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Ausgabe vom 11. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Endlich Schluss mit dem
Feiertagsdilemma in Ihrem Outlook-Kalender
- News: Wichtiges Windows-Update betrifft
Outlook-Anwender
- News: Wahl zum Tipp und Tool des Jahres
2005
Outlook-Helpline
- Outlook-Kalender jahresweise archivieren
- Nachtrag: Dateiversand über 'Senden an' und Outlook
optimieren
| News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Endlich Schluss mit dem Feiertagsdilemma in Ihrem Outlook-Kalender
Früher oder später erwischt es jeden Outlook-Anwender: Im neuen Kalenderjahr fehlen die Feiertage. Selbst die von Microsoft angebotenen Lösungen schaffen das Dilemma nicht aus der Welt. Mit dem kostenlosen SmartTools Feiertags-Assistenten für Outlook können Sie Feiertage fast bis in alle Ewigkeit in Ihren Outlook-Kalender eintragen und sogar eigene Festtage definieren, die nach beliebigen Mustern wiederkehren.
Nach der automatischen Installation rufen Sie den Assistenten direkt in Outlook über das Menü SmartTools auf. Standardmäßig sind bereits die wichtigsten Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz in einer übersichtlichen Liste definiert. Über zwei Pfeil-Schaltflächen wählen Sie gewünschten Feiertage aus, legen einen Zeitraum zwischen den Jahren 1602 und 4499 (!) fest, und der Assistent fügt die Feiertage per Klick auf In Kalender eintragen in Ihren Outlook-Kalender ein.
Der Clou: Sie können ganz einfach eigene Feiertage bzw. Ereignisse anlegen oder bestehende Einträge ändern. Das Bearbeitungsformular des Feiertags-Assistenten unterstützt Sie bei der Erstellung von neuen Ereignissen, die ein bestimmtes Wiederholungsmuster aufweisen. Fügen Sie also zum Beispiel ganz einfach regionale Feiertage, Jubiläen oder andere Jahrestage mit wenig Aufwand in Ihren Kalender ein.
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Feiertags-Assistent
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News: Wichtiges Windows-Update betrifft Outlook-Anwender
In den letzten Wochen ist häufiger über eine kritische Sicherheitslücke in Windows berichtet worden, bei der alleine die Anzeige einer manipulierten Grafik beispielsweise dazu führen kann, dass ein Virus oder ein anderes schädliches Programm ausgeführt wird. So genügt schon der Besuch einer entsprechenden Webseite, um Ihren Rechner unbemerkt von jedem Antivirenprogramm in Gefahr zu bringen.
Wenn Sie Ihre Windows-Version bisher noch nicht aktualisiert haben, sollten Sie das unbedingt so schnell wie möglich nachholen:
Sicherheitsbulletin zur WMF-Sicherheitslücke in Windows
Als Outlook-Anwender sind Sie von dem Problem übrigens besonders betroffen, denn auch die Anzeige einer manipulierten Grafik, die Sie per E-Mail erhalten, kann bereits zur unbemerkten Ausführung von schädlichem Code führen.
News: Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005
In der letzten Ausgabe des vergangenen Jahres haben wir Sie um die Teilnahme an einer kleinen Umfrage teilzunehmen, in der der Outlook-Tipp und das Outlook-Tool des Jahres 2005 gewählt wird. Auf vielfachen Wunsch haben wir die Umfrage noch nicht geschlossen, sondern bieten Ihnen diese Woche noch die Möglichkeit, uns Ihre Meinung zu den Tipps und Tools des vergangenen Jahres mitzuteilen.
Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfüllen können:
Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005
| Outlook-Tipp der
Woche |
Benutzerdefinierte Felder - Damit Sie mit Outlook rechnen können
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Outlook bietet Platz für eine Fülle von Informationen. Ob Sie Adressdaten erfassen, Termine verwalten oder Ihre E-Mails organisieren wollen, für jeden Zweck gibt es Eingabemasken mit den entsprechenden Detailfeldern. Schwieriger wird es, wenn Sie Outlook zum Auswerten der Daten heranziehen wollen. Sie können die Darstellung der Informationen zwar mit speziellen Ordneransichten beeinflussen. Echte Statistiken oder andere Berechnungen beherrscht Outlook aber von Haus aus nicht. Das können Sie ändern, und zwar mit "benutzerdefinierten Feldern".
In benutzerdefinierten Feldern stehen Ihnen nicht nur die vier Grundrechenarten zur Verfügung. Ebenso gut können Sie eingebaute Funktionen für Textwerte, Datumsangaben oder komplexe mathematische Aufgaben nutzen. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie im Kontaktordner das derzeitige Alter einer Person berechnen können. Voraussetzung ist, dass Sie die Geburtstage einzelner Kontakte eingegeben haben (Geburtstage erfassen Sie im Kontaktformular auf der Registerkarte Details).
Hier die Schritte, mit denen Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontaktordner einfügen, welches das Alter berechnet:
- Wechseln Sie in den Kontaktordner von Outlook.
- Rufen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle
Ansicht anpassen auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder.
- Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, klicken Sie nun auf
die Schaltfläche Neues Feld. Damit
richten Sie ein Feld ein, das allen Elementen des Kontaktordners
zugeordnet ist - ein so genanntes "Benutzerdefiniertes Ordnerfeld".
- Weisen Sie dem Feld einen Namen zu
- in diesem Fall den Namen "Alter".
- In der nächsten Zeile des Dialogfelds wählen Sie den Typ "Formel" aus.
- Die Formel selbst, mit der Sie
hier das Alter berechnen wollen, können Sie direkt in das untere Feld
eingeben. Oder Sie nutzen die Hilfestellungen, die Ihnen nach einem
Mausklick auf die Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung stehen:
- Über die Dropdown-Schaltfläche Feld können Sie bequem auf alle vorhandenen
Outlook-Felder zugreifen, um sie in den Formelbereich einzufügen.
- Mit der Dropdown-Schaltfläche Funktion übertragen Sie eine der eingebauten
Rechenfunktionen in den Formelbereich, wobei die Funktionsauswahl
übersichtlich nach Einsatzgebieten ("Konvertierung", "Datum/Uhrzeit"
usw.) gegliedert ist.
IIf(IsDate([Geburtstag]),DateDiff("yyyy",[Geburtstag],
Now())+(DatePart("y",[Geburtstag])>DatePart("y",Now())),"")
- Bestätigen Sie die Formeleingabe und die Felddefinition jeweils mit
Ok.
- Outlook integriert das neue Feld namens "Alter" automatisch in die
Liste der Felder, die in der aktuellen Ansicht dargestellt werden. Mit
den Schaltflächen Nach oben
beziehungsweise Nach unten können Sie
bestimmen, an welcher Position das Feld stehen soll.
- Wenn Sie die Positionierung abgeschlossen haben, bestätigen Sie die
Anpassung der Ansicht mit Ok.
- Verlassen Sie auch das Dialogfeld mit den Schaltflächen Felder, Gruppieren, Sortieren usw. mit Ok.
Die oben aufgeführte Formel achtet übrigens darauf, ob ein Geburtstag bereits vorüber ist oder ob er erst später im Jahr ansteht. Dazu wird zur normalen Jahresdifferenz zwischen aktuellem Jahr und Geburtsjahr noch das logische Ergebnis der Teilformel
(DatePart("y",[Geburtstag])>DatePart("y",Now()))
addiert. "DatePart" mit dem Parameter "y" errechnet die Anzahl der Tage, die seit Jahresbeginn vergangen sind, und zwar ohne Berücksichtigung der Jahreszahl. Wenn der Geburtstag später im Jahr liegt als das aktuelle Datum, ist die Bedingung wahr, was mathematisch dem Wert "-1" entspricht (wer erst am Ende des Jahres 40 wird, ist eben die meiste Zeit des Jahres "40-1" - also 39). Sollte die Bedingung nicht zutreffen, das heißt der Geburtstag schon gewesen sein, ist das Formelergebnis rechnerisch "0" (dann entspricht das Alter der normalen Jahresdifferenz).
Nach diesem Muster können Sie mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern beliebige Berechnungen anstellen. Und das nicht nur im Kontaktordner, sondern in jedem Outlook-Ordner.
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2.0 von SmartTools Outlook BackupWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Outlook-Kalender jahresweise archivieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich möchte meinen Outlook-Kalender archivieren, a) um Platz zu sparen und b) um die zurückliegenden Termine als eine Art Referenz zu sichern. Die normale Archivfunktion von Outlook bietet mir aber nur die Möglichkeit, alle Termine bis zu einem bestimmten Datum auszulagern. Mein Ziel ist es aber, einzelne Jahreskalender anzulegen. Dafür müsste ich neben dem Enddatum auch ein Anfangsdatum der zu archivierenden Termine angeben können. Habe ich bei der Archivfunktion etwas übersehen oder kennen Sie eine andere Lösung für das Problem?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Sie haben nichts übersehen. Um den Kalender gezielt für einen bestimmten Zeitraum zu archivieren, bleibt Ihnen nur der Einsatz der Exportfunktion. Damit können Sie, genau wie mit der Archivfunktion, eine PST-Datei anlegen. Anschließend müssen Sie die exportierten Termine allerdings noch separat aus dem Kalender löschen. Die Archivfunktion erledigt das Exportieren und Löschen in einem Arbeitsgang.
Zum jahresweisen Archivieren Ihrer Kalendereinträge gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Datei-Importieren/Exportieren an.
- Wählen Sie die Option zum Exportieren in eine
Datei an. Gehen Sie dann mit der Schaltfläche Weiter zur nächsten Seite des
Import/Export-Assistenten.
- Aktivieren Sie als Dateityp Persönliche
Ordner-Datei (.pst) und fahren Sie mit einem Mausklick auf
Weiter fort.
- Markieren Sie Ihren Kalender als
Quelle des Exportvorgangs. Bevor Sie direkt zur nächsten Seite des
Assistenten gehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter.
- Um das passende Filterkriterium anzugeben, wechseln Sie auf die
Registerkarte Erweitert. Dort wählen
Sie über die Schaltfläche Feld zuerst
Alle Terminfelder und dann Serienbeginn aus. Im Dropdown-Feld Bedingung aktivieren Sie den Eintrag "am
oder nach". Danach tragen Sie als Wert
das gewünschte Anfangsdatum ein - beispielsweise "1.1.2004". Mit einem
Klick auf Zur Liste hinzufügen
definieren Sie das erste Filterkriterium.
- Wiederholen Sie die Aktionen aus dem letzten Schritt, um das
Enddatum festzulegen. Dazu definieren Sie ein Filterkriterium für das
Feld Serienende mit der Bedingung "am
oder vor" und dem Wert "1.1.2005". Auch diese Eingabe schließen Sie mit
einem Klick auf Zur Liste hinzufügen
ab. - Beachten Sie, dass das Enddatum einen Tag nach dem eigentlich zu
archivierenden Zeitraum liegt. Damit schließen Sie auch ganztägige
Ereignisse für den letzten Tag ein. Für Outlook endet ein ganztägiges
Ereignis nämlich immer um 0 Uhr des jeweiligen Folgetages.
- Nachdem Sie die beiden Filterkriterien mit Ok bestätigt haben, klicken Sie im
Import/Export-Assistenten auf Weiter.
- Nun bestimmen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen den Zielordner und den Namen der
Archivdatei. Anschließend klicken Sie auf Fertig
stellen.
- Outlook fragt Sie jetzt nach einem Namen, der beim späteren Öffnen
der PST-Datei in der Ordnerliste von Outlook angezeigt wird. Zur
leichteren Unterscheidung empfiehlt es sich, eine aussagekräftige
Bezeichnung einzugeben - zum Beispiel "Archivordner 2005". Den
Exportvorgang starten Sie dann mit der Schaltfläche Ok.
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender.
- Wenn Sie mit Outlook 98, 2000 oder 2002/XP arbeiten, wählen Sie im
Menü Ansicht erst Aktuelle Ansicht und dann Ansichten definieren an. In Outlook 2003
wählen Sie im Menü Ansicht zunächst
Anordnen nach und dann Aktuelle Ansicht sowie Ansichten definieren an.
- Klicken Sie auf Neu, um eine neue
Ansicht zu definieren.
- Weisen Sie der Ansicht einen Namen wie "Alle Termine per Zeitraum"
zu. Als Ansichtentyp markieren Sie
"Tabelle". Dann klicken Sie auf Ok.
- Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern, womit Sie das Dialogfeld öffnen,
das Sie bereits vom Filtern während des Exportvorgangs kennen. Verfahren
Sie genau so wie oben in den Schritten 5 und 6, um dieselben Anfangs-
und Enddaten für Serienbeginn und Serienende einzustellen.
- Bestätigen Sie die zuletzt geöffneten Dialogfelder mit Ok, bis Sie zum Fenster mit der
Ansichtenliste zurückgekehrt sind. Darin klicken Sie auf Ansicht übernehmen.
- Sie sehen nun genau die Termine, die Sie in die PST-Datei exportiert
haben. Mit der Tastenkombination Strg + A markieren Sie sämtliche
Einträge. Anschließend genügt ein Druck auf die Entf-Taste, um
sie aus dem Kalender zu entfernen.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Nachtrag: Dateiversand über 'Senden an' und Outlook optimieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: In einer der vergangenen Outlook Weekly-Ausgaben haben Sie beschrieben, wie man eine Verknüpfung zu Outlook in das Kontextmenü Senden an (im Windows-Explorer) einfügen kann. Ich habe das auf einem Rechner mit Windows 2000 ausprobiert und es funktioniert ausgezeichnet. Auf einem PC mit Windows XP erscheint die Outlook-Verknüpfung allerdings nicht im Menü Senden an, obwohl ich sie genau nach Anleitung in den "SendTo-Ordner" des aktuellen Benutzers eingefügt habe. Können Sie sich das erklären?
F. Zehetner
ANTWORT: Das Problem tritt mitunter auf Windows XP-Systemen auf, womöglich aufgrund der Installation/Deinstallation bestimmter Anwendungen. Überprüfen Sie zuerst, ob der "SendTo-Ordner", in den Sie die Outlook-Verknüpfung eingefügt haben, überhaupt vom System verwendet wird. Dazu starten Sie den Registrierungseditor, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen anwählen, "regedit" eingeben und dann auf Ok klicken. Öffnen Sie folgenden Zweig der Registrierungsdatenbank:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\
CurrentVersion\Explorer\Shell Folders
In der rechten Fensterhälfte muss der Eintrag "SendTo" auf den passenden Benutzerordner verweisen. Per Doppelklick können Sie den Eintrag bearbeiten und gegebenenfalls auf den gewünschten Pfad umstellen. Nach der Überprüfung/Änderung beenden Sie den Registrierungseditor.
Falls Sie die Pfadangabe nicht ändern mussten, weil sie mit der übereinstimmt, die Sie zum Einfügen der Outlook-Verknüpfung verwendet haben, versuchen Sie es mit folgenden Schritten:
- Beenden Sie alle laufenden Anwendungen.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü erneut den Befehl Ausführen an.
- Geben Sie folgendes Kommando ein:
- Klicken Sie auf Ok, um den Befehl
auszuführen, und bestätigen Sie die anschließende Meldung ebenfalls mit
Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, wobei Sie dieses Mal aber
dieses Kommando eingeben:
- Starten Sie Ihren Rechner neu.
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