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Ausgabe vom 1.April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch
aktualisieren
- News: Neue Versionen der Desktop-Suchprogramme von
Google und Copernic
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch aktualisieren
Mit Hilfe von Verteilerlisten können Sie immer wieder benötigte Gruppen von E-Mail-Adressen schnell und komfortabel zusammenfassen und anschreiben. Das Problem: Wenn Sie E-Mail-Adressen ändern oder löschen, werden diese Informationen nicht automatisch in Verteilerlisten berücksichtigt.
Wir möchten daher in unserer Techinfo zeigen, wie sich alle vorhandenen Verteilerlisten nach Änderungen oder Löschungen von Kontakten mit einer kleinen VBA-Lösung aktualisieren lassen. Die Verteilerlisten werden der Reihe nach angezeigt und können ganz einfach per Tastenkombination aktualisiert werden. Alle Änderungen werden automatisch in die Verteilerliste übertragen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Techinfo kostenlos zum Download an:
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Verteilerlisten
automatisch
aktualisieren |
News: Neue Versionen der Desktop-Suchprogramme von Google und Copernic
Wie vor kurzem berichtet, hat Google den Betastatus des Tools "Google Desktop Search" aufgehoben und die endgültige Version zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Die bisherige Version war allerdings komplett in englischer Sprache. Die deutsche Google Desktop Suche kann jetzt als Beta-Version heruntergeladen werden:
http://desktop.google.de/
Neues gibt es auch von dem amerikanischen Programm Copernic Desktop Search. Das ebenfalls kostenlose Tool wurde von T-Online übersetzt und in einer angepassten Version als "T-Online-Suchassistent" bereitgestellt:
T-Online-Suchassistent
Allerdings handelt es sich dabei noch um eine Variante von Copernic Desktop Search 1.2. Der Hersteller hat jetzt ganz aktuell die brandneue Version 1.5 in Englisch zum Download freigegeben:
http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/
Neben einer erheblichen Geschwindigkeitsoptimierung beim Indizieren, ist in der neuen Version vor allem die neue Möglichkeit zum Einbeziehen von Netzwerklaufwerken in die Suche interessant.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Symbolleisten individuell anpassen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Ein Windows-Programm ohne Symbolleiste gibt es kaum. Auch Outlook besitzt nicht nur eine sondern gleich mehrere Symbolleisten. Ab Werk werden in den Ordnern aber nur die Standard-Leisten angezeigt, womit Sie auf einigen Bedienungskomfort verzichten.
Eine der ersten Aktionen für eine noch effektivere Nutzung sollte deshalb darin bestehen, die erweiterte Symbolleiste einzublenden. Dazu wählen Sie zum Beispiel im Posteingang den Befehl Ansicht-Symbolleisten-Erweitert an. Ab sofort haben Sie per Dropdown-Liste direkten Zugriff auf die verschiedenen Ordneransichten. Oder Sie schalten mit einem einfachen Mausklick das Vorschaufenster ein beziehungsweise aus.
Auch wenn die erweiterte Symbolleiste den Umgang mit Outlook-Elementen noch schneller macht, ist damit keineswegs das Ende der Arbeitserleichterungen erreicht. Alle Symbolleisten lassen sich individuell anpassen. So führen Sie häufig benötigte Aufgaben, für die Sie sonst Menüs und Befehle aufrufen müssten, in Zukunft bequem per Mausklick aus.
Zu beachten ist allerdings, dass einige Symbolleisten kontextabhängig sind. Das erkennen Sie beispielsweise, wenn Sie die Standard-Symbolleisten im Posteingang und im Kalender vergleichen. Während im Ordner mit den eingetroffenen Mails Symbole zum Antworten oder Weiterleiten erscheinen, finden Sie im Kalender unter anderem Symbolschaltflächen zum Umschalten zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Bevor Sie individuelle Anpassungen vornehmen, müssen Sie also überlegen, in welchem Outlook-Ordner Erweiterungen gewünscht sind.
Angenommen, Sie möchten das Speichern von E-Mail-Anlagen vereinfachen. Die Aktion betrifft den Posteingang, weshalb Sie folgendermaßen vorgehen, um ein entsprechendes Symbol in die Standard-Symbolleiste einzufügen:
- Wechseln Sie in den Posteingang, also in den Ordner, in dem Sie die
Bedienung erleichtern wollen.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die
Registerkarte Befehle.
- Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Datei". Das ist das
Menü, in dem sich üblicherweise der Befehl zum Speichern von
Mail-Anlagen befindet.
- Suchen Sie im rechten Listenfeld Befehle nach dem Eintrag "Anlagen
speichern".
- Zeigen Sie mit der Maus auf den Befehlsnamen und ziehen Sie ihn bei
gedrückter linker Maustaste in die Standard-Symbolleiste von Outlook.
Dabei kennzeichnet ein Balken die aktuelle Einfügeposition, sodass Sie
frei wählen können, wo das neue Symbol erscheinen soll. Ist die
gewünschte Position erreicht, lassen Sie die Maustaste wieder los.
- Beenden Sie die Aktion, indem Sie im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Schließen klicken.
Das eben beschriebene Prinzip gilt übrigens nicht nur für die Symbolleisten in den Outlook-Ordnern. Es lässt sich auch auf Outlook-Formulare wie die Fenster zum Verfassen oder Lesen von E-Mails, zum Anlegen eines Termins usw. anwenden. Beachten Sie wieder, dass die Anpassungen kontextabhängig sind: ein Symbol, das Sie in das Mail-Fenster einfügen, erscheint zum Beispiel nicht im Terminfenster.
Bei all dem Komfort, den Symbolleisten bieten, besteht jedoch die Gefahr, dass sie überfrachtet und damit unübersichtlich werden. Sie sollten die individuellen Erweiterungen auf ein vernünftiges Maß reduzieren und nur die Befehle hinzufügen, die Sie wirklich häufig benötigen.
Falls Ihnen ein Symbol überflüssig erscheint, können Sie es aber leicht wieder entfernen. Dafür müssen Sie nicht einmal das Dialogfeld Anpassen öffnen. Um ein Symbol aus einer der Outlook-Symbolleisten zu löschen, drücken Sie die Alt-Taste und halten diese fest, während Sie das gewünschte Symbol mit der Maus aus dem Menü-/Symbolleistenbereich ziehen. Neben dem Mauszeiger sehen Sie dann ein kleines X. Sobald Sie die Maustaste loslassen, entfernt Outlook das entsprechende Objekt.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten und eine Symbolleiste komplett auf ihren "Werkszustand" zurücksetzen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Symbolleisten.
- Markieren Sie den Namen der Symbolleiste, die Sie in ihren
ursprünglichen Zustand zurückversetzen wollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen und bestätigen Sie die
anschließende Meldung mit Ok.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Probleme mit Regeln für gesendete Objekte
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich möchte Nachrichten, die ich an bestimmte Personen schicke, automatisch in Unterordnern der "Gesendeten Objekte" ablegen. Dafür habe ich eine Regel aufgestellt, was aber nur zum Teil funktioniert. Outlook verteilt die Nachrichten korrekt in die gewünschten Unterordner, speichert eine Kopie aber immer noch im Ordner "Gesendete Objekte". So muss ich die Duplikate immer wieder per Hand aus dem Standardordner löschen. Wissen Sie, wie die Verteilung auch ohne diesen doppelten Arbeitsaufwand klappen könnte?
Th. Heimsen
ANTWORT: Das liegt wahrscheinlich daran, dass immer noch die Programmoption zum Speichern gesendeter Nachrichten eingeschaltet ist. Diese Option müssen Sie ausschalten. Danach bearbeiten Sie die Regeln für das Verteilen ausgehender E-Mails dahingehend, dass nach ihnen keine weiteren Regeln ausgeführt werden. Und zum Schluss fügen Sie eine neue Regel hinzu, die alle übrigen von Ihnen verschickten E-Mails im Standardordner "Gesendete Objekte" ablegt. Damit simulieren Sie die normale Programmoption von Outlook. Konkret sieht das Ganze folgendermaßen aus:
- Schalten Sie die Option zum Speichern gesendeter Objekte aus, indem
Sie Extras-Optionen aufrufen, dann auf
die Schaltfläche E-Mail-Optionen
klicken und anschließend das Kontrollkästchen Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Objekte'
speichern deaktivieren. Die geöffneten Dialogfenster
verlassen Sie jeweils mit Ok.
- Erstellen Sie die Regeln, die Nachrichten an bestimmte Empfänger
automatisch in entsprechende Ordner verteilen. Dazu rufen Sie Extras-Regel-Assistent oder in Outlook 2003
Extras-Regeln und Benachrichtigungen
auf. Danach definieren Sie nach einem Mausklick auf Neu bzw. Neue
Regel (in Outlook 2003) die gewünschten Bedingungen. Davon
ausgehend, dass Sie mit dem Erstellen von Regeln vertraut sind, hier nur
kurz die wichtigsten Schritte:
- Beginnen Sie in Outlook 2002 und 2003 ohne Vorlage, d. h. mit der
Option Regel ohne Vorlage
erstellen.
- Lassen Sie "Nachrichten nach dem Senden prüfen".
- Bestimmen Sie das erste Kriterium - etwa "die an eine
Person/Verteilerliste gesendet wurde" bei anschließender
Adressbuchauswahl der entsprechenden Person oder Verteilerliste.
- Aktivieren Sie im nächsten Schritt "diese als Kopie in den Ordner
"Zielordner" verschieben", wobei Sie als Zielordner den
personenspezifischen Unterordner angeben. - Wichtig ist jetzt, dass Sie
auf dieser Seite des Regel-Assistenten auch noch "Keine weiteren Regeln
anwenden" mit einem Häkchen versehen.
- Schließen Sie den Regel-Assistenten in gewohnter Art und Weise
ab.
- Nachdem Sie die speziellen Postausgangsregeln für einzelne Personen
angelegt haben, erstellen Sie eine weitere Regel, die alle anderen
Nachrichten, die Sie verschicken, als Kopie in den Ordner "Gesendete
Objekte" stellt. Diese Regel muss nur aus den folgenden beiden
Bedingungen bestehen:
diese als Kopie in den Ordner "Gesendete Objekte" verschieben
- Ordnen Sie die Reihenfolge der Regeln so an, dass die zuletzt
erstellte allgemeine Versandregel ganz unten steht. Dazu verschieben Sie
die Position des Eintrags mit der Schaltfläche Nach unten.
- Schließen Sie das Fenster des Regel-Assistenten bzw. das Fenster mit
den Regeln und Benachrichtigungen mit einem Klick auf Ok.
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Verzeichnis für temporär geöffnete Anhänge
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Wenn ich eine Datei als Anhang erhalte und aus der Mail zur Anzeige öffne, speichert Outlook die Datei zunächst in ein temporäres Verzeichnis auf der Festplatte. Später wird die Datei wieder gelöscht, aber da ich auf Laufwerk C: wenig Platz zur Verfügung habe und zum Teil sehr große Dateien per Mail erhalte, gibt es hier oft Probleme. Kennen Sie eine Möglichkeit, den Ordner zu beeinflussen, in dem Anhänge temporär gespeichert werden?
J. Kleber
ANTWORT: Tatsächlich können Sie dieses Verzeichnis ändern, aber das geht nicht über ein Dialogfeld, sondern Sie müssen einen wenig bekannten Eintrag in der Registrierungsdatenbank (Registry) verändern. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Verlassen Sie Microsoft Outlook und wählen Sie im Start-Menü den
Punkt Ausführen an.
- Mit "regedit" und Return starten Sie den Registrierungseditor, der
sämtliche Konfigurationseinstellungen von Windows und der installierten
Software in einer Baumstruktur verwaltet.
- Im linken Teil des Fensters erscheinen dabei die Struktur der
Datenbank und rechts die Einträge des augenblicklich angewählten
Schlüssels. Für die in diesem Fall gewünschte Erweiterung klicken Sie
zunächst zweimal auf "HKEY_CURRENT_USER" sowie anschließend auf
"Software" und "Microsoft".
- Klicken Sie sich von dort aus weiter durch die Baumstruktur bis auf
die Ebene, die Ihrer Outlook-Version entspricht:
\Office\11.0\Outlook\Security
Outlook 2002:
\Office\10.0\Outlook\Security
Outlook 2000:
\Office\9.0\Outlook\Security
Outlook 97/98:
\Office\8.0\Outlook\Security
- Hier finden Sie den Eintrag "OutlookSecureTempFolder", den Sie
einfach zweimal anklicken. Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, in dem
der komplette Pfad zum aktuell für temporär geöffnete Anhänge
verwendeten Verzeichnis angezeigt wird. Geben Sie hier das gewünschte
neue Verzeichnis ein (es muss bereits existieren!), bestätigen Sie mit
Ok, und verlassen Sie den
Registrierungseditor mit Registrierung-Beenden.
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
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