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Ausgabe vom 10. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz
einfach gemeinsam nutzen
- Download-Tipp: Der komfortable SmartTools
Mail-Verteiler
- News: Skype-Toolbar für Outlook
vorgestellt
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
Outlook-Ordner im Team nutzen
Download-Tipp: Der komfortable SmartTools Mail-Verteiler
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Mit diesem kostenlosen Assistenten für Outlook haben Sie die Organisation Ihrer E-Mails optimal im Griff: In einem komfortablen Dialog legen Sie fest, an welche Personen oder Abteilungen Sie regelmäßig Mails weiterleiten müssen. Dabei wählen Sie eine entsprechende E-Mail-Adresse aus und auf Wunsch einen Ordner, in dem die weitergeleiteten Mails abgelegt werden.
In Zukunft ist Ihr Posteingang dann in Windeseile aufgeräumt: Sie gehen die einzelnen Mails durch und markieren in der Liste des Mailverteilers einfach den Empfänger, an den Sie weiterleiten möchten. Der Assistent legt für Sie voll automatisch die Weiterleitung an, trägt die Empfängeradresse ein, verschickt die Mail und legt das Original anschließend im gewünschten Ordner ab. Einfacher und schneller geht es nicht...
Der nützliche Helfer kann aber noch mehr: in dem komfortablen Optionen-Dialog können Sie auch bestimmen, dass die Mail entweder nur weitergeleitet und nicht abgelegt, weitergeleitet und dann gelöscht oder einfach ohne Weiterleitung nur abgelegt wird.
Sie finden den kostenlosen Download unter:
 |
SmartTools
Mail-Verteiler für
Outlook |
News: Skype-Toolbar für Outlook vorgestellt
Wenn Sie Skype zum Telefonieren über das Internet einsetzen, steht ab sofort eine kostenlose Toolbar für Outlook 2003, 2002/XP und 2000 zum Download bereit.
Das Outlook-Tool befindet sich zurzeit noch im Beta-Stadium, aber die meisten Funktionen lassen sich bereits nutzen. So zeigt die Toolbar zum Beispiel automatisch die passenden Telefonnummern zu einem Kontakt an, von dem Sie gerade eine E-Mail geöffnet haben. Vorausgesetzt Sie nutzen den kostenpflichtigen SkypeOut-Dienst, können Sie dann mit einem Mausklick einen Anruf starten. Die Toolbar kann außerdem Telefonnummern sowie Skype-Namen im Text einer geöffneten Mail erkennen und zur Auswahl per Mausklick bereitstellen.
Weitere Informationen zu den Funktionen der Skype-Toolbar für Outlook sowie den kostenlosen Download finden Sie unter:
Funktionen der Skype-Toolbar
| Outlook-Tipp der
Woche |
So verschickt Outlook automatisch eine Urlaubsmeldung
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails nicht regelmäßig abrufen können. Ob Sie in Urlaub fahren oder für eine Woche auf einem geschäftlichen Seminar sind, schön wäre es, wenn sich trotzdem jemand um Ihren Posteingang kümmern könnte. Mit Outlook ist das kein Problem. Lassen Sie eingehende Nachrichten einfach per Regel-Assistent mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten. Der folgende Tipp zeigt, wie Sie eine entsprechende Regel einrichten.
Bitte beachten Sie: Bei den folgenden Schritten gehen wir davon aus, dass Sie Outlook als Einzelplatzlösung und nicht in Verbindung mit einem Exchange-Server nutzen. In einer Exchange-Umgebung können Sie den Abwesenheits-Assistenten einsetzen, der dafür sorgt, dass die Mails vom Server und nicht von Ihrem Outlook-PC beantwortet werden.
Outlook kann die Antwort auf eingehende Mails natürlich nicht selber verfassen. Bevor Sie eine neue Regel aufstellen, müssen Sie daher eine entsprechende Mail-Vorlage anlegen:
- Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail-Nachricht.
- Im Nachrichtenfenster füllen Sie im Kopfbereich nur das Feld Betreff aus. Geben Sie einen Text ein, der
auf Ihre Abwesenheit hinweist - beispielsweise "Urlaub vom 1.8. bis
14.8.".
- Geben Sie den gewünschten Text für die Abwesenheitsnotiz ein.
- Sichern Sie die Vorlage, indem Sie das Menü Datei-Speichern unter aufrufen. Wählen Sie
im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Dateityp "Outlook-Vorlage" und geben Sie
einen Dateinamen Ihrer Wahl ein. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.
- Schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne den Entwurf noch einmal
zu speichern.
- Wechseln Sie in den "Posteingang" und wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an.
- Im Dialogfeld des Regel-Assistenten klicken Sie auf Neu.
- In Outlook 2002 aktivieren Sie nun als erstes die Option Regel ohne Vorlage erstellen. Anschließend
markieren Sie in dieser wie in allen anderen Outlook-Versionen den
Listeneintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen". Fahren Sie mit Weiter fort.
- Ausgehend davon, dass Outlook alle eingehenden Nachrichten
beantworten soll, quittieren Sie die Einstellungen der nächsten Seite
einfach mit einem erneuten Klick auf Weiter. Outlook bittet daraufhin um eine
Bestätigung, was Sie mit Ja
beantworten.
- Damit eine Nachricht automatisch beantwortet wird, aktivieren Sie
auf der Folgeseite des Regel-Assistenten die Option "diese mit einer
bestimmten Vorlage beantworten".
- Die Bedingung erscheint nun im unteren Bereich des Dialogfelds. Zur
Auswahl der passenden Antwortvorlage klicken Sie auf den Link "einer
bestimmten Vorlage". Markieren Sie dann den "Vorlagen im Dateisystem"
und öffnen Sie die Vorlage, die Sie am Anfang angelegt haben.
- Nach Auswahl der Vorlage klicken Sie im Regel-Assistenten auf Weiter.
- Auf Wunsch können Sie nun Ausnahmen festlegen. So lässt sich
beispielsweise bestimmen, dass einige Absender keine automatische
Antwort erhalten. Dann springen Sie mit Weiter auf die letzte Seite des
Regel-Assistenten.
- Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen - zum Beispiel
"Urlaubsantwort". Sofern die Regel sofort aktiv werden soll, lassen Sie
das Kontrollfeld Diese Regel
aktivieren eingeschaltet. Wenn Sie die automatische
Beantwortung erst zu einem späteren Zeitpunkt starten wollen, entfernen
Sie das Häkchen des Kontrollfelds. Danach beenden Sie den Assistenten
mit Fertig stellen. Sie müssen dann
nur noch die nachfolgende Meldung mit Ok bestätigen.
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Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Ansicht global für alle Ordner ändern
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich arbeite seit kurzem mit Outlook 2003. In den E-Mail-Ordnern zeigt die neue Version die Nachrichten immer in zeitlichen Gruppen an (Heute, Gestern usw.), was mich stört. Ich weiß zwar, dass ich diese Gruppierung über einen Befehl im Menü Ansicht abstellen kann. Diese Änderung bezieht sich aber immer nur auf den aktuellen Ordner. Bei den diversen Unterordnern, die ich im Posteingang eingerichtet habe, wäre eine manuelle Anpassung aller E-Mail-Ordner ein enormer Arbeitsaufwand. Darum die Frage: Wie kann ich die Ansicht global für alle E-Mail-Ordner ändern?
H. Ries
ANTWORT: Da sich Outlook Änderungen an der Ordneransicht immer individuell für jeden Ordner merkt, gibt es leider nur eine Art "Radikalkur", um mehrere Ordner auf einmal anzupassen. Dabei müssen Sie in Kauf nehmen, dass alle benutzerdefinierten Ansichten verloren gehen. Das gilt sowohl für Ansichten, die Sie unter einem speziellen Namen gespeichert haben, als auch für Ansichten aus anderen Ordnerklassen - wie zum Beispiel Kalenderansichten, Aufgabenansichten usw.
Sie müssen also abwägen, wie viel Ihnen die globale Änderung der Ordneransichten Wert ist. Wenn Sie auf alle bisher erstellten Ansichten verzichten können, nehmen Sie die ordnerübergreifende Anpassung wie folgt vor:
- Beenden Sie Outlook.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei OUTLOOK.EXE aus
Ihrem Office-Verzeichnis zu öffnen. Standardmäßig lautet der
Pfad
oder bei Outlook 2002 und 2003:
C:\Programme\Microsoft Office\
Office<Version>\OUTLOOK.EXE
wobei <Version> für die Versionsnummer steht: "10" bei Outlook 2002 oder "11" bei Outlook 2003.
- Ergänzen Sie die Pfadangabe im Dialogfeld Ausführen um eine Leerstelle und den
Outlook-Programmparameter "/cleanviews". Die vollständige Befehlszeile
könnte im Fall von Outlook 2003 zum Beispiel folgendermaßen
aussehen:
Office11\OUTLOOK.EXE" /cleanviews
- Klicken Sie auf Ok, um Outlook zu
starten. Aufgrund des Parameters "/cleanviews" werden alle Ansichten in
ihren Originalzustand zurückversetzt. Gleichzeitig entfernt Outlook alle
benutzerdefinierten Ansichten und wendet auf alle Ordner die
Standardansicht an. Das bedeutet bei E-Mail-Ordnern, dass ihnen
automatisch die Ansicht "Nachrichten" zugewiesen wird.
- Diese Standardansicht können Sie jetzt an Ihre Bedürfnisse anpassen,
etwa um die zeitlichen Gruppierungen in Outlook 2003 zu entfernen oder
um in allen E-Mail-Ordnern bestimmte Felder hinzuzufügen. Dazu öffnen
Sie das Menü Ansicht und in Outlook
2003 zusätzlich das Untermenü Anordnen
nach. Anschließend wählen Sie Aktuelle
Ansicht-Ansichten definieren an.
- Markieren Sie den Ansichtsnamen "Nachrichten" und klicken Sie auf
Ändern.
- Wenn Sie in Outlook 2003 die automatischen Zeitgruppierungen
entfernen wollen, klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Gruppieren und im daraufhin angezeigten
Dialogfenster deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch nach Anordnung gruppieren. Zur
Bestätigung klicken Sie auf Ok.
Darüber hinaus können Sie mit den Schaltflächen Felder, Gruppieren, Sortieren usw. beliebige andere
Einstellungen ändern, die sich später global auf alle E-Mail-Ordner
auswirken sollen. Am Ende kehren Sie mit einem Klick auf Ok zum Dialogfenster mit den verfügbaren
Ansichten zurück.
- Wählen Sie nun aber irgendeine andere Ansicht als "Nachrichten" aus
- zum Beispiel "Letzten sieben Tage". Aktivieren Sie die Ansicht mit
einem Klick auf Ansicht
übernehmen.
- Schalten Sie um in die inzwischen von Outlook aktualisierte Ansicht
"Nachrichten", indem Sie das Menü Ansicht und in Outlook 2003 auch noch das
Untermenü Anordnen nach öffnen und
dann Aktuelle Ansicht-Nachrichten
aufrufen.
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Termine zur Wiedervorlage
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Gibt es eine Lösung, mit der man Termine auf einfache Weise zur Wiedervorlage ablegen kann? Das Verschieben eines Termins ist für mich keine Option, da dadurch der ursprüngliche Eintrag verloren geht. Ich würde mich freuen, wenn Sie eine Antwort hätten.
V. Behrend
ANTWORT: Sofern Sie Termine in regelmäßigen Abständen zur Wiedervorlage benötigen, müssen Sie nichts weiter tun, als eine Terminserie anzulegen. Dazu erstellen Sie einen neuen Termin, in dem Sie wie gewohnt den Betreff sowie Beginn und Ende eintragen. Die Zeitangaben müssen sich in diesem Fall auf den ersten Wiedervorlagetermin beziehen.
Danach klicken Sie in der Symbolleiste des Terminformulars auf Serie (Outlook 98) bzw. Serientyp (neuere Versionen). Im daraufhin angezeigten Dialogfeld bestimmen Sie, in welcher Abfolge die Termine wiederholt werden sollen - zum Beispiel jede Woche am Dienstag oder an jedem dritten Mittwoch eines Monats. Außerdem können Sie angeben, dass die Terminserie nach einer bestimmten Wiederholungsanzahl oder spätestens an einem bestimmten Datum endet.
Outlook trägt den Termin dann entsprechend häufig in Ihren Kalender ein. Wenn Sie ein einzelnes Element der Terminserie per Doppelklick öffnen wollen, bietet Ihnen Outlook an, die ganze Serie oder nur das betreffende Element anzuzeigen. So haben Sie Gelegenheit, Details eines konkreten Wiedervorlageereignisses festzulegen.
Noch flexibler können Sie Ihre Wiedervorlage gestalten, wenn Sie mit Aufgaben anstelle von Terminen arbeiten. Die Vorgehensweise ist prinzipiell identisch. Beim Einstellen des Serienmusters haben Sie aber zusätzlich die Möglichkeit, die nächste Aufgabe erst dann in die Aufgabenliste einzutragen, nachdem Sie die vorherige abgeschlossen haben.
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