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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel übernehmen Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das Gratis-Tool SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menü Einfügen-Outlook-Adresse zur Verfügung. Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen möchten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt. Die aktuelle Version 2.0 des beliebigen Assistenten bietet unter anderem:
Update: Neuer Hotfix für Outlook 2002/XP Microsoft hat einen weiteren Bugfix für Outlook 2002/XP bereitgestellt. Unter der folgenden Adresse finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind: Outlook 2002 hotfix package vom 6. Juli 2005 Behobene Probleme: Beim Einsatz des Tools MFCMapi.exe erscheint eine Fehlermeldung, wenn Sie ein neues Element in Outlook anlegen.
Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Outlook-Kolumne. Der Autor Peter Raddatz ist anerkannter Outlook-Spezialist und trägt für sein Engagement als "Doc Outlook" in der Outlook-Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) für Outlook. Kolumne: Empfehlenswerte Einstellungen beim E-Mail-Format Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP Immer wieder kommt es vor, dass man eine E-Mail erhält, die nicht einwandfrei dargestellt wird. Da der Absender der Mail die Nachricht sicherlich in einen korrekt lesbaren Zustand verschickt hat, müssen die Fehler in der Mail auf dem Transportwege oder aber beim Empfänger entstanden sein. Die deutschen Sonderzeichen bereiten die meisten Probleme. Jeder Anwender, der schon einmal ein E-Mail-Konto eingerichtet hat, kennt den Begriff SMTP. Dabei handelt es sich um das Protokoll, mit dem E-Mails über das Internet versendet werden. Es wurde in Zeiten entwickelt, in denen über das Internet ausschließlich reiner Text versendet wurde. An Formatierungen oder gar an Bilder wurde noch nicht gedacht. Für Spezialisten: Das SMTP-Protokoll ist ein reines 7 Bit Medium. Mit 7 Bit lassen sich maximal 128 verschiedene Zeichen darstellen. Für die deutschen Sonderzeichen oder Bilder ist da kein Platz mehr. Sehr schnell wurde aber der Wunsch nach Formatierungen des Textes und zusätzlichen Bildern laut. Mit dem HTML-Format wurde das umgesetzt, aber Erstellen und Versenden einer Mail sind aber zwei verschiedene Dinge. Schließlich durfte das SMTP-Protokoll nicht verändert werden, denn viele SMTP-Server arbeiten immer noch mit 7 Bit. Zwar können heute schon über die meisten Server auch 8 Bit Daten problemlos verschickt werden, aber das trifft immer noch nicht auf alle Server zu. Die Daten werden daher vor dem Versand in einen 7 Bit Rahmen umgewandelt und beim Empfänger wieder zurück konvertiert. Bei diesen Umwandlungen können dann allerdings Fehler auftreten, denn Absender und Empfänger sind häufig nicht kompatibel. Wenn Sie absolut sicher sein möchten, dass Ihre Mails beim Empfänger gelesen werden können, gilt die Regel: Zurück zu den Anfängen. Verzichten Sie auf alles, was das SMTP-Protokoll nicht versteht. Verfassen Sie Mails, die mit keinen oder geringen Codierungen auskommen. Mit den folgenden Einstellungen des E-Mail-Formats in Outlook können Sie das erreichen:
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Keine Signatur beim Senden aus Word oder Excel Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Ich habe in Outlook eine Signatur angelegt, die automatisch an den Nachrichtentext angefügt werden soll. Das funktioniert auch reibungslos, solange ich E-Mails per Outlook verschicke. Manchmal nutze ich aber auch die E-Mail-Funktionen in Word, Excel oder dem Windows Explorer – in Word zum Beispiel über die Befehle im Untermenü Datei-Senden an. Unter diesen Umständen enthält der Nachrichtentext keine Signatur, obwohl der E-Mail-Versand offensichtlich über Outlook läuft. Können Sie mir sagen, wie sich dieses Problem beseitigen lässt? H. Hoffmeister ANTWORT: Die Signaturinformationen werden beim Aufruf aus Word, anderen Office-Programmen oder dem Windows Explorer generell nicht an Outlook übergeben. Das ist auf die dabei verwendeten Protokollstrukturen zurückzuführen. In den Office-Anwendungen können Sie mit einem VBA-Makro nachhelfen, um E-Mails dennoch mit Ihrer Signatur auszustatten. Ein solches Makro müssten Sie in Word folgendermaßen erstellen:
Dim objDoc As Word.Document Dim olApp As Object Dim olMail As Object Dim strFilename As String Set objDoc = ActiveDocument If objDoc.Saved = False Or objDoc.Path = "" Then If MsgBox( _ Prompt:="Das Dokument wurde seit der letzten " & _ "Änderung noch nicht gespeichert." & vbCr & _ "Wollen Sie es speichern und " & _ "per E-Mail verschicken?", _ Buttons:=vbQuestion + vbYesNo, _ Title:="E-Mail senden") = vbYes Then objDoc.Save Else Exit Sub End If End If On Error Resume Next olApp = GetObject(, "Outlook.Application") If Err.Number <> 0 Then _ Set olApp = CreateObject("Outlook.Application") On Error GoTo DateiSenden_Error Set olMail = olApp.CreateItem(0) strFilename = objDoc.Name With olMail .Attachments.Add objDoc.FullName, 1, 1, objDoc.Name .Subject = objDoc.BuiltInDocumentProperties("Title") .Display End With DateiSenden_End: Set olMail = Nothing Set olApp = Nothing Exit Sub DateiSenden_Error: MsgBox _ Prompt:="Beim Senden des Dokuments " & _ "ist ein Fehler aufgetreten!" & vbCr & _ "Fehlernummer: " & Err.Number & vbCr & _ "Fehlertext: " & Err.Description, _ Buttons:=vbCritical, _ Title:="E-Mail senden" Resume DateiSenden_End End Sub Verlassen Sie den Visual Basic-Editor über Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word. Wenn Sie nun ein Dokument direkt aus Word heraus senden wollen, drücken Sie Alt + F8 und doppelklicken in der daraufhin angezeigten Liste auf den Makronamen "SendenMitSignatur". Falls das Dokument noch nicht gespeichert worden ist, werden Sie dazu aufgefordert. Anschließend erstellt das VBA-Makro eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook, der es das aktuelle Dokument als Anhang beifügt. Auch die Betreffzeile wird passend ausgefüllt. Da in diesem Fall Outlook für das Anlegen der neuen Nachricht zuständig ist, erscheint auch Ihre Signatur am Ende des Nachrichtentextes. Den Makrocode können Sie übrigens fast unverändert in Excel verwenden. Im Deklarationsteil müssen Sie "objDoc" dann nur als "Excel.Workbook" definieren und in der ersten "Set-Anweisung" müssen Sie "ActiveDocument" durch "ActiveWorkbook" ersetzen.
Feiertage sind Arbeitstage Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 FRAGE: Outlook bietet die Möglichkeit, Feiertage automatisch in den Kalender einzutragen. Leider behandelt das Programm die Feiertage wie Arbeitstage: Eine Terminserie, die beispielsweise am ersten Arbeitstag jedes Monats eine Besprechung eintragen soll, platziert den Termin auch auf den 1. Mai, obwohl dieser als Feiertag kenntlich gemacht ist. B. Kramm ANTWORT: Aus Sicht von Outlook sind Feiertage nur ganztätige Ereignisse im Kalender und haben keinen speziellen Status. Außerdem versteht Outlook unter dem "1. Arbeitstag" nur den ersten Wochentag eines Monats, also einen Tag ungleich Samstag und Sonntag. Die Anlage einer Terminserie unter Berücksichtigung von Feiertagen ist daher nicht möglich. Sie müssen also den Eintrag von Terminserien, die nur Arbeitstage berücksichtigen dürfen, manuell kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.
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