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Ausgabe vom 10. August
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam
nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter
Team-Software für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 nutzen Sie Ihre
Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
Weitere
Informationen zu einer der beliebtesten Outlook-Erweiterung finden Sie
unter:
Outlook-Ordner
im Team nutzen
Download-Tipp:
Der komfortable SmartTools Mail-Verteiler Versionen:
Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Mit diesem kostenlosen Assistenten
für Outlook haben Sie die Organisation Ihrer E-Mails optimal im Griff: In
einem komfortablen Dialog legen Sie fest, an welche Personen oder
Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen Sie
eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in dem
die weitergeleiteten Mails abgelegt werden.
In Zukunft ist Ihr
Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails
durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger,
an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll
automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein,
verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten
Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht...
Der nützliche
Helfer kann aber noch mehr: in dem komfortablen Optionen-Dialog können Sie
auch bestimmen, dass die Mail entweder nur weitergeleitet und nicht
abgelegt, weitergeleitet und dann gelöscht oder einfach ohne Weiterleitung
nur abgelegt wird.
Sie finden den kostenlosen Download
unter:
News: Skype-Toolbar für Outlook
vorgestellt
Wenn Sie Skype zum Telefonieren über das
Internet einsetzen, steht ab sofort eine kostenlose Toolbar für Outlook
2003, 2002/XP und 2000 zum Download bereit.
Das Outlook-Tool
befindet sich zurzeit noch im Beta-Stadium, aber die meisten Funktionen
lassen sich bereits nutzen. So zeigt die Toolbar zum Beispiel automatisch
die passenden Telefonnummern zu einem Kontakt an, von dem Sie gerade eine
E-Mail geöffnet haben. Vorausgesetzt Sie nutzen den kostenpflichtigen
SkypeOut-Dienst, können Sie dann mit einem Mausklick einen Anruf starten.
Die Toolbar kann außerdem Telefonnummern sowie Skype-Namen im Text einer
geöffneten Mail erkennen und zur Auswahl per Mausklick
bereitstellen.
Weitere Informationen zu den Funktionen der
Skype-Toolbar für Outlook sowie den kostenlosen Download finden Sie
unter:
Funktionen
der Skype-Toolbar
So verschickt Outlook automatisch eine
Urlaubsmeldung Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und
2003
Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails nicht
regelmäßig abrufen können. Ob Sie in Urlaub fahren oder für eine Woche auf
einem geschäftlichen Seminar sind, schön wäre es, wenn sich trotzdem
jemand um Ihren Posteingang kümmern könnte. Mit Outlook ist das kein
Problem. Lassen Sie eingehende Nachrichten einfach per Regel-Assistent mit
einer Abwesenheitsnotiz beantworten. Der folgende Tipp zeigt, wie Sie eine
entsprechende Regel einrichten.
Bitte beachten Sie: Bei den
folgenden Schritten gehen wir davon aus, dass Sie Outlook als
Einzelplatzlösung und nicht in Verbindung mit einem Exchange-Server
nutzen. In einer Exchange-Umgebung können Sie den Abwesenheits-Assistenten
einsetzen, der dafür sorgt, dass die Mails vom Server und nicht von Ihrem
Outlook-PC beantwortet werden.
Outlook kann die Antwort auf
eingehende Mails natürlich nicht selber verfassen. Bevor Sie eine neue
Regel aufstellen, müssen Sie daher eine entsprechende Mail-Vorlage
anlegen:
- Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail-Nachricht.
- Im Nachrichtenfenster füllen Sie im Kopfbereich nur das Feld Betreff aus. Geben Sie einen Text ein, der
auf Ihre Abwesenheit hinweist - beispielsweise "Urlaub vom 1.8. bis
14.8.".
- Geben Sie den gewünschten Text für die Abwesenheitsnotiz ein.
- Sichern Sie die Vorlage, indem Sie das Menü Datei-Speichern unter aufrufen. Wählen Sie
im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Dateityp "Outlook-Vorlage" und geben Sie
einen Dateinamen Ihrer Wahl ein. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.
- Schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne den Entwurf noch einmal
zu speichern.
Nun können Sie eine Regel aufstellen, die alle
eingehenden Mails automatisch mit der soeben erstellten Vorlage
beantwortet:
- Wechseln Sie in den "Posteingang" und wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an.
- Im Dialogfeld des Regel-Assistenten klicken Sie auf Neu.
- In Outlook 2002 aktivieren Sie nun als erstes die Option Regel ohne Vorlage erstellen. Anschließend
markieren Sie in dieser wie in allen anderen Outlook-Versionen den
Listeneintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen". Fahren Sie mit Weiter fort.
- Ausgehend davon, dass Outlook alle eingehenden Nachrichten
beantworten soll, quittieren Sie die Einstellungen der nächsten Seite
einfach mit einem erneuten Klick auf Weiter. Outlook bittet daraufhin um eine
Bestätigung, was Sie mit Ja
beantworten.
- Damit eine Nachricht automatisch beantwortet wird, aktivieren Sie
auf der Folgeseite des Regel-Assistenten die Option "diese mit einer
bestimmten Vorlage beantworten".
- Die Bedingung erscheint nun im unteren Bereich des Dialogfelds. Zur
Auswahl der passenden Antwortvorlage klicken Sie auf den Link "einer
bestimmten Vorlage". Markieren Sie dann den "Vorlagen im Dateisystem"
und öffnen Sie die Vorlage, die Sie am Anfang angelegt haben.
- Nach Auswahl der Vorlage klicken Sie im Regel-Assistenten auf Weiter.
- Auf Wunsch können Sie nun Ausnahmen festlegen. So lässt sich
beispielsweise bestimmen, dass einige Absender keine automatische
Antwort erhalten. Dann springen Sie mit Weiter auf die letzte Seite des
Regel-Assistenten.
- Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen - zum Beispiel
"Urlaubsantwort". Sofern die Regel sofort aktiv werden soll, lassen Sie
das Kontrollfeld Diese Regel
aktivieren eingeschaltet. Wenn Sie die automatische
Beantwortung erst zu einem späteren Zeitpunkt starten wollen, entfernen
Sie das Häkchen des Kontrollfelds. Danach beenden Sie den Assistenten
mit Fertig stellen. Sie müssen dann
nur noch die nachfolgende Meldung mit Ok bestätigen.
Um eingehende
Nachdem automatisch beantworten zu lassen, rufen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent auf. Im Assistenten
aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der zuvor
aufgestellten Abwesenheitsregel. - Umgekehrt schalten Sie die Regel wieder
aus, indem Sie das Häkchen entfernen. Bitte beachten Sie, dass Outlook die
Regel nur ausführen kann, solange es gestartet ist. Sie müssen den Rechner
folglich eingeschaltet lassen und außerdem dafür sorgen, dass Ihre Mails
in regelmäßigen Abständen abgerufen werden.
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Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie
bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung
der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer
Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar
anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail
selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal
zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält
oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller
E-Mails durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um
die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht
zu vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der
Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls
SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare
für Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook
und einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen
(Menüs und Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion
von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über
10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die
Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit
35% Rabatt für Outlook Weekly-Abonnenten:
SmartTools
E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools
E-Mail-Notizen Pro -
Netzwerklizenz
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Ansicht
global für alle Ordner ändern Versionen: Outlook 2003,
2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich arbeite seit
kurzem mit Outlook 2003. In den E-Mail-Ordnern zeigt die neue Version die
Nachrichten immer in zeitlichen Gruppen an (Heute, Gestern usw.), was mich
stört. Ich weiß zwar, dass ich diese Gruppierung über einen Befehl im Menü
Ansicht abstellen kann. Diese Änderung
bezieht sich aber immer nur auf den aktuellen Ordner. Bei den diversen
Unterordnern, die ich im Posteingang eingerichtet habe, wäre eine manuelle
Anpassung aller E-Mail-Ordner ein enormer Arbeitsaufwand. Darum die Frage:
Wie kann ich die Ansicht global für alle E-Mail-Ordner ändern? H.
Ries
ANTWORT: Da sich Outlook
Änderungen an der Ordneransicht immer individuell für jeden Ordner merkt,
gibt es leider nur eine Art "Radikalkur", um mehrere Ordner auf einmal
anzupassen. Dabei müssen Sie in Kauf nehmen, dass alle benutzerdefinierten
Ansichten verloren gehen. Das gilt sowohl für Ansichten, die Sie unter
einem speziellen Namen gespeichert haben, als auch für Ansichten aus
anderen Ordnerklassen - wie zum Beispiel Kalenderansichten,
Aufgabenansichten usw.
Sie müssen also abwägen, wie viel Ihnen die
globale Änderung der Ordneransichten Wert ist. Wenn Sie auf alle bisher
erstellten Ansichten verzichten können, nehmen Sie die ordnerübergreifende
Anpassung wie folgt vor:
- Beenden Sie Outlook.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei OUTLOOK.EXE aus
Ihrem Office-Verzeichnis zu öffnen. Standardmäßig lautet der
Pfad
C:\Programme\Microsoft
Office\Office\OUTLOOK.EXE
oder bei Outlook 2002 und 2003:
C:\Programme\Microsoft
Office\ Office<Version>\OUTLOOK.EXE
wobei <Version> für die
Versionsnummer steht: "10" bei Outlook 2002 oder "11" bei Outlook
2003.
- Ergänzen Sie die Pfadangabe im Dialogfeld Ausführen um eine Leerstelle und den
Outlook-Programmparameter "/cleanviews". Die vollständige Befehlszeile
könnte im Fall von Outlook 2003 zum Beispiel folgendermaßen
aussehen:
"C:\Programme\Microsoft Office\ Office11\OUTLOOK.EXE"
/cleanviews
- Klicken Sie auf Ok, um Outlook zu
starten. Aufgrund des Parameters "/cleanviews" werden alle Ansichten in
ihren Originalzustand zurückversetzt. Gleichzeitig entfernt Outlook alle
benutzerdefinierten Ansichten und wendet auf alle Ordner die
Standardansicht an. Das bedeutet bei E-Mail-Ordnern, dass ihnen
automatisch die Ansicht "Nachrichten" zugewiesen wird.
- Diese Standardansicht können Sie jetzt an Ihre Bedürfnisse anpassen,
etwa um die zeitlichen Gruppierungen in Outlook 2003 zu entfernen oder
um in allen E-Mail-Ordnern bestimmte Felder hinzuzufügen. Dazu öffnen
Sie das Menü Ansicht und in Outlook
2003 zusätzlich das Untermenü Anordnen
nach. Anschließend wählen Sie Aktuelle
Ansicht-Ansichten definieren an.
- Markieren Sie den Ansichtsnamen "Nachrichten" und klicken Sie auf
Ändern.
- Wenn Sie in Outlook 2003 die automatischen Zeitgruppierungen
entfernen wollen, klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Gruppieren und im daraufhin angezeigten
Dialogfenster deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch nach Anordnung gruppieren. Zur
Bestätigung klicken Sie auf Ok.
Darüber hinaus können Sie mit den Schaltflächen Felder, Gruppieren, Sortieren usw. beliebige andere
Einstellungen ändern, die sich später global auf alle E-Mail-Ordner
auswirken sollen. Am Ende kehren Sie mit einem Klick auf Ok zum Dialogfenster mit den verfügbaren
Ansichten zurück.
- Wählen Sie nun aber irgendeine andere Ansicht als "Nachrichten" aus
- zum Beispiel "Letzten sieben Tage". Aktivieren Sie die Ansicht mit
einem Klick auf Ansicht
übernehmen.
- Schalten Sie um in die inzwischen von Outlook aktualisierte Ansicht
"Nachrichten", indem Sie das Menü Ansicht und in Outlook 2003 auch noch das
Untermenü Anordnen nach öffnen und
dann Aktuelle Ansicht-Nachrichten
aufrufen.
Outlook verwendet die jetzt dargestellte Ansicht
automatisch für alle E-Mail-Ordner. So sollten auch überall die
Zeit-Gruppierungen verschwunden sein.
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Excel-Tabellen automatisch vergleichen und
zusammenführen
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert
genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann
Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel
voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch
zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen
Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der
Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit
Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum
Beispiel:
- Führen Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer
einzigen Datei zusammen, die alle Änderungen der anderen Versionen
enthält.
- Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen
zwei Versionen eines Kalkulationsmodells.
- Arbeiten Sie Änderungen voll automatisch in eine Liste
(Priese, Artikel, Aufträge etc.) ein.
- Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige
Adressliste ohne Duplikate.
- Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen
Informationen zu einer aussagekräftigen
Gesamtliste.
Weitere Informationen zu diesem
unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter:
Synkronizer
8.0 Premium für
Excel
| Termine zur
Wiedervorlage Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
97/98
FRAGE: Gibt es eine Lösung,
mit der man Termine auf einfache Weise zur Wiedervorlage ablegen kann? Das
Verschieben eines Termins ist für mich keine Option, da dadurch der
ursprüngliche Eintrag verloren geht. Ich würde mich freuen, wenn Sie eine
Antwort hätten. V. Behrend
ANTWORT: Sofern Sie Termine
in regelmäßigen Abständen zur Wiedervorlage benötigen, müssen Sie nichts
weiter tun, als eine Terminserie anzulegen. Dazu erstellen Sie einen neuen
Termin, in dem Sie wie gewohnt den Betreff sowie Beginn und Ende
eintragen. Die Zeitangaben müssen sich in diesem Fall auf den ersten
Wiedervorlagetermin beziehen.
Danach klicken Sie in der
Symbolleiste des Terminformulars auf Serie (Outlook 98) bzw. Serientyp (neuere Versionen). Im daraufhin
angezeigten Dialogfeld bestimmen Sie, in welcher Abfolge die Termine
wiederholt werden sollen - zum Beispiel jede Woche am Dienstag oder an
jedem dritten Mittwoch eines Monats. Außerdem können Sie angeben, dass die
Terminserie nach einer bestimmten Wiederholungsanzahl oder spätestens an
einem bestimmten Datum endet.
Outlook trägt den Termin dann
entsprechend häufig in Ihren Kalender ein. Wenn Sie ein einzelnes Element
der Terminserie per Doppelklick öffnen wollen, bietet Ihnen Outlook an,
die ganze Serie oder nur das betreffende Element anzuzeigen. So haben Sie
Gelegenheit, Details eines konkreten Wiedervorlageereignisses
festzulegen.
Noch flexibler können Sie Ihre Wiedervorlage
gestalten, wenn Sie mit Aufgaben anstelle von Terminen arbeiten. Die
Vorgehensweise ist prinzipiell identisch. Beim Einstellen des
Serienmusters haben Sie aber zusätzlich die Möglichkeit, die nächste
Aufgabe erst dann in die Aufgabenliste einzutragen, nachdem Sie die
vorherige abgeschlossen haben.
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E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr
monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle
Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von
Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So
verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen
müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000
und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
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Co.
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