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Outlook-Helpline
Spotlight: Serienmails komfortabel und ohne Sicherheitsabfragen verschicken Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ Download-Tipp: Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine per Mausklick erstellen Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit dem Tool "SmartTools Terminübersicht" können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen. Das Ergebnis können Sie dann beliebig formatieren, bearbeiten oder auch per E-Mail verschicken. Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste Erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem Dialog können Sie dann nacheinander den gewünschten Kalender, den Zeitraum und das Format auswählen. Ein Mausklick auf Dokument anlegen startet dann Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument. Die Vorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
News: Kostenloser E-Mail Icon Generator Sie möchten Ihre E-Mail-Adresse als ansprechend formatiertes Icon auf Ihrer Webseite, in Ihren HTML-Mails oder Dokumenten präsentieren? Auf der folgenden Seite finden Sie einen kostenlosen Generator, der nach Eingabe Ihrer Mailadresse bei einem der größeren amerikanischen Provider wie AOL oder Gmail automatisch eine individuelle Grafik erzeugt: http://www.nhacks.com/email/
So können Sie Ihre E-Mails mit individuellen Ansichten noch besser organisieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 Im Posteingang landet die gesamte an Sie gerichtete Mail. Da heißt es den Überblick zu bewahren, vor allem wenn es darum geht, bestimmte E-Mails schnell wieder zu finden. Die übliche tabellarische Übersicht des Posteingangs ist da keine große Hilfe. Für mehr Ordnung sorgen individuelle Ansichten, mit denen Sie die Mails nach bestimmten Kriterien filtern oder in Gruppen zusammenfassen können. Womöglich müssen Sie nicht einmal selbst Hand anlegen, denn Outlook verfügt bereits über eine Reihe vorgefertigter Posteingangsansichten. Zu erreichen sind sie standardmäßig über das Untermenü zum Befehl Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht (Outlook 2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht (Outlook 2002/XP, 2000 und 98). Noch schneller gestaltet sich der Ansichtenwechsel aber mit Hilfe der Symbolleiste Erweitert, die Sie per Ansicht-Symbolleisten-Erweitert einblenden. Die Symbolleiste enthält ein Dropdown-Feld, mit dem Sie im Handumdrehen von einer Ansicht in die andere wechseln können. Probieren Sie zum Beispiel die vorgefertigte Ansicht "Nach Absender" aus. Die "Nach Absender" gruppierte Ansicht eignet sich hervorragend, wenn Sie eine E-Mail von einer bestimmten Person suchen, aber nicht mehr genau wissen, wann Sie diese Mail erhalten haben. Blättern Sie einfach die Gruppierungsebenen durch, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben und lassen Sie sich alle zugehörigen Nachrichten anzeigen, indem Sie die Ebene mit einem Mausklick auf das kleine, am linken Rand angezeigte Plussymbol öffnen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, jede Ansicht individuell anzupassen. Das heißt, Sie können Felder hinzufügen, andere Gruppierungsebenen einrichten oder Filter definieren. Wenn Sie beispielsweise wissen wollen, wie lange eine Nachricht unterwegs war, müssen Sie in der normalen "Nachrichten"-Ansicht nur eine Spalte mit dem Feld "Gesendet" einfügen. Das funktioniert wie folgt:
Sie sehen also, dass es sich durchaus lohnt, mit den Ansichtseinstellungen des Posteingangs zu experimentieren. Sie können Ihre Arbeit besser organisieren und gestalten Suchvorgänge noch effektiver.
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 98/97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Grafik wird in Outlook 2002/XP und 2000 nicht ausgedruckt Versionen: Outlook 2002/XP und 2000 FRAGE: Ich arbeite mit Outlook 2000. Seitdem ich meinen Rechner mit Windows XP und dem Service Pack 2 neu eingerichtet habe, druckt Outlook meine E-Mails nicht mehr korrekt. Eine Mail, die eine Grafik enthält, wird am Bildschirm zwar richtig dargestellt. Beim Drucken erscheint anstelle der Grafik aber nur ein Rahmen mit einem kleinen X in der oberen linken Ecke. Kennen Sie das Problem und wissen Sie eine Lösung? L. Franz ANTWORT: Dabei scheint es sich um einen Programmfehler in Outlook 2002/XP und Outlook 2000 zu handeln. Laut Microsoft können Sie den Fehler beheben, indem Sie die neueste Version des Internet Explorer installieren. Das ist derzeit "Internet Explorer 6 Service Pack 1". Im Übrigen sollten Sie außerdem die jüngsten Service Packs für Outlook bzw. Office installieren. Die Service Packs beheben allgemeine Programmfehler, die erst im Laufe der Zeit bekannt geworden sind. Zu solchen Fehlern gehört offensichtlich auch Ihr Druckproblem. Sowohl für Office 2000 als auch für Office XP (mit Outlook 2002) liegt inzwischen ein Service Pack 3 vor. Download-Links zu allen verfügbaren Service Packs finden Sie auf folgenden Internetseiten: Office 2000: http://support.microsoft.com/kb/276367 Office 2002: http://support.microsoft.com/kb/307841
Gemeinsames Adressbuch für Outlook, Outlook Express und Windows Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Ich benutze seit kurzer Zeit Outlook 2003. Ich konnte die Kontakte aus der Vorgängerversion problemlos übernehmen. Was allerdings nicht mehr funktioniert, ist mein ISDN-Anrufmonitor, der zur Identifikation des anrufenden Teilnehmers auf das Windows-Adressbuch zurückgreift. Früher konnte ich einstellen, dass sich Windows und Outlook ein Adressbuch teilen. Das scheint jetzt nicht mehr zu gehen. Und selbst ein Kopiervorgang aus dem Outlook-Kontaktordner in das Windows-Adressbuch ist gescheitert, wobei eine doppelte Adressverwaltung ohnehin nur eine Notlösung gewesen wäre. Können Sie mir weiterhelfen? H. Groß ANTWORT: Ob Ihr Anrufmonitor mit der nachfolgend vorgestellten Lösung zurechtkommt, können wir zwar nicht garantieren. Immerhin können wir Ihnen verraten, wie Sie dafür sorgen, dass Outlook, Outlook Express und Windows einen gemeinsamen Adressbestand benutzen. In Outlook 98 und 2000 war das möglich, wenn Sie im "Nur via Internet"-Modus gearbeitet haben (in der zweiten Zeile des Infofensters, das Sie per ?-Info über Microsoft Outlook aufrufen, können Sie den aktuellen Installationsmodus nachlesen). Dann konnten Sie im Adressbuch von Outlook Express (nicht in Outlook!) die gemeinsame Nutzung mit dem Kontaktordner einschalten. Bei Einsatz des "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"-Modus stand diese Option jedoch nicht zur Verfügung. Da Outlook 2003 und 2002/XP keine unterschiedlichen Installationsmodi mehr kennen und einige Features aus dem Arbeitsgruppenmodus übernommen hat, fehlt auch hier die gemeinsame Adressbuchnutzung in den üblichen Programmoptionen. Abhilfe schafft ein Eingriff in die Windows-Registrierungsdatenbank. Und das gilt nicht nur für Outlook 2003/2002 sondern auch für die älteren Versionen im Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Mit folgenden Schritten teilen sich Outlook, Outlook Express und Windows ein Adressbuch:
und schließen Sie die Eingabe mit Return ab.
Solange die gemeinsame Adressbuchnutzung eingeschaltet ist, beeinflussen sich neue Eingaben in den einzelnen Anwendungen gegenseitig. Ein neuer Outlook-Kontakt erscheint sofort im Windows-Adressbuch und ein neuer Eintrag im Windows-Adressbuch findet sich umgehend im Kontaktordner von Outlook. Einziger Nachteil dieses Verfahrens: Wenn Sie es gewohnt waren, mit Outlook Express zu arbeiten, müssen Sie auf die verschiedenen Identitäten verzichten. Als reiner Outlook-Nutzer dürfte Ihnen das aber egal sein.
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
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