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Ausgabe vom 14. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte
Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
- Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine
Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
- Techinfo: Zeitzonen effektiv mit Outlook
nutzen
Outlook-Helpline
- Automatische Vorschlagliste beim Eingeben einer
E-Mail-Empfängeradresse
- Mail-Anhänge werden auf dem Ausdruck nicht
angezeigt
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gültigen Aktionspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:
Mailwasher Pro
Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Es bietet sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten.
Standardmäßig bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer Menüpunkt Extras-SmartTools Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können. Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per Mausklick.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern, drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Outlook-Geburtstagsliste kostenlos
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Techinfo: Zeitzonen effektiv mit Outlook nutzen
Wenn Sie mit PDA oder Laptops reisen, nutzen Sie sicherlich auch die Möglichkeit von Outlook, eine andere Zeitzone auszuwählen. Der unangenehmer Begleiteffekt: Outlook passt Ihre Termine automatisch an die neuen Gegebenheiten an, so dass zum Beispiel ein für 18:00 Uhr eingetragener Termin in Helsinki plötzlich für 20:00 Uhr angezeigt wird. Es kann also durchaus passieren, dass Sie aufgrund dieser Tatsache zu spät zu einem Termin erscheinen oder nutzlos Zeit durch zu frühes Erscheine zu einem Termin verschwenden. Unter der folgenden Adresse finden Sie einen Knowledge Base-Beitrag, der Hintergründe erläutert und Ihnen verschiedene Ansätze zur Lösung dieses Problems aufzeigt:
Zeitzonen effektiv mit Outlook nutzen
Die Ausführungen gelten für Outlook 2003, lassen sich aber auch auf ältere Outlook-Versionen anwenden.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Endlich Schluss mit dem Feiertagsdilemma in Ihrem Outlook-Kalender, Teil 2
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Der neue kostenlose SmartTools Feiertags-Assistent befreit Sie von den Zwängen der von Outlook vorgegebenen Feiertagslisten:
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SmartTools
Feiertags-Assistent kostenlos
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Ab sofort können Sie beliebige Feiertage auf nahezu unbestimmte Zeit in Ihren Outlook-Kalender eintragen. Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie erfahren, wie Sie Termine für den Kalender auswählen und in Outlook integrieren. Lesen Sie nun, wie Sie der SmartTools Feiertags-Assistent beim Anlegen eigener Feiertage unterstützt und wie Sie einzelne Ereignisse nachträglich bearbeiten.
Starten Sie zunächst den Feiertags-Assistenten über den gleichnamigen Befehl im Menü SmartTools. Um die Programmfunktionen in aller Ruhe ausprobieren zu können, ohne dabei die vorhandenen Feiertage aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz zu manipulieren, empfiehlt es sich, eine neue Gruppe anzulegen. Das geht ganz einfach, indem Sie den gewünschten Namen in das Feld Gruppe eingeben.
Überschreiben Sie die gerade angezeigte Länderbezeichnung zum Beispiel mit "Christliche Feiertage" und drücken Sie danach die Taste Return. Der Feiertags-Assistent fragt Sie daraufhin, ob Sie eine neue Gruppe anlegen wollen. Klicken Sie auf Ja. - Wenn Sie die Frage mit Nein beantworten, legt der Feiertags-Assistent keine neue Gruppe an, sondern ändert lediglich den aktuellen Gruppennamen - eine nützliche Funktion, wenn Sie eine neue Gruppe angelegt und sich dabei verschrieben haben.
Nachdem Sie eine neue Gruppe erstellt haben, sind die Feiertagslisten zunächst leer. Mit den Schaltflächen Neu können Sie Feiertage zur Liste verfügbarer Ereignisse oder sofort zur Liste der für den Kalender ausgewählten Termine hinzufügen.
Ein Mausklick auf Neu öffnet das Bearbeitungsformular des SmartTools Feiertags-Assistenten. Es enthält insgesamt fünf Optionen für die unterschiedlichen Wiederholungsmuster. Geben Sie aber als erstes die gewünschte Feiertagsbezeichnung in das Feld Name ein. Beginnen Sie im Beispielfall mit einem datumsabhängigen Feiertag wie "1. Weihnachtstag".
Der erste Weihnachtstag fällt immer auf den 25. Dezember, sodass Sie im Bereich Jedes Jahr die erste Option aktivieren. Danach tragen Sie "25" als Tageszahl ein und wählen "Dezember" im rechts angrenzenden Monats-Dropdown-Feld aus. Zum Abschluss der Feiertagsdefinition klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Name des Ereignisses erscheint jetzt in einer der beiden Listen des Hauptformulars. Die Listen werden übrigens chronologisch sortiert, weshalb etwa ein Feiertag wie "Allerheiligen" nicht ganz am Anfang der Liste steht, sondern eher am Ende, wie es für einen Termin am 1. November zu erwarten ist.
Nach demselben Prinzip können Sie weitere christliche Feiertage definieren. Probieren Sie es beispielsweise mit "Palmsonntag". Das ist der Sonntag vor Ostern. Im Bearbeitungsformular aktivieren Sie dazu die zweite Option im Bereich Jedes Jahr und legen als Wiederholungsmuster "7 Tage vor Ostersonntag" fest. Ob Ihre Definition korrekt ist, können Sie mit der Schaltfläche Testen für <Jahreszahl> ermitteln (<Jahreszahl> entspricht immer dem aktuellen Jahr). Beim Anklicken erscheint unter der Schaltfläche das tatsächliche Datum - im Jahr 2005 etwa "So, 20.03.2005".
Die anderen Wiederholungsmuster im Bearbeitungsformular des Feiertags-Assistenten eignen sich zum Beispiel für Feiertage wie den "Eidgenössischen Dank-, Buß- und Bettag", der jedes Jahr am "dritten Sonntag im September" stattfindet. Oder für den "1. Advent", den "vierten Sonntag vor dem 25. Dezember", oder für den (deutschen) "Buß- und Bettag", der "11 Tage vor dem vierten Sonntag vor dem 25. Dezember" (= 11 Tage vor dem 1. Advent) liegt.
Selbstverständlich können Sie die im Hauptformular eingetragenen Ereignisse auch nachträglich ändern. Dazu markieren Sie den gewünschten Eintrag in einer der beiden Listen und klicken anschließend auf die Schaltfläche Ändern unter dem entsprechenden Listenfeld. Damit öffnen Sie wieder das Bearbeitungsformular, in dem Sie die Änderungen vornehmen.
Ebenso funktioniert das Löschen von Feiertagen: Markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Löschen unter der Liste mit dem markierten Ereignis.
Besonders vorsichtig sollten Sie mit der Schaltfläche Löschen rechts neben dem Dropdown-Feld Gruppe umgehen. Damit können Sie eine komplette Gruppe inklusive aller Feiertage aus dem SmartTools Feiertags-Assistenten entfernen. Da die zugehörigen Feiertagsdefinitionen anschließend unwiederbringlich verloren sind, werden Sie mit zwei Meldungsfenstern vor den Konsequenzen gewarnt. Erst wenn Sie beide Abfragen mit Ja bestätigen, löscht der Feiertags-Assistent die aktuell ausgewählte Gruppe.
Und was passiert mit den Feiertagen, die der Feiertags-Assistent in den Kalender eingetragen hat? Der Assistent selbst kann nicht direkt auf diese Termine zugreifen. Da der Feiertags-Assistent aber automatisch eine Länder-/Gruppenbezeichnung sowie mindestens die Kategorie "Feiertag" in jeden Feiertagstermin einfügt, lassen sich die Kalendereinträge schnell wieder finden, um sie gegebenenfalls zu löschen.
Zum Auflisten der Feiertage wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender. Öffnen Sie dann das Menü Ansicht - und in Outlook 2003 auch noch das Untermenü Anordnen nach. Anschließend wählen Sie Aktuelle Ansicht-Nach Kategorie an. Die Kalendereinträge werden daraufhin in tabellarischer Form angezeigt, wobei die zugewiesenen Kategorien als Gruppierungsebenen dienen. Alle vom SmartTools Feiertags-Assistenten eingetragenen Termine finden Sie in der Kategorien-Gruppe "Feiertag". Bei Bedarf können Sie die Liste auch noch nach der Spalte "Termin-/Besprechungsort" sortieren, damit die Feiertage einzelner Länder jeweils direkt untereinander aufgeführt werden. Zum Sortieren klicken Sie einfach den entsprechenden Spaltenkopf an.
Per Doppelklick können Sie einzelne Feiertagstermine öffnen und Details in den Textbereich des Terminfensters eingeben. Oder Sie markieren Einträge in der Kalenderübersicht, um sie per Entf-Taste zu löschen.
Sie sehen, dass der SmartTools Feiertags-Assistent wesentlich flexibler mit Feiertagen umgeht als die bislang von Outlook gewohnten Funktionen. Bei Bedarf können Sie den Assistenten sogar für ganz andere Zwecke nutzen - etwa für Jahres- und Geburtstage, Jubiläumslisten usw. So wird der Feiertags-Assistent auch über den kommenden Jahreswechsel hinaus gute Dienste leisten.
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ANZEIGE Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word
übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Automatische Vorschlagliste beim Eingeben einer E-Mail-Empfängeradresse
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wo kann ich einstellen, dass beim Anlegen einer E-Mail-Nachricht automatisch ein Auswahlfenster mit ähnlich lautenden Empfängeradressen erscheint, sobald ich bestimmte Anfangsbuchstaben in die Felder An oder Cc eingebe?
R. Schlor
ANTWORT: Was Sie meinen, ist vermutlich die Auto-Vervollständigen-Funktion für E-Mail-Adressen. Diese Funktion steht erst seit Outlook 2002/XP zur Verfügung. Sie prüft, ob die Buchstaben, die Sie in die Felder An, Cc oder auch Bcc eingeben, vorher schon einmal für eine E-Mail-Adresse verwendet worden sind. Sollte das der Fall sein, vervollständigt Outlook die Adresse automatisch oder, wenn die bislang eingegebenen Buchstaben noch keine eindeutige Zuordnung erlauben, Sie erhalten eine kleine Auswahlliste mit den möglichen Treffern.
Falls Sie mit Outlook 2002/XP oder 2003 arbeiten und feststellen, dass die Auto-Vervollständigen-Funktion nicht angeboten wird, überprüfen Sie die entsprechende Programmeinstellung: Wählen Sie Extras-Optionen an und klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen. Danach klicken Sie auf Erweiterte E-Mail-Optionen. Im jetzt angezeigten Dialogfenster muss das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen aktiviert sein.
Darüber hinaus gibt es in allen Outlook-Versionen die Möglichkeit, Adressen nachzuschlagen, sobald Sie die ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Namens in die Felder An, Cc oder Bcc eingegeben haben. Dazu drücken Sie in Outlook 98 die Tastenkombination Alt+K oder in den anderen Outlook-Versionen Strg+K. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster mit entsprechenden Vorschlägen aus den verfügbaren Adressbüchern. Sie brauchen dann nur noch die gewünschte Auswahl zu treffen. Die Tastenkombination ist übrigens ein Kürzel für die Symbolleistenschaltfläche Namen überprüfen.
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ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Mail-Anhänge werden auf dem Ausdruck nicht angezeigt
Versionen: Outlook 2003
FRAGE: Ich setze Outlook 2003 ein und muss zwischendurch die eine oder andere Mail ausdrucken. Dabei ist mir aufgefallen, dass Anhänge zwar auf einigen Ausdrucken angegeben werden, aber aus vielen Ausdrucken ist nicht ersichtlich, dass ein Anhang enthalten war. Ist das ein Bug?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Tatsächlich handelt es sich hier um einen Bug von Outlook 2003. Anhänge erscheinen immer dann auf dem Ausdruck, wenn es sich um Mails im Text- oder RTF-Format handelt. Bei HTML-Mails wird das entsprechende Symbol nicht angezeigt.
Wenn dieser Bug bei Ihnen auftritt, haben Sie bisher kein Service Pack für Office 2003 installiert, denn der Fehler wurde bereits im letzten Jahr mit dem SP-1 für Office 2003 behoben. Mittlerweile ist das SP-2 verfügbar, das Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
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SP-2
für Office 2003
herunterladen |
Das SP-2 enthält übrigens alle vergangenen Updates, so dass Sie das SP-1 nicht vorher installieren müssen.
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist unser aktueller E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert. Zum Beispiel
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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