatt mit mehreren hundert Spalten und tausenden von Zeilen regelmaessig fehlerhafte Eingaben oder Berechnungsfehler suchen muessen. Auch wenn Excel den Spalten- und Zeilenkopf der aktuellen Zelle hervorhebt, waere es weitaus praktischer, wenn immer die gesamte Zeile und/oder Spalte markiert werden koennte. So wuerde man auch beim Blaettern immer sehen, an welcher Stelle sich der Zellzeiger gerade befindet. Wir haben Ihnen vor einiger Zeit bereits den dynamischen Mauszeiger vorgestellt, aber in diesem zweiteiligen Tipp der Woche gehen wir einen Schritt weiter: Mit einer benutzerdefinierten Makroloesung koennen Sie eine Art Fadenkreuz anlegen, in dessen Mittelpunkt sich die aktive Zelle befindet. Gleichzeitig hebt das Fadenkreuz die aktuelle Zeile und Spalte hervor. In der letzten Ausgabe haben Sie bereits mit der Erfassung der Prozeduren begonnen. Beim Initialisieren setzen Sie die Objektvariable "objAktivesBlatt" auf das momentan aktive Tabellenblatt, womit Sie gleichzeitig die Ueberwachung der Ereignisse in diesem Blatt einschalten. Anschliessend richten Sie die beiden Rechtecke fuer das Fadenkreuz ein. Die Position und die Groesse passen Sie dabei an die aktive Zelle an. Ausserdem stellen Sie Farbe und Transparenz der beiden Objekte ein. Beim Beenden der Klasse loeschen Sie die Rechtecke des Fadenkreuzes und setzen saemtliche Objektvariablen auf "Nothing", um sie aus dem Speicher zu entfernen und um die Ereignisueberwachung zu beenden. Nun fehlt nur noch die Ereignisprozedur, die automatisch beim Bewegen des Zellcursors ausgefuehrt wird: Private Sub objAktivesBlatt_SelectionChange(ByVal Target As Range) With objZeilenRect .Top = Target.Top .Height = Target.Height .Width = Target.EntireRow.Width End With With objSpaltenRect .Left = Target.Left .Width = Target.Width .Height = Target.EntireColumn.Height End With End Sub Die Aufgabe der Prozedur besteht darin, die Position und Groesse der Fadenkreuz-Rechtecke an die aktive Zelle anzupassen. Das entsprechende Bereichsobjekt erhalten Sie durch den Parameter "Target", der von Excel automatisch an die Prozedur uebergeben wird. Um schnell und bequem auf die neue Klasse zugreifen zu koennen, weisen Sie ihr mit Hilfe des Eigenschaftenfensters (druecken Sie F4, wenn es nicht angezeigt wird) den Namen "clsCellMarker" zu. Zum Starten und Beenden der Fadenkreuzmarkierung richten Sie schliesslich noch zwei Prozeduren in einem normalen Modul der aktuellen Arbeitsmappe ein. Dazu waehlen Sie EINFUEGEN-MODUL an. In das zugehoerige Codefenster geben Sie folgende VBA- Anweisungen ein: Dim objMarkerKlasse As clsCellMarker Sub ZellMarker_Start() Set objMarkerKlasse = New clsCellMarker End Sub Sub ZellMarker_Stop() Set objMarkerKlasse = Nothing End Sub "objMarkerKlasse" verweist somit auf die Klasse, die Sie zuvor eingerichtet hatten. Beim Aufruf der Startprozedur wird die Klasse initialisiert und das Fadenkreuz angezeigt. Die Stopprozedur beendet die Klasse wieder und das Fadenkreuz verschwindet wieder vom Bildschirm. Kehren Sie per Datei-Schliessen und zurueck zu Microsoft Excel zum normalen Excel-Fenster zurueck. Speichern Sie die Arbeitsmappe, in der Sie den VBA-Code eingegeben haben, - zum Beispiel unter dem Namen ZELLMARKER.XLS. Wenn Sie in Zukunft die Fadenkreuzmarkierung brauchen, oeffnen Sie einfach die Datei ZELLMARKER.XLS. Danach oeffnen Sie die Datei, die Sie eigentlich bearbeiten wollen, und wechseln in das gewuenschte Tabellenblatt. Druecken Sie dann die Tastenkombination Alt+F8, um sich eine Liste der verfuegbaren Makros anzeigen zu lassen. Doppelklicken Sie auf den Makronamen "ZELLMARKER.XLS!ZellMarker_Start". Sofort sind Zeile und Spalte der aktiven Zelle immer gelb hervorgehoben. Beim Bewegen des Zellzeigers laeuft das Fadenkreuz entsprechend mit, was fuer eine optimale Orientierung im Tabellenblatt sorgt. Wenn Sie das Fadenkreuz nicht mehr benoetigen, schalten Sie es aus, indem Sie wieder Alt+F8 druecken und dann auf den Makronamen "ZELLMARKER.XLS!ZellMarker_Stop" doppelklicken. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken ---------------------------------------------- Vergessen Sie den umstaendlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar fuer die Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail- Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhaengig von Outlook durchgefuehrt, so dass es keine Probleme mit laestigen Sicherheitsmeldungen gibt! Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Honorarberechnung auf Basis von Anfangs- und Endzeiten ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: In einer Abrechnungstabelle moechte ich den Zeitaufwand fuer bestimmte Taetigkeiten festhalten. Dafuer sollen Anfang und Ende der Taetigkeit jeweils in Uhrzeitform eingegeben werden - etwa Anfang 14:00 bis Ende 19:30. Dass Excel aus diesen beiden Angaben die Differenz berechnen kann und automatisch die Dauer als "5:30" anzeigt, ist mir bekannt. Die ersten Schwierigkeiten treten auf, wenn ich den gesamten Zeitaufwand aller Taetigkeiten berechnen will. Das Ergebnis stimmt irgendwie nicht. Und dann kommt ein weiteres Problem hinzu: Wie kann ich die Zeitangaben so mit meinem Stundensatz multiplizieren, dass das korrekte Honorar herauskommt? Eine Multiplikation der Gesamtstunden mit dem Eurobetrag liefert jedenfalls nicht das gewuenschte Resultat. Koennen Sie mir einen Tipp geben? J. Diestegge ANTWORT: Ihre Probleme lassen sich mit einem passenden Zahlenformat und einer Umrechnungsformel loesen. Angenommen, Sie haetten Anfangszeiten im Bereich A2:A10 erfasst und Endzeiten im Bereich B2:B10. In Spalte C koennen Sie dann leicht die Differenz berechnen. Tipp: Um dabei auch Zeiten zu beruecksichtigen, die ueber Mitternacht hinausgehen, geben Sie Formeln nach folgendem Prinzip ein (hier fuer die zweite Tabellenzeile): =B2-A2+(B2