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Ausgabe vom 11. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Update: Aktuelle Hotfixes für Outlook
2002/XP
- Techinfo: Sicherheitswarnungen beim programmatischen
Senden von E-Mails vermeiden
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Update: Aktuelle Hotfixes für Outlook 2002/XP
In den vergangenen Wochen hat Microsoft die folgenden Hotfixes für Outlook 2002/XP veröffentlicht. Eine Installation setzt dabei das Vorhandensein des Service Pack 3 (SP3) für Office XP voraus. Außerdem müssen Sie beachten, dass die Hotfixes nicht direkt zum Download bereitstehen, sondern beim Support angefordert werden müssen, wenn Sie das beschriebene Problem beheben möchten:
Outlook 2002 post-Service Pack 3 hotfix: June 1, 2004
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Outlook
post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Wenn Sie neuen E-Mail automatisch eine Signatur anhängen, erscheint
diese Signatur auch in benutzerdefinierten Formularen mit
Nachrichtenfeld.
- Probleme mit Exchange Client Extensions und
Anhängen.
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Outlook
2002 post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Wenn Sie CDO zum programmatischen Erstellen eines Serientermins
verwenden, kann es unter bestimmten Umständen zu einer Endlosschleife
kommen.
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Outlook
2002 Post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Outlook Heute zeigt im Bereich "Nachrichten" keine Ordner an, deren
Namen länger als 130 Zeichen sind.
- Wenn Sie ein HTML-Element in einem öffentlichen Ordner bearbeitet
haben und dann das Element wechseln, wird das erste Element nicht
geschlossen.
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Outlook
2002 post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Wenn Sie eine Tabelle in eine E-Mail im RTF-Format einfügen und die
Mail dann drucken, fehlen die Seitennummer und die
Fußzeile.
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Outlook
2002 post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Wenn Sie eine Nachricht eigentlich zu einem bestimmten Zeitpunkt
zustellen wollen, wird die Mail nie verschickt.
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Outlook
2002 post-Service Pack 3
hotfix |
Behobene Probleme:
- Probleme mit Besprechungsanfragen, die aus einem benutzerdefinierten
Formular heraus verschickt wurden.
Wenn Sie Makros oder andere Programme entwickeln, die automatisch Mails in Outlook versenden sollen, dann kennen Sie das Problem: bei jedem Zugriff erscheint eine Sicherheitsmeldung, die der Anwender bestätigen muss. Grundsätzlich ist dieser Schutz natürlich zu begrüßen, um den ungewollten Versand von Mails durch Würmer oder andere unerwünschte Programme zu vermeiden. Andererseits können die Meldungen den Bedienungskomfort von Anwendungen, die Outlook automatisieren sollen, erheblich reduzieren. In einer Techinfo setzen sich Entwickler von Microsoft mit diesem Problem auseinander. Sie zeigen, welche Aktionen Sicherheitsmeldungen auslösen und geben Tipps, um sie durch alternative Programmiertechniken sowie signierte Add-Ins zu vermeiden:
Techinfo: Sicherheitswarnungen beim programmatischen Senden von E-Mails vermeiden
| Outlook-Tipp der
Woche |
Special: Erweitern Sie Outlook kostenlos um eine ultraschnelle Suchfunktion, Teil 2
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
In der letzten Woche haben wir damit begonnen, Ihnen "Lookout" vorzustellen; eine kostenlose Outlook-Erweiterung, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails, Aufgaben, Kontakte, Termine und Notizen blitzschnell durchsuchen können. Lookout liefert Ihnen auch bei umfangreichen Datenbeständen bereits innerhalb von wenigen Sekunden ein Ergebnis, wenn Sie beispielsweise nach allen Mails zu einem bestimmten Themen oder an eine bestimmte Person suchen.
Damit Lookout in dieser beeindruckenden Geschwindigkeit arbeiten kann und im Vergleich zur Standardsuche von Outlook nicht mehrere Minuten benötigt, legt das Tool einen Index Ihrer Outlook-Elemente an. Der Aufbau des ersten Index wird automatisch direkt nach der Installation erledigt. Wichtig zu wissen ist aber, dass Lookout nur dann zuverlässig arbeiten kann, wenn der Index auch in Zukunft neue, geänderte und gelöschte Objekte berücksichtigt. Der "Indexer" von Lookout ist daher standardmäßig so eingerichtet, dass er die Aktualisierung automatisch alle 60 Minuten im Hintergrund durchführt. Dabei wartet das Programm auf einen Zeitpunkt, zu dem Outlook keine andere Aufgabe ausführt. Außerdem wird die Indizierung mit geringer Priorität ausgeführt, so dass Ihre Arbeit mit dem System nicht behindert wird.
Damit Sie jederzeit darüber informiert sind, wann eine Indizierung im Hintergrund gestartet oder beendet wird, zeigt Lookout kurz entsprechende Hinweise in der rechten unteren Bildschirmecke an. Sollten Sie sich davon gestört fühlen, können Sie die Meldungen ausschalten, indem Sie auf Options klicken und auf die Registerkarte "Advanced" wechseln. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Notify when backround indexing starts and finishes entsprechend ein oder aus. Sollten Sie meinen, dass eine laufende Indizierung einen anderen rechenintensiven Vorgang auf Ihrem Rechner behindert, können Sie auch jederzeit auf Indexer klicken und den Vorgang mit Stop abbrechen.
Einen wichtigen Aspekt gibt es beim Umgang mit dem Index noch zu beachten: Bei der automatischen Aktualisierung im Hintergrund werden nur die Änderungen verarbeitet, so dass der Vorgang in der Regel sehr schnell abgeschlossen ist. Leider werden dabei aber nicht alle Elemente erfasst. Dazu gehören beispielsweise Mails, die Sie mit Umschalt+Entf ohne Umweg über den Ordner "Gelöschte Objekte" direkt gelöscht haben oder die in eine andere PST-Datei verschoben haben (zum Beispiel bei der Archivierung). Aus diesem Grund ist in bestimmten Abständen der komplette Neuaufbau des Index erforderlich, was standardmäßig alle 7 Tage ausgeführt wird.
Hier noch einige Hinweise zum Erstellen und Konfigurieren des Index:
- Klicken Sie auf Options, um auf
der Registerkarte "Index" die Zeitpunkte der Indizierung zu steuern.
Neben Add new Items (fast) every legen
Sie fest, in welchen Abständen Änderungen zu einem vorhandenen Index
hinzugefügt werden sollen (standardmäßig alle 60 Minuten). In der Zeile
Re-Index from Scratch (slow) every
bestimmen Sie, in welchen Abständen eine komplette Neuanlage des Index
erfolgen soll (standardmäßig alle 7 Tage). Schließlich können Sie das
Kontrollkästchen Only start indexing between the
hours of einschalten, wenn Lookout die Indizierung
grundsätzlich nur zu bestimmten Zeiten (zum Beispiel nachts oder während
Ihrer Mittagspause) ausführen soll.
- Schalten Sie das Kontrollkästchen Auomatically Update my Index when Outlook is
idle aus, wenn Sie die Aktualisierung des Index manuell
steuern möchten. In diesem Fall müssen Sie selber daran denken, von Zeit
zu Zeit auf Indexer zu klicken, um den
Index zu aktualisieren. Zum kompletten Neuaufbau des Index müssen Sie
das Kontrollkästchen Rebuild index vom
Scratch im Indexer aktivieren und auf Start klicken.
Besonders interessant ist die Möglichkeit, komplexe Suchkriterien zu definieren. Hier einige Beispiele:
Hans Maier
Alle Dokumente mit den Worten "Hans" und "Maier"
"Hans Maier"
Alle Dokumente mit dem Ausdruck "Hans Maier"
Meier +Angebot -Ausschreibung
Alle Dokumente mit den Worten "Meier" und "Angebot", aber ohne "Ausschreibung"
subject:Budgetplanung from:Schulze
Alle Dokumente mit dem Betreff "Budgetplanung" mit dem Absender "Schulze"
subject:Terminabsprache from:Schulze lastweek
Alle Dokumente mit dem Betreff "Terminabsprache" und dem Absender "Schulze" aus den letzten 7 Tagen
"Budget Planung"~10
Alle Dokumente mit den Begriffen "Budget" und "Planung" innerhalb von 10 Worten
from:Schulze attachments:no
Alle Dokumente mit dem Absender "Schulze" ohne Anhang
Das ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten, die Ihnen Lookout bei der Definition der Suchkriterien bietet. Eine sehr empfehlenswerte Methode, um sich mit den zahlreichen Varianten vertraut zu machen, ist das Zusammensetzen einer Abfrage per Dialog. Wenn Sie auf Search und dann das Symbol rechts neben dem ersten Eingabefeld klicken, können Sie nacheinander mehrere Kriterien definieren und mit Add Criteria zu der Abfrage hinzufügen. Am Ende starten Sie die Suche dann mit Ok.
Sie haben damit einen recht guten Überblick über die Funktionen von Lookout und werden in Zukunft Ihre Outlook-Daten noch besser nutzen können. Aus Platzgründen konnten an dieser Stelle nicht alle Möglichkeiten von Lookout beschrieben werden, aber wir werden in Zukunft mit Sicherheit noch auf dieses interessante Tool zurückkommen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Formatierte Serienmails verschicken
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn wir in Word eine Serien-E-Mail mit individualisierten Anschriften aus dem Outlook-Kontaktordner und mit firmentypischen Formatierungsmerkmalen erstellen, erhalten wir im Postausgang leider nur unformatierte Textnachrichten. Wissen Sie eine Lösung, bei der die Formatierungen in der Mail erhalten bleiben?
R. Hoffmann
ANTWORT: Falls Sie mit Outlook 98 im Zusammenspiel mit Word 97 oder mit Outlook 2000 und Word 2000 arbeiten, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, das formatierte Seriendokument als Anhang zu verschicken. Sobald Sie versuchen, den individualisierten Text direkt als Mail zu verschicken, wandelt Outlook ihn ins reine Textformat um.
Damit das Word-Dokument als Anlage beigefügt wird, schließen Sie den Seriendruck in Word normal ab, wobei Sie beim Zusammenführen von Text und Adressdaten den Seriendruck in E-mail festlegen. Anschließend können Sie im letzten Dialogfeld der Seriendruckfunktion auf die Schaltfläche Einrichten klicken. Danach aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument als Anlage senden. Wenn Sie jetzt den Seriendruck starten, erhalten die Empfänger zwar nicht direkt das formatierte Seriendruckdokument. Es liegt aber als Dateianhang bei und kann auf Empfängerseite in Word geöffnet werden.
In Outlook 2002 und 2003 sowie den entsprechenden Word-Versionen können Sie zum Abschluss des Seriendruck-Assistenten von Word das Format auswählen, in dem die Serien-E-Mail verschickt wird. Damit die Formatierungen so weit wie möglich erhalten bleiben, müssen Sie im Dropdown-Listenfeld Nachrichtenformat "HTML" auswählen. Outlook sendet das Dokument dann im Format einer Webseite; und sofern das E-Mail-Programm des Empfängers in der Lage ist, dieses HTML-Format zu lesen, erscheint auf Empfängerseite das Originaldokument mit all seinen Formatierungen.
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Termin aus Aufgabe anlegen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe direkt als Termin in den Kalender zu übernehmen?
H. Gerhards
ANTWORT: Ja, Sie müssen die Aufgabe nur aus dem Aufgabenordner auf das Kalendersymbol in der Outlook-Leiste ziehen. Outlook erstellt daraufhin automatisch einen neuen Termin, dem die wichtigsten Aufgabendaten in Textform beigefügt sind. Einziger Nachteil: Sie müssen Datum und Uhrzeit selbst einstellen, denn standardmäßig setzt Outlook die aktuelle Zeit ein.
Wenn Sie den Aufgabeneintrag nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol ziehen, stellt Ihnen Outlook sogar verschiedene Aktionen zur Auswahl: Sie können die Aufgabeninhalte als Text beifügen (wie beim Ziehen mit der linken Maustaste) oder sie als Verknüpfung oder als Anlage einfügen. Die vierte Option erlaubt das Verschieben der Aufgabe, womit Sie die Möglichkeit haben, eine Aufgabe in einen Termin umzuwandeln.
Ansonsten gilt auch für die erweiterten Aktionen, dass Sie Datum und Uhrzeit jedes Mal selbst einstellen müssen.
| Newsletter-Tipp |
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