Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ Download-Tipp: Verteilerlisten automatisch aktualisieren Mit Hilfe von Verteilerlisten können Sie immer wieder benötigte Gruppen von E-Mail-Adressen schnell und komfortabel zusammenfassen und anschreiben. Das Problem: Wenn Sie E-Mail-Adressen ändern oder löschen, werden diese Informationen nicht automatisch in Verteilerlisten berücksichtigt. Wir möchten daher in unserer Techinfo zeigen, wie sich alle vorhandenen Verteilerlisten nach Änderungen oder Löschungen von Kontakten mit einer kleinen VBA-Lösung aktualisieren lassen. Die Verteilerlisten werden der Reihe nach angezeigt und können ganz einfach per Tastenkombination aktualisiert werden. Alle Änderungen werden automatisch in die Verteilerliste übertragen. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Techinfo kostenlos zum Download an:
News: Neue Versionen der Desktop-Suchprogramme von Google und Copernic Wie vor kurzem berichtet, hat Google den Betastatus des Tools "Google Desktop Search" aufgehoben und die endgültige Version zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Die bisherige Version war allerdings komplett in englischer Sprache. Die deutsche Google Desktop Suche kann jetzt als Beta-Version heruntergeladen werden: http://desktop.google.de/ Neues gibt es auch von dem amerikanischen Programm Copernic Desktop Search. Das ebenfalls kostenlose Tool wurde von T-Online übersetzt und in einer angepassten Version als "T-Online-Suchassistent" bereitgestellt: T-Online-Suchassistent Allerdings handelt es sich dabei noch um eine Variante von Copernic Desktop Search 1.2. Der Hersteller hat jetzt ganz aktuell die brandneue Version 1.5 in Englisch zum Download freigegeben: http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/ Neben einer erheblichen Geschwindigkeitsoptimierung beim Indizieren, ist in der neuen Version vor allem die neue Möglichkeit zum Einbeziehen von Netzwerklaufwerken in die Suche interessant.
Outlook-Symbolleisten individuell anpassen Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 Ein Windows-Programm ohne Symbolleiste gibt es kaum. Auch Outlook besitzt nicht nur eine sondern gleich mehrere Symbolleisten. Ab Werk werden in den Ordnern aber nur die Standard-Leisten angezeigt, womit Sie auf einigen Bedienungskomfort verzichten. Eine der ersten Aktionen für eine noch effektivere Nutzung sollte deshalb darin bestehen, die erweiterte Symbolleiste einzublenden. Dazu wählen Sie zum Beispiel im Posteingang den Befehl Ansicht-Symbolleisten-Erweitert an. Ab sofort haben Sie per Dropdown-Liste direkten Zugriff auf die verschiedenen Ordneransichten. Oder Sie schalten mit einem einfachen Mausklick das Vorschaufenster ein beziehungsweise aus. Auch wenn die erweiterte Symbolleiste den Umgang mit Outlook-Elementen noch schneller macht, ist damit keineswegs das Ende der Arbeitserleichterungen erreicht. Alle Symbolleisten lassen sich individuell anpassen. So führen Sie häufig benötigte Aufgaben, für die Sie sonst Menüs und Befehle aufrufen müssten, in Zukunft bequem per Mausklick aus. Zu beachten ist allerdings, dass einige Symbolleisten kontextabhängig sind. Das erkennen Sie beispielsweise, wenn Sie die Standard-Symbolleisten im Posteingang und im Kalender vergleichen. Während im Ordner mit den eingetroffenen Mails Symbole zum Antworten oder Weiterleiten erscheinen, finden Sie im Kalender unter anderem Symbolschaltflächen zum Umschalten zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Bevor Sie individuelle Anpassungen vornehmen, müssen Sie also überlegen, in welchem Outlook-Ordner Erweiterungen gewünscht sind. Angenommen, Sie möchten das Speichern von E-Mail-Anlagen vereinfachen. Die Aktion betrifft den Posteingang, weshalb Sie folgendermaßen vorgehen, um ein entsprechendes Symbol in die Standard-Symbolleiste einzufügen:
Das eben beschriebene Prinzip gilt übrigens nicht nur für die Symbolleisten in den Outlook-Ordnern. Es lässt sich auch auf Outlook-Formulare wie die Fenster zum Verfassen oder Lesen von E-Mails, zum Anlegen eines Termins usw. anwenden. Beachten Sie wieder, dass die Anpassungen kontextabhängig sind: ein Symbol, das Sie in das Mail-Fenster einfügen, erscheint zum Beispiel nicht im Terminfenster. Bei all dem Komfort, den Symbolleisten bieten, besteht jedoch die Gefahr, dass sie überfrachtet und damit unübersichtlich werden. Sie sollten die individuellen Erweiterungen auf ein vernünftiges Maß reduzieren und nur die Befehle hinzufügen, die Sie wirklich häufig benötigen. Falls Ihnen ein Symbol überflüssig erscheint, können Sie es aber leicht wieder entfernen. Dafür müssen Sie nicht einmal das Dialogfeld Anpassen öffnen. Um ein Symbol aus einer der Outlook-Symbolleisten zu löschen, drücken Sie die Alt-Taste und halten diese fest, während Sie das gewünschte Symbol mit der Maus aus dem Menü-/Symbolleistenbereich ziehen. Neben dem Mauszeiger sehen Sie dann ein kleines X. Sobald Sie die Maustaste loslassen, entfernt Outlook das entsprechende Objekt. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten und eine Symbolleiste komplett auf ihren "Werkszustand" zurücksetzen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Probleme mit Regeln für gesendete Objekte Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Ich möchte Nachrichten, die ich an bestimmte Personen schicke, automatisch in Unterordnern der "Gesendeten Objekte" ablegen. Dafür habe ich eine Regel aufgestellt, was aber nur zum Teil funktioniert. Outlook verteilt die Nachrichten korrekt in die gewünschten Unterordner, speichert eine Kopie aber immer noch im Ordner "Gesendete Objekte". So muss ich die Duplikate immer wieder per Hand aus dem Standardordner löschen. Wissen Sie, wie die Verteilung auch ohne diesen doppelten Arbeitsaufwand klappen könnte? Th. Heimsen ANTWORT: Das liegt wahrscheinlich daran, dass immer noch die Programmoption zum Speichern gesendeter Nachrichten eingeschaltet ist. Diese Option müssen Sie ausschalten. Danach bearbeiten Sie die Regeln für das Verteilen ausgehender E-Mails dahingehend, dass nach ihnen keine weiteren Regeln ausgeführt werden. Und zum Schluss fügen Sie eine neue Regel hinzu, die alle übrigen von Ihnen verschickten E-Mails im Standardordner "Gesendete Objekte" ablegt. Damit simulieren Sie die normale Programmoption von Outlook. Konkret sieht das Ganze folgendermaßen aus:
diese als Kopie in den Ordner "Gesendete Objekte" verschieben
Verzeichnis für temporär geöffnete Anhänge Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 FRAGE: Wenn ich eine Datei als Anhang erhalte und aus der Mail zur Anzeige öffne, speichert Outlook die Datei zunächst in ein temporäres Verzeichnis auf der Festplatte. Später wird die Datei wieder gelöscht, aber da ich auf Laufwerk C: wenig Platz zur Verfügung habe und zum Teil sehr große Dateien per Mail erhalte, gibt es hier oft Probleme. Kennen Sie eine Möglichkeit, den Ordner zu beeinflussen, in dem Anhänge temporär gespeichert werden? J. Kleber ANTWORT: Tatsächlich können Sie dieses Verzeichnis ändern, aber das geht nicht über ein Dialogfeld, sondern Sie müssen einen wenig bekannten Eintrag in der Registrierungsdatenbank (Registry) verändern. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
\Office\11.0\Outlook\Security Outlook 2002: \Office\10.0\Outlook\Security Outlook 2000: \Office\9.0\Outlook\Security Outlook 97/98: \Office\8.0\Outlook\Security
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
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