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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ Update: Aktuelle Hotfixes für Outlook 2002/XP In den vergangenen Wochen hat Microsoft die folgenden Hotfixes für Outlook 2002/XP veröffentlicht. Eine Installation setzt dabei das Vorhandensein des Service Pack 3 (SP3) für Office XP voraus. Außerdem müssen Sie beachten, dass die Hotfixes nicht direkt zum Download bereitstehen, sondern beim Support angefordert werden müssen, wenn Sie das beschriebene Problem beheben möchten: Outlook 2002 post-Service Pack 3 hotfix: June 1, 2004
Behobene Probleme:
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Behobene Probleme:
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Wenn Sie Makros oder andere Programme entwickeln, die automatisch Mails in Outlook versenden sollen, dann kennen Sie das Problem: bei jedem Zugriff erscheint eine Sicherheitsmeldung, die der Anwender bestätigen muss. Grundsätzlich ist dieser Schutz natürlich zu begrüßen, um den ungewollten Versand von Mails durch Würmer oder andere unerwünschte Programme zu vermeiden. Andererseits können die Meldungen den Bedienungskomfort von Anwendungen, die Outlook automatisieren sollen, erheblich reduzieren. In einer Techinfo setzen sich Entwickler von Microsoft mit diesem Problem auseinander. Sie zeigen, welche Aktionen Sicherheitsmeldungen auslösen und geben Tipps, um sie durch alternative Programmiertechniken sowie signierte Add-Ins zu vermeiden: Techinfo: Sicherheitswarnungen beim programmatischen Senden von E-Mails vermeiden
Special: Erweitern Sie Outlook kostenlos um eine ultraschnelle Suchfunktion, Teil 2 Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 In der letzten Woche haben wir damit begonnen, Ihnen "Lookout" vorzustellen; eine kostenlose Outlook-Erweiterung, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails, Aufgaben, Kontakte, Termine und Notizen blitzschnell durchsuchen können. Lookout liefert Ihnen auch bei umfangreichen Datenbeständen bereits innerhalb von wenigen Sekunden ein Ergebnis, wenn Sie beispielsweise nach allen Mails zu einem bestimmten Themen oder an eine bestimmte Person suchen. Damit Lookout in dieser beeindruckenden Geschwindigkeit arbeiten kann und im Vergleich zur Standardsuche von Outlook nicht mehrere Minuten benötigt, legt das Tool einen Index Ihrer Outlook-Elemente an. Der Aufbau des ersten Index wird automatisch direkt nach der Installation erledigt. Wichtig zu wissen ist aber, dass Lookout nur dann zuverlässig arbeiten kann, wenn der Index auch in Zukunft neue, geänderte und gelöschte Objekte berücksichtigt. Der "Indexer" von Lookout ist daher standardmäßig so eingerichtet, dass er die Aktualisierung automatisch alle 60 Minuten im Hintergrund durchführt. Dabei wartet das Programm auf einen Zeitpunkt, zu dem Outlook keine andere Aufgabe ausführt. Außerdem wird die Indizierung mit geringer Priorität ausgeführt, so dass Ihre Arbeit mit dem System nicht behindert wird. Damit Sie jederzeit darüber informiert sind, wann eine Indizierung im Hintergrund gestartet oder beendet wird, zeigt Lookout kurz entsprechende Hinweise in der rechten unteren Bildschirmecke an. Sollten Sie sich davon gestört fühlen, können Sie die Meldungen ausschalten, indem Sie auf Options klicken und auf die Registerkarte "Advanced" wechseln. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Notify when backround indexing starts and finishes entsprechend ein oder aus. Sollten Sie meinen, dass eine laufende Indizierung einen anderen rechenintensiven Vorgang auf Ihrem Rechner behindert, können Sie auch jederzeit auf Indexer klicken und den Vorgang mit Stop abbrechen. Einen wichtigen Aspekt gibt es beim Umgang mit dem Index noch zu beachten: Bei der automatischen Aktualisierung im Hintergrund werden nur die Änderungen verarbeitet, so dass der Vorgang in der Regel sehr schnell abgeschlossen ist. Leider werden dabei aber nicht alle Elemente erfasst. Dazu gehören beispielsweise Mails, die Sie mit Umschalt+Entf ohne Umweg über den Ordner "Gelöschte Objekte" direkt gelöscht haben oder die in eine andere PST-Datei verschoben haben (zum Beispiel bei der Archivierung). Aus diesem Grund ist in bestimmten Abständen der komplette Neuaufbau des Index erforderlich, was standardmäßig alle 7 Tage ausgeführt wird. Hier noch einige Hinweise zum Erstellen und Konfigurieren des Index:
Besonders interessant ist die Möglichkeit, komplexe Suchkriterien zu definieren. Hier einige Beispiele: Hans Maier Alle Dokumente mit den Worten "Hans" und "Maier" "Hans Maier" Alle Dokumente mit dem Ausdruck "Hans Maier" Meier +Angebot -Ausschreibung Alle Dokumente mit den Worten "Meier" und "Angebot", aber ohne "Ausschreibung" subject:Budgetplanung from:Schulze Alle Dokumente mit dem Betreff "Budgetplanung" mit dem Absender "Schulze" subject:Terminabsprache from:Schulze lastweek Alle Dokumente mit dem Betreff "Terminabsprache" und dem Absender "Schulze" aus den letzten 7 Tagen "Budget Planung"~10 Alle Dokumente mit den Begriffen "Budget" und "Planung" innerhalb von 10 Worten from:Schulze attachments:no Alle Dokumente mit dem Absender "Schulze" ohne Anhang Das ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten, die Ihnen Lookout bei der Definition der Suchkriterien bietet. Eine sehr empfehlenswerte Methode, um sich mit den zahlreichen Varianten vertraut zu machen, ist das Zusammensetzen einer Abfrage per Dialog. Wenn Sie auf Search und dann das Symbol rechts neben dem ersten Eingabefeld klicken, können Sie nacheinander mehrere Kriterien definieren und mit Add Criteria zu der Abfrage hinzufügen. Am Ende starten Sie die Suche dann mit Ok. Sie haben damit einen recht guten Überblick über die Funktionen von Lookout und werden in Zukunft Ihre Outlook-Daten noch besser nutzen können. Aus Platzgründen konnten an dieser Stelle nicht alle Möglichkeiten von Lookout beschrieben werden, aber wir werden in Zukunft mit Sicherheit noch auf dieses interessante Tool zurückkommen.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Formatierte Serienmails verschicken Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wenn wir in Word eine Serien-E-Mail mit individualisierten Anschriften aus dem Outlook-Kontaktordner und mit firmentypischen Formatierungsmerkmalen erstellen, erhalten wir im Postausgang leider nur unformatierte Textnachrichten. Wissen Sie eine Lösung, bei der die Formatierungen in der Mail erhalten bleiben? R. Hoffmann ANTWORT: Falls Sie mit Outlook 98 im Zusammenspiel mit Word 97 oder mit Outlook 2000 und Word 2000 arbeiten, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, das formatierte Seriendokument als Anhang zu verschicken. Sobald Sie versuchen, den individualisierten Text direkt als Mail zu verschicken, wandelt Outlook ihn ins reine Textformat um. Damit das Word-Dokument als Anlage beigefügt wird, schließen Sie den Seriendruck in Word normal ab, wobei Sie beim Zusammenführen von Text und Adressdaten den Seriendruck in E-mail festlegen. Anschließend können Sie im letzten Dialogfeld der Seriendruckfunktion auf die Schaltfläche Einrichten klicken. Danach aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument als Anlage senden. Wenn Sie jetzt den Seriendruck starten, erhalten die Empfänger zwar nicht direkt das formatierte Seriendruckdokument. Es liegt aber als Dateianhang bei und kann auf Empfängerseite in Word geöffnet werden. In Outlook 2002 und 2003 sowie den entsprechenden Word-Versionen können Sie zum Abschluss des Seriendruck-Assistenten von Word das Format auswählen, in dem die Serien-E-Mail verschickt wird. Damit die Formatierungen so weit wie möglich erhalten bleiben, müssen Sie im Dropdown-Listenfeld Nachrichtenformat "HTML" auswählen. Outlook sendet das Dokument dann im Format einer Webseite; und sofern das E-Mail-Programm des Empfängers in der Lage ist, dieses HTML-Format zu lesen, erscheint auf Empfängerseite das Originaldokument mit all seinen Formatierungen.
Termin aus Aufgabe anlegen Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe direkt als Termin in den Kalender zu übernehmen? H. Gerhards ANTWORT: Ja, Sie müssen die Aufgabe nur aus dem Aufgabenordner auf das Kalendersymbol in der Outlook-Leiste ziehen. Outlook erstellt daraufhin automatisch einen neuen Termin, dem die wichtigsten Aufgabendaten in Textform beigefügt sind. Einziger Nachteil: Sie müssen Datum und Uhrzeit selbst einstellen, denn standardmäßig setzt Outlook die aktuelle Zeit ein. Wenn Sie den Aufgabeneintrag nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol ziehen, stellt Ihnen Outlook sogar verschiedene Aktionen zur Auswahl: Sie können die Aufgabeninhalte als Text beifügen (wie beim Ziehen mit der linken Maustaste) oder sie als Verknüpfung oder als Anlage einfügen. Die vierte Option erlaubt das Verschieben der Aufgabe, womit Sie die Möglichkeit haben, eine Aufgabe in einen Termin umzuwandeln. Ansonsten gilt auch für die erweiterten Aktionen, dass Sie Datum und Uhrzeit jedes Mal selbst einstellen müssen.
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