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Ausgabe vom 15. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Tages-, Wochen- und Monatsübersichten
Ihrer Outlook-Termine automatisch anlegen
- News: Die neue 'To-do-Bar' von Outlook
12
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Der Synkronizer 8.0 Premium vergleicht Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch; er markiert Unterschiede und führt die Tabellen auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen
eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen Versionen
enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen wo die Unterschiede liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
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Download-Tipp: Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine automatisch anlegen
Unser beliebter SmartTools Terminlister für Outlook steht ab sofort in einer wesentlich erweiterten Version 2.0 zum kostenlosen Download bereit. Outlook bietet Ihnen zwar bereits standardmäßig die Möglichkeit, Terminübersichten auszudrucken, aber für viele Situation ist diese Lösung zu unflexibel. Mit unserem SmartTools Terminlister können Sie Tages-, Wochen- und Monatsübersichten Ihrer Outlook-Termine voll automatisch als Word-Dokument anlegen lassen.
Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Outlook ein neues Menü SmartTools-Word-Terminlisten-Terminliste erstellen zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können. In einem komfortablen Dialogfeld entscheiden Sie dann zunächst, ob Sie eine Tages- Wochen- oder Monatsübersicht anlegen möchten. Anschließend bietet die aktuelle Version 2.0 nun die Möglichkeit, in einem Kalender den gewünschten Zeitraum per Mausklick zu bestimmen. Entscheiden Sie sich dann noch für das Ausgabeformat (Kalenderübersicht oder als einfache Word-Tabelle) und nach einem Mausklick auf Dokument anlegen startet der Assistent Word und schreibt Ihre Termine in ein neues Dokument.
Das Ergebnis ist eine ganz normale ungeschützte Word-Datei, die Sie noch beliebig anpassen können, bevor Sie sie ausdrucken oder weiterleiten. Entfernen Sie beispielsweise unwichtige oder vertrauliche Einträge aus dem Kalender, ergänzen Sie Infos zu bestimmten Terminen oder fügen Sie Ihr Firmenlogo ein. Die Dokumentvorlagen, die für die Übersichten verwendet werden, sind als separate Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert und können auf Wunsch individuell angepasst werden.
Sie finden den Gratis-Download dieses beliebten Outlook-Tools unter:
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Terminlister
2.0 kostenlos
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News: Die neue 'To-do-Bar' von Outlook 12
Wie bereits berichtet wird die nächste Office-Version eine vollkommen neue Benutzeroberfläche aufweisen, wobei Outlook von diesen Änderungen nur teilweise betroffen ist. Das neue Bedienelement "ribbon", das die Menüs und Symbolleisten ersetzen soll, kommt in Outlook nur in bestimmten Bereichen wie dem Schreiben von E-Mails (mit Word 12) zum Einsatz. Dennoch hat Outlook 12 eine Fülle von Neuerungen aufzuweisen, von denen wir Ihnen die eine oder andere in künftigen Ausgaben von SmartTools Outlook Weekly vorstellen werden.
Beginnen möchten wir mit der so genannten 'To-do Bar', die Ihnen künftig jederzeit an einer zentralen Stelle alle anstehenden Aufgaben und Termine anzeigen soll:
Bildschirmfoto: 'To-do-Bar' von Outlook 12
Die To-do-Bar besteht standardmäßig aus einem kleinen Monatskalender, Ihren nächsten drei Terminen und einem Bereich mit den offenen Aufgaben. Besonders interessant dabei ist, dass hier nicht nur die explizit erfassten Aufgaben, sondern auch entsprechend markierte Mails und Kontakte erscheinen. In der To-do-Bar können Sie also nicht nur erkennen, dass beispielsweise heute die Abgabe eines Angebotes ansteht, sondern auch eine bestimmte E-Mail beantwortet werden muss oder ein Kontakt zur Nachverfolgung ansteht. Entsprechende Markierungen können Sie entweder direkt in dem entsprechenden Mail- bzw. Kontaktordner vornehmen oder Sie ziehen die gewünschte E-Mail oder den Kontakt einfach in die To-Do-Bar und legen die Fälligkeitstermine fest.
Erwähnenswert ist außerdem, dass die To-do-Bar ein Eingabefeld anbietet, so dass Sie jederzeit ohne den Wechsel in ein anderes Modul eine neue Aufgabe erfassen können.
Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Outlook-Tipp der
Woche |
So bleiben die Mitglieder einer Verteilerliste absolut vertraulich
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Um E-Mail-Nachrichten möglichst schnell an mehrere Empfänger zu verschicken, bietet es sich an, Verteilerlisten einzurichten. So erreichen Sie eine einmal definierte Empfängergruppe bequem über einen einzigen Adressbucheintrag.
Wenn Sie den Namen einer Verteilerliste jedoch in die "An"-Zeile einer E-Mail einfügen, löst Outlook die Gruppe beim Versand automatisch in die zugehörigen Einzeladressen auf, so dass jeder Empfänger sieht, an wen Sie die Nachricht verschickt haben. Damit teilen Sie anderen Personen nicht nur unfreiwillig mit, wer zu Ihrem Kunden- oder Bekanntenkreis gehört. Es kann sogar dazu führen, dass sich manche Empfänger in ihrer Privatsphäre verletzt fühlen und sich bei Ihnen beschweren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie doch wieder jeden Empfänger einzeln anschreiben müssen. Nutzen Sie stattdessen folgendes Verfahren für einen optimalen E-Mail-Versand mit Verteilerlisten:
- Richten Sie zunächst eine Verteilerliste in der gewohnten Art und
Weise ein (wenn Sie bereits über eine Empfängergruppe verfügen, können
Sie gleich mit Schritt 2 fortfahren): In Outlook 2003, 2002/XP und 2000
stehen Ihnen Verteilerlisten im Kontakte-Ordner zur Verfügung. Wechseln
Sie also zunächst in den Ordner Kontakte und wählen Sie dann das Menü Datei-Neu-Verteilerliste an. Nun weisen Sie
der Empfängergruppe einen Namen zu (beispielsweise "Abo-Empfänger") und
fügen Sie die Mitglieder hinzu.
- Legen Sie als nächstes einen neuen Einzelkontakt an. Dabei müssen
Sie lediglich einen Namen und eine E-Mail-Adresse erfassen. Verwenden
Sie als Namen die Bezeichnung der Verteilerliste, also etwa
"Abo-Empfänger". Als E-Mail-Adresse geben Sie Ihre eigene Adresse ein.
Weitere Angaben sind nicht erforderlich, so dass Sie den Kontakt
anschließend nur noch speichern.
- Wenn Sie jetzt eine Mail an Ihre Verteilerliste verschicken wollen,
öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und klicken wie gewohnt auf die
Schaltfläche An. Als Empfänger in der
"An"-Zeile suchen Sie den in Schritt 2 angelegten Einzelkontakt aus.
Danach schließen Sie das Dialogfeld aber nicht sofort wieder. Markieren
Sie vorher den Adressbucheintrag Ihrer Verteilerliste und fügen Sie ihn
mit der Schaltfläche Bcc -> in das
unten rechts stehende Empfängerfeld ein. Erst jetzt schließen Sie das
Dialogfeld zur Namensauswahl mit Ok.
- Im Kopfbereich des Nachrichtenfensters sehen Sie neben den An- und Cc-Zeilen jetzt auch eine Bcc-Zeile. Die Bezeichnung steht für "Blind
Carbon Copy". Alle Empfänger, die Sie dort eintragen, erhalten die
E-Mail in der üblichen Form. Die Adressen im Bcc-Feld werden dabei aber nicht
übermittelt.
Auf diese Weise können Sie die Vorteile von Verteilerlisten nutzen, ohne Gefahr zu laufen, vertrauliche Informationen wie die E-Mail-Adressen aus Ihrem Adressbuch an Dritte weiterzuleiten.
War der Tipp der Woche für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Standardgröße von Notizen anpassen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Jedes Mal wenn ich eine neue Notiz anlege, öffnet Outlook ein winziges Notizzettel-Fenster, dessen Größe immer wieder von Hand angepasst werden muss. Auch die Größenangaben, die ich unter Extras-Optionen auf der Registerkarte Einstellungen mit der Schaltfläche Notizenoptionen einstellen kann, bringen keine brauchbaren Resultate (selbst eine "große" Notiz ist für meine Erfordernisse zu klein). Kennen Sie einen Trick, die Standardgröße von Notizen auf ein vernünftiges Maß umzustellen?
B. Goldmann
ANTWORT: Eine recht einfach zu realisierende Lösung besteht darin, eine neue Notizenvorlage anzulegen:
- Öffnen Sie eine neue, leere Notiz.
- Passen Sie die Größe an, sodass sie Ihren Vorstellungen vom
"optimalen Notizzettel" entspricht. Bei Bedarf ändern Sie auch die Farbe
über das Systemmenüfeld und das Untermenü Farbe.
- Speichern Sie den angepassten Notizzettel als Outlook-Vorlage, indem
Sie das Systemmenü der Notiz öffnen und den Befehl Speichern unter anwählen. Ändern Sie im
daraufhin angezeigten Dialogfenster den Dateityp in "Outlook-Vorlage". Danach weisen
Sie einen Dateinamen Ihrer Wahl zu -
beispielsweise "Notiz gross". Anschließend klicken Sie auf Speichern.
- Schließen Sie das Notizzettel-Fenster. - Falls Outlook einen leeren
Notizeintrag auf Basis der eben erstellten Vorlage erstellt, löschen Sie
ihn aus dem Notizen-Ordner.
Ab Outlook 2000 lässt sich der Aufruf der Notiz-Vorlage durch eine Verknüpfung in der Outlook-Leiste bzw. im Verknüpfungsbereich von Outlook 2003 beschleunigen. Eine solche Verknüpfung legen Sie wie folgt an:
- Ermitteln Sie zunächst den Festplattenordner, in dem Outlook Ihre
Notiz-Vorlage gespeichert hat. Dazu rufen Sie Datei-Neu-Formular auswählen auf und stellen
per Suchen in "Vorlagen im
Dateisystem" ein. Outlook zeigt den Pfad zu seinem Vorlagenordner jetzt
zwischen dem Feld Suchen in und der
Liste mit den verfügbaren Formularen an - zum
Beispiel:
Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen\*.oft
Merken Sie sich den Pfad (ohne den Dateinamensplatzhalter "*.oft") und schließen Sie das aktuelle Dialogfenster über die Schaltfläche Abbrechen.
- Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie anhand der
gemerkten Pfadangabe in den Vorlagenordner von Outlook. - Anmerkung:
Unter Umständen müssen Sie in den Optionen des Windows-Explorer erst die
Ansicht versteckter Dateien und Ordner sowie die Ansicht von
Systemordnern einschalten.
- Ordnen Sie nun die Fenster von Outlook und Windows-Explorer so an,
dass Sie a) die Outlook-Leiste bzw. den Navigationsbereich von Outlook
2003 und b) den Inhalt des Outlook-Vorlagenordners inklusive der
Notiz-Vorlagendatei nebeneinander auf dem Bildschirm sehen. In Outlook
2003 wechseln Sie im Navigationsbereich zusätzlich noch zu den
"Verknüpfungen"; ein entsprechendes Symbol finden Sie unten im
Navigationsbereich.
- Ziehen Sie nun den Dateinamen der Notiz-Vorlage (zum Beispiel "Notiz
gross.oft") mit der Maus aus dem Windows-Explorer in die Outlook-Leiste
bzw. in den Navigationsbereich von Outlook 2003.
In Outlook 2003 ziehen Sie die Datei auf die Gruppierungsüberschrift "Verknüpfungen". An dieser Stelle erscheint neben dem Mauszeiger ein kleines Plussymbol. Dort lassen Sie die Maustaste los, woraufhin die Notiz-Vorlage als Unterpunkt der Ebene "Verknüpfungen" angelegt wird.
In Zukunft öffnen Sie die vergrößerte Notiz-Vorlage ganz einfach per Mausklick auf das Symbol in der Outlook-Leiste bzw. auf den Eintrag in den Verknüpfungen von Outlook 2003.
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ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Mails ohne Umweg über 'Gelöschte Objekte' endgültig löschen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Spam und andere Mails möchte ich am liebsten nur ein einziges Mal löschen. Im Augenblick muss ich mich eigentlich zweimal durch die unerwünschten Mails arbeiten: zunächst lösche ich sie mit Entf und dann muss ich sie ein zweites Mal durchsehen, wenn ich den Ordner "Gelöschte Objekte" bearbeite. Wie verschwinden die wirklich unerwünschten Nachrichten bereits beim ersten Löschvorgang absolut endgültig?
M. Haslinger
ANTWORT: Der Ordner "Gelöschte Objekte" erfüllt die gleiche Aufgabe wie der "Papierkorb" von Windows. Er sammelt die gelöschten Objekte und bietet Ihnen die Möglichkeit, es sich bei versehentlich entfernten Terminen, Mails usw. noch einmal anders zu überlegen. Es gibt aber viele Situationen, in denen Sie absolut sicher sind, dass Sie diese Sicherheitsmaßnahme nicht benötigen und für diese Fälle bietet Outlook die Tastenkombination Umschalt+Entf an. Markieren Sie also beispielsweise Spam-Mails, drücken Sie Umschalt+Entf und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage. Die Mails sind dann unwiederbringlich gelöscht und tauchen nicht im Ordner "Gelöschte Objekte" auf.
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