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Gesendet: Dienstag, 10. Mai 2005 23:09
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 11.5.2005

 Ausgabe vom 11. Mai 2005

 In dieser Ausgabe

Outlook-News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 Outlook-News & Downloads

Spotlight: Serienmails komfortabel und ohne Sicherheitsabfragen verschicken

Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:

  1. Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
  2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Serienmails senden und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Wir bieten Ihnen den SmartTools Serienmailer zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis an:

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Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine per Mausklick erstellen

Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit dem Tool "SmartTools Terminübersicht" können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis können Sie dann beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken.

Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste Erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem Dialog können Sie dann nacheinander den gewünschten Kalender, den Zeitraum und das Format auswählen. Ein Mausklick auf Dokument anlegen startet dann Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument. Die Vorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden.

Den kostenlosen Download finden Sie unter:

 SmartTools Terminübersicht

News: Kostenloser E-Mail Icon Generator

Sie möchten Ihre E-Mail-Adresse als ansprechend formatiertes Icon auf Ihrer Webseite, in Ihren HTML-Mails oder Dokumenten präsentieren? Auf der folgenden Seite finden Sie einen kostenlosen Generator, der nach Eingabe Ihrer Mailadresse bei einem der größeren amerikanischen Provider wie AOL oder Gmail automatisch eine individuelle Grafik erzeugt:

http://www.nhacks.com/email/

 Outlook-Tipp der Woche

So können Sie Ihre E-Mails mit individuellen Ansichten noch besser organisieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98

Im Posteingang landet die gesamte an Sie gerichtete Mail. Da heißt es den Überblick zu bewahren, vor allem wenn es darum geht, bestimmte E-Mails schnell wieder zu finden. Die übliche tabellarische Übersicht des Posteingangs ist da keine große Hilfe.

Für mehr Ordnung sorgen individuelle Ansichten, mit denen Sie die Mails nach bestimmten Kriterien filtern oder in Gruppen zusammenfassen können. Womöglich müssen Sie nicht einmal selbst Hand anlegen, denn Outlook verfügt bereits über eine Reihe vorgefertigter Posteingangsansichten. Zu erreichen sind sie standardmäßig über das Untermenü zum Befehl Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht (Outlook 2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht (Outlook 2002/XP, 2000 und 98).

Noch schneller gestaltet sich der Ansichtenwechsel aber mit Hilfe der Symbolleiste Erweitert, die Sie per Ansicht-Symbolleisten-Erweitert einblenden. Die Symbolleiste enthält ein Dropdown-Feld, mit dem Sie im Handumdrehen von einer Ansicht in die andere wechseln können. Probieren Sie zum Beispiel die vorgefertigte Ansicht "Nach Absender" aus.

Die "Nach Absender" gruppierte Ansicht eignet sich hervorragend, wenn Sie eine E-Mail von einer bestimmten Person suchen, aber nicht mehr genau wissen, wann Sie diese Mail erhalten haben. Blättern Sie einfach die Gruppierungsebenen durch, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben und lassen Sie sich alle zugehörigen Nachrichten anzeigen, indem Sie die Ebene mit einem Mausklick auf das kleine, am linken Rand angezeigte Plussymbol öffnen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, jede Ansicht individuell anzupassen. Das heißt, Sie können Felder hinzufügen, andere Gruppierungsebenen einrichten oder Filter definieren. Wenn Sie beispielsweise wissen wollen, wie lange eine Nachricht unterwegs war, müssen Sie in der normalen "Nachrichten"-Ansicht nur eine Spalte mit dem Feld "Gesendet" einfügen. Das funktioniert wie folgt:

  1. Wechseln Sie mit Hilfe des Dropdown-Feldes in der Symbolleiste Erweitert in die Ansicht "Nachrichten".
  2. Klicken Sie die graue Zeile mit den Spaltenüberschriften ("Von", "Betreff" usw.) mit der rechten Maustaste an, um ein Kontextmenü zu öffnen.
  3. Rufen Sie den Befehl Feldauswahl auf.
  4. Auf dem Bildschirm erscheint ein kleines Zusatzfenster mit "Häufig verwendeten Feldern". Daraus ziehen Sie den Feldnamen Gesendet mit der Maus in die Zeile mit den Spaltenüberschriften des Posteingangs. Kleine rote Pfeile kennzeichnen die Position, an der die neue Spalte eingefügt wird. Ziehen Sie den Feldnamen zum Beispiel links neben die Spalte "Erhalten".
  5. Schließen Sie das Fenster mit der Feldauswahl.
  6. Passen Sie die Spaltenbreiten an, indem Sie mit der Maus auf den rechten Rand der gewünschten Spaltenüberschrift zeigen und anschließend die Spaltenbegrenzung nach rechts (zum Vergrößern der Spaltenbreite) oder links (zum Verkleinern) ziehen.
Sie werden feststellen, dass sich Outlook die neue Ansichtsdefinition merkt, auch wenn Sie zwischenzeitlich eine andere Ordneransicht aktivieren. - Das ist aber nicht immer erwünscht, vor allem nicht nach gravierenden Änderungen der Ansichtsdefinition. Manchmal ist es deshalb sinnvoller, eine komplett neue Ordneransicht anzulegen. Das folgende Beispiel demonstriert die Vorgehensweise. Sie richten damit eine Darstellungsform ein, die Ihre E-Mails in einer kalendarischen Übersicht präsentiert.

  1. Rufen Sie aus dem Posteingang den Befehl Ansicht-(Anordnen nach)-Aktuelle Ansicht-Ansichten definieren auf.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine komplett neue Ansicht einzurichten.
  3. Tragen Sie im Feld Name der neuen Ansicht eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein, - hier eignet sich zum Beispiel "Kalenderansicht". Als Ansichtentyp markieren Sie "Tages-/Wochen-/Monatsansicht" (Outlook 2003, 2002/XP und 2000) bzw. "Tag/Woche/Monat" (Outlook 98).
  4. Wenn Sie die Ansicht nicht nur im Posteingang sondern auch im Postausgangsordner oder im Ordner "Gesendete Objekte" einsetzen wollen, aktivieren Sie die Option Alle E-Mail-Ordner. Ansonsten behalten Sie die Standardauswahl, Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar bei.
  5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok.
  6. Nun bestimmen Sie die weiteren Details der Ordneransicht - etwa, welche Felder angezeigt werden sollen. Das ist hauptsächlich für tabellarische Ansichten interessant. Um in der hier vorliegenden kalendarischen Ansicht die Vorgehensweise zu demonstrieren, setzen Sie einen Filter, der die Anzeige auf die Mails des aktuellen Monats begrenzt. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
  7. Für die zeitliche Begrenzung können Sie auf einen Standardfilter auf der Registerkarte Nachrichten zurückgreifen. Wählen Sie dort aus der Dropdown-Liste Zeit den Eintrag "Erhalten" aus. Anschließend stellen Sie in der rechts angrenzenden Dropdown-Liste die Option "diesen Monat" ein. Bestätigen Sie den Filter mit Ok.
  8. Sofern Sie keine weiteren Änderungen vornehmen wollen, klicken Sie im Dialogfeld mit den Ansichtseinstellungen auf Ok.
  9. Damit Outlook sofort in die neue Ansichtsdefinition wechselt, klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Ansicht übernehmen.
Daraufhin stellt Outlook den Posteingang wie einen Kalender dar - standardmäßig in einer Wochenansicht. Mit den entsprechenden Symbolleistenschaltflächen können Sie aber auch in die Tages- oder Monatsansicht wechseln. So finden Sie Nachrichten, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erhalten haben, in Zukunft noch schneller. Und da Sie die "Kalenderansicht" ganz neu definiert haben, können Sie problemlos in eine andere Ordneransicht wechseln. Die kalendarische Übersicht ist über die Ansichts-Dropdown-Liste oder das Menü Ansicht jederzeit wieder erreichbar.

Sie sehen also, dass es sich durchaus lohnt, mit den Ansichtseinstellungen des Posteingangs zu experimentieren. Sie können Ihre Arbeit besser organisieren und gestalten Suchvorgänge noch effektiver.

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Outlook-Daten komfortabel und automatisch sichern

Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.

Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.

Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:

  • Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
  • SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln.
  • Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden:

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 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 98/97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Grafik wird in Outlook 2002/XP und 2000 nicht ausgedruckt
Versionen: Outlook 2002/XP und 2000

 FRAGE:  Ich arbeite mit Outlook 2000. Seitdem ich meinen Rechner mit Windows XP und dem Service Pack 2 neu eingerichtet habe, druckt Outlook meine E-Mails nicht mehr korrekt. Eine Mail, die eine Grafik enthält, wird am Bildschirm zwar richtig dargestellt. Beim Drucken erscheint anstelle der Grafik aber nur ein Rahmen mit einem kleinen X in der oberen linken Ecke. Kennen Sie das Problem und wissen Sie eine Lösung?
L. Franz

 ANTWORT:  Dabei scheint es sich um einen Programmfehler in Outlook 2002/XP und Outlook 2000 zu handeln. Laut Microsoft können Sie den Fehler beheben, indem Sie die neueste Version des Internet Explorer installieren. Das ist derzeit "Internet Explorer 6 Service Pack 1".

Im Übrigen sollten Sie außerdem die jüngsten Service Packs für Outlook bzw. Office installieren. Die Service Packs beheben allgemeine Programmfehler, die erst im Laufe der Zeit bekannt geworden sind. Zu solchen Fehlern gehört offensichtlich auch Ihr Druckproblem. Sowohl für Office 2000 als auch für Office XP (mit Outlook 2002) liegt inzwischen ein Service Pack 3 vor. Download-Links zu allen verfügbaren Service Packs finden Sie auf folgenden Internetseiten:

Office 2000:
http://support.microsoft.com/kb/276367

Office 2002:
http://support.microsoft.com/kb/307841

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Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen

Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.

Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:

  • Führen Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Änderungen der anderen Versionen enthält.
  • Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells.
  • Arbeiten Sie Änderungen voll automatisch in eine Liste (Priese, Artikel, Aufträge etc.) ein.
  • Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate.
  • Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekräftigen Gesamtliste.
Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/


Gemeinsames Adressbuch für Outlook, Outlook Express und Windows
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98

 FRAGE:  Ich benutze seit kurzer Zeit Outlook 2003. Ich konnte die Kontakte aus der Vorgängerversion problemlos übernehmen. Was allerdings nicht mehr funktioniert, ist mein ISDN-Anrufmonitor, der zur Identifikation des anrufenden Teilnehmers auf das Windows-Adressbuch zurückgreift. Früher konnte ich einstellen, dass sich Windows und Outlook ein Adressbuch teilen. Das scheint jetzt nicht mehr zu gehen. Und selbst ein Kopiervorgang aus dem Outlook-Kontaktordner in das Windows-Adressbuch ist gescheitert, wobei eine doppelte Adressverwaltung ohnehin nur eine Notlösung gewesen wäre. Können Sie mir weiterhelfen?
H. Groß

 ANTWORT:  Ob Ihr Anrufmonitor mit der nachfolgend vorgestellten Lösung zurechtkommt, können wir zwar nicht garantieren. Immerhin können wir Ihnen verraten, wie Sie dafür sorgen, dass Outlook, Outlook Express und Windows einen gemeinsamen Adressbestand benutzen.

In Outlook 98 und 2000 war das möglich, wenn Sie im "Nur via Internet"-Modus gearbeitet haben (in der zweiten Zeile des Infofensters, das Sie per ?-Info über Microsoft Outlook aufrufen, können Sie den aktuellen Installationsmodus nachlesen). Dann konnten Sie im Adressbuch von Outlook Express (nicht in Outlook!) die gemeinsame Nutzung mit dem Kontaktordner einschalten. Bei Einsatz des "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"-Modus stand diese Option jedoch nicht zur Verfügung.

Da Outlook 2003 und 2002/XP keine unterschiedlichen Installationsmodi mehr kennen und einige Features aus dem Arbeitsgruppenmodus übernommen hat, fehlt auch hier die gemeinsame Adressbuchnutzung in den üblichen Programmoptionen.

Abhilfe schafft ein Eingriff in die Windows-Registrierungsdatenbank. Und das gilt nicht nur für Outlook 2003/2002 sondern auch für die älteren Versionen im Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Mit folgenden Schritten teilen sich Outlook, Outlook Express und Windows ein Adressbuch:

  1. Schließen Sie Outlook, Outlook Express und das Windows-Adressbuch.
  2. Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an und geben Sie in die Befehlszeile "regedit" ein. Mit einem Klick auf Ok starten Sie den Registrierungs-Editor.
  3. Gehen Sie in der Baumstruktur auf der linken Seite des Editor-Fensters zum Schlüssel
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4

  • Markieren Sie den Schlüsselnamen "WAB4", damit in der rechten Fensterhälfte die zugeordneten Werte angezeigt werden (unter anderem "FirstRun", "OlkContactRefresh").
  • Legen Sie einen neuen Eintrag an, indem Sie Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert aufrufen.
  • Überschreiben Sie den vorgeschlagenen Namen mit
UseOutlook

und schließen Sie die Eingabe mit Return ab.

  • Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag "UseOutlook" und weisen Sie ihm im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Wert "1" zu. Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
  • Schließen Sie den Registrierungs-Editor.
Wenn Sie nun das Windows-Adressbuch öffnen, werden Sie feststellen, dass es die Adressen aus dem Outlook-Kontaktordner enthält. Die alten Adressen aus dem Windows- bzw. Outlook Express-Adressbuch erscheinen nicht mehr, sind aber auch nicht gänzlich verloren. Sie lassen sich zurückholen, indem Sie in der Windows-Registry den Wert von "UseOutlook" auf "0" (Null) zurücksetzen, womit Sie natürlich auch die Verbindung zu Outlook ausschalten.

Solange die gemeinsame Adressbuchnutzung eingeschaltet ist, beeinflussen sich neue Eingaben in den einzelnen Anwendungen gegenseitig. Ein neuer Outlook-Kontakt erscheint sofort im Windows-Adressbuch und ein neuer Eintrag im Windows-Adressbuch findet sich umgehend im Kontaktordner von Outlook.

Einziger Nachteil dieses Verfahrens: Wenn Sie es gewohnt waren, mit Outlook Express zu arbeiten, müssen Sie auf die verschiedenen Identitäten verzichten. Als reiner Outlook-Nutzer dürfte Ihnen das aber egal sein.

 Newsletter-Tipp

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