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Ausgabe vom 12. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Outlook-Notizen als Post-It
nutzen
- News: Zentrale Kontaktdatendatenbank mit
Outlook-Anbindung von Vodafone
Outlook-Helpline
- E-Mails je nach Konto in Unterordner
verteilen
- Nachtrag: Inhalte von Festplatten-Ordnern in Outlook
2003 anzeigen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Outlook-Notizen als Post-It nutzen
Post-It-Zettel erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit. Und so finden sich die kleinen Klebenotizen auch an vielen Computer-Bildschirmen. Dort verunzieren sie unnötigerweise den Arbeitsplatz, denn als Outlook-Anwender können Sie Notizen in ganz ähnlicher Art und Weise einsetzen. Per VBA-Code ordnen Sie die kleinen Fenster einfach so an, dass sie immer im Vordergrund bleiben und nicht in Vergessenheit geraten, - egal ob Sie gerade mit Outlook oder irgendeiner anderen Anwendung arbeiten.
Möglich wird das mit Hilfe von API-Funktionen, also mit Funktionen, die das Betriebssystem bereitstellt. Sie sorgen für die passende Positionierung der Fenster. Outlook-Routinen dienen nur dazu, neue Notizen anzulegen oder vorhanden Notizen in den Vordergrund zu bringen. Unsere kostenlose Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Notizen als "Klebezettel" auf dem Desktop anordnen:
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Outlook-Notizen
als Post-It nutzen |
News: Zentrale Kontaktdatendatenbank mit Outlook-Anbindung von Vodafone
Sie verwalten Ihre Adressen mit Outlook und möchten sie in Zukunft möglichst flexibel und mobil nutzen? Der neue Service "MeinAdressbuch" von Vodafone bietet diese Möglichkeit. So wird Ihnen zunächst einmal das Programm "Vodafone Sync" zur Verfügung gestellt, damit Sie Ihre Outlook-Kontakte mit Ihrem persönlichen Adressbuch im Internet abgleichen können. Diese Daten stehen Ihnen dann nicht nur weltweit von jedem Internetzugang über den Browser zur Verfügung; der besondere Clou an der Sache ist die Synchronisation mit dem Adressbuch in Ihrem Handy. Und zwar jederzeit, wo immer Sie es wünschen. Sie müssen sich also nicht mehr mit Kabeln und Spezialsoftware zur direkten Synchronisation herumplagen und Probleme bei einem Wechsel des Handys gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise dem Kollegen oder der Assistentin die Pflege des Adressbuches im Internet zu ermöglichen, während Sie unterwegs sind. Mit wenig Aufwand übernehmen Sie die aktuellen Daten dann in Ihr Handy und später auch in Ihre Outlook-Kontakte.
Das "Vodafone-MeinAdressbuch" kostet entweder im Abo monatlich 2 EUR oder pro Synchronisationsvorgang 39 ct. Da der Service auf dem "SyncML"-Standard beruht, werden zur Zeit nur bestimmte Handys von Nokia, Siemens und Sony-Ericsson unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter:
Kontaktdatendatenbank mit Outlook-Anbindung von Vodafone
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Daten suchen mit Google, Teil 2
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Google Desktop Search ist ein kostenloses Tool zur blitzschnellen Suche in Ihren E-Mails und anderen Office-Dateien auf Ihrer Festplatte. Das Programm befindet sich zur Zeit im Betastadium, ist aber schon so stabil, dass Sie komfortabel damit arbeiten können. Den Download finden Sie unter:
http://desktop.google.com/
Nachdem wir Ihnen in der letzten Woche Tipps und Hinweise zur optimalem Installation gegeben haben, möchten wir im Folgenden auf die eigentliche Suche mit Google Desktop Search (GDS) eingehen.
Wenn Sie die Schritte aus der letzten Woche nachvollzogen haben, ist GDS nicht nur installiert, sondern es wurde auch bereits ein kompletter Index Ihres aktuellen Datenbestandes erstellt. Möchten Sie nun nach einer Information auf Ihrem Rechner suchen, müssen Sie sich zunächst einmal keine Gedanken darüber machen, ob Sie in Mails, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder anderen Dateien suchen möchten. Wie bei der Internet-Suche in Google gilt: Stichwort eingeben, Suche starten und in weniger als 1 Sekunde erscheinen die Ergebnisse. Zum Aufruf von GDS haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Doppelklick auf das GDS-Symbol auf dem Desktop
- Doppelklick auf das GDS-Symbol in der
Taskleiste
In der Titelzeile erscheint die Anzahl der Fundstellen aufgeteilt nach E-Mails, Dateien, Chats oder Webseiten. Standardmäßig werden alle Ergebnisse angezeigt, aber Sie können auch jede dieser Informationsgruppen anklicken, um beispielsweise nur die Fundstellen in E-Mails oder nur auf Internetseiten anzuzeigen.
Diese und noch genauere Einschränkungen können Sie übrigens bereits bei der Formulierung der Suchkriterien vornehmen. Geben Sie neben den gesuchten Stichworten die Zeichenkette "filetype:" gefolgt von dem gewünschten Dateityp ein und Google liefert Ihnen auch nur passende Fundstellen. Zum Beispiel:
Projektberichte filetype:word
Budget filetype:excel
Terminlisten filetype:email
Mit diesen Kriterien liefert GDS entsprechend nur Fundstellen in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder E-Mails. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Suche in Webseiten richten. Dazu müssen Sie folgendes wissen: GDS speichert in seinem Index standardmäßig jede Seite, die Sie sich nach der Installation im Internet Explorer ansehen. Auf Wunsch ist hier noch ein Finetuning der Konfiguration möglich, auf das wir nächste Woche noch eingehen, aber grundsätzlich können Sie darauf zählen, dass Sie auch alles wieder finden, das Sie sich einmal im Internet angesehen haben. GDS geht sogar noch einen Schritt weiter, denn wenn Sie dieselben Adressen mehrfach besuchen, wandern auch die neuen Versionen dieser Seiten in den Index, so dass Sie selbst dann fündig werden, wenn beispielsweise eine aktuelle Meldung gar nicht mehr im Internet verfügbar ist.
Um in den allgemeinen Suchergebnissen nur die Fundstellen in Internetseiten anzuzeigen, klicken Sie auf "web history". Sie können aber auf Wunsch auch die Suche von Anfang an auf diese Informationen beschränken, indem Sie das folgende Kriterium verwenden:
filetype:web
Es geht aber auch noch genauer. Mit dem Parameter "site:" beschränken Sie die Suche auf die Seiten, die Sie sich von einer ganz bestimmten Webseite angesehen haben. Also zum Beispiel:
Outlook site:www.smarttools.de
Um nun aber endgültig beurteilen zu können, ob Ihre Suche zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat, müssen Sie sich die Fundstellen näher ansehen und hier gibt es eine Reihe von interessanten Möglichkeiten. Wurde GDS in einer Datei fündig (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint oder einer TXT-Datei), führt der Klick auf den Dateinamen direkt zum Öffnen der Datei in dem zugehörigen Programm (zum Beispiel Word, Excel usw.). Eine interessante Alternative ist die Verwendung des Links "1 cached", der rechts unter allen Datei-Einträgen erscheint. GDS zeigt dann eine unformatierte Version des gefundenen Textes, wobei die genauen Fundstellen Ihrer Suchbegriffe gelb hervorgehoben sind. So lässt sich die Relevanz einer gefundenen Datei sehr schnell beurteilen. Außerdem ist der Cache nützliches "Backup" in den Fällen, in denen die Originaldatei bereits gelöscht wurde. Nach einiger Zeit werden Sie übrigens feststellen, dass GSD auch Links wie "2 cached" oder "3 cached" usw. anzeigt. Wie bei den Internetseiten merkt sich das Programm nämlich auch die unterschiedlichen Versionsstände Ihrer Dateien!
Fundstellen in E-Mails (Outlook oder Outlook Express) macht GSD durch ein kleines Umschlagsymbol deutlich. Hier führt der Mausklick auf den Betreff aber nicht direkt in die Original-Mail, sondern in eine übersichtliche Darstellung des Inhalts direkt im Browser. Der Vorteil: die Fundstellen Ihrer Suchbegriffe sind sofort farbig hervorgehoben.
Sie können direkt aus dieser Ansicht heraus, eine Mail auf Wunsch beantworten oder weiterleiten, indem Sie die Links "Reply" bzw. "Reply All" oder "Forward" verwenden. Über "Compose" legen Sie eine komplett leere neue Mail in Outlook an und "View in Outlook" öffnet die Mail dann tatsächlich direkt als Outlook-Element. Wichtig dabei zu beachten: Unsere Tests haben gezeigt, dass GDS auch die Mails indiziert und findet, die sich im Anhang von Mails befinden. Diese Elemente können dann aber zur Zeit noch nicht in Outlook geöffnet werden!
Ein besonders interessantes Feature bei der Suche nach Mails ist noch die so genannte "Thread"-Funktion. GDS versucht, alle zusammengehörigen Mails automatisch zu erkennen und Ihnen auch als "Thread" anzubieten. In diesen Fällen erscheint unter den Fundstellen ein Link "x messages", wobei "x" natürlich durch die Anzahl der gefundenen Nachrichten ersetzt wird. Klicken Sie diesen Link an, erscheint eine Liste aller zusammengehörenden Mails, die Sie dann wiederum im Detail anzeigen können. Haben Sie bereits eine Nachricht geöffnet, wird durch den Link "View Entire Thread" angezeigt, dass GDS weitere Mails gefunden hat, die Sie per Mausklick anzeigen können.
Wenn Sie Google Desktop Search zumindest testweise installieren (eine Deinstallation ist jederzeit möglich und Daten werden nicht verändert!) und einige Zeit damit arbeiten, werden Sie schnell feststellen, dass Ihnen das Programm vor allem bei der Suche in umfangreichen Outlook-Datenbeständen wertvolle Hilfe leistet. Wir werden diese kleine Tipp-Serie zu diesem interessanten Tool nächste Woche mit einigen Kniffen zur optimalen Konfiguration abschließen.
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verwaltenSmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
E-Mails je nach Konto in Unterordner verteilen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe in Outlook mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, um meine verschiedenen beruflichen und privaten E-Mail-Postfächer abzurufen. Nun landen aber alle Mails unsortiert im Posteingang von Outlook. Ist es nicht möglich, die E-Mails schon beim Herunterladen in verschiedene Eingangsordner zu verschieben, sodass quasi jedes Konto einen eigenen Posteingangsordner erhält?
J. Gödde
ANTWORT: Wenn Sie mit Outlook 2000 im "Nur via Internet"-Modus (nicht im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"-Modus!) arbeiten oder mit Outlook 2002 oder 2003, können Sie eine Regel aufstellen, die diese Verteilung übernimmt. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Menü Extras den
Befehl Regel-Assistent (Outlook
2000/2002) bzw. Regeln und
Benachrichtigungen (Outlook 2003) auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder in Outlook 2003 auf Neue Regel.
- In Outlook 2002 und 2003 aktivieren Sie nun die Option Regel ohne Vorlage erstellen.
- Im Regel-Assistenten ist daraufhin automatisch die Auswahl
"Nachrichten bei Ankunft prüfen" eingestellt. Fahren Sie mit einem Klick
auf Weiter fort.
- Aktivieren Sie jetzt den Eintrag "über Konto Kontoname". Die
Bedingung wird danach in den unteren Teil des Dialogfensters
übernommen.
- Dort klicken Sie auf den unterstrichenen Link "Kontoname".
Anschließend können Sie in einem weiteren Dialogfenster per
Dropdown-Liste auswählen, für welches E-Mail-Konto diese Regel gelten
soll. Suchen Sie den gewünschten Eintrag aus und bestätigen Sie ihn mit
Ok.
- Im Regel-Assistenten klicken Sie auf Weiter.
- Auf der Folgeseite aktivieren Sie die Option "diese in den Ordner
Zielordner verschieben". Danach klicken Sie im unteren Bereich des
Dialogfensters auf den Link "Zielordner", um mit Hilfe einer Ordnerliste
zu bestimmen, wohin die E-Mails von dem betreffenden Konto verschoben
werden sollen.
- Auf den restlichen Seiten des Regel-Assistenten können Sie die
Standardeinstellungen normalerweise per Weiter und schließlich mit Fertig stellen quittieren. Falls danach ein
Hinweis erscheint, dass es sich um eine "Nur-Client-Regel" handelt,
klicken Sie einfach auf Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 9 für die anderen E-Mail-Konten,
die Sie eingerichtet haben, und kehren Sie am Ende mit Ok zum Outlook-Fenster
zurück.
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2003Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumenten: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblüffender Diagramme ermöglicht: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ |
Nachtrag: Inhalte von Festplatten-Ordnern in Outlook 2003 anzeigen
Versionen: Outlook 2003
In unserer letzten Ausgabe hatten wir die Anfrage eines Lesers beantwortet, der auf Outlook 2003 umgestiegen war. Er suchte nach einer Möglichkeit, die Inhalte von Festplatten-Ordnern direkt in Outlook anzuzeigen und zu verwalten, wie es bis Outlook 2002/XP möglich war. Uns haben zu diesem Thema zahlreiche Zuschriften erreichen, die die folgende Lösung vorgeschlagen haben:
- Falls der Navigationsbereich noch nicht eingeblendet ist, holen Sie
das an dieser Stelle mit Alt+F1 nach.
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Kategorie
"Verknüpfungen".
- Öffnen Sie den Windows-Explorer und ziehen Sie den gewünschten
Ordner bei gedrückter linker Maustaste in die von Outlook angezeigte
Baumstruktur "Verknüpfungen".
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist ein brandneuer E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert:
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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