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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Endlich eine komfortable Datensicherung für Outlook Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E- Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und in Outlook einfügen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter CD's in eine Mail, eine Notiz oder ein anderes Outlook- Element einzufügen. Eine entsprechende Funktion bietet Outlook standardmäßig nicht an, aber diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister, den Sie direkt aus dem Programmfenster von Outlook oder per Mausklick aus jedem Outlook-Element heraus starten können: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien zunächst in ein Vorschaufenster ein. Sie kopieren die Informationen dann per Mausklick in die Zwischenablage und übernehmen sie beispielsweise in eine Mail, eine Notiz oder eine Aufgabe. Sie finden den Gratis-Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-dateilister/ News: Beta-Version von Yahoo Desktop Search zum kostenlosen Download verfügbar Nach Google, Microsoft, Copernic und vielen anderen Firmen hat nun auch Yahoo ein kostenloses Programm zur Desktop Suche veröffentlicht. Yahoo Desktop Search befindet sich noch im Beta-Stadium und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden (ca. 8 MB): http://desktop.yahoo.com/ Besonders interessant an Yahoo Desktop Search ist die Tatsache, dass es sich nicht um eine in wenigen Monaten aus dem Boden gestampfte Software handelt. Das Programm wurde lizenziert von X1 Technologies, die sich bereits seit mehreren Jahren mit Suchtechnologien beschäftigen und entsprechend ausgereift und komfortabel ist das Programm bereits im aktuellen Beta-Stadium. Yahoo Desktop Search unterstützt über 200 verschiedene Dateitypen, darunter Excel, Word, PowerPoint, PDF, HTML und ZIP. Hinzu kommen E-Mails und Anhänge in Outlook und Outlook Express sowie Kontakte in Outlook. Außerdem ist Yahoo Desktop Search in Form einer Symbolleiste fest in Outlook integriert, so dass Sie Suchläufe schnell und komfortabel direkt aus dem Programm starten können.
Outlook vor unbefugtem Zugriff schützen, Teil 1 Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Sicherlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie einmal kurz den Arbeitsplatz verlassen, kann allerdings jeder auf Ihre Outlook- Daten zugreifen und Nachrichten, Termine oder Kontakte einsehen. Unser zweiteiliger Tipp der Woche stellt eine Lösung vor, mit der Sie Outlook vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken können. Außerdem erlaubt die Lösung, auch den Start von Outlook per Kennwort zu schützen. Obwohl Outlook ein "Personal Information Manager" ist, der neben vertraulichen Nachrichten auch sensible Daten in Form von Kontakten oder Terminen speichert, fehlt es an Funktionen, den Zugriff durch Unbefugte unterbinden zu können. Wer Zugang zum PC hat, kann also Outlook ohne Schwierigkeiten starten und auf alle Daten zugreifen. Zwar können Sie Persönliche Ordner oder Öffentliche Ordner per Kennwort schützen, aber die Handhabung ist vor allem bei mehreren eingebundenen Ordnern recht umständlich und zeitraubend. Außerdem ist damit nicht das Problem gelöst, dass jedermann Ihre Outlook-Daten einsehen kann, wenn Sie kurz den Arbeitsplatz verlassen und der Rechner unbeaufsichtigt ist. Hier lässt sich jedoch mit zwei kleinen VBA-Routinen schnell Abhilfe schaffen:
Dim lngOrgWS Dim strKennwort As String On Error Resume Next lngOrgWS = Application.ActiveWindow.WindowState Application.ActiveWindow.WindowState = olMinimized DoEvents Beep strKennwort = _ InputBox$("Kennwort für den Aufruf von Outlook:") If strKennwort <> cstrKennwort Then Application.Quit Else Application.ActiveWindow.WindowState = lngOrgWS End If End Sub Sub LockOutlook() Dim lngOrgWS As Long Dim strKennwort As String Dim Cnt As Integer On Error Resume Next lngOrgWS = Application.ActiveWindow.WindowState Application.ActiveWindow.WindowState = olMinimized DoEvents Cnt = 1 While strKennwort <> cstrKennwort Beep strKennwort = _ InputBox$("Kennwort für die " & _ "Reaktivierung von Outlook:") DoEvents Cnt = Cnt + 1 If Cnt > 3 Then Application.Quit Exit Sub End If Wend Application.ActiveWindow.WindowState = lngOrgWS End Sub Speichern Sie das VBA-Projekt und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung zunächst wieder. Damit sind die notwendigen VBA-Routinen in Outlook integriert. Im nächsten Schritt wird nun ein Symbol angelegt, über das Outlook vorübergehend deaktiviert wird und erst nach Eingabe des korrekten Kennwortes wieder aktiviert werden kann. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Soviel erst einmal für die erste Folge des Tipps. Wie die VBA-Routinen funktionieren und wie Sie Outlook auch beim Öffnen per Kennwort gegen unbefugte Zugriffe schützen können, ist Inhalt des zweiten und letzten Teils in der nächsten Woche.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Outlook-Archivdateien einsehen Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich besitze noch eine Archivdatei (ARCHIV.PST) aus einer früheren Outlook-Version. Jetzt will ich mir die Inhalte anschauen, ohne dabei allerdings meine aktuelle PST-Datei zu beeinflussen. Die archivierten Daten sollen also nicht in die aktuelle Installation importiert werden. Können Sie mir sagen, wie ich das anstelle? R. Biebau ANTWORT: Sie können jederzeit eine eigenständige PST-Datei öffnen und in Outlook anschauen. Die Inhalte erscheinen dann in der Ordnerliste von Outlook auf gleicher Ebene wie Ihre aktuelle "Persönliche Ordner-Datei" (PST-Datei) bzw. wie Ihr derzeitiges Exchange Server-Postfach. Eine gegenseitige Wechselwirkung besteht nicht. Wenn Sie also nur die Inhalte einer älteren Archivdatei betrachten wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Datenübernahme aus Lotus Organizer 6.0 Versionen: Outlook 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich benutze derzeit als Terminplaner das Programm Lotus Organizer 6.0 und möchte meine Daten nun in Outlook 2003 importieren. Wenn ich Datei-Importieren/Exportieren aufrufe, finde ich aber keinen Importfilter für die neueste Version des Lotus Organizer. Gibt es inzwischen einen neuen Importfilter oder wie kann ich meine Lotus-Daten übernehmen? R. Seifert ANTWORT: Für Lotus Organizer 6.0 gibt es auch in der jüngsten Outlook-Version keinen speziellen Importfilter. Sie müssen deshalb den Umweg über eine Tabulator-getrennte Textdatei nehmen. Dazu muss Lotus Organizer noch installiert sein. In Lotus Organizer speichern Sie dann die Terminplaner-Daten mit der Exportfunktion als Textdatei. Anschließend können Sie in Outlook per Datei-Importieren/Exportieren eine Datei vom Typ "Tabulatorgetrennte Werte (Windows)" einlesen. Importieren Sie die Textdatei, die Sie mit Lotus Organizer gespeichert hatten. Danach müssen Sie auch noch dafür sorgen, dass die Lotus-Felder korrekt den Outlook-Feldern zugeordnet werden. Eine etwas detailliertere englischsprachige Beschreibung des Vorgangs finden Sie auf folgender Internetseite: http://support.microsoft.com/?kbid=297129
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