|
Ausgabe vom 13. April
2005
|
Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Outlook-Daten schnell, komfortabel und voll
automatisch sichern
Was würde passieren, wenn Ihre
Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig
mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren
meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus
dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher
Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen,
Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie
gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook
Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools
Outlook Backup bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die auch
von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann.
Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das
Wiederherstellen einer Datensicherung.
SmartTools Outlook
Backup ist ab sofort verfügbar und kann zurzeit mit 10%
Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Kategorien noch schneller
zuweisen
Mit Hilfe von Kategorien können Sie
Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver
organisieren. Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools
Kategorie-Assistenten, um Zuweisungen in Zukunft noch schneller
vorzunehmen: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues
Menü SmartTools-Kategorien
zuordnen-Kategoriezuordnung/Optionen zur Verfügung. Hier wählen
Sie aus der Gesamtliste der Kategorien einmalig die Kategorien aus, die
Sie besonders häufig verwenden und die daher möglichst schnell ausgewählt
werden sollen.
Wenn Sie in Zukunft ein beliebiges Outlook-Element
öffnen (Termin, Aufgabe, Kontakt usw.) steht hier ein neues Symbol Kategorien zuordnen zur Verfügung. Klicken Sie
die neue Funktion an (Mausklick 1) und nach wenigen Augenblicken erscheint
ein Dialogfeld, in dem für jede Ihrer favorisierten Kategorien eine
Schaltfläche vorgegeben ist. Hier genügt dann ein weiterer Klick
(Mausklick 2) und schon ist die Kategorie zugewiesen. Das Dialogfeld
verschwindet automatisch, so dass der komplette Vorgang wirklich mit nur 2
Mausklicks abgeschlossen ist. Sie finden den Gratis-Download
unter:
Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit
Outlook-Anbindung, Teil 1 Versionen: Outlook 2003,
2002/XP, 2000 und 97
Seit einem Jahr bietet Google mit Gmail einen
kostenlosen E-Mail-Service an, der sich zurzeit noch offiziell in seiner
Betatestphase befindet. Da vor wenigen Wochen auch der direkte Mailabruf
und -versand über Outlook (oder andere Mailprogramme) freigeschaltet wurde
und Gmail außerdem zahlreiche Vorteile gegenüber vielen anderen
kostenlosen und gebührenpflichtigen Maildiensten hat, möchten wir Ihnen
"Google Mail" in diesem zweiteiligen Tipp der Woche nicht nur vorstellen,
sondern Ihnen auch zeigen, wie Sie möglichst einfach zu einem
Gmail-Account kommen, denn eine direkte Anmeldung ist derzeit nicht
möglich.
Beginnen wir aber mit einem kleinen Überblick über die
wichtigsten Vorteile von Gmail:
- Das Motto von Gmail lautet: "Nie wieder eine Mail löschen". Mit über
2 GB kostenlosem Speicher (zurzeit läuft noch ein Zähler, der den
Speicher pro User jede Sekunde weiter erhöht) wird der Platz nicht so
schnell ausgehen.
- Für die Suche in Ihrem Mailbestand steht Ihnen die blitzschnelle
Google-Suche zur Verfügung.
- Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und schnell. Es gibt keine
störenden Banner oder Popup-Anzeigen, sondern lediglich wenig
aufdringliche Textanzeigen, wie Sie sie bereits aus der
Google-Internetsuche kennen. Gmail hängt auch keine Werbebotschaften an
Ihre verschickten Mails!
- Bei der Anmeldung müssen Sie keine inquisitorischen Fragen zu
Hobbys, Familienstand, Alter usw. beantworten. Name und Passwort reichen
aus, um Ihren Account nach zwei Minuten zu eröffnen.
- Der Zugriff auf Ihre Mails kann sowohl mit Hilfe eines Browsers über
ein Web-Interface als auch mit einem Mailprogramm wie Outlook erfolgen.
Dabei bietet Gmail die Möglichkeit, abgerufene Mails automatisch zu
archivieren, so dass Ihnen jederzeit ein durchsuchbares externes Archiv
Ihrer Nachrichten zur Verfügung steht.
- Gmail bietet ideale Voraussetzungen für mobile Anwender, denn auch
unterwegs haben Sie von jedem beliebigen Browser Zugriff auf Ihre Mails.
Im Büro oder zu Hause rufen Sie die Mails aber dennoch mit Outlook ab
und arbeiten so jederzeit mit einem kompletten Archiv. Ihnen steht sogar
eine spezielle reduzierte Web-Oberfläche zur Verfügung, die Sie für
ältere bzw. reduzierte Browser in Handys oder PDA's, aber auch für
Verbindungen mit geringer Bandbreite unterwegs verwenden können.
- Nach unseren Erfahrungen werden Gmail-Accounts zurzeit noch nicht
mit Spam überflutet und die unerwünschten Nachrichten, die eingehen,
werden von dem automatisch aktivierten Filter zuverlässig
erkannt.
Es gibt noch viele weitere interessante Funktionen
(wie ein komfortables Adressbuch, eine Schnittstelle zur Fotoverwaltung
mit Picasa, benutzerdefinierte Filter usw.), aber sicherlich möchten Sie
sich jetzt endlich selber ein Bild machen:
http://www.gmail.com
Die
Benutzeroberfläche steht zurzeit nur in englischer Sprache zur Verfügung,
aber es ist zu erwarten, dass es in Zukunft auch eine deutsche Version
geben wird. Sie können sich auf der Homepage zwar über die Möglichkeiten
von Gmail informieren und sich in Ihren Account einloggen, aber einen Link
zum Eröffnen eines neuen Kontos gibt es nicht. In der (inzwischen schon 1
Jahr dauernden) Betaphase ist es nur möglich, einen neuen Account zu
eröffnen, wenn man von einem anderen Gmail-Nutzer eingeladen wird. Das hat
zu Beginn dazu geführt, dass Gmail-Einladungen sogar für bis zu 90 $ bei
eBay versteigert wurden, aber mittlerweile gibt es so viele Einladungen,
dass es jedem Anwender irgendwie möglich ist, an seine Gmail-Adresse zu
kommen.
So möchten alle Mitglieder der Redaktion von SmartTools
Outlook Weekly Ihre Einladungen zur Verfügung stellen und insgesamt
200 Lesern die Möglichkeit bieten, einen kostenlosen Gmail-Account zu
eröffnen. Wenn Sie Interesse daran haben, senden Sie bitte eine Mail
an:
outlook.weekly@gmail.com
Wir
verschicken die Einladungen dann bis Freitag an die ersten 200 Einsender
und werden auch noch mehr Leser versorgen, sobald uns neue Einladungen zur
Verfügung stehen. Eine Alternative dazu ist das kostenlose Angebot auf der
folgenden Seite:
http://isnoop.net/gmail/
Gmail-User,
die keine Verwendung für ihre Einladungen haben, stellen sie diesem
Service zur Verfügung, der sie dann wiederum an Interessenten verteilt.
Sie müssen dazu lediglich Ihre bisherige E-Mail-Adresse angeben. Der
Service ist zeitweise überlastet, so dass die Seite manchmal nicht
erreichbar ist und die Einladungen erst nach einigen Tagen kommen, aber
bisher ist keiner unserer Tests fehlgeschlagen.
Wenn Sie
schließlich auf dem einen oder anderen Weg eine Gmail-Einladung erhalten,
finden Sie in der Mail einen Link, der Sie direkt in das Anmeldeformular
führt. Füllen Sie es aus und bereits nach wenigen Minuten können Sie Ihren
Gmail-Account mit 2 GB Speicherplatz nutzen.
In der nächsten Woche
zeigen wir dann, wie Sie Outlook zum Versenden und Empfangen von
Nachrichten über Gmail einrichten und einige der interessantesten
Funktionen nutzen.
ANZEIGE
Serienmails ganz einfach und ohne Sicherheitswarnungen
direkt aus Word verschicken
Vergessen Sie den
umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können
Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus
Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools
Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen
Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie
einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und
Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur
Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server
usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü
Extras und legen hier das Feld
mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können
Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem
Anschreiben verschickt werden sollen.
- Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent
verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden
Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der
SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
|
Haben
Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie
sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine
Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Neue
PST-Datei als Standardablage festlegen Versionen:
Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Nach einer
Neuinstallation hat Outlook automatisch eine neue PST-Datei erstellt. Ich
möchte aber eine alte PST-Datei weiter benutzen. Die Datei habe ich in ein
Verzeichnis auf dem Rechner kopiert und ich kann sie auch über das
Dateimenü von Outlook öffnen. Eingehende E-Mails werden aber trotzdem an
die neue PST-Datei übermittelt. Wie kann ich das ändern? K.
Bergmann
ANTWORT: Das richtet sich
nach der von Ihnen eingesetzten Outlook-Version. In Outlook 98 und 2000
kommt es außerdem auf die Installationsart an. Wenn Sie eine dieser
Outlook-Versionen im "Nur via Internet"-Modus einsetzen, führen Sie
folgende Schritte aus, um die Standardablage zu ändern:
- Öffnen Sie die PST-Datei, die Sie zur neuen Standardablage machen
wollen, indem Sie Datei-Öffnen-Persönliche
Ordner-Datei (.pst) aufrufen.
- Wenn Sie sich nicht automatisch im Hauptordner der PST-Datei
befinden (oft mit dem Namen "Persönliche Ordner"), wählen Sie Ansicht-Ordnerliste an und aktivieren dann
den entsprechenden Hauptordner. Zur Orientierung: Es ist auf jeden Fall
NICHT der Ordner, dem die Bezeichnung "Outlook Heute" vorangestellt
ist.
- Rufen Sie im Menü Datei erst Ordner und dann Eigenschaften für <Ordnername>
auf.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen POP-E-Mail in die Datei dieses Persönlichen Ordners
übertragen und bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
- Quittieren Sie die anschließende Meldung ebenfalls mit Ok und starten Sie Outlook neu.
- Lassen Sie die Verknüpfungen in der Outlook-Leiste neu erstellen,
indem Sie die Meldung, die beim Programmstart angezeigt wird, mit Ja beantworten.
Für Outlook 98
und 2000 im Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe" sehen die Schritte wie
folgt aus:
- Öffnen Sie auch hier die PST-Datei, die Sie zur neuen Standardablage
machen wollen, indem Sie Datei-Öffnen-Persönliche
Ordner-Datei (.pst) aufrufen.
- Rufen Sie Extras-Dienste auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Übermittlung.
- Wählen Sie die Bezeichnung der PST-Datei, die in Zukunft als
Standardablage dienen soll, aus dem Dropdown-Feld Neue E-Mail an folgenden Ordner übermitteln
aus.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok
und starten Sie Outlook anschließend neu.
- Beim Programmstart klicken Sie auf Ja, um die Verknüpfungen in der
Outlook-Leiste neu anlegen zu lassen.
In Outlook 2002/XP und
Outlook 2003 gibt es keine verschiedenen Installationsarten mehr. Hier
gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie wieder die PST-Datei, die zur Standardablage werden soll,
und zwar über Datei-Öffnen-Outlook-Datendatei.
- Wählen Sie den Befehl Extras-E-Mail-Konten an.
- Aktivieren Sie die Option Vorhandene
E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und klicken Sie danach
auf Weiter.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Neue
Nachrichten übermitteln an die Ordnerbezeichnung der zuvor
geöffneten PST-Datei aus und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf
Fertig stellen.
- Quittieren Sie die nachfolgende Meldung mit Ok und starten Sie Outlook anschließend
neu.
- Die Frage nach der Aktualisierung der Verknüpfungen in der
Outlook-Leiste beantworten Sie mit Ja.
Ab sofort landen alle neuen
E-Mails in der gewünschten PST-Datei. Und auch die Standardverknüpfungen
für den Kalender, die Kontakte, die Aufgaben usw. beziehen sich auf die
Inhalte aus dieser PST-Datei.
ANZEIGE
Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente
mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes
neue Dokument?
Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie
jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der
aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keine Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen
notwendig.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt
die nächste Nummer automatisch an jeder gewünschten Position
ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn
Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise
für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/
| Nicht alle Tage mit Terminen werden
hervorgehoben Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und
98
FRAGE: In Monatskalender
von Outlook werden nützlicherweise alle Tage fett hervorgehoben, an denen
bereits Termine eingetragen sind. Nun ist mir allerdings aufgefallen, dass
das nicht für alle Monate der Fall ist. Wie geht Outlook vor und wo lässt
sich das konfigurieren? N. Schmidt
ANTWORT: In der Praxis
trifft man immer wieder auf Kalender, in denen Tausende von Terminen aus 7
oder 8 Jahren gespeichert sind. Es wäre daher viele Ressourcen in Anspruch
nehmen, um alle passenden Tage zu markieren. Die Outlook-Entwickler
beschränken sich daher auf einen Zeitraum von 12 Monaten: ausgehend vom
aktuellen Datum werden die entsprechenden Tage jeweils einen Monat in die
Vergangenheit und 10 Monate in die Zukunft markiert. Eine
Konfigurationsmöglichkeit gibt es leider nicht.
Word-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser
aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word
2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Kniffe zur effektiveren Nutzung der wichtigsten Funktionen
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
Klicken
Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
Um
SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando
"unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte
beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im
Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere
Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando
"help" an dieselbe Adresse.
|