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Ausgabe vom 13. April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Daten schnell, komfortabel und
voll automatisch sichern
- Download-Tipp: Kategorien noch schneller
zuweisen
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Daten schnell, komfortabel und voll automatisch sichern
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Kategorien noch schneller zuweisen
Mit Hilfe von Kategorien können Sie Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails usw. in Outlook noch effektiver organisieren. Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Kategorie-Assistenten, um Zuweisungen in Zukunft noch schneller vorzunehmen: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Kategorien zuordnen-Kategoriezuordnung/Optionen zur Verfügung. Hier wählen Sie aus der Gesamtliste der Kategorien einmalig die Kategorien aus, die Sie besonders häufig verwenden und die daher möglichst schnell ausgewählt werden sollen.
Wenn Sie in Zukunft ein beliebiges Outlook-Element öffnen (Termin, Aufgabe, Kontakt usw.) steht hier ein neues Symbol Kategorien zuordnen zur Verfügung. Klicken Sie die neue Funktion an (Mausklick 1) und nach wenigen Augenblicken erscheint ein Dialogfeld, in dem für jede Ihrer favorisierten Kategorien eine Schaltfläche vorgegeben ist. Hier genügt dann ein weiterer Klick (Mausklick 2) und schon ist die Kategorie zugewiesen. Das Dialogfeld verschwindet automatisch, so dass der komplette Vorgang wirklich mit nur 2 Mausklicks abgeschlossen ist. Sie finden den Gratis-Download unter:
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Kategorien
noch schneller zuweisen |
| Outlook-Tipp der
Woche |
Gmail - Der kostenlose Mailservice von Google mit Outlook-Anbindung, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Seit einem Jahr bietet Google mit Gmail einen kostenlosen E-Mail-Service an, der sich zurzeit noch offiziell in seiner Betatestphase befindet. Da vor wenigen Wochen auch der direkte Mailabruf und -versand über Outlook (oder andere Mailprogramme) freigeschaltet wurde und Gmail außerdem zahlreiche Vorteile gegenüber vielen anderen kostenlosen und gebührenpflichtigen Maildiensten hat, möchten wir Ihnen "Google Mail" in diesem zweiteiligen Tipp der Woche nicht nur vorstellen, sondern Ihnen auch zeigen, wie Sie möglichst einfach zu einem Gmail-Account kommen, denn eine direkte Anmeldung ist derzeit nicht möglich.
Beginnen wir aber mit einem kleinen Überblick über die wichtigsten Vorteile von Gmail:
- Das Motto von Gmail lautet: "Nie wieder eine Mail löschen". Mit über
2 GB kostenlosem Speicher (zurzeit läuft noch ein Zähler, der den
Speicher pro User jede Sekunde weiter erhöht) wird der Platz nicht so
schnell ausgehen.
- Für die Suche in Ihrem Mailbestand steht Ihnen die blitzschnelle
Google-Suche zur Verfügung.
- Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und schnell. Es gibt keine
störenden Banner oder Popup-Anzeigen, sondern lediglich wenig
aufdringliche Textanzeigen, wie Sie sie bereits aus der
Google-Internetsuche kennen. Gmail hängt auch keine Werbebotschaften an
Ihre verschickten Mails!
- Bei der Anmeldung müssen Sie keine inquisitorischen Fragen zu
Hobbys, Familienstand, Alter usw. beantworten. Name und Passwort reichen
aus, um Ihren Account nach zwei Minuten zu eröffnen.
- Der Zugriff auf Ihre Mails kann sowohl mit Hilfe eines Browsers über
ein Web-Interface als auch mit einem Mailprogramm wie Outlook erfolgen.
Dabei bietet Gmail die Möglichkeit, abgerufene Mails automatisch zu
archivieren, so dass Ihnen jederzeit ein durchsuchbares externes Archiv
Ihrer Nachrichten zur Verfügung steht.
- Gmail bietet ideale Voraussetzungen für mobile Anwender, denn auch
unterwegs haben Sie von jedem beliebigen Browser Zugriff auf Ihre Mails.
Im Büro oder zu Hause rufen Sie die Mails aber dennoch mit Outlook ab
und arbeiten so jederzeit mit einem kompletten Archiv. Ihnen steht sogar
eine spezielle reduzierte Web-Oberfläche zur Verfügung, die Sie für
ältere bzw. reduzierte Browser in Handys oder PDA's, aber auch für
Verbindungen mit geringer Bandbreite unterwegs verwenden können.
- Nach unseren Erfahrungen werden Gmail-Accounts zurzeit noch nicht
mit Spam überflutet und die unerwünschten Nachrichten, die eingehen,
werden von dem automatisch aktivierten Filter zuverlässig
erkannt.
http://www.gmail.com
Die Benutzeroberfläche steht zurzeit nur in englischer Sprache zur Verfügung, aber es ist zu erwarten, dass es in Zukunft auch eine deutsche Version geben wird. Sie können sich auf der Homepage zwar über die Möglichkeiten von Gmail informieren und sich in Ihren Account einloggen, aber einen Link zum Eröffnen eines neuen Kontos gibt es nicht. In der (inzwischen schon 1 Jahr dauernden) Betaphase ist es nur möglich, einen neuen Account zu eröffnen, wenn man von einem anderen Gmail-Nutzer eingeladen wird. Das hat zu Beginn dazu geführt, dass Gmail-Einladungen sogar für bis zu 90 $ bei eBay versteigert wurden, aber mittlerweile gibt es so viele Einladungen, dass es jedem Anwender irgendwie möglich ist, an seine Gmail-Adresse zu kommen.
So möchten alle Mitglieder der Redaktion von SmartTools Outlook Weekly Ihre Einladungen zur Verfügung stellen und insgesamt 200 Lesern die Möglichkeit bieten, einen kostenlosen Gmail-Account zu eröffnen. Wenn Sie Interesse daran haben, senden Sie bitte eine Mail an:
outlook.weekly@gmail.com
Wir verschicken die Einladungen dann bis Freitag an die ersten 200 Einsender und werden auch noch mehr Leser versorgen, sobald uns neue Einladungen zur Verfügung stehen. Eine Alternative dazu ist das kostenlose Angebot auf der folgenden Seite:
http://isnoop.net/gmail/
Gmail-User, die keine Verwendung für ihre Einladungen haben, stellen sie diesem Service zur Verfügung, der sie dann wiederum an Interessenten verteilt. Sie müssen dazu lediglich Ihre bisherige E-Mail-Adresse angeben. Der Service ist zeitweise überlastet, so dass die Seite manchmal nicht erreichbar ist und die Einladungen erst nach einigen Tagen kommen, aber bisher ist keiner unserer Tests fehlgeschlagen.
Wenn Sie schließlich auf dem einen oder anderen Weg eine Gmail-Einladung erhalten, finden Sie in der Mail einen Link, der Sie direkt in das Anmeldeformular führt. Füllen Sie es aus und bereits nach wenigen Minuten können Sie Ihren Gmail-Account mit 2 GB Speicherplatz nutzen.
In der nächsten Woche zeigen wir dann, wie Sie Outlook zum Versenden und Empfangen von Nachrichten über Gmail einrichten und einige der interessantesten Funktionen nutzen.
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ANZEIGE Serienmails ganz einfach und ohne Sicherheitswarnungen
direkt aus Word verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Neue PST-Datei als Standardablage festlegen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Nach einer Neuinstallation hat Outlook automatisch eine neue PST-Datei erstellt. Ich möchte aber eine alte PST-Datei weiter benutzen. Die Datei habe ich in ein Verzeichnis auf dem Rechner kopiert und ich kann sie auch über das Dateimenü von Outlook öffnen. Eingehende E-Mails werden aber trotzdem an die neue PST-Datei übermittelt. Wie kann ich das ändern?
K. Bergmann
ANTWORT: Das richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Outlook-Version. In Outlook 98 und 2000 kommt es außerdem auf die Installationsart an. Wenn Sie eine dieser Outlook-Versionen im "Nur via Internet"-Modus einsetzen, führen Sie folgende Schritte aus, um die Standardablage zu ändern:
- Öffnen Sie die PST-Datei, die Sie zur neuen Standardablage machen
wollen, indem Sie Datei-Öffnen-Persönliche
Ordner-Datei (.pst) aufrufen.
- Wenn Sie sich nicht automatisch im Hauptordner der PST-Datei
befinden (oft mit dem Namen "Persönliche Ordner"), wählen Sie Ansicht-Ordnerliste an und aktivieren dann
den entsprechenden Hauptordner. Zur Orientierung: Es ist auf jeden Fall
NICHT der Ordner, dem die Bezeichnung "Outlook Heute" vorangestellt
ist.
- Rufen Sie im Menü Datei erst Ordner und dann Eigenschaften für <Ordnername>
auf.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen POP-E-Mail in die Datei dieses Persönlichen Ordners
übertragen und bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
- Quittieren Sie die anschließende Meldung ebenfalls mit Ok und starten Sie Outlook neu.
- Lassen Sie die Verknüpfungen in der Outlook-Leiste neu erstellen,
indem Sie die Meldung, die beim Programmstart angezeigt wird, mit Ja beantworten.
- Öffnen Sie auch hier die PST-Datei, die Sie zur neuen Standardablage
machen wollen, indem Sie Datei-Öffnen-Persönliche
Ordner-Datei (.pst) aufrufen.
- Rufen Sie Extras-Dienste auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Übermittlung.
- Wählen Sie die Bezeichnung der PST-Datei, die in Zukunft als
Standardablage dienen soll, aus dem Dropdown-Feld Neue E-Mail an folgenden Ordner übermitteln
aus.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok
und starten Sie Outlook anschließend neu.
- Beim Programmstart klicken Sie auf Ja, um die Verknüpfungen in der
Outlook-Leiste neu anlegen zu lassen.
- Öffnen Sie wieder die PST-Datei, die zur Standardablage werden soll,
und zwar über Datei-Öffnen-Outlook-Datendatei.
- Wählen Sie den Befehl Extras-E-Mail-Konten an.
- Aktivieren Sie die Option Vorhandene
E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und klicken Sie danach
auf Weiter.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Neue
Nachrichten übermitteln an die Ordnerbezeichnung der zuvor
geöffneten PST-Datei aus und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf
Fertig stellen.
- Quittieren Sie die nachfolgende Meldung mit Ok und starten Sie Outlook anschließend
neu.
- Die Frage nach der Aktualisierung der Verknüpfungen in der
Outlook-Leiste beantworten Sie mit Ja.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ |
Nicht alle Tage mit Terminen werden hervorgehoben
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: In Monatskalender von Outlook werden nützlicherweise alle Tage fett hervorgehoben, an denen bereits Termine eingetragen sind. Nun ist mir allerdings aufgefallen, dass das nicht für alle Monate der Fall ist. Wie geht Outlook vor und wo lässt sich das konfigurieren?
N. Schmidt
ANTWORT: In der Praxis trifft man immer wieder auf Kalender, in denen Tausende von Terminen aus 7 oder 8 Jahren gespeichert sind. Es wäre daher viele Ressourcen in Anspruch nehmen, um alle passenden Tage zu markieren. Die Outlook-Entwickler beschränken sich daher auf einen Zeitraum von 12 Monaten: ausgehend vom aktuellen Datum werden die entsprechenden Tage jeweils einen Monat in die Vergangenheit und 10 Monate in die Zukunft markiert. Eine Konfigurationsmöglichkeit gibt es leider nicht.
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Kniffe zur effektiveren Nutzung der wichtigsten Funktionen
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