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Ausgabe vom 1. Dezember
2004
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
News: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen
Spam, Würmer und andere unerwünschte E-Mail
Der
Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von
Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil
dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv
auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder
gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre
Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort
von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten.
Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Mailwasher Pro ist dank
komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet (die
Informationen über Ihre Mailkonten können beispielsweise direkt aus
Outlook übernommen werden) und sofort einsatzbereit.
Nähere
Informationen zu Mailwasher Pro und dem zur Zeit gültigen Einführungspreis
mit 15% Rabatt finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/
Download-Tipp: Der kostenlose Mail-Assistent für
Outlook
Mit dem SmartTools Mail-Assistenten
können Sie Outlook 2000, 2002/XP und 2003 um drei nützliche
Zusatzfunktionen erweitern:
- Sicherlich passiert es auch Ihnen immer wieder, dass Sie
versehentlich vergessen, eine Anhang mit Ihrer Mail zu verschicken, den
Sie dem Empfänger im Text noch angekündigt haben. Der
Mail-Assistent prüft automatisch, ob typische Redewendungen wie
"anbei erhalten Sie" oder "beigefügt" usw. in Ihrem Mailtext vorhanden
sind und zeigt eine entsprechende Warnung an, wenn in diesen Fällen der
Anhang fehlt. Sie können dabei frei konfigurieren, auf welche Ausdrücke
der Assistent dabei achten soll.
- Ebenso ärgerlich ist es, Mails mit leerer Betreffzeile zu
verschicken. Der Mail-Assistent kann Sie auf Wunsch auf einen
vergessenen Betreff hinweisen.
- Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, jede verschickte Mail
voll automatisch per BCC an eine frei konfigurierbare Adresse zu
schicken, so dass beispielsweise ein Kollege über alle Vorgänge auf dem
Laufenden ist oder Ihre verschickten Mails auch auf einem anderen
Account zur Verfügung stehen.
SmartTools Publishing bietet
Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download
an:
News: Version 1.2.7 von LookOut
verfügbar
Die kostenlose Erweiterung zur
blitzschnellen Suche in Ihren Outlook-Daten steht ab sofort in einer neuen
Version 1.2.7 zur Verfügung:
Die Version befindet
sich zwar noch im Betatest, aber sie bietet eine Reihe von interessanten
Erweiterungen und Fixes. Zum Beispiel:
- Installationsbug für Admin-Anwender behoben
- Probleme bei der Suche in XML-Dateien beseitigt
- Neue Option zur Anzeige der vollständigen Ordnernamen in den
Suchergebnissen
- Wildcards können nun am auch Anfang von Suchbegriffen eingesetzt
werden
- Neue Option zur Definition einer "Default-Restriction" im
Suchfenster
News: Deutscher
WebCast zum Troubleshooting des Exchange-Server
2003
Damit Sie auf den Ernstfall vorbereitet sind,
bietet Microsoft am 7.12.2004 um 15:30 einen deutschsprachigen Webcast
rund um Rettungsmaßnahmen bei einem zerstörten Exchange Server 2003 an.
Dabei geht es sowohl um die Wiederherstellung von Postfächern und den
Einsatz der "Recovery Storage Groups" als auch um Tipps zur Vorbereitung
auf den Ernstfall und effektive Backup-Strategien:
Webcast:
Exchange 2003 - Troubleshooting
So können Sie gelöschte Outlook-Elemente wiederherstellen, Teil
2 Versionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und
2003
Wie im ersten Teil dieses Tipps beschrieben, sind
Outlook-Elemente nicht immer komplett verloren, auch wenn Sie sie bereits
aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt haben. Wichtig dabei: Die
Rettung irrtümlich gelöschter Elemente kann nur erfolgreich durchgeführt
werden, wenn noch keine automatische Archivierung erfolgte und die
Funktion Jetzt komprimieren seit dem
Löschen des oder der Elemente nicht ausgeführt wurde. Außerdem ist es
unbedingt erforderlich, eine Sicherungskopie der PST-Datei
anzulegen, die Sie im Folgenden bearbeiten. Wir haben diese Technik
mehrfach getestet und sind auf keinerlei Probleme gestoßen, aber bevor Sie
sich an die unten beschriebenen Schritte machen, kopieren Sie Ihre
PST-Datei bitte zur Sicherheit in ein anderes Verzeichnis bzw. auf eine
andere Festplatte, damit Sie bei einem unerwarteten Fehler mit dieser
Fassung weiterarbeiten können.
Sie müssen nun eine geringfügige
Beschädigung an der PST-Datei vornehmen, um dann im nächsten Schritt das
Hilfsprogramm SCANPST einzusetzen, das sowohl eine Reparatur als auch eine
Wiederherstellung der gelöschten Elemente durchführt. Nachdem Sie den
benötigten Hex-Editor wie in der letzten Woche beschrieben installiert
haben, gehen Sie beim Einsatz von Outlook 2000, 2002/XP oder 2003 wie
folgt vor:
- Starten Sie Outlook.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den persönlichen Ordner
und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an.
- Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Schaltfläche Erweitert.
- In diesem Dialog können Sie nun ablesen, in welchem Verzeichnis und
unter welchem Namen die PST-Datei gespeichert ist. Notieren Sie sich
diese Angaben auf einem Zettel oder kopieren Sie sie in eine
Textdatei.
- Schließen Sie alle Dialoge und beenden Sie Outlook. Solange Outlook
läuft, ist die PST-Datei gesperrt und es ist keine Reparatur
möglich!
Outlook 97 und 98 stellen diese Information nicht im
Eigenschaften-Dialog bereit - hier müssen Sie die Suchfunktion von Windows
bemühen und nach "*.pst" fahnden lassen. Anschließend geht es dann
folgendermaßen weiter:
- Öffnen Sie den Windows-Explorer und suchen Sie das Verzeichnis mit
der PST-Datei.
- Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, klicken Sie auf die
PST-Datei und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in den freien
Bereich des Explorerfensters. Damit wird eine Kopie der PST-Datei
angelegt. Alternativ können Sie auch die PST-Datei markieren und direkt
hintereinander Strg+C und Strg+V (Kopieren/Einfügen)
drücken.
- Starten Sie nun den eben installierten HEX-Editor und öffnen Sie das
Original der PST-Datei.
- Setzen Sie den Cursor im ASCII-Bereich (rechts die Darstellung mit
den Zeichen) auf das 7. Zeichen und drücken Sie sechs Mal die Leertaste.
Die aktuelle Position zeigt HexEdit MX unten in der Statuszeile in der
Form "Position: 7" an. Im ASCII-Bereich werden die Änderungen nun wie
mit einem Marker gelb hervorgehoben. Prüfen Sie noch einmal, ob die
richtige Startposition gewählt und sechs Leerzeichen als Änderung
markiert sind. Klicken Sie dann auf das Speichern-Symbol und verlassen Sie den
HEX-Editor wieder.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun das
Programm SCANPST.EXE starten, damit das Tool die Reparatur vornimmt und
die "Gelöscht"-Kennzeichen zurücksetzt. SCANPST.EXE finden Sie am
einfachsten über die Windows-Suchfunktion. Je nach Betriebssystem ist es
normalerweise im Verzeichnis "C:\Programme\Windows Messaging" oder
"C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI\1031" zu finden. Gehen Sie
dann wie folgt vor:
- Starten Sie SCANPST.EXE per Doppelklick.
- Lokalisieren Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die soeben geänderte
PST-Datei.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Start. SCANPST.EXE untersucht die PST-Datei,
was je nach Größe einige Minuten in Anspruch nehmen kann.
- Anschließend wird eine Statusmeldung mit detaillierten Informationen
zum Reparaturvorgang angezeigt. Aktivieren Sie hier die Option Sicherungskopie von geprüfter Datei vor Reparatur
erstellen und klicken Sie dann auf Reparieren.
- Bestätigen Sie die Abschlussmeldung mit einem Klick auf Ok.
Wenn Sie nun Outlook öffnen,
sind alle gelöschten Elemente wieder vorhanden und können beispielsweise
aus "Gelöschte Objekte" zurück in den ursprünglichen Ordner verschoben
werden.
Bitte beachten Sie noch folgende Hinweise: In Outlook
finden Sie nach der Reparatur eventuell einen neuen Ordner "Ergebnis der
Überprüfung". Dieser Ordner wurde von SCANPST.EXE angelegt und enthält
gegebenenfalls weitere Ordner wie beispielsweise "Wiederhergestellte
Ordner87C2". Dabei handelt es sich um ehemals gelöschte Ordner, die nicht
mit ihrem Originalnamen wiederhergestellt werden konnten. Außerdem kann
die vorgestellte Lösung nicht für Objekte und Elemente des Business
Contact Managers eingesetzt werden, da Objekte und Elemente größtenteils
nicht in Outlook-kompatiblen Formaten gespeichert werden.
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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word
verschicken
Vergessen Sie den umständlichen
Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote,
Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz
einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist
direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks
startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie
einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und
Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur
Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server
usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü
Extras und legen hier das Feld
mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können
Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem
Anschreiben verschickt werden sollen.
- Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent
verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden
Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der
SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
WINMAIL.DAT-Anhänge trotz
Textformat Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Da ich relativ viele
E-Mails mit Standard-Texten und -Dateianhängen verschicke, habe ich
Vorlagen in Form von OFT-Dateien angelegt, auf die ich über ein spezielles
Menü zugreife. Ich habe sowohl bei der Vorlagenerstellung als auch beim
Anpassen der Outlook-Einstellungen darauf geachtet, dass beim
E-Mail-Versand generell das "Nur Text"-Format zum Einsatz kommt. Trotzdem
erhalten meine Kunden anstelle der eigentlich angehängten Dateien nur
WINMAIL.DAT-Anhänge. Wie kann das sein? G.
Pape-Hau
ANTWORT:
WINMAIL.DAT-Anhänge ergeben sich dadurch, dass Outlook E-Mails als RTF
(Rich Text Format) verschickt. Andere E-Mail-Programme können damit nichts
anfangen und so landen die nicht interpretierbaren Bestandteile der Mail
in der speziellen WINMAIL.DAT-Datei.
Es ist deshalb vollkommen
richtig, dass Sie generell das "Nur Text"-Format für den E-Mail-Versand
eingestellt haben. Manchmal reicht aber selbst das nicht, denn Outlook
ignoriert diese Einstellung, wenn Sie eine Nachricht an eine Person aus
dem Kontaktordner verschicken und wenn für diese Person explizit RTF als
Nachrichtenformat aktiviert ist.
Um RTF für einen einzelnen Kontakt
auszuschalten, wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner und öffnen Sie
den gewünschten Eintrag per Doppelklick. Klicken Sie nun die
E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü
den Befehl Eigenschaften bzw. Outlook-Eigenschaften (in Outlook 2003) auf.
In Outlook 98 und Outlook 2000 deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für
das "Outlook-Rich-Text-Format". In Outlook 2002 und 2003 öffnen Sie das
Dropdown-Feld Internetformat und wählen
die Option "Als Nur-Text senden" an. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und wiederholen Sie den Vorgang
gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts.
Am Ende dürfen Sie nicht vergessen, die Kontaktinformationen zu
speichern.
Ein anderer Grund dafür, dass Ihre Kunden
WINMAIL.DAT-Anhänge erhalten, könnte in der Verwendung individueller
OFT-Dateien (Outlook-Formulare) liegen. Wenn Sie beim Entwerfen des
Formulars die Option zum Versenden des Formulardesigns angekreuzt haben,
erhalten alle Empfänger, die nicht mit Outlook arbeiten, den unerwünschten
Anhang.
Um die Option auszuschalten, öffnen Sie zunächst das
benutzerdefinierte Formular/die gewünschte OFT-Datei. Danach wählen Sie
Extras-Formulare-Dieses Formular
entwerfen an. Im Formularentwurf wechseln Sie anschließend auf
die Registerkarte (Eigenschaften). Um
die unbeabsichtigte Übermittlung von WINMAIL.DAT-Anhängen zu vermeiden,
muss das Kontrollkästchen Element mit Beschreibung
senden AUSgeschaltet sein. Speichern Sie dann das Formular in
einer Ihrer Formularbibliotheken oder im Dateisystem als
OFT-Datei.
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Tooltipp: PDFgrabber
Der PDFgrabber
wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie
bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen
verwenden können.
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/
| Alle neuen Nachrichten auf einen
Blick Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: In der Regel zeigt
Outlook neue E-Mail-Nachrichten im Posteingang an. Ich habe aber
Unterordner eingerichtet, in die ich bestimmte Nachrichten zur besseren
Übersicht verschiebe. Mit Hilfe des Regel-Assistenten habe ich diesen
Vorgang automatisiert. Das Problem: um möglichst schnell alle neuen
Mitteilungen zu prüfen, muss ich mehrere Ordner öffnen. Gibt es eine
Möglichkeit, um alle neuen Mails auf einen Blick zu sehen? G.
Trahme
ANTWORT: Abhilfe schafft
eine Ordnerübergreifende Suche nach ungelesenen Nachrichten. Outlook
durchsucht dann auf Wunsch nicht nur den Posteingang, sondern auch alle
untergeordneten Ordner oder sogar eine ausgewählte Liste von Ordnern. Um
die Suche durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie in Outlook das Menü Extras-Erweiterte Suche auf.
- Im Dropdown-Feld Suchen nach
wählen Sie dann den Eintrag "Nachrichten" aus.
- Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um anzugeben, wo gesucht werden
soll.
- Wenn Sie Ihre Mail-Ordner als Unterordner des Posteingangs angelegt
haben, genügt es, den "Posteingang" zu markieren und dann die Option
Untergeordnete Ordner durchsuchen
anzuwählen. Ansonsten versehen Sie alle gewünschten Ordner mit einem
Häkchen.
- Nachdem Sie die Ordnerauswahl mit Ok bestätigt haben, wechseln Sie im
Suchfenster auf das Register Erweiterte
Optionen. Dort aktivieren Sie Nur
solche Elemente. Im zugehörigen Dropdown-Feld steht daraufhin
automatisch der passende Eintrag "Ungelesen".
- Nun müssen Sie nur noch auf Starten klicken, und schon erhalten Sie eine
Liste aller neuen Nachrichten, egal in welchem Ordner sie sich befinden.
Per Doppelklick können Sie eine Mail sofort lesen.
Da Sie die
Suche wahrscheinlich häufiger benötigen, speichern Sie sie am besten mit
Datei-Suche speichern unter einem Namen
Ihrer Wahl. Später müssen Sie dann nur noch das Fenster Erweiterte Suche öffnen, und mit Datei-Suche öffnen starten Sie sofort den
gespeicherten Suchlauf.
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per
E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein
kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen
Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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