Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 8. Mai 2006 20:21 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 9.5.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 9.5.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung fuer Ihre Outlook-Daten + DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel + NEWS: Neue Version von MapPoint angekuendigt EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Dateneingaben nur in 5er-Schritten zulassen EXCEL-HELPLINE + Fehlerwert #DIV/0! ausblenden + Vorlagenauswahl ohne Umweg ueber den Aufgabenbereich NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung fuer Ihre Outlook-Daten -------------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmaessig mit Outlook arbeiten waere das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann ueber den folgenden Link mit 10% Rabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ DOWNLOAD-TIPP: Ueber 1.000 neue Icons fuer Ihre Symbolleisten in Excel ----------------------------------------------- Sie suchen nach aussagekraeftigen Icons fuer Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmaessig von Excel angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so muessen Sie schon selber kuenstlerisch taetig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Excel finden Sie ueber 1.000 verschiedenen Schaltflaechen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool uebersichtlich anzeigen und durchblaettern koennen. Moechten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenue SYMBOL IN ZWISCHENABLAGE KOPIEREN auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltflaeche zu. Der besondere Bonus fuer VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie fuer die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benoetigen: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-iconhelp/ NEWS: Neue Version von MapPoint angekuendigt -------------------------------------------- MapPoint ist eine leistungsfaehige Anwendung, um Daten aus Excel, Access oder anderen Quellen mit geografischen Darstellungen zu verknuepfen. Umsatzzahlen nach Staedten innerhalb einer entsprechenden Landkarte darzustellen, ist mit MapPoint beispielsweise mit wenigen Mausklicks moeglich. In den USA hat Microsoft jetzt eine neue Version 2006 von MapPoint angekuendigt. Abgesehen von komplett ueberarbeitetem und aktualisiertem Kartenmaterial, bietet MapPoint 2006 jetzt auch GPS-Funktionalitaet, um den aktuellen Standort zu bestimmen, die Route zu einer Adresse zu planen und den Anwender durch Sprachausgabe automatisch zum Ziel zu bringen: http://www.microsoft.com/mappoint/products/2006/default.mspx Eine Europaeische Ausgabe von MapPoint 2006 unter anderem mit detailliertem Kartenmaterial auf Strassenebene mit Adress-Suchfunktion fuer Deutschland, Oesterreich, Schweiz, Schweden, Belgien, Daenemark, Finnland, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Holland, Norwegen, Spanien und England, soll im Sommer erscheinen. Klicken Sie hier, um die News & Downloads zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225AJ49JMFB +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und trug fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft viele Jahre lang den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Naehere Informationen zu seinem erfolgreichen Buch mit Tipps und Loesungen rund um die VBA-Programmierung in Excel, finden Sie unter: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3827265770/smarttoolsbuchsh Sollten Sie bisher nur wenig Erfahrung beim Erstellen von VBA-Makros in Excel gesammelt haben, empfiehlt sich sein unter Excel Weekly-Lesern sehr beliebter VBA-Einsteigerkurs "Excel-VBA in 14 Tagen Schritt fuer Schritt zum Profi": http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3827240077/smarttoolsbuchsh KOLUMNE: Dateneingaben nur in 5er-Schritten zulassen ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der folgenden Kolumne moechte ich Ihnen zwei Loesungsvarianten vorstellen, um in einer Tabelle die Eingabe von Nummern nur in 5er-Schritten in einem bestimmten Wertebereich (beispielsweise 0 bis 100) zuzulassen. In der ersten Variante definieren Sie eine benutzerdefinierte Gueltigkeitsregel und in der zweiten Variante nutzen wir die Ereignisprogrammierung von Excel. Um eine benutzerdefinierte Gueltigkeitsregel anzulegen die sich beispielsweise auf die Zelle A2 bezieht, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Setzen Sie den Mauszeiger in Zelle A2 2. Waehlen Sie aus dem Menue DATEN den Befehl GUELTIGKEIT. 3. Markieren Sie im Kombinationsfeld ZULASSEN den Eintrag "Benutzerdefiniert". 4. Geben Sie im Feld FORMEL ein: =UND(REST(A2;5)=0;A2<=100) 5. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Eingabemeldung". Hier koennen Sie in den Feldern TITEL und EINGABEMELDUNG eine Nachricht definieren, die angezeigt werden soll, wenn die Zelle mit der Gueltigkeitsliste aktiviert wird. 6. Wechseln Sie auf die Registerkarte Fehlermeldung. In den Feldern TITEL und FEHLERMELDUNG koennen Sie eine Fehlernachricht festlegen, die angezeigt werden soll, wenn eine nicht in der Liste stehende Eingabe vorgenommen wird. Indem Sie im Kombinationsfeld TYP das Symbol Stopp einstellen, werden tatsaechlich keine anderen Eingaben als die von Ihnen vorher festgelegten, zugelassen. 7. Bestaetigen Sie Ihre Einstellung mit OK. Eine zweite Loesungsvariante bietet der Einsatz eines Ereignismakros an, das Sie wie folgt einstellen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register der gewuenschten Tabelle und waehlen Sie aus dem Kontextmenue den Befehl CODE ANZEIGEN. 2. In der Entwicklungsumgebung waehlen Sie im Codefenster aus dem ersten Kombinationsfeld den Eintrag "Worksheet". 3. Waehlen Sie aus dem rechten Kombinationsfeld das Ereignis "Change". 4. Komplettieren Sie den noch leeren Prozedur-Rahmen wie folgt: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target.Address <> "$A$2" Then Exit Sub If Target.Value Mod 5 <> 0 Or Target.Value >= 100 Then MsgBox "Nur 5-er Schritt-Eingaben von 0 bis 100!", _ vbCritical Application.EnableEvents = False Target.Value = "" Application.EnableEvents = True End If End Sub Das Ereignis "Change" wird automatisch ausgeloest, wenn Sie auf der Tabelle eine beliebige Eingabe vornehmen. In unserem Fall moechten wir aber nur Eingaben in die Zelle A2 pruefen, so dass die Prozedur abbrechen, wenn es sich um eine andere Zelle handeln sollte. Anschliessend pruefen Sie, ob der eingegebene Wert durch 5 teilbar ist und unterhalb von 100 liegt. Ist das nicht der Fall, schalten Sie temporaer die komplette Ereignissteuerung ueber die Anweisung Application.EnableEvents=False aus, loeschen die gerade durchgefuehrt Eingabe und schalten danach die Ereignissteuerung wieder ein. Das Aus- und Einschalten der Ereignissteuerung ist notwendig, da durch das Loeschen der Zelle wiederum das Ereignis "Change" ausgefuehrt werden und es so zu einer Endlosschleife kommen wuerde. Klicken Sie hier, um die Kolumne zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225AJ49JMFB ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer fuer jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word erstellen. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihr Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Fehlerwert #DIV/0! ausblenden ----------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Gibt es eine Moeglichkeit, den Fehlerwert #DIV/0! generell auszublenden? Die Angabe ergibt sich in meinen Tabellen allein dadurch, dass noch keine Daten eingegeben wurden. Insofern stoert sie eher, als dass sie einen Nutzen haette. L. Kraemer ANTWORT: Excel bietet keine Moeglichkeit, Fehlerwerte generell auszublenden. Es gibt aber verschiedene Methoden, Fehler, die vorhersehbar sind, gezielt zu verbergen. Am effektivsten ist der Einsatz einer WENN-Abfrage. Gerade bei #DIV/0!-Fehlern, also bei Divisionen durch den Wert Null, koennen Sie diese Abfrage schnell in die Formel, die ansonsten Fehlerwerte ausgibt, integrieren. Einfachstes Beispiel: Sie dividieren in einer Zelle die Inhalte aus A1 und B1; die Formel lautet also: =A1/B1 Damit die Formel keine Fehlermeldung ausgibt, solange Zelle B1 leer ist oder den Wert 0 enthaelt, bringen Sie sie in folgende Form: =WENN(B1;A1/B1;"") Die Pruefung "=WENN(B1...)" genuegt, um Nullwerte auszuschliessen. So erfolgt die Division nur, wenn B1 irgendetwas enthaelt. Ansonsten ist das Formelergebnis eine leere Zelle. Um auch andere Fehler wie etwa #NV zu unterdruecken, muessen Sie mit der ISTFEHLER-Funktion arbeiten und die eigentlich zu berechnende Formel zwei Mal in die WENN-Abfrage einschliessen. Das hat folgendes Muster: =WENN(ISTFEHLER();"";) Konkret lautet die Formel im Beispielfall: =WENN(ISTFEHLER(A1/B1);"";A1/B1) Eine Alternative ist der Einsatz bedingter Formatierungen. Damit koennen Sie Formeln, die einen Fehler liefern, so formatieren, dass die Schriftfarbe der Hintergrundfarbe entspricht - beispielsweise weisse Schrift auf weissem Grund. Am Bildschirm sind die Fehler dann nicht mehr erkennbar. Um die bedingte Formatierung zuzuweisen, markieren Sie die Formelzelle und rufen das Menue FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG auf. In der Bedingungszeile waehlen Sie im linken Dropdown- Feld den Eintrag "Formel ist" aus. Im Feld rechts daneben tragen Sie anschliessend eine Formel nach dem Muster "= ISTFEHLER()". Sollte sich die Formel, die den Fehler #DIV/0! erzeugt, etwa in Zelle C1 befinden, geben Sie folgende Bedingung ein: =ISTFEHLER(C1) Danach klicken Sie auf die Schaltflaeche FORMAT und legen die Schriftfarbe fest. Bei weissem Hintergrund stellen Sie sie beispielsweise ebenfalls auf weiss ein. Sobald Sie die Dialogfelder der bedingten Formatierung mit OK bestaetigen, ist der Fehler aus Ihrem Tabellenblatt verschwunden. Nur wenn Basisdaten vorliegen, die keine Division durch Null bewirken, erscheint das gewuenschte Ergebnis auf dem Bildschirm. Einen kleinen Haken hat die bedingte Formatierung jedoch. Wenn Sie per DATEI-SEITE EINRICHTEN auf der Registerkarte TABELLE das Kontrollkaestchen SCHWARZWEISSDRUCK angekreuzt haben, ignoriert Excel die Formatzuweisungen beim Drucken. Das koennen Sie schon in der Seitenvorschau beobachten. Fehlerwerte erscheinen unweigerlich auf dem Papier, auch wenn Sie mit weisser Schrift auf weissem Grund arbeiten. Erst ab Excel 2002 haben Sie die Moeglichkeit, Fehlerwerte beim Drucken generell auszublenden. Auch das stellen Sie per DATEI-SEITE EINRICHTEN auf der Registerkarte TABELLE ein. Dort finden Sie in den juengeren Excel-Versionen ein zusaetzliches Dropdown-Feld namens FEHLERWERTE ALS. Wenn Sie "" auswaehlen, sind #DIV/0!- und andere Fehler auf dem Papier nicht zu sehen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Loesungen fuer Personal- und Dienstplaene ----------------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den aktuellen Digitalen Zeitplaner 2006 im Wert von 29,00 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Vorlagenauswahl ohne Umweg ueber den Aufgabenbereich ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003 und 2002/XP FRAGE: Seit Excel 2002/XP wird nach Aufruf von DATEI-NEU immer erst der Aufgabenbereich angezeigt, sodass zur Auswahl einer Vorlage ein zusaetzlicher Mausklick auf den Link "Auf meinem Computer" (bzw. "Allgemeine Vorlagen" in Excel 2002/XP) erforderlich ist. In Ihrem Newsletter "Word Weekly" haben Sie beschrieben, wie man das Dialogfenster mit der Vorlagenauswahl auch ohne den Umweg ueber den Aufgabenbereich oeffnen kann. Das beschriebene Verfahren fuer Word laesst sich aber leider nicht in Excel umsetzen. Komme ich in Excel tatsaechlich nicht um den Aufgabenbereich herum? M. Buehlmann ANTWORT: Excel stellt leider keinen Befehl zur Verfuegung, den Sie direkt nach Aufruf von EXTRAS-ANPASSEN in die Menue- oder Symbolleiste ziehen koennen. Sie kommen nicht umhin, ein Makro zu schreiben, welches das gewohnte Dialogfenster oeffnet. Damit das Makro jederzeit verfuegbar ist, speichern Sie es in Ihrer "Persoenlichen Makroarbeitsmappe". Anschliessend aendern Sie die normale Befehlszuweisung, sodass nach Aufruf von DATEI-NEU in Zukunft Ihr Makro ausgefuehrt wird. Hier die Schritte im Detail: 1. Waehlen Sie EXTRAS-MAKRO-AUFZEICHNEN an. 2. Geben Sie im Feld MAKRONAME die Bezeichnung "DateiNeuDialog" ein. Danach waehlen Sie im Dropdown-Feld MAKRO SPEICHERN IN den Eintrag "Persoenliche Makroarbeitsmappe" aus. Zur Bestaetigung klicken Sie auf OK. 3. Beenden Sie die Makroaufzeichnung sofort wieder, indem Sie in der entsprechenden Symbolleiste auf die Schaltflaeche AUFZEICHNUNG BEENDEN klicken. 4. Wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. 5. Darin rufen Sie EXTRAS-MAKROS auf. 6. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster oeffnen Sie die Dropdown-Liste MAKROS IN, um den Eintrag "VBAProject (PERSONL.XLS)" auszuwaehlen. Im Listenfeld mit den verfuegbaren Makronamen markieren Sie "DateiNeuDialog". Anschliessend klicken Sie auf die Schaltflaeche BEARBEITEN. 7. Aendern Sie die angezeigte Prozedur, sodass sie wie folgt aussieht: Sub DateiNeuDialog() Application.Dialogs(xlDialogNew).Show End Sub 8. Waehlen Sie DATEI-SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL an. 9. Im Excel-Fenster rufen Sie EXTRAS-ANPASSEN auf. 10. Nun oeffnen Sie das Menue DATEI und klicken mit der rechten Maustaste auf den Befehl NEU. Im Kontextmenue waehlen Sie MAKRO ZUWEISEN an. 11. Doppelklicken Sie auf den Makronamen "PERSONL.XLS!DateiNeuDialog". 12. Klicken Sie im Dialogfenster ANPASSEN auf die Schaltflaeche SCHLIESSEN. 13. Beenden Sie Excel, damit Ihre Aenderungen an der "Persoenlichen Arbeitsmappe" gespeichert werden. Excel praesentiert automatisch ein entsprechendes Dialogfenster, in dem Sie die Frage mit JA beantworten. Wenn Sie Excel das naechste Mal starten und dann den Befehl DATEI-NEU aufrufen, erscheint sofort das Dialogfenster mit den Tabellenvorlagen. Klicken Sie hier, um die Helplines zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225AJ49JMFB +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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