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Gesendet: Mittwoch, 12. Januar 2005 00:43
An: Outlook Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Outlook Weekly vom 12.1.2005

 Ausgabe vom 12. Januar 2005

 In dieser Ausgabe

News & Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
 News & Downloads

Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook

Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E- Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.

Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.

Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:

  • Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
  • SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln.
  • Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung.

SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/

Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und in Outlook einfügen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003

Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter CD's in eine Mail, eine Notiz oder ein anderes Outlook- Element einzufügen. Eine entsprechende Funktion bietet Outlook standardmäßig nicht an, aber diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister, den Sie direkt aus dem Programmfenster von Outlook oder per Mausklick aus jedem Outlook-Element heraus starten können: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien zunächst in ein Vorschaufenster ein. Sie kopieren die Informationen dann per Mausklick in die Zwischenablage und übernehmen sie beispielsweise in eine Mail, eine Notiz oder eine Aufgabe. Sie finden den Gratis-Download unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-dateilister/

News: Beta-Version von Yahoo Desktop Search zum kostenlosen Download verfügbar

Nach Google, Microsoft, Copernic und vielen anderen Firmen hat nun auch Yahoo ein kostenloses Programm zur Desktop Suche veröffentlicht. Yahoo Desktop Search befindet sich noch im Beta-Stadium und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden (ca. 8 MB):

http://desktop.yahoo.com/

Besonders interessant an Yahoo Desktop Search ist die Tatsache, dass es sich nicht um eine in wenigen Monaten aus dem Boden gestampfte Software handelt. Das Programm wurde lizenziert von X1 Technologies, die sich bereits seit mehreren Jahren mit Suchtechnologien beschäftigen und entsprechend ausgereift und komfortabel ist das Programm bereits im aktuellen Beta-Stadium. Yahoo Desktop Search unterstützt über 200 verschiedene Dateitypen, darunter Excel, Word, PowerPoint, PDF, HTML und ZIP. Hinzu kommen E-Mails und Anhänge in Outlook und Outlook Express sowie Kontakte in Outlook. Außerdem ist Yahoo Desktop Search in Form einer Symbolleiste fest in Outlook integriert, so dass Sie Suchläufe schnell und komfortabel direkt aus dem Programm starten können.

 Outlook-Tipp der Woche

Outlook vor unbefugtem Zugriff schützen, Teil 1
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003

Sicherlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie einmal kurz den Arbeitsplatz verlassen, kann allerdings jeder auf Ihre Outlook- Daten zugreifen und Nachrichten, Termine oder Kontakte einsehen. Unser zweiteiliger Tipp der Woche stellt eine Lösung vor, mit der Sie Outlook vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken können. Außerdem erlaubt die Lösung, auch den Start von Outlook per Kennwort zu schützen.

Obwohl Outlook ein "Personal Information Manager" ist, der neben vertraulichen Nachrichten auch sensible Daten in Form von Kontakten oder Terminen speichert, fehlt es an Funktionen, den Zugriff durch Unbefugte unterbinden zu können. Wer Zugang zum PC hat, kann also Outlook ohne Schwierigkeiten starten und auf alle Daten zugreifen. Zwar können Sie Persönliche Ordner oder Öffentliche Ordner per Kennwort schützen, aber die Handhabung ist vor allem bei mehreren eingebundenen Ordnern recht umständlich und zeitraubend. Außerdem ist damit nicht das Problem gelöst, dass jedermann Ihre Outlook-Daten einsehen kann, wenn Sie kurz den Arbeitsplatz verlassen und der Rechner unbeaufsichtigt ist.

Hier lässt sich jedoch mit zwei kleinen VBA-Routinen schnell Abhilfe schaffen:

  • Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA- Entwicklungsumgebung.
  • Geben Sie in einem neuen oder in einem vorhandenen Modul die folgende Deklaration ein:
Const cstrKennwort = "geheim"

  • Ändern Sie die Zuweisung "geheim" auf das gewünschte Kennwort, das für den Start und zur Reaktivierung von Outlook eingegeben werden muss. Bitte beachten Sie, dass bei der späteren Abfrage Gross- und Kleinschreibung unterschieden wird!
  • Geben Sie dann die folgenden Prozeduren ein:
Sub CheckStartupPW()
  Dim lngOrgWS
  Dim strKennwort As String

  On Error Resume Next
  lngOrgWS = Application.ActiveWindow.WindowState
  Application.ActiveWindow.WindowState = olMinimized
  DoEvents
  Beep
  strKennwort = _
  InputBox$("Kennwort für den Aufruf von Outlook:")
  If strKennwort <> cstrKennwort Then
    Application.Quit
  Else
    Application.ActiveWindow.WindowState = lngOrgWS
  End If

End Sub

Sub LockOutlook()
  Dim lngOrgWS As Long
  Dim strKennwort As String
  Dim Cnt As Integer

  On Error Resume Next
  lngOrgWS = Application.ActiveWindow.WindowState
  Application.ActiveWindow.WindowState = olMinimized
  DoEvents
  Cnt = 1
  While strKennwort <> cstrKennwort
    Beep
    strKennwort = _
    InputBox$("Kennwort für die " & _
    "Reaktivierung von Outlook:")
    DoEvents
    Cnt = Cnt + 1
    If Cnt > 3 Then
      Application.Quit
      Exit Sub
    End If
  Wend
  Application.ActiveWindow.WindowState = lngOrgWS

End Sub

Speichern Sie das VBA-Projekt und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung zunächst wieder.

Damit sind die notwendigen VBA-Routinen in Outlook integriert. Im nächsten Schritt wird nun ein Symbol angelegt, über das Outlook vorübergehend deaktiviert wird und erst nach Eingabe des korrekten Kennwortes wieder aktiviert werden kann. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste, wählen Sie Anpassen im Kontextmenü an und wechseln Sie im folgenden "Anpassen"-Dialog auf die Registerkarte "Befehle".
  2. Stellen Sie die Liste Kategorien auf "Makros" ein und ziehen Sie den Eintrag "Modulname.LockOutlook" in die gewünschte Symbolleiste.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie beispielsweise "Name" auf "Outlook schützen" oder ähnlich setzen.
  4. Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
Wenn Sie nun auf das neu angelegte Symbol klicken, wird Outlook zunächst minimiert in der Taskleiste von Windows abgelegt. Gleichzeitig wird ein kleiner Dialog zur Eingabe des Kennwortes angezeigt. Nach Eingabe des korrekten Kennwortes erscheint das Outlook-Fenster wieder, andernfalls bleibt der Dialog für die Kennworteingabe angezeigt, bis das richtige Kennwort eingegeben wird oder drei Fehlversuche erfolgt sind. Nach drei Fehlversuchen wird Outlook beendet. Solange der Eingabedialog angezeigt wird, lässt sich Outlook auch nicht über das Symbol in der Taskleiste aktivieren.

Soviel erst einmal für die erste Folge des Tipps. Wie die VBA-Routinen funktionieren und wie Sie Outlook auch beim Öffnen per Kennwort gegen unbefugte Zugriffe schützen können, ist Inhalt des zweiten und letzten Teils in der nächsten Woche.

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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken

Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:

  1. Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
  2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/


 Outlook-Helpline

Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:

outlook-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Outlook-Archivdateien einsehen
Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich besitze noch eine Archivdatei (ARCHIV.PST) aus einer früheren Outlook-Version. Jetzt will ich mir die Inhalte anschauen, ohne dabei allerdings meine aktuelle PST-Datei zu beeinflussen. Die archivierten Daten sollen also nicht in die aktuelle Installation importiert werden. Können Sie mir sagen, wie ich das anstelle?
R. Biebau

 ANTWORT:  Sie können jederzeit eine eigenständige PST-Datei öffnen und in Outlook anschauen. Die Inhalte erscheinen dann in der Ordnerliste von Outlook auf gleicher Ebene wie Ihre aktuelle "Persönliche Ordner-Datei" (PST-Datei) bzw. wie Ihr derzeitiges Exchange Server-Postfach. Eine gegenseitige Wechselwirkung besteht nicht. Wenn Sie also nur die Inhalte einer älteren Archivdatei betrachten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Menü Datei-Öffnen und in Outlook 98/2000 Persönliche Ordner-Datei (.pst) oder in Outlook 2002/2003 Outlook-Datendatei an.
  2. Suchen Sie die Archivdatei auf Ihrer Festplatte und öffnen Sie sie.
  3. Lassen Sie sich die Ordnerliste anzeigen, indem Sie in Outlook 98/2000/2002 Ansicht-Ordnerliste aufrufen oder in Outlook 2003 unten im Navigationsbereich auf das Symbol Ordnerliste klicken.
  4. Auf der Ordner-Hauptebene werden Sie jetzt einen neuen Eintrag erkennen - meist mit der Bezeichnung "Persönliche Ordner". Der Name richtet sich aber danach, was Sie beim Anlegen des Archivs eingegeben hatten. Mit Mausklicks auf die jeweils daneben stehenden Plussymbole können Sie die untergeordneten Ebenen einblenden.
  5. Markieren Sie dann einen Ordner aus der Archivdatei, um sich dessen Inhalte anzuschauen.
Falls Sie das Archiv nicht mehr benötigen, entfernen Sie es wieder aus der Ordnerliste. Dazu klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Haupt-Archivordnernamen (beispielsweise "Persönliche Ordner"). Im aufklappenden Kontextmenü wählen Sie anschließend Schließen <Ordnername> (Outlook 98) bzw. <Ordnername> schließen (Outlook 2000/2002/2003) an.

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PDF-Dateien komfortabel nach Word und Excel konvertieren

Sie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten?

Der PDFgrabber ist die Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte:

  1. Nach der automatischen Installation starten Sie en PDFgrabber ganz einfach über das Start-Menü.
  2. Wählen Sie ein oder mehrere PDF-Dokumente zur Konvertierung aus und legen Sie das gewünschte Format sowie das Zielverzeichnis fest (Word, Excel oder Textdatei).
  3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft. Am Ende stehen dann die gewünschten Word- oder Excel-Dateien, die Sie direkt öffnen und bearbeiten können.
Weitere Informationen finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/


Datenübernahme aus Lotus Organizer 6.0
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich benutze derzeit als Terminplaner das Programm Lotus Organizer 6.0 und möchte meine Daten nun in Outlook 2003 importieren. Wenn ich Datei-Importieren/Exportieren aufrufe, finde ich aber keinen Importfilter für die neueste Version des Lotus Organizer. Gibt es inzwischen einen neuen Importfilter oder wie kann ich meine Lotus-Daten übernehmen?
R. Seifert

 ANTWORT:  Für Lotus Organizer 6.0 gibt es auch in der jüngsten Outlook-Version keinen speziellen Importfilter. Sie müssen deshalb den Umweg über eine Tabulator-getrennte Textdatei nehmen. Dazu muss Lotus Organizer noch installiert sein.

In Lotus Organizer speichern Sie dann die Terminplaner-Daten mit der Exportfunktion als Textdatei. Anschließend können Sie in Outlook per Datei-Importieren/Exportieren eine Datei vom Typ "Tabulatorgetrennte Werte (Windows)" einlesen. Importieren Sie die Textdatei, die Sie mit Lotus Organizer gespeichert hatten. Danach müssen Sie auch noch dafür sorgen, dass die Lotus-Felder korrekt den Outlook-Feldern zugeordnet werden.

Eine etwas detailliertere englischsprachige Beschreibung des Vorgangs finden Sie auf folgender Internetseite:

http://support.microsoft.com/?kbid=297129

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