Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ Download-Tipp: Outlook-Notizen als Post-It nutzen Post-It-Zettel erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit. Und so finden sich die kleinen Klebenotizen auch an vielen Computer-Bildschirmen. Dort verunzieren sie unnötigerweise den Arbeitsplatz, denn als Outlook-Anwender können Sie Notizen in ganz ähnlicher Art und Weise einsetzen. Per VBA-Code ordnen Sie die kleinen Fenster einfach so an, dass sie immer im Vordergrund bleiben und nicht in Vergessenheit geraten, - egal ob Sie gerade mit Outlook oder irgendeiner anderen Anwendung arbeiten. Möglich wird das mit Hilfe von API-Funktionen, also mit Funktionen, die das Betriebssystem bereitstellt. Sie sorgen für die passende Positionierung der Fenster. Outlook-Routinen dienen nur dazu, neue Notizen anzulegen oder vorhanden Notizen in den Vordergrund zu bringen. Unsere kostenlose Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Notizen als "Klebezettel" auf dem Desktop anordnen:
News: Zentrale Kontaktdatendatenbank mit Outlook-Anbindung von Vodafone Sie verwalten Ihre Adressen mit Outlook und möchten sie in Zukunft möglichst flexibel und mobil nutzen? Der neue Service "MeinAdressbuch" von Vodafone bietet diese Möglichkeit. So wird Ihnen zunächst einmal das Programm "Vodafone Sync" zur Verfügung gestellt, damit Sie Ihre Outlook-Kontakte mit Ihrem persönlichen Adressbuch im Internet abgleichen können. Diese Daten stehen Ihnen dann nicht nur weltweit von jedem Internetzugang über den Browser zur Verfügung; der besondere Clou an der Sache ist die Synchronisation mit dem Adressbuch in Ihrem Handy. Und zwar jederzeit, wo immer Sie es wünschen. Sie müssen sich also nicht mehr mit Kabeln und Spezialsoftware zur direkten Synchronisation herumplagen und Probleme bei einem Wechsel des Handys gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise dem Kollegen oder der Assistentin die Pflege des Adressbuches im Internet zu ermöglichen, während Sie unterwegs sind. Mit wenig Aufwand übernehmen Sie die aktuellen Daten dann in Ihr Handy und später auch in Ihre Outlook-Kontakte. Das "Vodafone-MeinAdressbuch" kostet entweder im Abo monatlich 2 EUR oder pro Synchronisationsvorgang 39 ct. Da der Service auf dem "SyncML"-Standard beruht, werden zur Zeit nur bestimmte Handys von Nokia, Siemens und Sony-Ericsson unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter: Kontaktdatendatenbank mit Outlook-Anbindung von Vodafone
Outlook-Daten suchen mit Google, Teil 2 Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Google Desktop Search ist ein kostenloses Tool zur blitzschnellen Suche in Ihren E-Mails und anderen Office-Dateien auf Ihrer Festplatte. Das Programm befindet sich zur Zeit im Betastadium, ist aber schon so stabil, dass Sie komfortabel damit arbeiten können. Den Download finden Sie unter: http://desktop.google.com/ Nachdem wir Ihnen in der letzten Woche Tipps und Hinweise zur optimalem Installation gegeben haben, möchten wir im Folgenden auf die eigentliche Suche mit Google Desktop Search (GDS) eingehen. Wenn Sie die Schritte aus der letzten Woche nachvollzogen haben, ist GDS nicht nur installiert, sondern es wurde auch bereits ein kompletter Index Ihres aktuellen Datenbestandes erstellt. Möchten Sie nun nach einer Information auf Ihrem Rechner suchen, müssen Sie sich zunächst einmal keine Gedanken darüber machen, ob Sie in Mails, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder anderen Dateien suchen möchten. Wie bei der Internet-Suche in Google gilt: Stichwort eingeben, Suche starten und in weniger als 1 Sekunde erscheinen die Ergebnisse. Zum Aufruf von GDS haben Sie zwei Möglichkeiten:
In der Titelzeile erscheint die Anzahl der Fundstellen aufgeteilt nach E-Mails, Dateien, Chats oder Webseiten. Standardmäßig werden alle Ergebnisse angezeigt, aber Sie können auch jede dieser Informationsgruppen anklicken, um beispielsweise nur die Fundstellen in E-Mails oder nur auf Internetseiten anzuzeigen. Diese und noch genauere Einschränkungen können Sie übrigens bereits bei der Formulierung der Suchkriterien vornehmen. Geben Sie neben den gesuchten Stichworten die Zeichenkette "filetype:" gefolgt von dem gewünschten Dateityp ein und Google liefert Ihnen auch nur passende Fundstellen. Zum Beispiel: Projektberichte filetype:word Budget filetype:excel Terminlisten filetype:email Mit diesen Kriterien liefert GDS entsprechend nur Fundstellen in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder E-Mails. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Suche in Webseiten richten. Dazu müssen Sie folgendes wissen: GDS speichert in seinem Index standardmäßig jede Seite, die Sie sich nach der Installation im Internet Explorer ansehen. Auf Wunsch ist hier noch ein Finetuning der Konfiguration möglich, auf das wir nächste Woche noch eingehen, aber grundsätzlich können Sie darauf zählen, dass Sie auch alles wieder finden, das Sie sich einmal im Internet angesehen haben. GDS geht sogar noch einen Schritt weiter, denn wenn Sie dieselben Adressen mehrfach besuchen, wandern auch die neuen Versionen dieser Seiten in den Index, so dass Sie selbst dann fündig werden, wenn beispielsweise eine aktuelle Meldung gar nicht mehr im Internet verfügbar ist. Um in den allgemeinen Suchergebnissen nur die Fundstellen in Internetseiten anzuzeigen, klicken Sie auf "web history". Sie können aber auf Wunsch auch die Suche von Anfang an auf diese Informationen beschränken, indem Sie das folgende Kriterium verwenden: filetype:web Es geht aber auch noch genauer. Mit dem Parameter "site:" beschränken Sie die Suche auf die Seiten, die Sie sich von einer ganz bestimmten Webseite angesehen haben. Also zum Beispiel: Outlook site:www.smarttools.de Um nun aber endgültig beurteilen zu können, ob Ihre Suche zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat, müssen Sie sich die Fundstellen näher ansehen und hier gibt es eine Reihe von interessanten Möglichkeiten. Wurde GDS in einer Datei fündig (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint oder einer TXT-Datei), führt der Klick auf den Dateinamen direkt zum Öffnen der Datei in dem zugehörigen Programm (zum Beispiel Word, Excel usw.). Eine interessante Alternative ist die Verwendung des Links "1 cached", der rechts unter allen Datei-Einträgen erscheint. GDS zeigt dann eine unformatierte Version des gefundenen Textes, wobei die genauen Fundstellen Ihrer Suchbegriffe gelb hervorgehoben sind. So lässt sich die Relevanz einer gefundenen Datei sehr schnell beurteilen. Außerdem ist der Cache nützliches "Backup" in den Fällen, in denen die Originaldatei bereits gelöscht wurde. Nach einiger Zeit werden Sie übrigens feststellen, dass GSD auch Links wie "2 cached" oder "3 cached" usw. anzeigt. Wie bei den Internetseiten merkt sich das Programm nämlich auch die unterschiedlichen Versionsstände Ihrer Dateien! Fundstellen in E-Mails (Outlook oder Outlook Express) macht GSD durch ein kleines Umschlagsymbol deutlich. Hier führt der Mausklick auf den Betreff aber nicht direkt in die Original-Mail, sondern in eine übersichtliche Darstellung des Inhalts direkt im Browser. Der Vorteil: die Fundstellen Ihrer Suchbegriffe sind sofort farbig hervorgehoben. Sie können direkt aus dieser Ansicht heraus, eine Mail auf Wunsch beantworten oder weiterleiten, indem Sie die Links "Reply" bzw. "Reply All" oder "Forward" verwenden. Über "Compose" legen Sie eine komplett leere neue Mail in Outlook an und "View in Outlook" öffnet die Mail dann tatsächlich direkt als Outlook-Element. Wichtig dabei zu beachten: Unsere Tests haben gezeigt, dass GDS auch die Mails indiziert und findet, die sich im Anhang von Mails befinden. Diese Elemente können dann aber zur Zeit noch nicht in Outlook geöffnet werden! Ein besonders interessantes Feature bei der Suche nach Mails ist noch die so genannte "Thread"-Funktion. GDS versucht, alle zusammengehörigen Mails automatisch zu erkennen und Ihnen auch als "Thread" anzubieten. In diesen Fällen erscheint unter den Fundstellen ein Link "x messages", wobei "x" natürlich durch die Anzahl der gefundenen Nachrichten ersetzt wird. Klicken Sie diesen Link an, erscheint eine Liste aller zusammengehörenden Mails, die Sie dann wiederum im Detail anzeigen können. Haben Sie bereits eine Nachricht geöffnet, wird durch den Link "View Entire Thread" angezeigt, dass GDS weitere Mails gefunden hat, die Sie per Mausklick anzeigen können. Wenn Sie Google Desktop Search zumindest testweise installieren (eine Deinstallation ist jederzeit möglich und Daten werden nicht verändert!) und einige Zeit damit arbeiten, werden Sie schnell feststellen, dass Ihnen das Programm vor allem bei der Suche in umfangreichen Outlook-Datenbeständen wertvolle Hilfe leistet. Wir werden diese kleine Tipp-Serie zu diesem interessanten Tool nächste Woche mit einigen Kniffen zur optimalen Konfiguration abschließen.
Haben Sie Fragen zu 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. E-Mails je nach Konto in Unterordner verteilen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, um meine verschiedenen beruflichen und privaten E-Mail-Postfächer abzurufen. Nun landen aber alle Mails unsortiert im Posteingang von Outlook. Ist es nicht möglich, die E-Mails schon beim Herunterladen in verschiedene Eingangsordner zu verschieben, sodass quasi jedes Konto einen eigenen Posteingangsordner erhält? J. Gödde ANTWORT: Wenn Sie mit Outlook 2000 im "Nur via Internet"-Modus (nicht im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"-Modus!) arbeiten oder mit Outlook 2002 oder 2003, können Sie eine Regel aufstellen, die diese Verteilung übernimmt. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Nachtrag: Inhalte von Festplatten-Ordnern in Outlook 2003 anzeigen Versionen: Outlook 2003 In unserer letzten Ausgabe hatten wir die Anfrage eines Lesers beantwortet, der auf Outlook 2003 umgestiegen war. Er suchte nach einer Möglichkeit, die Inhalte von Festplatten-Ordnern direkt in Outlook anzuzeigen und zu verwalten, wie es bis Outlook 2002/XP möglich war. Uns haben zu diesem Thema zahlreiche Zuschriften erreichen, die die folgende Lösung vorgeschlagen haben:
Word-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Word Weekly ist ein brandneuer E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert:
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