Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 9. August 2005 00:17 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 9.8.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 9.8.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket - jetzt zum Sonderpreis! + DOWNLOAD-TIPP: Die perfekte Lesehilfe fuer Excel Zeile und Spalte automatisch hervorheben + TECHINFO: Erweitern Sie komplexe Excel-Arbeitsmappen mit den VSTO 2005 Anwendungen EXCEL-TIPP DER WOCHE + Effektive Auswertungen mit Datenbankfunktionen, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + Hyperlinks auf Word-Dokumente in Excel einfuegen + Benutzer- und/oder Computernamen auslesen NEWSLETTER-TIPP + Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket - jetzt zum Sonderpreis! --------------------------------------------------- Die aktuelle Auflage der Excel-Berater Archiv-CD-ROM bietet jetzt noch einen Jahrgang mehr: insgesamt befinden sich auf der CD damit drei komplette Archive des Excel-Beraters zum absoluten Sonderpreis. Die ultimative Informationsquelle fuer alle Excel-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi bietet: + Jetzt ueber 2.000 Seiten mit Tipps, Praxisinformationen und Problemloesungen zu Excel im praktischen PDF-Format auf CD-ROM + Bonus: Der Excel-Berater Manager mit ueber 40 Excel- Erweiterungen wird direkt in Excel integriert und steht Ihnen per Mausklick zur Verfuegung + Viele weitere Beispiele, Praxisloesungen, Vorlagen, Kalkulationsmodelle und Makros mit nuetzlichen neuen Funktionen + Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien + Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index Sie finden auf der CD-ROM Hunderte von Tipps und Praxisloesungen, die Sie fuer Ihre taegliche Arbeit mit Excel nutzen koennen! Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket gibt es exklusiv bei SmartTools Publishing zum Aktionspreis mit ueber 30% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/exb-komplettpaket/ DOWNLOAD-TIPP: Die perfekte Lesehilfe fuer Excel Zeile und Spalte automatisch hervorheben ------------------------------------------------------- Sie wuenschen sich eine Lesehilfe, um die aktuelle Position in einer Excel-Tabelle besser erkennen zu koennen? Hier ist die Loesung: SmartTools CellSpot hebt jeweils die aktuelle Zelle sowie die komplette Zeile und Spalte hervor und bewegt sich automatisch mit Ihnen durch die Tabelle. Dabei koennen Sie SmartTools CellSpot jederzeit mit zwei Mausklick ein- oder ausschalten und so ganz nach Bedarf jederzeit gezielt nutzen. Sie haben ausserdem die Moeglichkeit, Farbe, Liniendicke und Linienart der Markierung beliebig zu bestimmen, so dass SmartTools CellSpot unabhaengig von der Farbgebung einer Tabelle immer gut zu erkennen ist. SmartTools CellSpot ist der optimierte Nachfolge des erfolgreichen dynamischen Mauszeigers fuer Excel, der ueber 20.000mal heruntergeladen wurde. Mit dem neuen Tool koennen Sie Ihre aktuelle Tabellenposition nun noch besser bestimmen und optimal an Ihre Beduerfnisse anpassen. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nuetzliche Add-In kostenlos zum Download an: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-cellspot/ TECHINFO: Erweitern Sie komplexe Excel-Arbeitsmappen mit den VSTO 2005 zu leistungsfaehigen Anwendungen ------------------------------------------------------------ Fuer den November hat Microsoft eine neue Version der Visual Studio Tools 2005 fuer Office angekuendigt, mit deren Hilfe Sie Excel-, Word- und Outlook-Erweiterungen in Visual Studio auf Basis des .NET-Framework entwickeln koennen. Einen Vorgeschmack auf die Moeglichkeiten der neuen Version, gibt eine umfangreiche Techinfo samt fertigem Beispiel mit offenem Code: http://msdn.microsoft.com/library/en-us/odc_vsto2005_ta/html/OfficeVSTOCapitalExpenditureModel.asp?frame=true Der Autor zeigt, wie Sie aus einer umfangreichen Excel- Arbeitsmappe mit Hilfe der VSTO 2005 eine intelligente und leistungsfaehige Anwendung machen koennen. Sie wird zum Beispiel die Moeglichkeit genutzt, einen individuellen Aufgabenbereich zu entwerfen, in dem man nicht Informationen anzeigen sondern auch Eingaben des Anwenders entgegen nehmen kann. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Effektive Auswertungen mit Datenbankfunktionen, Teil 2 ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Im ersten Teil dieses Tipps in der letzten Wochehaben Sie erfahren, wie Sie ein Tabellenblatt aufbauen, um Daten mit Hilfe von Datenbankfunktionen statistisch auszuwerten: Sie brauchen eine zusammenhaengende Liste mit Spaltenueberschriften, einen Kriterienbereich sowie einen Ausgabebereich, in dem Sie die Tabellenfunktionen einsetzen. Als Beispiel hatten Sie die Summe aller Rechnungen eines bestimmten Kunden mit der Funktion DBSUMME ermittelt. Neben der Summenfunktion stehen Ihnen diverse andere Datenbankfunktionen zur Verfuegung. Wenn Sie wie im ersten Teil eine Liste mit den Spaltenueberschriften "Datum", "Kunde" und "Rechnungsbetrag" zugrunde legen, koennen Sie zum Beispiel mit DBMAX und DBMIN leicht den hoechsten und den niedrigsten Rechnungsbetrag eines Kunden herausziehen. Die benoetigten Argumente sind bei allen Datenbankfunktionen identisch: * die Adresse des Datenbankbereichs * der Name des Feldes, fuer das ein Ergebnis gesucht wird * die Adresse des Kriterienbereichs Davon ausgehend, dass Datumsangaben, Kundennamen und Rechnungsbetraege im Bereich A1:C20 stehen und sich das Kriterium mit der Spaltenueberschrift "Kunde" und einer Suchbedingung wie "Mueller" in E1:E2 befindet, koennen Sie in den Zellen G7 und H7 mit folgenden Formeln den hoechsten und den niedrigsten Rechnungsbetrag berechnen: G7: =DBMAX(A1:C20;"Rechnungsbetrag";E1:E2) H7: =DBMIN(A1:C20;"Rechnungsbetrag";E1:E2) Hier eine Uebersicht ueber alle Datenbankfunktionen von Excel: DBANZAHL Anzahl der Datensaetze mit Zahlen im Suchfeld DBANZAHL2 Anzahl der Datensaetze, deren Suchfeld nicht leer ist DBAUSZUG Feldinhalt bei uebereinstimmendem Suchkriterium DBMAX Maximalwert aus den uebereinstimmenden Datensaetzen DBMIN Minimalwert aus den uebereinstimmenden Datensaetzen DBMITTELWERT Mittelwert der uebereinstimmenden Datensaetze DBPRODUKT Produkt der Feldwerte aus allen uebereinstimmenden Saetzen DBSTABW Geschaetzte Standardabweichung auf Stichprobenbasis DBSTABWN Standardabweichung auf Basis einer Grundgesamtheit DBSUMME Summe der Feldwerte aus den uebereinstimmenden Datensaetzen DBVARIANZ Geschaetzte Varianz auf Stichprobenbasis DBVARIANZEN Varianz auf Basis einer Grundgesamtheit Ein geschickter Einsatz des Kriterienbereichs erlaubt noch weitaus komplexere Auswertungen. So ist es problemlos moeglich, mehrere Suchkriterien zu kombinieren. Angenommen etwa, Sie wollten nicht die komplette Rechnungssumme eines Kunden ermitteln sondern nur die Rechnungssumme nach einem bestimmten Stichtag. Zu diesem Zweck erweitern Sie den Kriterienbereich um eine Spalte. Wie bei der ersten Bedingung muessen Sie in der ersten Zeile die genaue Spaltenueberschrift aus der Datenbank uebernehmen. Im Beispiel muessen Sie in F1 also "Datum" eingeben. Darunter in F2 tragen Sie dann das Vergleichskriterium ein. Um nur die Rechnungen nach dem 1. Maerz 2003 zu beruecksichtigen, geben Sie folgendes ein: >1.3.2003 Damit die entsprechende Summe berechnet wird, muessen Sie in der DBSUMME-Formel aus dem ersten Teil dieses Tipps das Argument fuer den Kriterienbereich anpassen. Zelle F7 enthaelt dann: =DBSUMME(A1:C20;"Rechnungsbetrag";E1:F2) Wenn Sie wollen, koennen Sie sogar einen Datumsbereich als Berechnungsgrundlage herausgreifen. Um etwa nur die Rechnungsbetraege aus dem Maerz 2003 in die Summe einzubeziehen, lautet das Kriterium "groesser gleich 1.3.2003 UND kleiner gleich 31.3.2003". Damit Excel diese logische Und-Verknuepfung versteht, muessen beide Datumsvergleiche in einer Zeile des Kriterienbereichs stehen. Kein Problem: Erweitern Sie den Kriterienbereich einfach um eine zweite Datumsspalte. Insgesamt sieht der Bereich somit wie folgt aus (Zeilennummer und Spaltenbuchstaben nur zur Information): E F G 1 Kunde Datum Datum 2 Mueller >=1.3.2003 <=31.3.2003 Wie zuvor muessen Sie danach das dritte Argument der Datenbankfunktion anpassen: E1:G2. Das heisst natuerlich nicht, dass es keine Oder- Verknuepfungen gibt. Um zwei Kriterien mit einem logischen Oder zu verbinden, geben Sie sie in zwei untereinander stehenden Zeilen ein. Auf diese Weise koennen Sie zum Beispiel den Gesamtrechnungsbetrag fuer zwei Kunden ausrechnen: der Kundenname ist "entweder Mueller oder Schulze". Den Namen "Schulze" geben Sie dann in Zelle E3, der Kundenspalte des Kriterienbereichs, ein. Damit auch bei diesem Kunden der Datumsbereich Maerz beruecksichtigt wird, muessen Sie rechts daneben die Datumskriterien aus der ersten Zeile uebernehmen. Wenn Sie die Datumsspalten leer lassen, bezieht Excel alle Rechnungsbetraege dieses Kunden ein. Anschliessend muss wieder das Kriterienbereich-Argument der Datenbankfunktion korrigiert werden. In diesem Fall lautet es E1:G3. Wie Sie sehen, bieten Datenbankfunktionen interessante Alternativen zu den weithin gelaeufigen Tabellenfunktionen von Excel. Schnellen Analysen steht damit nichts mehr im Wege. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup -------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Hyperlinks auf Word-Dokumente in Excel einfuegen ------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Von einem Kollegen habe ich vor kurzem eine Excel- Datei erhalten, in dem verschiedene Links direkt auf eine Word-Datei mit weiteren Erklaerungen enthalten waren. Sobald ich einen dieser Links angeklickt habe, hat sich automatisch das entsprechende Word-Dokument geoeffnet und die gewuenschte Textstelle wurde angezeigt. Wie kann ich einen solchen Hyperlink erstellen? V. Ehlert ANTWORT: Hyperlinks lassen sich in Office nicht nur schnelle Verbindungen zum Internet einsetzen. Sie sind auch ein effektives Hilfsmittel, um mit wenig Aufwand Verknuepfungen zwischen beliebigen Office-Dateien herzustellen. Per Mausklick rufen Sie beispielsweise aus Ihrer Excel-Tabelle PowerPoint mit einer Praesentation auf, die Informationen aus der Tabelle verwendet. Ein weiterer Vorteil: Sobald Sie Hyperlinks verwenden, um Ihre Office-Dateien zu verknuepfen, koennen Sie auch die Web-Symbolleiste benutzen, um wie in Ihrem Browser vor- und zurueckzuspringen. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechenden Pfeil-Symbole. Zum Erstellen der Links verwenden Sie am besten die im Folgenden beschriebene Technik. Nehmen wir an, Sie moechten unter einer Budget-Tabelle in Excel einen Hyperlink zu dem Word-Dokument einfuegen, in dem die aktuellen Budget- Richtlinien erlaeutert werden: 1. Oeffnen Sie das gewuenschte Word-Dokument und markieren Sie die Ueberschrift. 2. Waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-KOPIEREN an und aktivieren Sie Excel. 3. Nachdem Sie in der Budget-Tabelle die Zelle angeklickt haben, in der der Hyperlink erscheinen soll, rufen Sie das Menue BEARBEITEN-ALS HYPERLINK EINFUEGEN auf und Excel erledigt den Rest fuer Sie. Der in Word markierte Text erscheint blau und unterstrichen in Ihrer Tabelle. Sobald Sie diesen Link anklicken wird Word aktiviert (oder bei Bedarf gestartet) und das Dokument mit den Budget- Richtlinien geoeffnet. Haben Sie den gewuenschten Abschnitt nachgelesen, genuegt ein Mausklick auf das ZURUECK-Symbol in der Web-Symbolleiste, um wieder nach Excel zurueckzukehren. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes mit Excel, Access und Word ausgeben -------------------------------------------- Das Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel: + EAN 13/EAN 8 + Code 39, Code 128, UPS 128 + PZN (Pharma-Zentral-Nummer) + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post + u.v.m Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Benutzer- und/oder Computernamen auslesen ----------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Gibt es in Excel eine Moeglichkeit, den Namen des derzeit angemeldeten Benutzers auszulesen, um ihn beim Drucken eines Tabellenblatts in die Kopfzeile einzutragen? A. Bahr ANTWORT: Sie loesen die Aufgabe mit einem VBA-Makro und einer Windows-API-Funktion. Dieser Weg ist zuverlaessiger als der Einsatz von "Application.UserName", womit Sie nur den Namen ermitteln, der in den Excel-Optionen auf der Registerkarte ALLGEMEIN eingetragen ist. Dieser Name hat aber nicht unbedingt etwas mit dem aktuell angemeldeten Benutzer zu tun. Wenn Sie wollen, koennen Sie zusaetzlich sogar den Namen der Arbeitsstation ausgeben lassen. Um eine Excel-Arbeitsmappe entsprechend vorzubereiten, gehen Sie wie folgt vor: * Wechseln Sie aus der Mappe, in der Sie die Kopfzeile mit Benutzer- und Computernamen einrichten wollen, per Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. * Legen Sie mit dem Befehl EINFUEGEN-MODUL ein neues Modul an. * Geben Sie in das zugehoerige Codefenster folgende VBA- Anweisungen ein: Private Declare Function GetComputerName Lib "kernel32" _ Alias "GetComputerNameA" (ByVal lpBuffer As String, _ nSize As Long) As Long Private Declare Function GetUserName Lib "advapi32.dll" _ Alias "GetUserNameA" (ByVal lpBuffer As String, _ nSize As Long) As Long Public Function ComputerName() Dim CName As String Dim CNameLen As Long Dim RetValue As Long CNameLen = 256 CName = Space(CNameLen) RetValue = GetComputerName(CName, CNameLen) If RetValue <> 0 Then ComputerName = Left(CName, CNameLen) Else ComputerName = "unbekannt" End If End Function Public Function UserName() As String Dim Buffer As String * 100 Dim BuffLen As Long BuffLen = 100 GetUserName Buffer, BuffLen UserName = Left(Buffer, BuffLen - 1) End Function Die beiden "Declare"-Anweisungen zu Beginn beschreiben die API-Funktionen inklusive Parameter. Sie werden anschliessend in den VBA-Funktionen "ComputerName" und "UserName" eingesetzt, um die gewuenschten Informationen mit den Mitteln des Betriebssystems auszulesen. * Nun muessen Sie die Namen beim Drucken nur noch in der Kopfzeile ausgeben lassen. Dazu lassen Sie sich im Projekt-Explorer des Visual Basic-Editors die untergeordneten Zweige des VBA-Projekts zur aktuellen Datei anzeigen. Doppelklicken Sie danach auf das Objekt "DieseArbeitsmappe". * Damit oeffnen Sie ein weiteres Codefenster, in dem Sie folgende Prozedur eingeben: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Dim Blatt As Object For Each Blatt In ThisWorkbook.Sheets Blatt.PageSetup.LeftHeader = UserName & _ " auf " & ComputerName Next Blatt End Sub "Workbook_BeforePrint" gehoert zu den Standard- Ereignisprozeduren, die Sie auch ueber die beiden Dropdown- Felder am oberen Rand des Codefensters anlegen koennen. - In diesem Fall sorgt die Prozedur dafuer, dass Excel bei einem Druckvorgang den "UserNamen" und den "ComputerNamen" in den linken Kopfzeilenbereich einfuegt. Die Informationen erhaelt die Druckprozedur durch die in Schritt 3 angelegten benutzerdefinierten Funktionen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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