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Ausgabe vom 15. Dezember
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Outlook-Lesebestätigungen optimal
nutzen
- News: Beta-Version der Desktop-Suche von Microsoft
zum kostenlosen Download verfügbar
- News: Microsoft Office Outlook Live kurz vor dem
Start
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Liebe Leserin,
Lieber Leser,
Weihnachten steht vor der Tür und die Redaktion von Outlook Weekly gönnt sich einen kleinen Weihnachtsurlaub.
Unser Newsletter wird in den kommenden zwei Wochen nicht erscheinen. Sie erhalten die nächste Ausgabe am 6.1.2005.
Wir möchten uns an dieser Stelle für Ihre Unterstützung bedanken und wünschen allen Lesern ein gesegnetes Weihnachtsfest und ein glückliches Jahr 2005.
Ihre
Outlook Weekly-Redaktion
P.S.: Wenn Sie Ideen oder Anregungen haben, was wir im kommenden Jahr besser oder einfach anders machen sollen, dann freuen wir uns über jede Mail:
Mail an Kundenservice
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Outlook-Lesebestätigungen optimal nutzen
Manchmal möchten Sie wissen, ob eine Mail tatsächlich vom Empfänger gelesen wurde. Um das herauszufinden, müssen Sie nicht zum Telefonhörer greifen. In Outlook genügt es, eine Lesebestätigung anzufordern.
In unseren kostenlosen Techinfo stellen wir Ihnen zunächst die Standardverfahren zum Ein- oder Ausschalten der Bestätigungen vor und zeigen wir Ihnen dann eine VBA-Lösung, mit der Sie die Arbeit noch schneller erledigen: per Programmcode erstellen Sie eine Symbolleistenschaltfläche, die die Lesebestätigung mit einem einzigen Mausklick aktiviert oder deaktiviert:
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Lesebestätigungen
per Mausklick
einschalten |
News: Beta-Version der Desktop-Suche von Microsoft zum kostenlosen Download verfügbar
Wie angekündigt hat auch Microsoft am Montag offiziell ein kostenloses Programm zur komfortablen Desktop-Suche angekündigt: Bei der MSN Toolbar Suite handelt es sich genau genommen um vier Symbolleisten, die sich in Outlook, den Windows-Explorer, die Taskleiste und den Internet-Explorer integrieren. Nachdem die MSN Toolbar Suite einen Index Ihrer Festplatte und der E-Mails aus Outlook und Outlook Express erstellt hat, machen Sie beliebige Informationen in Zukunft per Mausklick ausfindig. Sie geben einfach in der nächst gelegenen Toolbar die gewünschten Kriterien ein und erhalten nur wenige Augenblicke später bereits die ersten Ergebnisse.
Auf Wunsch kann die MSN Toolbar Suite natürlich auch das Internet durchsuchen, wobei die neue Suchmaschine MSN Search die Ergebnisse liefert. Zur Zeit bietet Microsoft eine Beta-Version der MSN Toolbar Suite zum kostenlosen Download an:
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MSN Toolbar Suite
(Beta) |
News: Microsoft Office Outlook Live kurz vor dem Start
Bereits seit einiger Zeit hielten sich hartnäckige Gerüchte, dass Microsoft das Zusammenspiel von Outlook und Hotmail optimieren möchte. Bis zum Redaktionsschluss gab es noch keine offizielle Ankündigung zu diesem Thema, aber unter der folgenden Adresse können Sie bereits eine Microsoft-Präsentation zu einem neuen Dienst namens "Microsoft Office Outlook Live" abrufen:
Demo zu Microsoft Office Outlook Live
Der Service soll nach ersten Informationen kostenpflichtig sein und ermöglicht den automatischen Abgleich von E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben und Notizen zwischen Hotmail und Outlook 2003. Sie können also beispielsweise unterwegs über ein Web-Interface auf Ihren Kalender zugreifen und Termine eintragen. Im Büro führen Sie dann einen Abgleich durch und auch Ihr Outlook-Kalender ist auf dem neuesten Stand.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Ein Blick zurück auf 8 Jahre Outlook
In den ersten Weekly-Newslettern dieser Woche hatten wir unseren Lesern bereits einen Rückblick auf die Geschichte von Word und Excel präsentiert. Beide Programme sind mit 21 bzw. 19 Jahren bereits sehr lange auf dem Markt. Im Gegensatz dazu ist Outlook eines der jüngeren Mitglieder der Office-Familie, aber dennoch möchten wir die letzte Ausgabe dieses Jahres auch hier zum Anlass nehmen, einen Blick zurück zu werfen.
An erster Stelle aber zunächst einmal eine wichtige Anmerkung: In diesem Newsletter geht es Woche für Woche um die Outlook-Versionen 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003, die in den meisten Fällen zusammen mit den entsprechenden Office-Versionen installiert wurden. Viele Anwender verwechseln allerdings immer noch "Microsoft Outlook" und "Outlook Express". Dazu muss man sagen, dass beide Programme außer dem Namensbestandteil "Outlook" und der Tatsache, dass sie von Microsoft entwickelt wurden, nichts gemeinsam haben. Outlook Express ist ein kostenloser Mail-Client und Newsreader, der zusammen mit dem Internet Explorer ausgeliefert wird. Ihm fehlt allerdings die Integration mit Word als E-Mail-Editor, es gibt keine Entwicklungsumgebung für VBA-Makros und es fehlen darüber hinaus Module für Aufgaben, Termine, Kontakte und Notizen.
Damit zurück zu Microsoft Outlook. Wenn Sie bereits seit einigen Jahren mit Office arbeiten, werden Sie sagen, dass die Geschichte von Outlook vor etwa 7 Jahren mit dem Erscheinen von Outlook 97 als Teil des Office-Paketes beginnt. Tatsächlich liegen die Anfänge aber schon etwas weiter zurück: Im Jahr 1995 stellte Microsoft mit einigem Marketing-Getöse Windows 95 vor. Mit Windows 95 wurde ein kleines Programm namens "Exchange" ausgeliefert, das zum einen als Client für den Microsoft Exchange-Server verwendet werden konnte, darüber hinaus aber auch über die Möglichkeit verfügte, Internet-Mails über POP3 abzurufen und über SMTP-Server zu verschicken. Mit dem zweiten Service Release von Windows 95 wurde der Exchange-Client dann in "Windows Messaging" umbenannt, da die Verwechslungsgefahr mit dem Exchange-Server einfach zu groß war.
Der Exchange-Client von Windows 95 war ein reines Mailprogramm ohne Kalender, Kontakte usw., aber die E-Mails wurden bereits in einer PST-Datei gespeichert. Dabei hat Microsoft es geschafft, die Kompatibilität soweit zu waren, dass Sie noch heute eine PST-Datei des damaligen Exchange-Clients ohne Probleme mit Outlook 2003 öffnen könnten.
1996 - Outlook 97 (8.0)
Ende 1996 erschien dann Office 97 und damit auch die erste "richtige" Version von Outlook. Wie bei jeder ersten Version gab es noch einige Ecken und Kanten, aber von der grundsätzlichen Struktur, war bereits alles vorhanden, das auch in den aktuellen Outlook-Versionen zu finden ist. Wenn man den Exchange-Client als Vorläufer von Outlook in Betracht zieht, wundert es nicht, dass der Abruf und Versand von E-Mails über das Internet (PO3/SMTP) zwar möglich, aber sehr langsam war. Outlook 97 basierte auf dem so genannten Mai-Protokoll und für die Verbindung zum Internet kam leider ein sehr langsamer MAPI-Spooler zum Einsatz, der eine Reihe von Bugs aufwies.
In den Folgemonaten gab es eine Reihe von Patches, die verschiedene "Kinderkrankheiten" der ersten Version von Outlook 97 beseitigten. Die letzte Version ist 8.04, was Sie in Ihrem Outlook 97 (sollten Sie es noch einsetzen) im Dialogfeld ?-Info überprüfen können. Wird diese Version nicht angezeigt, sollten Sie zumindest das Service Release 2 für Office 97 installieren! Noch besser wäre allerdings der Umstieg auf Outlook 98.
1998 - Outlook 98 (8.5)
Nach dem Erscheinen von Outlook 97 gewann das Internet so schnell an Bedeutung, dass der langsame Internet-Maildienst von Outlook 97 nicht mehr wettbewerbsfähig war. So wurde außerhalb der normalen Erscheinungszyklen der Office-Pakete im März 1998 eine "Zwischenversion" von Outlook veröffentlicht. Outlook 98 war nach der ersten Version ein bedeutender Schritt.
Man hatte aus den Problemen von Outlook 97 gelernt und viele Probleme mit der Erinnerungsfunktion, dem Ausdruck von Elementen, Anhängen, Signaturen usw. beseitigt. Den langsamen MAPI-Spooler als Schnittstelle zu Internet-Mail konnte man so schnell nicht umgehen und so wurde Outlook 98 kurzerhand in 2 Teile geteilt: Wenn Sie nur E-Mails aus dem Internet abrufen, installieren Sie Outlook im so genannten "Nur Internet"-Modus, arbeiten Sie mit dem Exchange-Server mussten Sie Outlook im "Arbeitsgruppen"-Modus installieren und dabei für die Verbindung zum Internet mit den alten Problemen kämpfen. Viele Anwender wissen gar nicht, dass Outlook 98 diese beide Modi bietet, aber wenn Sie einmal das Dialogfeld ?-Info aufrufen, finden Sie in der zweiten Zeile direkt unter der Versionsangabe die Angabe des Installationsmodus.
Outlook 98 war offiziell ein kostenloses Upgrade für registrierte Outlook 97-Anwender, wurde dann aber später als kostenloser Download zur Verfügung gestellt und dann sogar auf einer Begleit-CD des Magazins STERN verteilt. Wenn Sie noch mit Office 97 arbeiten, sollten Sie in jedem Fall Outlook 98 einsetzen. Dabei können Sie sich die Tatsache zu Nutze machen, dass das Programm auch auf den CD's einiger Bücher kostenlos mitgeliefert wurde. Für 14,95 EUR kommen Sie so recht preiswert an ein wesentlich besseres und schnelleres Outlook. Zum Beispiel:
Outlook-Buch mit Outlook 98 auf CD
1999 - Outlook 2000 (9.0)
Nur ein Jahr später erschien dann Outlook 2000, das sich zunächst einmal im Programmdesign an den übrigen Office-Applikationen orientierte. Die beiden Installationsmodi "Nur Internet" und "Arbeitsgruppe" waren weiterhin vorhanden, aber über eine Schaltfläche auf der Registerkarte "E-Mail-Übertragung" im Dialogfeld Extras-Optionen hatten Sie nun die Möglichkeit, quasi per Mausklick zwischen den beiden Modi zu wechseln. Wesentliche Neuerungen von Outlook 2000 waren:
- Bessere Integration von Word als E-Mail-Editor
- Speichern des Kalenders als Webseite
- Überwachen von Aktivitäten Ihrer Kontakte
- Persönliche Verteilerlisten (das war bis 1999 mit Outlook
tatsächlich nicht möglich!)
- Seriendruck mit Word aus Outlook heraus
- Lesebestätigungen für Internet-Mail
- Erweiterte Entwicklungsumgebung
Das größte Problem mit der ersten Version des Patches war die Tatsache, dass er auch von Administratoren nicht konfiguriert werden konnte. Die als gefährlich eingestuften Anlagen waren gesperrt und blieben es auch, solange man das Update installiert hatte. Später wurde mit dem Service Pack 3 für Office 2000 ein Registryschlüssel eingeführt, über den jeder Anwender selbst bestimmen kann, welche Anhangtypen auf seinem Rechner gesperrt sein sollten.
2001 - Outlook 2002 (10.0)
Outlook 2002 war die erste Outlook-Version, die dann nicht mehr zwischen "Nur Internet"- und Arbeitsgruppen-Modus unterschied. Die wichtigsten neuen Funktionen waren:
- Komfortable Auswahl des gewünschten E-Mail-Accounts für jede neue
Mail.
- Nutzung eines Hotmail-Accounts aus Outlook heraus (diese Möglichkeit
wird allerdings in wenigen Wochen von Hotmail abgeschaltet werden).
- "AutoVervollständigen" bei der Eingabe von E-Mail-Adressen
- Ein einziges Dialogfeld für alle Erinnerungen in Outlook (bis
Outlook 2000 erschien für jede Erinnerung ein eigener Dialog!)
- Verwendung von Farben im Kalender
- Neuer Assistent zum komfortablen Einrichten von
E-Mail-Accounts
- Netzordner zur gemeinsamen Datennutzung ohne den Exchange-Server
- Unterstützung des Microsoft Mail-Protokolls und des "Workgroup
Postoffice"
- Microsoft Fax und WinFax Starter Edition
- Automatische Speicherung von E-Mail-Adressen, deren Mails Sie
beantworten
- Export der E-Mail-Konten in eine separate Datei
Mit der aktuellen Version 2003 aus dem letzten Jahr wurde schließlich die Benutzeroberfläche zum ersten Mal seit 1997 komplett überarbeitet. Am auffälligsten ist dabei der neue vertikale Lesebereich, der das bisheriger Vorschaufenster ersetzen soll und bis zu 40% mehr Text der aktuell markierten Nachricht zeigen kann. Außerdem wurde die bisherige Outlook-Leiste mit der Ordnerliste zusammengeführt. Weitere neue Funktionen in Outlook 2003:
- Komplett neuer Spam-Filter, der von Microsoft laufend aktualisiert
wird
- Blockieren vom Abruf externer Links aus HTML-Mails
- Kalender mehrerer Anwender nebeneinander anzeigen
- Bilder in den Outlook-Kontakten
- Spezieller Exchange-Cache zur effizienten Nutzung des
Exchange-Servers bei langsamen Verbindungen
- Überarbeiteter Dialog des Regel-Assistenten
Wir hoffen, dass Ihnen dieser kleine Rückblick auf die Geschichte von Outlook ein wenig gefallen hat. Kommentare und Anmerkungen sind wie immer willkommen:
Mail an Kundenservice
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000 oder 2002? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Einzelne Seiten von Textmails ausdrucken
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: E-Mails, die mehrmals mit der Schaltfläche Antworten bearbeitet und ausgetauscht worden sind, können recht lang werden. Wenn ich die Mail ausdrucken will, kann ich aber immer nur den kompletten Text drucken. Das ist insofern überflüssig, als ich den Beginn des Diskussionsfadens ja schon mit dem letzten "Antwortschreiben" ausgedruckt habe. Gibt es nicht irgendeinen Weg, nur die erste Seite einer Nachricht an den Drucker zu schicken?
O. Bormann
ANTWORT: Das Problem, das Sie beschreiben, tritt bei Nachrichten auf, die im Textformat verschickt werden. Anders sieht es aus, wenn Sie E-Mails im HTML-Format bearbeiten. Die Druckfunktion für diesen Formattyp erlaubt den Ausdruck einzelner Seiten.
Das soll nicht bedeuten, dass Sie jetzt alle Mails im HTML-Format verfassen sollen. Aus Sicherheitsgründen ist das Textformat in jedem Fall vorzuziehen. - Es bedeutet aber, dass ein vorübergehender Wechsel ins HTML-Format den seitenweisen Ausdruck ermöglicht:
- Öffnen Sie die auszudruckende Mail.
- Wählen Sie Bearbeiten-Nachricht
bearbeiten an.
- Wählen Sie Format-HTML oder in
Outlook 98 Format-Rich-Text (HTML)
an.
- Starten Sie den Druckvorgang per Datei-Drucken. Sie können jetzt den
Seitenbereich angeben, der zu Papier gebracht werden soll.
- Damit die Nachricht ihr ursprüngliches (Text-) Format beibehält,
schließen Sie sie, ohne die Änderungen zu speichern.
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PST-Dateien auf einem Netzwerk-Server ablegen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir verfügen über ein Netzwerk mit Windows Server 2003. Auf den Arbeitsstationen arbeiten wir mit Outlook 2003. Nun möchten wir gerne die "Persönlichen Ordner-Dateien" (PST-Dateien) der Mitarbeiter in freigegebenen Ordnern auf dem Server speichern, damit sie von jedem beliebigen Arbeitsplatz zugänglich sind. Geht das überhaupt? Wenn ja, wie sieht die entsprechende Lösung aus?
R. Zipfel
ANTWORT: Ganz unabhängig von der eingesetzten Outlook-Version sagt Microsoft, dass PST-Dateien auf einer Netzwerkfreigabe nicht unterstützt werden. Als Grund nennt Microsoft die übermäßige Netzwerklast, die beim Zugriff auf die einzelnen PST-Dateien entsteht. Die Herstellerempfehlung lautet daher, einen Exchange Server einzusetzen, auf dem die Postfächer der Mitarbeiter verwaltet werden.
Selbst wenn Sie sich über die Empfehlungen hinwegsetzen, können beim "Umzug" der PST-Datei auf eine Netzwerkfreigabe diverse Probleme auftreten. Damit jeder Benutzer auf jeder Arbeitsstation seine persönliche Outlook-Umgebung erhält, müssen Sie mit Profilen arbeiten. Diese Profile müssen eingerichtet und an die Einzelplatzrechner verteilt werden. Außerdem gilt es zu beachten, dass die Outlook-Umgebung nicht nur aus der PST-Datei besteht. Unter Umständen sind die Adressen in einer separaten PAB-Datei gespeichert, die denn ebenfalls auf den Server verschoben werden muss. Hinzu kommen spezielle Ansichtseinstellungen, die sich womöglich in einer FAV-Datei befinden.
An dieser Stelle können wir deshalb keine allgemeingültige Anleitung zum verteilten Einsatz von Outlook in einer Netzwerkumgebung geben. Vielleicht hilft aber der folgende Beitrag aus der Microsoft Knowledge Base weiter, der einen groben Überblick über die Voraussetzungen für so genannte "Roaming Profiles" gibt:
http://support.microsoft.com/kb/287730/de
Und wenn Sie an einer gemeinsamen Nutzung von Kalendern und Aufgabenordnern interessiert sind, könnte auch das Tool OLXTeamOutlook für Sie interessant sein:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
| Newsletter-Tipp |
Word-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Word Weekly ist ein brandneuer E-Mail-Newsletter, der jede Woche kostenlos Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert:
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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