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Ausgabe vom 13. Oktober
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben,
Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel
sichern
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2000, 2002/XP und 2003
...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können
...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben
...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen
...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen
...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook integriert
Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel sichern
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv verschickt werden.
Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine Funktion Datei-Speichern Unter zur Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert.
Der SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
- ...die MSG-Dateien lassen sich einfach und komfortabel sichern.
- ...jede MSG-Datei können Sie einzeln per Doppelklick aufrufen und
Ihnen steht sofort nicht nur der komplette Nachrichtentext zur
Verfügung, sondern auch sämtliche Header sowie eventuelle Anhänge.
- ...schließlich können Sie MSG-Dateien ganz einfach mit der Maus vom
Explorer in ein Outlook-Fenster ziehen, um die entsprechenden Mails
beispielsweise nach einem Datenverlust neu
anzulegen.
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SmartTools
Message Saver |
| Outlook-Tipp der
Woche |
Aufgabenprioritäten manuell festlegen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Outlook-Aufgaben nach dem Datum zu sortieren, ist kein Problem. Aber was ist, wenn Sie gar kein Fälligkeitsdatum vergeben haben und Ihnen die Priorität wichtiger ist als der endgültige Termin? Mit den normalen Prioritäten "Hoch", "Normale" und "Niedrig" kommen Sie da nicht weiter. Was Sie brauchen, ist eine frei definierbare Prioritätenliste, in der die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortiert sind. Wie Sie eine solche Liste anlegen, erfahren Sie in diesem Tipp.
Damit Sie jederzeit auf die nach Priorität geordnete Aufgabenliste zugreifen können, richten Sie zunächst eine neue Ordneransicht ein:
- Wechseln Sie in den Aufgabenordner von Outlook.
- Wenn Sie mit Outlook 98, 2000 oder 2002 arbeiten, wählen Sie im Menü
Ansicht zuerst Aktuelle Ansicht und dann Ansichten definieren an. Unter Outlook 2003
wählen Sie im Menü Ansicht erst Anordnen nach, dann Aktuelle Ansicht und schließlich Ansichten definieren an.
- Markieren Sie den Namen der tabellarischen Ordneransicht (Text
"Tabelle" in der Spalte Ansichtstyp),
die als Grundlage für die nach Prioritäten geordnete Liste dienen soll -
zum Beispiel "Einfach Liste".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren und geben Sie anschließend den
Ansichtsnamen "Prioritäten" ein. Den Namen bestätigen Sie mit Ok.
- In dem nun angezeigten Dialogfenster müssen Sie alle Gruppierungen,
Sortierungen und Filter löschen; ansonsten können Sie Ihre Aufgaben
nicht in eine frei definierbare Reihenfolge bringen. Zum Löschen der
genannten Einstellungen wählen Sie jeweils die Schaltflächen Gruppieren, Sortieren oder Filtern an. Im zugehörigen Dialogfenster
klicken Sie auf Alles löschen und dann
auf Ok.
- Kehren Sie mit einem Klick auf Ok
zur Liste aller Ordneransichten zurück. Dann klicken Sie auf Ansicht übernehmen.
Sobald Sie alle Aufgaben manuell nach der Wichtigkeit sortiert haben, wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Aufgabenreihenfolge speichern an. Outlook merkt sich die von Ihnen gesetzten Prioritäten und präsentiert die Aufgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt und nach vorübergehenden Wechseln der Ordneransicht in der Reihenfolge, die Sie gesetzt haben.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Outlook startet automatisch Word
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Jedes Mal, wenn ich Outlook starte, wird automatisch Word gestartet. Kann ich das irgendwie abstellen?
V. Köhmann
ANTWORT: Dieses Verhalten ist normal, wenn Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen. Beim Starten von Outlook wird dann automatisch eine Word-Instanz geladen. Das sollte allerdings unmerklich im Hintergrund ablaufen, das heißt, Word sollte dabei nicht sichtbar sein. Nur im Task-Manager, den Sie nach Betätigen der Tastenkombination Strg+Alt+Entf aufrufen können, finden Sie in der Prozessliste einen Eintrag "WINWORD.EXE" bzw. "Winword".
Um dieses Verhalten abzustellen, müssen Sie auf Word als E-Mail-Editor verzichten. Dazu wählen Sie in Outlook Extras-Optionen an und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. In Outlook 98 aktivieren Sie im Dropdown-Feld Senden im Nachrichtenformat anschließend einen anderen Eintrag als "Microsoft Word" - beispielsweise "Nur-Text". In Outlook 2000 und höher deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten. Die Änderungen bestätigen Sie mit Ok. Danach starten Sie Outlook neu.
Falls Sie nicht auf Word als Nachrichteneditor verzichten wollen, müssen Sie in Kauf nehmen, dass Outlook automatisch eine Word-Instanz lädt.
Sollte diese Word-Instanz allerdings nicht unbemerkt im Hintergrund laufen (zumindest solange Sie keine E-Mail verfassen), sondern sofort als Fenster auf dem Bildschirm erscheinen, kann es an einem inkompatiblen Grafikkartentreiber liegen. Microsoft hat eine entsprechende Problembeschreibung unter der Internetadresse
Problembeschreibung
veröffentlicht. Versuchen Sie, einen Grafikkartentreiber zu installieren, der in der Windows-Hardware-Kompatibilitätsliste steht und/oder von Microsoft für den Einsatz unter Windows zertifiziert worden ist.
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Schneller Zugriff auf zusätzliche Mailadressen eines Kontaktes
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
FRAGE: In Outlook 2003 man bei einem Kontakt eine zweite und dritte E-Mail-Adresse erfassen. Diese Möglichkeit leuchtet ein da jemand ev. eine private und geschäftliche E-Mail-Adresse hat. Gibt es eine Möglichkeit beim Adressieren einer neuen Mail auch die zusätzlichen E-Mail-Adressen im An-Feld aufzurufen, ohne dass man mühsam den Kontakt aufruft und die Adresse manuell auswählt?
D. Russo
ANTWORT: Outlook ist in dieser Hinsicht viel komfortabler als es auf den ersten Blick aussieht. Wenn Sie den Namen eines Empfängers eingeben, wählt Outlook nicht automatisch die erste E-Mail-Adresse aus, sondern die Adresse, die Sie als letztes verwendet haben. Gleichzeitig können Sie aber jederzeit ganz komfortabel auch auf die anderen gespeicherten Adressen zugreifen: Nachdem Sie den Namen des Empfängers eingegeben haben, er von Outlook erkannt und in die entsprechende Mailadresse umgewandelt wurde, klicken Sie diese Adresse einfach mit der rechten Maustaste an.
Im Kontextmenü erscheinen daraufhin alle weiteren gespeicherten Adressen zu diesem Kontakt; Sie müssen nur noch den gewünschten Eintrag anklicken.
In Ihrem speziellen Fall reicht es also, wenn Sie den Namen des Empfängers einfach zwei- oder dreimal hintereinander angeben. Danach wählen Sie über die rechte Maustaste einfach die alternativen Adressen aus.
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