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Ausgabe vom 11. Januar
2006
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News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach
Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse
mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre
Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange
Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
Erledigen auch Sie Ihre
Korrespondenz mit dem SmartTools Brief- und Fax-Manager in Zukunft schnell
und komfortabel. Nutzen Sie außerdem die Sonderaktion mit zur Zeit 25%
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Download-Tipp: Endlich Schluss mit dem
Feiertagsdilemma in Ihrem Outlook-Kalender
Früher
oder später erwischt es jeden Outlook-Anwender: Im neuen Kalenderjahr
fehlen die Feiertage. Selbst die von Microsoft angebotenen Lösungen
schaffen das Dilemma nicht aus der Welt. Mit dem kostenlosen SmartTools
Feiertags-Assistenten für Outlook können Sie Feiertage fast bis in
alle Ewigkeit in Ihren Outlook-Kalender eintragen und sogar eigene
Festtage definieren, die nach beliebigen Mustern wiederkehren.
Nach
der automatischen Installation rufen Sie den Assistenten direkt in Outlook
über das Menü SmartTools auf.
Standardmäßig sind bereits die wichtigsten Feiertage für Deutschland,
Österreich und die Schweiz in einer übersichtlichen Liste definiert. Über
zwei Pfeil-Schaltflächen wählen Sie gewünschten Feiertage aus, legen einen
Zeitraum zwischen den Jahren 1602 und 4499 (!) fest, und der Assistent
fügt die Feiertage per Klick auf In Kalender
eintragen in Ihren Outlook-Kalender ein.
Der
Clou: Sie können ganz einfach eigene Feiertage bzw. Ereignisse anlegen
oder bestehende Einträge ändern. Das Bearbeitungsformular des
Feiertags-Assistenten unterstützt Sie bei der Erstellung von neuen
Ereignissen, die ein bestimmtes Wiederholungsmuster aufweisen. Fügen Sie
also zum Beispiel ganz einfach regionale Feiertage, Jubiläen oder andere
Jahrestage mit wenig Aufwand in Ihren Kalender ein.
News: Wichtiges Windows-Update betrifft
Outlook-Anwender
In den letzten Wochen ist häufiger
über eine kritische Sicherheitslücke in Windows berichtet worden, bei der
alleine die Anzeige einer manipulierten Grafik beispielsweise dazu führen
kann, dass ein Virus oder ein anderes schädliches Programm ausgeführt
wird. So genügt schon der Besuch einer entsprechenden Webseite, um Ihren
Rechner unbemerkt von jedem Antivirenprogramm in Gefahr zu
bringen.
Wenn Sie Ihre Windows-Version bisher noch nicht
aktualisiert haben, sollten Sie das unbedingt so schnell wie möglich
nachholen:
Sicherheitsbulletin
zur WMF-Sicherheitslücke in Windows
Als Outlook-Anwender
sind Sie von dem Problem übrigens besonders betroffen, denn auch die
Anzeige einer manipulierten Grafik, die Sie per E-Mail erhalten, kann
bereits zur unbemerkten Ausführung von schädlichem Code
führen.
News: Wahl zum Tipp und Tool
des Jahres 2005
In der letzten Ausgabe des
vergangenen Jahres haben wir Sie um die Teilnahme an einer kleinen Umfrage
teilzunehmen, in der der Outlook-Tipp und das Outlook-Tool des Jahres 2005
gewählt wird. Auf vielfachen Wunsch haben wir die Umfrage noch nicht
geschlossen, sondern bieten Ihnen diese Woche noch die Möglichkeit, uns
Ihre Meinung zu den Tipps und Tools des vergangenen Jahres
mitzuteilen.
Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren
virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfüllen
können:
Wahl zum Tipp
und Tool des Jahres 2005
Benutzerdefinierte Felder - Damit Sie mit Outlook rechnen
können Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
Outlook bietet Platz für eine Fülle von Informationen. Ob Sie
Adressdaten erfassen, Termine verwalten oder Ihre E-Mails organisieren
wollen, für jeden Zweck gibt es Eingabemasken mit den entsprechenden
Detailfeldern. Schwieriger wird es, wenn Sie Outlook zum Auswerten der
Daten heranziehen wollen. Sie können die Darstellung der Informationen
zwar mit speziellen Ordneransichten beeinflussen. Echte Statistiken oder
andere Berechnungen beherrscht Outlook aber von Haus aus nicht. Das können
Sie ändern, und zwar mit "benutzerdefinierten Feldern".
In
benutzerdefinierten Feldern stehen Ihnen nicht nur die vier
Grundrechenarten zur Verfügung. Ebenso gut können Sie eingebaute
Funktionen für Textwerte, Datumsangaben oder komplexe mathematische
Aufgaben nutzen. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie im Kontaktordner das
derzeitige Alter einer Person berechnen können. Voraussetzung ist, dass
Sie die Geburtstage einzelner Kontakte eingegeben haben (Geburtstage
erfassen Sie im Kontaktformular auf der Registerkarte Details).
Hier die Schritte, mit denen
Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontaktordner einfügen, welches
das Alter berechnet:
- Wechseln Sie in den Kontaktordner von Outlook.
- Rufen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle
Ansicht anpassen auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder.
- Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, klicken Sie nun auf
die Schaltfläche Neues Feld. Damit
richten Sie ein Feld ein, das allen Elementen des Kontaktordners
zugeordnet ist - ein so genanntes "Benutzerdefiniertes Ordnerfeld".
- Weisen Sie dem Feld einen Namen zu
- in diesem Fall den Namen "Alter".
- In der nächsten Zeile des Dialogfelds wählen Sie den Typ "Formel" aus.
- Die Formel selbst, mit der Sie
hier das Alter berechnen wollen, können Sie direkt in das untere Feld
eingeben. Oder Sie nutzen die Hilfestellungen, die Ihnen nach einem
Mausklick auf die Schaltfläche Bearbeiten zur Verfügung stehen:
- Über die Dropdown-Schaltfläche Feld können Sie bequem auf alle vorhandenen
Outlook-Felder zugreifen, um sie in den Formelbereich einzufügen.
- Mit der Dropdown-Schaltfläche Funktion übertragen Sie eine der eingebauten
Rechenfunktionen in den Formelbereich, wobei die Funktionsauswahl
übersichtlich nach Einsatzgebieten ("Konvertierung", "Datum/Uhrzeit"
usw.) gegliedert ist.
Egal welche Methode Sie einsetzen; für
die Altersberechnung müssen Sie folgende Formel
aufstellen:
IIf(IsDate([Geburtstag]),DateDiff("yyyy",[Geburtstag], Now())+(DatePart("y",[Geburtstag])>DatePart("y",Now())),"")
- Bestätigen Sie die Formeleingabe und die Felddefinition jeweils mit
Ok.
- Outlook integriert das neue Feld namens "Alter" automatisch in die
Liste der Felder, die in der aktuellen Ansicht dargestellt werden. Mit
den Schaltflächen Nach oben
beziehungsweise Nach unten können Sie
bestimmen, an welcher Position das Feld stehen soll.
- Wenn Sie die Positionierung abgeschlossen haben, bestätigen Sie die
Anpassung der Ansicht mit Ok.
- Verlassen Sie auch das Dialogfeld mit den Schaltflächen Felder, Gruppieren, Sortieren usw. mit Ok.
Sofern Sie Kontakte mit
Geburtstagen erfasst haben, sehen Sie nun jeweils das derzeitige Alter. In
einer tabellarischen Ordneransicht wie der "Telefonliste" erscheint es in
einer eigenen Spalte. Ansonsten sehen Sie es im Rahmen der
Adresskarten.
Die oben aufgeführte Formel achtet übrigens darauf,
ob ein Geburtstag bereits vorüber ist oder ob er erst später im Jahr
ansteht. Dazu wird zur normalen Jahresdifferenz zwischen aktuellem Jahr
und Geburtsjahr noch das logische Ergebnis der
Teilformel
(DatePart("y",[Geburtstag])>DatePart("y",Now()))
addiert. "DatePart" mit dem Parameter
"y" errechnet die Anzahl der Tage, die seit Jahresbeginn vergangen sind,
und zwar ohne Berücksichtigung der Jahreszahl. Wenn der Geburtstag später
im Jahr liegt als das aktuelle Datum, ist die Bedingung wahr, was
mathematisch dem Wert "-1" entspricht (wer erst am Ende des Jahres 40
wird, ist eben die meiste Zeit des Jahres "40-1" - also 39). Sollte die
Bedingung nicht zutreffen, das heißt der Geburtstag schon gewesen sein,
ist das Formelergebnis rechnerisch "0" (dann entspricht das Alter der
normalen Jahresdifferenz).
Nach diesem Muster können Sie mit Hilfe
von benutzerdefinierten Feldern beliebige Berechnungen anstellen. Und das
nicht nur im Kontaktordner, sondern in jedem Outlook-Ordner.
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Komfortable Datensicherung für Outlook - Die neue Version
2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde
passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren
gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch
wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und
Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um
alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und
E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten
können.
Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie
diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach
die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre
Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen,
Signaturen, Filter und Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen
sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der
Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen
wie Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter
sichern bzw. zurückspielen usw.
SmartTools Outlook
Backup 2.0 bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die
auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden
kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen
und das Wiederherstellen einer Datensicherung.
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Outlook-Kalender jahresweise
archivieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: Ich möchte meinen
Outlook-Kalender archivieren, a) um Platz zu sparen und b) um die
zurückliegenden Termine als eine Art Referenz zu sichern. Die normale
Archivfunktion von Outlook bietet mir aber nur die Möglichkeit, alle
Termine bis zu einem bestimmten Datum auszulagern. Mein Ziel ist es aber,
einzelne Jahreskalender anzulegen. Dafür müsste ich neben dem Enddatum
auch ein Anfangsdatum der zu archivierenden Termine angeben können. Habe
ich bei der Archivfunktion etwas übersehen oder kennen Sie eine andere
Lösung für das Problem? Diverse Anfragen
ANTWORT: Sie haben nichts
übersehen. Um den Kalender gezielt für einen bestimmten Zeitraum zu
archivieren, bleibt Ihnen nur der Einsatz der Exportfunktion. Damit können
Sie, genau wie mit der Archivfunktion, eine PST-Datei anlegen.
Anschließend müssen Sie die exportierten Termine allerdings noch separat
aus dem Kalender löschen. Die Archivfunktion erledigt das Exportieren und
Löschen in einem Arbeitsgang.
Zum jahresweisen Archivieren Ihrer
Kalendereinträge gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Datei-Importieren/Exportieren an.
- Wählen Sie die Option zum Exportieren in eine
Datei an. Gehen Sie dann mit der Schaltfläche Weiter zur nächsten Seite des
Import/Export-Assistenten.
- Aktivieren Sie als Dateityp Persönliche
Ordner-Datei (.pst) und fahren Sie mit einem Mausklick auf
Weiter fort.
- Markieren Sie Ihren Kalender als
Quelle des Exportvorgangs. Bevor Sie direkt zur nächsten Seite des
Assistenten gehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter.
- Um das passende Filterkriterium anzugeben, wechseln Sie auf die
Registerkarte Erweitert. Dort wählen
Sie über die Schaltfläche Feld zuerst
Alle Terminfelder und dann Serienbeginn aus. Im Dropdown-Feld Bedingung aktivieren Sie den Eintrag "am
oder nach". Danach tragen Sie als Wert
das gewünschte Anfangsdatum ein - beispielsweise "1.1.2004". Mit einem
Klick auf Zur Liste hinzufügen
definieren Sie das erste Filterkriterium.
- Wiederholen Sie die Aktionen aus dem letzten Schritt, um das
Enddatum festzulegen. Dazu definieren Sie ein Filterkriterium für das
Feld Serienende mit der Bedingung "am
oder vor" und dem Wert "1.1.2005". Auch diese Eingabe schließen Sie mit
einem Klick auf Zur Liste hinzufügen
ab. - Beachten Sie, dass das Enddatum einen Tag nach dem eigentlich zu
archivierenden Zeitraum liegt. Damit schließen Sie auch ganztägige
Ereignisse für den letzten Tag ein. Für Outlook endet ein ganztägiges
Ereignis nämlich immer um 0 Uhr des jeweiligen Folgetages.
- Nachdem Sie die beiden Filterkriterien mit Ok bestätigt haben, klicken Sie im
Import/Export-Assistenten auf Weiter.
- Nun bestimmen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen den Zielordner und den Namen der
Archivdatei. Anschließend klicken Sie auf Fertig
stellen.
- Outlook fragt Sie jetzt nach einem Namen, der beim späteren Öffnen
der PST-Datei in der Ordnerliste von Outlook angezeigt wird. Zur
leichteren Unterscheidung empfiehlt es sich, eine aussagekräftige
Bezeichnung einzugeben - zum Beispiel "Archivordner 2005". Den
Exportvorgang starten Sie dann mit der Schaltfläche Ok.
Damit sind die Termine aber
noch nicht aus Ihrem Kalender gelöscht. Das erledigen Sie am schnellsten
mit einer neuen Kalenderansicht, in der Sie dieselben Filterkriterien
anwenden wie beim Exportieren:
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender.
- Wenn Sie mit Outlook 98, 2000 oder 2002/XP arbeiten, wählen Sie im
Menü Ansicht erst Aktuelle Ansicht und dann Ansichten definieren an. In Outlook 2003
wählen Sie im Menü Ansicht zunächst
Anordnen nach und dann Aktuelle Ansicht sowie Ansichten definieren an.
- Klicken Sie auf Neu, um eine neue
Ansicht zu definieren.
- Weisen Sie der Ansicht einen Namen wie "Alle Termine per Zeitraum"
zu. Als Ansichtentyp markieren Sie
"Tabelle". Dann klicken Sie auf Ok.
- Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern, womit Sie das Dialogfeld öffnen,
das Sie bereits vom Filtern während des Exportvorgangs kennen. Verfahren
Sie genau so wie oben in den Schritten 5 und 6, um dieselben Anfangs-
und Enddaten für Serienbeginn und Serienende einzustellen.
- Bestätigen Sie die zuletzt geöffneten Dialogfelder mit Ok, bis Sie zum Fenster mit der
Ansichtenliste zurückgekehrt sind. Darin klicken Sie auf Ansicht übernehmen.
- Sie sehen nun genau die Termine, die Sie in die PST-Datei exportiert
haben. Mit der Tastenkombination Strg + A markieren Sie sämtliche
Einträge. Anschließend genügt ein Druck auf die Entf-Taste, um
sie aus dem Kalender zu entfernen.
Damit haben Sie zumindest
Einzeltermine und Terminserien, die im jeweiligen Jahr anfangen und enden,
archiviert. Längerfristige, jährlich wiederkehrende Ereignisse - wie etwa
Geburtstage - werden von dieser Exportmethode nicht berücksichtigt. Das
ist aber auch nicht unbedingt erwünscht, denn oft sollen solche Termine
auch im aktuellen Jahr im Kalender verbleiben.
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usw. komfortabel in Word & Excel einfügen
Sie
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mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes
neue Dokument?
Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie
jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der
aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keine Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen
notwendig.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt
die nächste Nummer automatisch an jeder gewünschten Position
ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn
Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise
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Excel
| Nachtrag: Dateiversand über 'Senden an' und
Outlook optimieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und
2000
FRAGE: In einer der
vergangenen Outlook Weekly-Ausgaben haben Sie beschrieben, wie man eine
Verknüpfung zu Outlook in das Kontextmenü Senden
an (im Windows-Explorer) einfügen kann. Ich habe das auf einem
Rechner mit Windows 2000 ausprobiert und es funktioniert ausgezeichnet.
Auf einem PC mit Windows XP erscheint die Outlook-Verknüpfung allerdings
nicht im Menü Senden an, obwohl ich sie
genau nach Anleitung in den "SendTo-Ordner" des aktuellen Benutzers
eingefügt habe. Können Sie sich das erklären? F.
Zehetner
ANTWORT: Das Problem tritt
mitunter auf Windows XP-Systemen auf, womöglich aufgrund der
Installation/Deinstallation bestimmter Anwendungen. Überprüfen Sie zuerst,
ob der "SendTo-Ordner", in den Sie die Outlook-Verknüpfung eingefügt
haben, überhaupt vom System verwendet wird. Dazu starten Sie den
Registrierungseditor, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen anwählen, "regedit" eingeben und
dann auf Ok klicken. Öffnen Sie
folgenden Zweig der Registrierungsdatenbank:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\Explorer\Shell
Folders
In der
rechten Fensterhälfte muss der Eintrag "SendTo" auf den passenden
Benutzerordner verweisen. Per Doppelklick können Sie den Eintrag
bearbeiten und gegebenenfalls auf den gewünschten Pfad umstellen. Nach der
Überprüfung/Änderung beenden Sie den Registrierungseditor.
Falls
Sie die Pfadangabe nicht ändern mussten, weil sie mit der übereinstimmt,
die Sie zum Einfügen der Outlook-Verknüpfung verwendet haben, versuchen
Sie es mit folgenden Schritten:
- Beenden Sie alle laufenden Anwendungen.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü erneut den Befehl Ausführen an.
- Geben Sie folgendes Kommando ein:
regsvr32 sendmail.dll
- Klicken Sie auf Ok, um den Befehl
auszuführen, und bestätigen Sie die anschließende Meldung ebenfalls mit
Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, wobei Sie dieses Mal aber
dieses Kommando eingeben:
regsvr32 /i shell32
- Starten Sie Ihren Rechner neu.
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