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Ausgabe vom 1. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen
und Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen
Mausklicks nach Excel übernehmen
- Update: Neuer Hotfix für Outlook
2002/XP
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen
jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel übernehmen
Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das Gratis-Tool SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menü Einfügen-Outlook-Adresse zur Verfügung.
Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen möchten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt.
Die aktuelle Version 2.0 des beliebigen Assistenten bietet unter anderem:
- Eine komfortable Suchfunktion für die Adressliste
- Jede Adresszeile kann per Mausklick ein- oder ausgeblendet
werden
- Wahlweiser Zugriff auf die Geschäfts- oder Privatadresse
- Auswahl des gewünschten Kontaktordners in einem Dialog
- Verschiedene Optionen zum Einfügen der Adresse in eine einzige oder
mehrere Zellen
- Option zum schnellen Einfügen mehrerer Adressen
nacheinander
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Gratistool zur
Übernahme von Outlook-Adressen nach
Excel |
Update: Neuer Hotfix für Outlook 2002/XP
Microsoft hat einen weiteren Bugfix für Outlook 2002/XP bereitgestellt. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:
Outlook 2002 hotfix package vom 6. Juli 2005
Behobene Probleme: Beim Einsatz des Tools MFCMapi.exe erscheint eine Fehlermeldung, wenn Sie ein neues Element in Outlook anlegen.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Outlook-Kolumne. Der Autor Peter Raddatz ist anerkannter Outlook-Spezialist und trägt für sein Engagement als "Doc Outlook" in der Outlook-Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) für Outlook.
Kolumne: Empfehlenswerte Einstellungen beim E-Mail-Format
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Immer wieder kommt es vor, dass man eine E-Mail erhält, die nicht einwandfrei dargestellt wird. Da der Absender der Mail die Nachricht sicherlich in einen korrekt lesbaren Zustand verschickt hat, müssen die Fehler in der Mail auf dem Transportwege oder aber beim Empfänger entstanden sein. Die deutschen Sonderzeichen bereiten die meisten Probleme.
Jeder Anwender, der schon einmal ein E-Mail-Konto eingerichtet hat, kennt den Begriff SMTP. Dabei handelt es sich um das Protokoll, mit dem E-Mails über das Internet versendet werden. Es wurde in Zeiten entwickelt, in denen über das Internet ausschließlich reiner Text versendet wurde. An Formatierungen oder gar an Bilder wurde noch nicht gedacht. Für Spezialisten: Das SMTP-Protokoll ist ein reines 7 Bit Medium. Mit 7 Bit lassen sich maximal 128 verschiedene Zeichen darstellen. Für die deutschen Sonderzeichen oder Bilder ist da kein Platz mehr.
Sehr schnell wurde aber der Wunsch nach Formatierungen des Textes und zusätzlichen Bildern laut. Mit dem HTML-Format wurde das umgesetzt, aber Erstellen und Versenden einer Mail sind aber zwei verschiedene Dinge. Schließlich durfte das SMTP-Protokoll nicht verändert werden, denn viele SMTP-Server arbeiten immer noch mit 7 Bit. Zwar können heute schon über die meisten Server auch 8 Bit Daten problemlos verschickt werden, aber das trifft immer noch nicht auf alle Server zu. Die Daten werden daher vor dem Versand in einen 7 Bit Rahmen umgewandelt und beim Empfänger wieder zurück konvertiert. Bei diesen Umwandlungen können dann allerdings Fehler auftreten, denn Absender und Empfänger sind häufig nicht kompatibel.
Wenn Sie absolut sicher sein möchten, dass Ihre Mails beim Empfänger gelesen werden können, gilt die Regel: Zurück zu den Anfängen. Verzichten Sie auf alles, was das SMTP-Protokoll nicht versteht. Verfassen Sie Mails, die mit keinen oder geringen Codierungen auskommen. Mit den folgenden Einstellungen des E-Mail-Formats in Outlook können Sie das erreichen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Format".
- Markieren Sie unter Verfassen im
Nachrichtenformat den Eintrag "Nur-Text". Dieses Format kennt
jeder Mail-Client und es wird in Zukunft standardmäßig für jede neue
Mail verwendet. Falls Sie dennoch einmal eine HTML-Mail versenden
möchten, können Sie das Format immer noch beim Verfassen der Nachricht
umändern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Internetformat und schalten Sie das
Kontrollkästchen Wenn eine Internet-Nachricht
Bilder enthält... im Abschnitt "HTML-Optionen" aus.
- Markieren den Eintrag "In HTML-Format konvertieren" in der
Liste Beim Senden von Outlook
Rich-Text-Nachrichten an Internetempfänger folgendes Format verwenden
unter "Outlook Rich-Text-Optionen". Dazu sollten Sie wissen:
Das Outlook-RTF-Format ist das interne Exchange-Server Austauschformat.
Es sollte beim Mailaustausch über das Internet eigentlich nicht zum
Einsatz kommen.
- Geben Sie "132" in das Feld Automatischer
Textumbruch bei ein. Beim Verfassen der Nachricht müssen Sie
den Zeilenumbruch dann bei ca. 70 Zeichen manuell mit Return
einfügen. So verhindern Sie das gefürchtete Kammquoting (Beim Antworten
fehlt in einzelnen Zeilen das vorangestellte ">").
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Anlagen von
Nur-Text-Nachrichten mit UUENCODE codieren aus. Dieses Format
wird normalerweise verwendet, um binäre Dateien als Anlagen von
Nachrichten an Newsgroups zu senden.
- Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Ok und klicken Sie auf Internationale Optionen.
- Die beiden Kontrollkästchen unter "Allgemeine Einstellungen" können
Sie je nach persönlichem Geschmack ein- oder ausschalten. Falls Sie sich
für Englisch entscheiden wird beispielsweise beim Antworten "RE" für
"Reply" anstelle von "AW" vor dem Betreff eingefügt.
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Codierung
ausgehender Nachrichten automatisch wählen aus und markieren
Sie den Eintrag "Westeuropa (ISO)" in der Liste Bevorzugte Codierung für ausgehende
Nachrichten.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Keine Signatur beim Senden aus Word oder Excel
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich habe in Outlook eine Signatur angelegt, die automatisch an den Nachrichtentext angefügt werden soll. Das funktioniert auch reibungslos, solange ich E-Mails per Outlook verschicke. Manchmal nutze ich aber auch die E-Mail-Funktionen in Word, Excel oder dem Windows Explorer – in Word zum Beispiel über die Befehle im Untermenü Datei-Senden an. Unter diesen Umständen enthält der Nachrichtentext keine Signatur, obwohl der E-Mail-Versand offensichtlich über Outlook läuft. Können Sie mir sagen, wie sich dieses Problem beseitigen lässt?
H. Hoffmeister
ANTWORT: Die Signaturinformationen werden beim Aufruf aus Word, anderen Office-Programmen oder dem Windows Explorer generell nicht an Outlook übergeben. Das ist auf die dabei verwendeten Protokollstrukturen zurückzuführen.
In den Office-Anwendungen können Sie mit einem VBA-Makro nachhelfen, um E-Mails dennoch mit Ihrer Signatur auszustatten. Ein solches Makro müssten Sie in Word folgendermaßen erstellen:
- Wechseln Sie mit Alt + F11 in den Visual Basic-Editor.
- Öffnen Sie per Einfügen-Modul ein
neues Codefenster.
- Geben Sie die Prozedur zum Senden einer E-Mail-Nachricht
ein:
Dim objDoc As Word.Document
Dim olApp As Object
Dim olMail As Object
Dim strFilename As String
Set objDoc = ActiveDocument
If objDoc.Saved = False Or objDoc.Path = "" Then
If MsgBox( _
Prompt:="Das Dokument wurde seit der letzten " & _
"Änderung noch nicht gespeichert." & vbCr & _
"Wollen Sie es speichern und " & _
"per E-Mail verschicken?", _
Buttons:=vbQuestion + vbYesNo, _
Title:="E-Mail senden") = vbYes Then
objDoc.Save
Else
Exit Sub
End If
End If
On Error Resume Next
olApp = GetObject(, "Outlook.Application")
If Err.Number <> 0 Then _
Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
On Error GoTo DateiSenden_Error
Set olMail = olApp.CreateItem(0)
strFilename = objDoc.Name
With olMail
.Attachments.Add objDoc.FullName, 1, 1, objDoc.Name
.Subject = objDoc.BuiltInDocumentProperties("Title")
.Display
End With
DateiSenden_End:
Set olMail = Nothing
Set olApp = Nothing
Exit Sub
DateiSenden_Error:
MsgBox _
Prompt:="Beim Senden des Dokuments " & _
"ist ein Fehler aufgetreten!" & vbCr & _
"Fehlernummer: " & Err.Number & vbCr & _
"Fehlertext: " & Err.Description, _
Buttons:=vbCritical, _
Title:="E-Mail senden"
Resume DateiSenden_End
End Sub
Verlassen Sie den Visual Basic-Editor über Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word.
Wenn Sie nun ein Dokument direkt aus Word heraus senden wollen, drücken Sie Alt + F8 und doppelklicken in der daraufhin angezeigten Liste auf den Makronamen "SendenMitSignatur". Falls das Dokument noch nicht gespeichert worden ist, werden Sie dazu aufgefordert. Anschließend erstellt das VBA-Makro eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook, der es das aktuelle Dokument als Anhang beifügt. Auch die Betreffzeile wird passend ausgefüllt.
Da in diesem Fall Outlook für das Anlegen der neuen Nachricht zuständig ist, erscheint auch Ihre Signatur am Ende des Nachrichtentextes.
Den Makrocode können Sie übrigens fast unverändert in Excel verwenden. Im Deklarationsteil müssen Sie "objDoc" dann nur als "Excel.Workbook" definieren und in der ersten "Set-Anweisung" müssen Sie "ActiveDocument" durch "ActiveWorkbook" ersetzen.
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Feiertage sind Arbeitstage
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Outlook bietet die Möglichkeit, Feiertage automatisch in den Kalender einzutragen. Leider behandelt das Programm die Feiertage wie Arbeitstage: Eine Terminserie, die beispielsweise am ersten Arbeitstag jedes Monats eine Besprechung eintragen soll, platziert den Termin auch auf den 1. Mai, obwohl dieser als Feiertag kenntlich gemacht ist.
B. Kramm
ANTWORT: Aus Sicht von Outlook sind Feiertage nur ganztätige Ereignisse im Kalender und haben keinen speziellen Status. Außerdem versteht Outlook unter dem "1. Arbeitstag" nur den ersten Wochentag eines Monats, also einen Tag ungleich Samstag und Sonntag. Die Anlage einer Terminserie unter Berücksichtigung von Feiertagen ist daher nicht möglich. Sie müssen also den Eintrag von Terminserien, die nur Arbeitstage berücksichtigen dürfen, manuell kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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