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Ausgabe vom 13. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und
Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Schneller Zugriff auf immer wieder
benötigte E-Mail-Anhänge
- News: Service Pack 2 für Exchange Server 2003
angekündigt
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen
jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
Download-Tipp: Schneller Zugriff auf immer wieder benötigte E-Mail-Anhänge
Verschicken Sie immer wieder dieselben Anhänge mit Preislisten, Produktbeschreibungen, Techinfos, nützlichen Tools, Bildern usw.? Sparen Sie sich in Zukunft die manuelle Suche nach den entsprechenden Dateien und nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Anhang-Assistenten: Nach der automatischen Installation wird er fest in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000 integriert und steht Ihnen beim nächsten Programmstart über ein neues Symbol zur Verfügung.
In einem komfortablen Dialogfeld wählen Sie zunächst einmal die Dateien aus, die Sie regelmäßig als Anhang verschicken müssen. Sie geben eine kurze Beschreibung für jede Datei ein und schon ist der SmartTools Anhang-Assistent einsatzbereit: Möchten Sie in Zukunft eine Mail mit einem der hinterlegten Anhänge verschicken, genügt dazu ein einziger Mausklick, denn der Assistent bietet Ihnen alle vordefinierten Dateien in einem übersichtlichen Menü an. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Eintrag und der Assistent erstellt automatisch eine neue Mail mit dem korrekten Anhang.
Aber auch beim Beantworten oder Weiterleiten einer Mail stehen Ihnen die Anhänge zur Verfügung: öffnen Sie einfach das Einfügen-Menü und Sie können die gewünschte Datei ohne lange Suche direkt auswählen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
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SmartTools
Anhang-Assistent für
Outlook |
News: Service Pack 2 für Exchange Server 2003 angekündigt
Microsoft hat vor kurzem Details zum Service Pack 2 für den Exchange Server 2003 veröffentlicht, das noch in diesem Jahr erscheinen soll. Das SP-2 fasst zunächst Service Pack 1 und alle bis dahin erscheinenden Updates und Hotfixes zusammen, so dass der Exchange Server 2003 mit der Ausführung eines einzigen Setups auf den aktuellsten Stand gebracht werden kann. Neben der Bereinigung verschiedener Bugs und der Schließung von Sicherheitslücken bringt das SP-2 auch einige Neuerungen mit: So wurde der SmartScreen-Spamfilter überarbeitet. Er erkennt Spam durch Analysealgorithmen noch effektiver, verringert aber gleichzeitig "False Positives", also als Spam eingestufte erwünschte E-Mails. Gleichzeitig hat Microsoft zur Spambekämpfung einen Mechanismus namens "Sender ID Authentication Protocol" integriert.
Im Bereich "Mobile Messaging" integriert das SP-2 gleich mehrere Neuerungen: Für Benachrichtigungen wird zukünftig statt des mitunter unzuverlässigen SMS eine neue, auf HTTP basierende Push-Technologie genutzt, die besser kontrollierbar ist und den Abgleich neuer Nachrichten, Kontakte, Termine oder Aufgaben verlässlich steuert. Die dazu notwendige Übertragung sowie der eigentliche Abgleich kann komprimiert erfolgen. Schließlich wird der Server um neue Sicherheitsfeatures für Mobile Messaging wie S/MIME, Verschlüsselungs- und Anmeldezertifikate, Sicherheitsrichtlinien sowie eine Art "Intruder Detection" erweitert, die einen Account nach einer bestimmten Anzahl von "Hackversuchen" dauerhaft sperrt.
Administratoren werden sich über die Erweiterungen im Bereich Verwaltung und Migration freuen: Über entsprechende Connectoren ist ein direkter Zugriff auf Novell Group Wise 6.x-Systeme sowie eine Übernahme der dort vorhandenen Daten möglich. Viele Offline-Funktionen wie beispielsweise der Zugriff auf Adressbücher soll beschleunigt werden. Mailboxen können zukünftig bis zu 75 Gigabyte umfassen, öffentliche Ordner lassen sich mit neuen Tools noch effektiver einrichten und verwalten. Weitere Informationen und Links zu Beiträgen mit weiterführenden Inhalten zum SP-2 finden Sie unter der folgenden Adresse:
Service Pack 2 für Exchange Server 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Newsgroups direkt in Outlook lesen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Newsgroups sind nicht selten eine wahre Fundgrube für Tipps & Tricks, nützliche Hinweise oder komplette Problemlösungen rund um Windows und Office. Man muss nicht einmal aktiv an Newsgroups teilnehmen und eigene Beiträge veröffentlichen - allein das regelmäßige Stöbern in den Beiträgen liefert wertvolle Informationen für die tägliche Arbeit. Für den lesenden Zugriff auf Newsgroups ist es nicht einmal notwendig, eine spezielle Anwendung für diese Aufgabe zu installieren. Alles, was Sie dazu benötigen, bringt Outlook bereits mit bzw. steht im Internet in Form von "Google Groups" kostenlos zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein Webinterface, mit dem sich komfortabel in Newsgroups browsen und stöbern lässt. Die Einbindung in Outlook nehmen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Outlook Heute"
beziehungsweise "Persönliche Ordner" und wählen Sie Neuer Ordner im Kontextmenü an.
- Benennen Sie den Ordner "Newsgroups" und klicken Sie auf Ok.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eben angelegten Ordner
"Newsgroups" und wählen Sie erneut Neuer
Ordner im Kontextmenü an.
- Benennen Sie den Ordner wie die Newsgroup, in der Sie stöbern
möchten, also beispielsweise "microsoft.public.de.outlook" und klicken
Sie auf Ok.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eben angelegten Ordner
"microsoft.public.de.outlook" und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Homepage".
- Aktivieren Sie die Option Homepage dieses
Ordners standardmäßig anzeigen.
- Geben Sie im Feld Adresse die
folgende URL ein:
Der Parameter "hl=de" spezifiziert die für das Webinterface zu verwendende Sprache, in diesem Fall "de" für "Deutsch". Bevorzugen Sie eine englische Benutzeroberfläche, geben Sie hier "hl=us" oder "hl=en" an. Mit dem Parameter "as_ugroup=" wird angegeben, welche Newsgroup angezeigt werden soll. In diesem Fall handelt es sich also um"microsoft.public.de.outlook".
- Bestätigen Sie mit Ok.
Natürlich können Sie auf diesem Weg auch weitere Ordner für den Zugriff auf andere interessante Newsgroups anlegen. Dazu geben Sie in der URL für den Parameter "as_ugroup=" jeweils den entsprechenden Namen der gewünschten Newsgroup an. Eine Übersicht mit Beschreibungen aller auf "Google Groups" verfügbaren Newsgroups finden Sie ausgehend unter der folgenden Adresse:
Google Groups
Eine Übersicht der deutschsprachigen Newsgroups liefert "Google Groups" unter dieser Adresse:
Deutschsprachige Newsgroups
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WordVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel:
SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Druckformate an andere Anwender verteilen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich habe verschiedene benutzerdefinierte Druckformate definiert, die ich nun an andere Mitarbeiter unserer Firma verteilen möchte. Outlook besitzt aber keinen Befehl zum Importieren oder Exportieren von Druckformaten. Können Sie mir weiterhelfen?
R. Bleichenbacher
ANTWORT: Outlook speichert Druckformate in einer Datei namens OUTLPRNT (ohne Dateiendung!). Darin sind alle Formate gespeichert, was bedeutet, dass ein Übertragen der Datei auf einen anderen Rechner alle dort eingerichteten Druckformate überschreibt. Zu beachten ist ferner, dass ein Austausch der Datei OUTLPRNT nur bei gleichen Outlook-Versionen funktioniert. So verursacht zum Beispiel eine Druckformat-Datei von Outlook 2003 einen Fehler, wenn Sie sie in ein Outlook 2002-System oder eine andere Outlook-Version einbinden.
Wenn diese Einschränkungen innerhalb Ihrer Firma unproblematisch sind, steht einem Kopieren der Datei OUTLPRNT nichts im Wege. Sie müssen dann nur den richtigen Quell- und Zielordner finden.
Wo sich die Datei befindet, richtet sich nach Ihrer Windows-Version. Auf einem Windows 2000- oder Windows XP-System speichert Outlook die Druckformat-Datei zum Beispiel standardmäßig im Ordner
C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>
\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Unter Windows 98 mit eingerichteten Benutzerprofilen findet sich die Datei dagegen in folgendem Ordner
C:\Windows\Profiles\<Benutzername>
\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Wenn Sie die Suchfunktion von Windows einsetzen wollen, um die Datei aufzuspüren, müssen Sie berücksichtigen, dass es sich gegebenenfalls um einen versteckten Ordner handelt. Sie müssen also im Windows-Explorer die Ansicht versteckter Dateien und Ordner aktivieren.
Nachdem Sie OUTLPRNT auf Ihrem System gefunden haben, kopieren Sie die Datei per Diskette oder direkt per Netzwerkverbindung auf das bzw. die Zielsystem(e). Als Ziel des Kopiervorgangs verwenden Sie den gleichen Ordnerpfad wie auf Ihrem Rechner, wobei Sie natürlich den Ordner für den entsprechenden Benutzer auswählen müssen.
Nach dem nächsten Start von Outlook sollten Sie Ihre Druckformate über das Untermenü Datei-Seite einrichten aufrufen können.
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Speicherort von Kontakten herausfinden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich nutze häufig das Feld Kontakt suchen in der Outlook-Symbolleiste, beispielsweise um schnell einen Kontakt mit der zugehörigen Telefonnummer herauszusuchen. Wenn es mehrere Übereinstimmungen gibt, zeigt mir Outlook ein Dialogfenster mit den entsprechenden Namen an. Sollte die Kontaktsuche aber nur einen Treffer ergeben, öffnet sich sofort das Kontaktformular. Mein Problem dabei ist, dass ich nicht erkennen kann, in welchem Ordner der Adressbucheintrag gespeichert ist. Das ist insofern wichtig für mich, als ich meine Adressenliste mit Hilfe von Unterordnern gegliedert habe. Das Kontaktformular selbst gibt mir aber keine Auskunft, ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten, einen Geschäftspartner oder ähnliches handelt. Wenn der Ordner angezeigt würde, könnte ich das sofort erkennen. Wissen Sie, wie ich Outlook dazu bringe, den Kontaktordner anzuzeigen?
D. Voigt
ANTWORT: Wenn Sie Outlook 2000 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"-Modus betreiben oder wenn Sie in Outlook 2002/2003 auf ein Postfach auf einem Exchange Server zugreifen, nennt das Dialogfeld mit den Ergebnissen der Kontaktsuche hinter dem Namen normalerweise auch den Ordner, in dem der Kontakt gespeichert ist. So sind Sie bei mehreren Treffern sofort informiert.
Wenn Sie mit Kontaktordnern in einer Persönlichen Ordnerdatei arbeiten, unterbleibt die Angabe des Speicherortes in der Ergebnisliste der Kontaktsuche. Dann wissen Sie genau so wenig über die Herkunft der Adressangabe, als wenn Ihre Suche nur einen Treffer ergeben hätte und sofort das Kontaktformular angezeigt worden wäre.
Die Lösung des Problems ist aber schnell gefunden. Sie können in jedem Kontaktformular abfragen, wo der aktuelle Eintrag gespeichert ist. Dazu wählen Sie in dem Formular Datei-Eigenschaften an. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld sehen Sie im oberen Bereich einen Hinweis auf den Ort. Das ist der gesuchte Outlook-Kontaktordner.
| Newsletter-Tipp |
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Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit Office 2003 und XP beschäftigt:
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
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Releases
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