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Ausgabe vom 10. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- News: Der neue Synkronizer 9.0 Premium für Excel
jetzt mit 25% Rabatt
- Download-Tipp: Termin- und Aufgabenlisten
komfortabel nach Outlook übernehmen
- News: Der kostenlose WM-Spielplan mit komfortablem
Manager für Ihre Tippgemeinschaft
- Bugfix: Probleme beim Hinzufügen von PST-Dateien in
Outlook 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
News: Der neue Synkronizer 9.0 Premium für Excel jetzt mit 25% Rabatt
Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen nutzen ihn schon seit vielen Jahren und wollen nicht mehr darauf verzichten:
Der Synkronizer 9.0 Premium kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 9.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Ihnen liegen unterschiedliche Versionen einer Tabelle vor: Der
Synkronizer 9.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine
einzige Tabelle, in der alle Änderungen zusammengeführt sind.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 9.0 Premium zeigt
Ihnen, wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
aktuelle Liste nur mit geänderten Artikeln. Der Synkronizer 9.0
Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 9.0 Premium erstellen
Sie eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
Bis zum 15.6.2006 können Sie den Synkronizer 9.0 Premium mit 25% Rabatt zu einem besonders günstigen Preis bestellen:
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Download-Tipp: Termin- und Aufgabenlisten komfortabel nach Outlook übernehmen
Konzerttermine, Fußballspiele, Veranstaltungen oder auch Aufgabenlisten liegen oft als Internetseite, PDF- bzw. Word-Dokument oder Excel-Tabelle vor und müssen dann mühsam per Hand in Outlook eingetragen werden. Mit dem kostenlosen SmartTools Termin- und Aufgaben-Assistenten können Sie sich diesen Aufwand in Zukunft sparen und Listen mit Terminen oder Aufgaben mit wenigen Mausklicks nach Outlook übernehmen:
- Markieren Sie die Termin- oder Aufgabenliste beispielsweise auf
einer Internetseite, in einer PDF-Datei, einem Word-Dokument, einer
Excel-Tabelle oder einem Textdokument, kopieren Sie sie in die
Zwischenablage und klicken Sie auf das neue Symbol des Assistenten, das
automatisch in Outlook installiert wurde.
- Die Liste wird das Tabellenraster des Assistenten eingefügt und Sie
müssen nur noch mit zwei Mausklicks bestimmen, in welcher Spalte sich
"Datum", "Uhrzeit", "Betreff", "Ort" usw. befinden.
- Auch das Bearbeiten der Liste ist kein Problem: mit wenig Aufwand
können Sie Spalten hinzufügen, umbenennen oder löschen.
- Nachdem Sie Ihre Daten aufbereitet haben, wählen Sie den gewünschten
Kalender- oder Aufgabenordner aus, klicken auf ANLEGEN und nach wenigen
Augenblicken sind die Termine oder Aufgaben in Outlook
eingetragen.
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Termin-und
Aufgaben-Assistent kostenlos
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News: Der kostenlose WM-Spielplan mit komfortablem Manager für Ihre Tippgemeinschaft
Nutzen Sie Excel einmal für etwas anderes als für Kalkulationen und Statistiken: Mit unserem kostenlosen WM-Tipp 2006 steht Ihnen nicht nur der komplette Spielplan der Fußball WM 2006 direkt in Excel zur Verfügung, sondern auch eine voll automatische Berechnung der Tabellenstände und Finalpaarungen.
Das besondere Highlight in der Excel-Erweiterung ist aber der integrierte Manager für Ihre Fußball-Tipps. Mit wenig Aufwand können Sie Ihre eigenen und die Ergebnis-Tipps von Kollegen oder Bekannten erfassen. Auf Grundlage der tatsächlichen Ergebnisse werden dann Punkte nach verschiedenen Kriterien vergeben (die Sie weitgehend frei bestimmen können) und eine laufende Rangliste aller Mitspieler erstellt. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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Bugfix: Probleme beim Hinzufügen von PST-Dateien in Outlook 2003
Viele Anwender verwenden in ihren E-Mail-Profilen gleich mehrere PST-Dateien, um beispielsweise auf archivierte Daten schnell zugreifen zu können. In einer Techinfo weist Microsoft darauf hin, dass Outlook 2003 beim Hinzufügen sehr vieler PST-Dateien eine Fehlermeldung anzeigt und den Vorgang abbricht:
Probleme mit PST-Dateien in Outlook 2003
Einige Leser hatten uns ebenfalls von diesem Problem berichtet und dabei verwundert festgestellt, dass Outlook 2003 offensichtlich weniger PST-Dateien akzeptiert als Outlook 2002/XP. Der Grund für dieses Verhalten ist laut der Techinfo eine Verringerung des reservierten Cache-Speichers für zusätzliche PST-Dateien in Outlook 2003. Nach der Installation eines Hotfix und dem Ändern eines Registryschlüssels können Sie diese Reduzierung aber wieder rückgängig machen.
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Konto zum E-Mail-Versand im Voraus auswählen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Haben auch Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet und Sie nutzen sie nicht nur zum Empfang sondern auch zum Versenden von E-Mails? Outlook verwendet aber natürlich nur eines der Konten als Standardkonto, was dazu führt, dass Ihre E-Mails sehr oft über das falsche Konto verschickt werden, weil ich vor dem Klick auf Senden vergessen, das Absenderkonto auszuwählen. Nützlich wäre es wenn Sie schon beim Öffnen eines neuen E-Mail-Fensters gezwungen werden, das Konto zu bestimmen, über das die Mail verschickt werden soll.
Eine VBA-Lösung scheidet hier aus, denn leider besitzt das Outlook-Objektmodell keine Eigenschaften oder Methoden, mit denen sich das Absenderkonto für eine neue E-Mail einstellen ließe. Eine VBA-Prozedur könnte deshalb bestenfalls auf die Symbolleisten-Schaltflächen für die einzelnen Konten zugreifen und eine Auswahl simulieren. Das ist jedoch fehleranfällig und außerdem scheidet ein Einsatz unter Outlook 2000 aus, da das Absenderkonto dort nur über das Dialogfenster Optionen bestimmt werden kann.
Wir empfehlen die Verwendung von Vorlagen für jedes einzelne E-Mail-Konto. Die Vorlagen weisen Sie Schaltflächen einer Outlook-Symbolleiste zu, um sie später direkt per Mausklick öffnen zu können. Diese Lösung kommt ohne VBA-Code aus und erlaubt eine zuverlässige Vorauswahl des Absenderkontos. Allerdings funktioniert sie nur in Outlook 2000 und höher (in Outlook 2000 auch nur im "Nur via Internet"-Modus), da Outlook 98 die erforderlichen Anpassungsmöglichkeiten der Symbolleisten fehlen. Hier die Vorgehensweise im Detail:
- Die von uns favorisierte Lösung basiert auf Outlook-Vorlagen,
weshalb Sie - zumindest vorübergehend - Word als E-Mail-Editor
ausschalten müssen. Dazu wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die
Registerkarte E-Mail-Format.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit
Microsoft (Office) Word (2003) bearbeiten und bestätigen Sie
die Änderung mit Ok.
- Öffnen Sie nun wie gewohnt ein neues E-Mail-Fenster.
- Wählen Sie das Konto aus, über das die Nachricht verschickt werden
soll, indem Sie unter Outlook 2003 und 2002/XP auf Konten klicken und im aufklappenden Menü die
gewünschte Bezeichnung anwählen. In Outlook 2000 klicken Sie auf die
Symbolleisten-Schaltfläche Optionen
und bestimmen das Absenderkonto dann mit Hilfe des Dropdown-Feldes Nachrichten senden über.
- Bei Bedarf fügen Sie eine Signatur oder sonstige
Absenderinformationen, die mit jeder neuen Mail von diesem Konto
geschickt werden sollen, in den Nachrichtenbereich ein.
- Rufen Sie Datei-Speichern unter
auf. Wählen Sie als Dateityp
"Outlook-Vorlage" und vergeben Sie einen Dateinamen, der Rückschlüsse
auf das Absenderkonto zulässt - etwa "E-Mail per T-Online".
Outlook-Vorlagen werden standardmäßig in einem speziellen Vorlagenordner
gespeichert. Da es sich um einen versteckten Ordner handelt, auf den Sie
nur mit geeigneten Einstellungen im Windows-Explorer zugreifen können,
empfiehlt es sich, als Ziel des Speichervorgangs einen anderen Ordner
auszuwählen - zum Beispiel einen Unterordner von "Eigene Dateien". Zum
Wechsel des Zielordners verwenden Sie das Dropdown-Feld Speichern in. Nach Auswahl des Ordners
klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Schließen Sie das E-Mail-Fenster, ohne die Änderungen zu
speichern.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6 für alle E-Mail-Konten, die Sie
in Outlook eingerichtet haben.
- Rufen Sie im Outlook-Fenster Extras-Anpassen auf und wechseln Sie auf die
Registerkarte Befehle.
- Im Listenfeld Kategorien markieren
Sie den Eintrag "Neues Menü". Aus dem Listenfeld Befehle ziehen Sie dann "Neues Menü" mit der
Maus in die Outlook-Menüleiste oder in die Symbolleiste. An welcher
Stelle das neue Menü stehen wird, erkennen Sie an dem senkrechten roten
Balken.
- Klicken Sie den neuen Eintrag in der Menü- oder Symbolleiste mit der
rechten Maustaste an und ändern Sie die Bezeichnung im Feld Name in "Neue E-Mail". Zur Bestätigung
drücken Sie Return.
- Im Dialogfenster Anpassen klicken
Sie unter Kategorien jetzt auf
"Datei". Anschließend ziehen Sie "E-Mail-Nachricht" aus dem Listenfeld
Befehle auf das zuvor angelegte neue
Menü namens Neue E-Mail und warten,
bis sich das Menü öffnet. Ziehen Sie den Mauszeiger bei weiterhin
gedrückter Maustaste in das aufgeklappte Menü. Erst dort lassen Sie die
Maustaste wieder los.
- Klicken Sie den eben eingefügten Menübefehl mit der rechten
Maustaste an, um im Feld Name die
Bezeichnung eines Ihrer E-Mail-Konten einzugeben.
- Klicken Sie den Menübefehl noch einmal mit der rechten Maustaste an.
Dieses Mal wählen Sie im Kontextmenü erst Hyperlink zuweisen und dann Öffnen an.
- Verweisen Sie jetzt auf die Outlook-Vorlage, in der Sie das in
Schritt 12 angegebene Konto als Absenderkonto eingestellt haben. Dazu
wählen Sie unter Link zu die Option
Datei oder Webseite an. Anschließend
klicken Sie in Outlook 2003 und 2002/XP auf das Symbol Nach Datei suchen (das Symbol zum Öffnen
einer Datei) oder in Outlook 2000 auf die Schaltfläche Datei. Stellen Sie als Dateityp "Alle Dateien" ein und wechseln Sie
dann in den Ordner, in dem Sie Ihre E-Mail-Vorlagen gespeichert haben
(siehe Schritt 5). Bestätigen Sie Ihre Dateiauswahl jeweils mit Ok, bis Sie wieder das Dialogfenster Anpassen sehen.
- Wiederholen Sie die Schritte 11 bis 14 für die restlichen
Absenderkonten.
- Am Ende verlassen Sie das Dialogfenster Anpassen mit einem Klick auf die
Schaltfläche Schließen.
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ANZEIGE Einzelne Adressen komfortabel aus Outlook nach Word
übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Verteilerlisten sortieren und exportieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich habe Verteilerlisten mit etlichen Mitgliedern angelegt. Dazu zwei Fragen: Kann ich die Liste, in der die Mitglieder der Verteilerliste aufgeführt werden, gezielt nach dem Nachnamen sortieren? Gibt es eine Möglichkeit, die Verteilerlisten nach Excel zu exportieren?
A. von Döllen
ANTWORT: Sortieren können Sie die Mitgliederliste einer Verteilerliste nur nach der Namensspalte. Ein Mausklick auf die Spaltenüberschrift wechselt die Reihenfolge jeweils von aufsteigend in absteigend und umgekehrt. Unter welchem Namen die einzelnen Mitglieder aufgeführt werden, richtet sich wiederum danach, wie sie im Outlook-Kontaktordner gespeichert sind - genauer gesagt, nach dem Text im Feld Anzeigen als unter der jeweiligen E-Mail-Adresse.
Sie können also durchaus Einfluss auf die Namenssortierung nehmen, indem Sie die Anzeigenamen der E-Mail-Adressen entsprechend anpassen. Dazu genügt es, den Eintrag eines Verteilerlisten-Mitglieds per Doppelklick zu öffnen, die gewünschte Änderung im E-Mail-Feld Anzeigen als vorzunehmen und dann den Kontakt zu Speichern und schließen. Im Fenster der Verteilerliste klicken Sie anschließend auf Jetzt aktualisieren, um die neuen Anzeigenamen zu übernehmen.
Zum Excel-Export: Das erledigen Sie am schnellsten über den Ex- und Import einer Textdatei:
- Öffnen Sie die Verteilerliste aus Ihrem Outlook-Kontakteordner.
- Wählen Sie Datei-Speichern unter
an.
- Stellen Sie "Nur-Text" im Feld Dateityp ein.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen und speichern Sie die
Textdatei in einem Verzeichnis Ihrer Wahl.
- Öffnen Sie die Textdatei in Excel, woraufhin automatisch der
Textkonvertierungs-Assistent gestartet wird.
- In den Schritten des Assistenten stellen Sie zuerst Getrennt als Dateioption ein. Außerdem
lassen Sie den Import erst in Zeile 4 beginnen (der Zeile mit dem ersten
Verteilerlisten-Mitglied). Dann aktivieren Sie den Tabstopp als Trennzeichen. Alle anderen
Optionen können Sie unverändert übernehmen.
- Das Resultat ist eine zweispaltige Tabelle mit den
E-Mail-Anzeigenamen und den tatsächlichen E-Mail-Adressen. Alle weiteren
Arbeiten - etwa das Aufsplitten in Vor- und Nachname - müssen Sie über
Formeln in Excel erledigen.
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ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
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Beschränkungen bei der automatischen Formatierung
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wir nutzen intensiv die automatische Formatierung und es haben sich bereits sehr viele Regeln angesammelt. Nun möchten wir eine noch genauere Unterscheidung konfigurieren, was die Anzahl der Regeln mindestens noch einmal verdoppeln würde. Bevor wir aber ein entsprechendes System erarbeiten hätte ich gerne gewusst, ob Outlook bei den Regeln für die automatische Formatierung irgendwelche Beschränkungen aufweist.
D. Hellmann
ANTWORT: Gut, dass Sie vorher nachfragen, denn tatsächlich können Sie nicht beliebig viele Regeln definieren. Outlook erlaubt maximal 50 verschiedene Regeln, was allerdings in den meisten Fällen auch ausreichen dürfte. Bei näherer Betrachtung werden Sie sicherlich feststellen, dass sich einige Regeln beispielsweise durch die Kombination von Kriterien zusammenfassen lassen.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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