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Gesendet: Dienstag, 30. November 2004 23:30
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 1.12.2004

 Ausgabe vom 1. Dezember 2004

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

News: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und andere unerwünschte E-Mail

Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.

Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:

  • Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
  • Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
  • Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
  • Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen möchten.
  • Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP, AOL und Hotmail von Spam befreien.
Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet (die Informationen über Ihre Mailkonten können beispielsweise direkt aus Outlook übernommen werden) und sofort einsatzbereit.

Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zur Zeit gültigen Einführungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/

Download-Tipp: Der kostenlose Mail-Assistent für Outlook

Mit dem SmartTools Mail-Assistenten können Sie Outlook 2000, 2002/XP und 2003 um drei nützliche Zusatzfunktionen erweitern:

  • Sicherlich passiert es auch Ihnen immer wieder, dass Sie versehentlich vergessen, eine Anhang mit Ihrer Mail zu verschicken, den Sie dem Empfänger im Text noch angekündigt haben. Der Mail-Assistent prüft automatisch, ob typische Redewendungen wie "anbei erhalten Sie" oder "beigefügt" usw. in Ihrem Mailtext vorhanden sind und zeigt eine entsprechende Warnung an, wenn in diesen Fällen der Anhang fehlt. Sie können dabei frei konfigurieren, auf welche Ausdrücke der Assistent dabei achten soll.
  • Ebenso ärgerlich ist es, Mails mit leerer Betreffzeile zu verschicken. Der Mail-Assistent kann Sie auf Wunsch auf einen vergessenen Betreff hinweisen.
  • Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, jede verschickte Mail voll automatisch per BCC an eine frei konfigurierbare Adresse zu schicken, so dass beispielsweise ein Kollege über alle Vorgänge auf dem Laufenden ist oder Ihre verschickten Mails auch auf einem anderen Account zur Verfügung stehen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:

 SmartTools Mail-Assistent für Outlook

News: Version 1.2.7 von LookOut verfügbar

Die kostenlose Erweiterung zur blitzschnellen Suche in Ihren Outlook-Daten steht ab sofort in einer neuen Version 1.2.7 zur Verfügung:

 Lookout 1.2.7

Die Version befindet sich zwar noch im Betatest, aber sie bietet eine Reihe von interessanten Erweiterungen und Fixes. Zum Beispiel:

  • Installationsbug für Admin-Anwender behoben
  • Probleme bei der Suche in XML-Dateien beseitigt
  • Neue Option zur Anzeige der vollständigen Ordnernamen in den Suchergebnissen
  • Wildcards können nun am auch Anfang von Suchbegriffen eingesetzt werden
  • Neue Option zur Definition einer "Default-Restriction" im Suchfenster
News: Deutscher WebCast zum Troubleshooting des Exchange-Server 2003

Damit Sie auf den Ernstfall vorbereitet sind, bietet Microsoft am 7.12.2004 um 15:30 einen deutschsprachigen Webcast rund um Rettungsmaßnahmen bei einem zerstörten Exchange Server 2003 an. Dabei geht es sowohl um die Wiederherstellung von Postfächern und den Einsatz der "Recovery Storage Groups" als auch um Tipps zur Vorbereitung auf den Ernstfall und effektive Backup-Strategien:

Webcast: Exchange 2003 - Troubleshooting

 Outlook-Tipp der Woche

So können Sie gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen, Teil 2
Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003

Wie im ersten Teil dieses Tipps beschrieben, sind Outlook-Elemente nicht immer komplett verloren, auch wenn Sie sie bereits aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt haben. Wichtig dabei: Die Rettung irrtümlich gelöschter Elemente kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn noch keine automatische Archivierung erfolgte und die Funktion Jetzt komprimieren seit dem Löschen des oder der Elemente nicht ausgeführt wurde. Außerdem ist es unbedingt erforderlich, eine Sicherungskopie der PST-Datei anzulegen, die Sie im Folgenden bearbeiten. Wir haben diese Technik mehrfach getestet und sind auf keinerlei Probleme gestoßen, aber bevor Sie sich an die unten beschriebenen Schritte machen, kopieren Sie Ihre PST-Datei bitte zur Sicherheit in ein anderes Verzeichnis bzw. auf eine andere Festplatte, damit Sie bei einem unerwarteten Fehler mit dieser Fassung weiterarbeiten können.

Sie müssen nun eine geringfügige Beschädigung an der PST-Datei vornehmen, um dann im nächsten Schritt das Hilfsprogramm SCANPST einzusetzen, das sowohl eine Reparatur als auch eine Wiederherstellung der gelöschten Elemente durchführt. Nachdem Sie den benötigten Hex-Editor wie in der letzten Woche beschrieben installiert haben, gehen Sie beim Einsatz von Outlook 2000, 2002/XP oder 2003 wie folgt vor:

  1. Starten Sie Outlook.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den persönlichen Ordner und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an.
  3. Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Schaltfläche Erweitert.
  4. In diesem Dialog können Sie nun ablesen, in welchem Verzeichnis und unter welchem Namen die PST-Datei gespeichert ist. Notieren Sie sich diese Angaben auf einem Zettel oder kopieren Sie sie in eine Textdatei.
  5. Schließen Sie alle Dialoge und beenden Sie Outlook. Solange Outlook läuft, ist die PST-Datei gesperrt und es ist keine Reparatur möglich!
Outlook 97 und 98 stellen diese Information nicht im Eigenschaften-Dialog bereit - hier müssen Sie die Suchfunktion von Windows bemühen und nach "*.pst" fahnden lassen. Anschließend geht es dann folgendermaßen weiter:

  1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und suchen Sie das Verzeichnis mit der PST-Datei.
  2. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, klicken Sie auf die PST-Datei und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in den freien Bereich des Explorerfensters. Damit wird eine Kopie der PST-Datei angelegt. Alternativ können Sie auch die PST-Datei markieren und direkt hintereinander Strg+C und Strg+V (Kopieren/Einfügen) drücken.
  3. Starten Sie nun den eben installierten HEX-Editor und öffnen Sie das Original der PST-Datei.
  4. Setzen Sie den Cursor im ASCII-Bereich (rechts die Darstellung mit den Zeichen) auf das 7. Zeichen und drücken Sie sechs Mal die Leertaste. Die aktuelle Position zeigt HexEdit MX unten in der Statuszeile in der Form "Position: 7" an. Im ASCII-Bereich werden die Änderungen nun wie mit einem Marker gelb hervorgehoben. Prüfen Sie noch einmal, ob die richtige Startposition gewählt und sechs Leerzeichen als Änderung markiert sind. Klicken Sie dann auf das Speichern-Symbol und verlassen Sie den HEX-Editor wieder.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun das Programm SCANPST.EXE starten, damit das Tool die Reparatur vornimmt und die "Gelöscht"-Kennzeichen zurücksetzt. SCANPST.EXE finden Sie am einfachsten über die Windows-Suchfunktion. Je nach Betriebssystem ist es normalerweise im Verzeichnis "C:\Programme\Windows Messaging" oder "C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI\1031" zu finden. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Starten Sie SCANPST.EXE per Doppelklick.
  2. Lokalisieren Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die soeben geänderte PST-Datei.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start. SCANPST.EXE untersucht die PST-Datei, was je nach Größe einige Minuten in Anspruch nehmen kann.
  4. Anschließend wird eine Statusmeldung mit detaillierten Informationen zum Reparaturvorgang angezeigt. Aktivieren Sie hier die Option Sicherungskopie von geprüfter Datei vor Reparatur erstellen und klicken Sie dann auf Reparieren.
  5. Bestätigen Sie die Abschlussmeldung mit einem Klick auf Ok.
Wenn Sie nun Outlook öffnen, sind alle gelöschten Elemente wieder vorhanden und können beispielsweise aus "Gelöschte Objekte" zurück in den ursprünglichen Ordner verschoben werden.

Bitte beachten Sie noch folgende Hinweise: In Outlook finden Sie nach der Reparatur eventuell einen neuen Ordner "Ergebnis der Überprüfung". Dieser Ordner wurde von SCANPST.EXE angelegt und enthält gegebenenfalls weitere Ordner wie beispielsweise "Wiederhergestellte Ordner87C2". Dabei handelt es sich um ehemals gelöschte Ordner, die nicht mit ihrem Originalnamen wiederhergestellt werden konnten. Außerdem kann die vorgestellte Lösung nicht für Objekte und Elemente des Business Contact Managers eingesetzt werden, da Objekte und Elemente größtenteils nicht in Outlook-kompatiblen Formaten gespeichert werden.

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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken

Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:

  1. Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
  2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/


 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

WINMAIL.DAT-Anhänge trotz Textformat
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Da ich relativ viele E-Mails mit Standard-Texten und -Dateianhängen verschicke, habe ich Vorlagen in Form von OFT-Dateien angelegt, auf die ich über ein spezielles Menü zugreife. Ich habe sowohl bei der Vorlagenerstellung als auch beim Anpassen der Outlook-Einstellungen darauf geachtet, dass beim E-Mail-Versand generell das "Nur Text"-Format zum Einsatz kommt. Trotzdem erhalten meine Kunden anstelle der eigentlich angehängten Dateien nur WINMAIL.DAT-Anhänge. Wie kann das sein?
G. Pape-Hau

 ANTWORT:  WINMAIL.DAT-Anhänge ergeben sich dadurch, dass Outlook E-Mails als RTF (Rich Text Format) verschickt. Andere E-Mail-Programme können damit nichts anfangen und so landen die nicht interpretierbaren Bestandteile der Mail in der speziellen WINMAIL.DAT-Datei.

Es ist deshalb vollkommen richtig, dass Sie generell das "Nur Text"-Format für den E-Mail-Versand eingestellt haben. Manchmal reicht aber selbst das nicht, denn Outlook ignoriert diese Einstellung, wenn Sie eine Nachricht an eine Person aus dem Kontaktordner verschicken und wenn für diese Person explizit RTF als Nachrichtenformat aktiviert ist.

Um RTF für einen einzelnen Kontakt auszuschalten, wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner und öffnen Sie den gewünschten Eintrag per Doppelklick. Klicken Sie nun die E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften bzw. Outlook-Eigenschaften (in Outlook 2003) auf. In Outlook 98 und Outlook 2000 deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für das "Outlook-Rich-Text-Format". In Outlook 2002 und 2003 öffnen Sie das Dropdown-Feld Internetformat und wählen die Option "Als Nur-Text senden" an. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Am Ende dürfen Sie nicht vergessen, die Kontaktinformationen zu speichern.

Ein anderer Grund dafür, dass Ihre Kunden WINMAIL.DAT-Anhänge erhalten, könnte in der Verwendung individueller OFT-Dateien (Outlook-Formulare) liegen. Wenn Sie beim Entwerfen des Formulars die Option zum Versenden des Formulardesigns angekreuzt haben, erhalten alle Empfänger, die nicht mit Outlook arbeiten, den unerwünschten Anhang.

Um die Option auszuschalten, öffnen Sie zunächst das benutzerdefinierte Formular/die gewünschte OFT-Datei. Danach wählen Sie Extras-Formulare-Dieses Formular entwerfen an. Im Formularentwurf wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte (Eigenschaften). Um die unbeabsichtigte Übermittlung von WINMAIL.DAT-Anhängen zu vermeiden, muss das Kontrollkästchen Element mit Beschreibung senden AUSgeschaltet sein. Speichern Sie dann das Formular in einer Ihrer Formularbibliotheken oder im Dateisystem als OFT-Datei.

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Tooltipp: PDFgrabber

Der PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können.

http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/


Alle neuen Nachrichten auf einen Blick
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  In der Regel zeigt Outlook neue E-Mail-Nachrichten im Posteingang an. Ich habe aber Unterordner eingerichtet, in die ich bestimmte Nachrichten zur besseren Übersicht verschiebe. Mit Hilfe des Regel-Assistenten habe ich diesen Vorgang automatisiert. Das Problem: um möglichst schnell alle neuen Mitteilungen zu prüfen, muss ich mehrere Ordner öffnen. Gibt es eine Möglichkeit, um alle neuen Mails auf einen Blick zu sehen?
G. Trahme

 ANTWORT:  Abhilfe schafft eine Ordnerübergreifende Suche nach ungelesenen Nachrichten. Outlook durchsucht dann auf Wunsch nicht nur den Posteingang, sondern auch alle untergeordneten Ordner oder sogar eine ausgewählte Liste von Ordnern. Um die Suche durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rufen Sie in Outlook das Menü Extras-Erweiterte Suche auf.
  2. Im Dropdown-Feld Suchen nach wählen Sie dann den Eintrag "Nachrichten" aus.
  3. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um anzugeben, wo gesucht werden soll.
  4. Wenn Sie Ihre Mail-Ordner als Unterordner des Posteingangs angelegt haben, genügt es, den "Posteingang" zu markieren und dann die Option Untergeordnete Ordner durchsuchen anzuwählen. Ansonsten versehen Sie alle gewünschten Ordner mit einem Häkchen.
  5. Nachdem Sie die Ordnerauswahl mit Ok bestätigt haben, wechseln Sie im Suchfenster auf das Register Erweiterte Optionen. Dort aktivieren Sie Nur solche Elemente. Im zugehörigen Dropdown-Feld steht daraufhin automatisch der passende Eintrag "Ungelesen".
  6. Nun müssen Sie nur noch auf Starten klicken, und schon erhalten Sie eine Liste aller neuen Nachrichten, egal in welchem Ordner sie sich befinden. Per Doppelklick können Sie eine Mail sofort lesen.
Da Sie die Suche wahrscheinlich häufiger benötigen, speichern Sie sie am besten mit Datei-Suche speichern unter einem Namen Ihrer Wahl. Später müssen Sie dann nur noch das Fenster Erweiterte Suche öffnen, und mit Datei-Suche öffnen starten Sie sofort den gespeicherten Suchlauf.

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