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Ausgabe vom 15. Juni
2005
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Outlook-News &
Downloads
Outlook-Tipp der Woche
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
Der SmartTools Brief- und
Fax-Manager reduziert das Erstellen eines neuen Briefes auf wenige
Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie
können auf Ihre Outlook-Kontakte oder Adressdaten in Access bzw. auf dem
Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie bequem aus Word
2003, 2002/XP oder 2000:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt
auf unser beliebtestes Word-Tool:
SmartTools Brief-
und Fax-Manager
Download-Tipp: Das kostenlose SmartTools
QuickMail
Sie schreiben Tag für Tag E-Mails an die
gleichen Empfänger? Sie tippen immer wieder dieselben Namen und
Betreffzeilen ein? SmartTools QuickMail verspricht schnelle
Abhilfe:
Nachdem Sie in einem komfortablen Dialog die wichtigsten
Empfänger samt Betreffzeilen festgelegt haben genügt in Zukunft ein
einziger Mausklick in die neu installierte QuickMail-Liste in Outlook
2003, 2002/XP oder 2000, um eine neue Mail zu erstellen. Empfänger und
Betreff werden automatisch vorgegeben, so dass Sie nur noch den
gewünschten Text eingeben und auf Senden
klicken müssen.
SmartTools Publishing stellt Ihnen diese nützliche
Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download zur Verfügung:
News: Outlook-Add-Ins mit den Visual Studio Tools
für Office erstellen
Eine Überraschung hatte
Microsoft für Entwickler von Outlook-Add-Ins auf der TechEd in Orlando
parat: die Visual Studio Tools für Office sind eine Erweiterung, mit deren
Hilfe Word- und Excel-Erweiterungen unter dem .NET-Framework mit Visual
Studio entwickelt werden können. Wie Microsoft jetzt angekündigt hat,
werden mit der kommenden Version VSTO 2005, die im November erscheinen
soll, auch Outlook-Add-Ins in Visual Studio entwickelt werden können.
Ausführliche Informationen finden Sie in den folgenden
Techinfos:
Einführung
und technologischer Überblick
Informationen
über das Erstellen von Outlook-Add-Ins mit den VSTO
2005
Erstellen
einer Beispiel-Anwendung in den VSTO 2005
Sie können die
neuen Möglichkeiten sogar selber testen, indem Sie zunächst gegen
Versandkosten die aktuelle Beta 2 von Visual Studio 2005
anfordern:
Beta 2 von
Visual Studio 2005
Nach der Installation benötigen Sie dann
noch die folgende Erweiterung, um Ihre eigenen Outlook-Add-Ins entwickeln
zu können:
Erweiterung
für Outlook-Entwickler
Kontoeinstellungen komfortabel übernehmen, Teil
1 Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Es ist
nichts Ungewöhnliches, mehrere E-Mail-Adressen zu besitzen. Anstrengend
kann es aber sein, die entsprechenden Konten in Outlook einzurichten, vor
allem wenn Sie Outlook auf mehreren Rechnern einsetzen oder Outlook auf
einem neuen Computer installieren wollen. Da Outlook keine Export- oder
Speicherfunktion des E-Mail-Konten-Setups besitzt, müssen Sie die
Informationen jedes Mal neu eingeben.
Abhilfe schafft der Einsatz
von Outlook-Profilen in speziellen PRF-Dateien. Darin speichern Sie alle
Kontoinformationen vom Anmeldenamen bis zur POP3- oder SMTP-Serveradresse.
Darüber hinaus können Sie Einstellungen für Exchange Server-Postfächer
oder PST-Dateien aufzeichnen. Anschließend laden Sie Ihr Outlook-Profil
beim Starten von Outlook, damit Ihnen sofort alle Kontoeinstellungen zur
Verfügung stehen. Lediglich die Kennwörter müssen Sie noch nachträglich
einfügen, sofern Sie überhaupt mit gespeicherten Kennwörtern arbeiten
wollen.
Seit Office XP (mit Outlook 2002) ist das Anlegen von
Outlook-Profilen besonders komfortabel. Allerdings gehört das
erforderliche Hilfsmittel nicht zum Lieferumfang des Programmpakets. Sie
können es aber problemlos aus dem Internet herunterladen. Gemeint ist der
"Custom Installation Wizard", ein Tool des "Office Resource Kit". (Die
Hilfsprogramme liegen leider nur in englischer Sprache vor.)
Als
Office XP/Outlook 2002-Anwender öffnen Sie folgende
Internetseite:
Custom
Installation Wizard
Dort suchen Sie die Überschrift "Office
Resource Kit Tools". Mit dem zugehörigen Download-Link speichern Sie dann
die Datei ORKTOOLS.EXE auf Ihrem PC.
Wenn Sie mit Office/Outlook
2003 arbeiten, gehen Sie zu folgender Internetseite:
Custom
Installation Wizard
Suchen Sie die Überschrift "Office 2003
Editions Resource Kit", um über den daneben stehenden Download-Link die
Datei ORK.EXE auf Ihren Computer zu laden.
Nach dem Download
starten Sie die heruntergeladene EXE-Datei per Doppelklick aus dem
Windows-Explorer. Das Setup-Programm installiert automatisch die Tools des
Office Resource Kit; folgen Sie einfach den
Bildschirmhinweisen.
Bevor Sie ein Outlook-Profil mit dem "Custom
Installation Wizard" anlegen, sollten Sie die Office-Installations-CD
heraussuchen. Auf der CD befinden sich Installationsdetails, die vom
Custom Installation Wizard benötigt werden. Zum Erstellen der PRF-Datei
führen Sie dann folgende Schritte aus:
- Beenden Sie alle Office-Anwendungen.
- Starten Sie den Custom Installation Wizard, indem Sie im
Windows-Startmenü das Menü Programme
bzw. Alle Programme öffnen. Bei
Einsatz von Office XP wählen Sie dann Microsoft
Office Tools-Microsoft Office XP Resource Kit Tools-Custom Installation
Wizard an. Office 2003-Anwender wählen Microsoft Office-Microsoft Office Tools-Microsoft
Office 2003 Resource Kit und schließlich Custom Installation Wizard an.
- Gehen Sie mit einem Mausklick auf Next zur zweiten Seite des Assistenten.
- Legen Sie die Office-Installations-CD ein, wobei Sie die üblichen
Begrüßungsbildschirme oder sonstige, automatisch geöffnete Fenster
schließen. Der Custom Installation Wizard erwartet nun die Pfadangabe
zur MSI-Datei mit den Office-Installationsdetails. Zur Eingabe des
Pfades klicken Sie auf Browse.
Wechseln Sie auf das Laufwerk mit der Office-CD und wählen Sie dann die
passende MSI-Datei per Doppelklick aus; der Dateiname beginnt NICHT mit
OWC. Für Office 2003 Professional lautet der Name beispielsweise
PRO11N.MSI.
- Klicken Sie auf Next und
aktivieren Sie auf Seite 3 des Assistenten die Option Create a new MST file. Danach fahren Sie
wieder mit der Schaltfläche Next
fort.
- Der Custom Installation Wizard schlägt einen Namen für die MST-Datei
vor, - die Datei, in der alle Einstellungen gespeichert werden, die Sie
im Rahmen des Assistenten vornehmen. Sie brauchen die Datei zwar nicht
für das Outlook-Profil; sie erleichtert aber spätere Änderungen an Ihren
Kontoeinstellungen. Passen Sie also Pfad- und Dateinamen der MST-Datei
so ein, dass Sie die Datei möglichst schnell wieder finden können.
- Öffnen Sie das Dropdown-Feld oben rechts im Fenster des Assistenten
und springen Sie je nach Office-Version direkt zu Schritt 16 bzw. 17:
Outlook: Customize Default
Profile.
- Aktivieren Sie die Option Modify
Profile und gehen Sie mit einem Klick auf Next zur nächsten Seite.
- Wenn Sie Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server nutzen,
können Sie jetzt die entsprechenden Postfach-Informationen eintragen.
Dazu müssen Sie die Option Configure an Exchange
Server connection aktivieren. Praktisch ist dabei der
Platzhalter "%UserName%": Sofern Postfachname und Anmeldename identisch
sind, können Sie damit ein variables Exchange-Profil definieren, das von
mehreren Benutzern verwendet werden kann. Ansonsten können Sie natürlich
auch einen festen Postfachnamen in das Feld User
Name eingeben. Obligatorisch ist außerdem der Name des Exchange Server (Computers). Einstellungen
für Offlineordnerdateien und in Outlook 2003 HTTP-Verbindungen zum
Postfach stehen Ihnen über die Schaltfläche More
settings zur Verfügung. - Um andere E-Mail-Konten
einzurichten, klicken Sie auf Next.
- Um POP3- oder IMAP-Konten zu definieren, aktivieren Sie die Option
Customize additional Outlook profile and account
information.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Add und wählen Sie im daraufhin angezeigten
Dialogfenster den Kontotyp aus - beispielsweise "POP3". Mit Next gelangen Sie zur Eingabemaske für die
Kontodetails.
- Geben Sie Account Name (frei
wählbarer Kontoname), die Adressen für POP3- und SMTP-Server
(Posteingangs- und Postausgangsserver), User
name (Ihren Anmeldenamen) sowie Ihre E-Mail-Adresse ein. Bei
Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die gesicherte
Kennwortauthentifizierung (SPA).
- Klicken Sie anschließend auf More
Settings, um zusätzliche Kontodetails anzugeben. Die
Registerkarten, die Sie daraufhin sehen, entsprechen weitestgehend den
Seiten, die Sie von der üblichen Outlook-Konfiguration kennen. Die
Bedeutung sollte deshalb trotz englischer Benutzerführung
selbsterklärend sein.
- Sobald Sie alle Eingaben erledigt haben, klicken Sie auf Finish.
- Nun können Sie per Add beliebig
viele weitere Konten einrichten. Außerdem finden Sie
Ergänzungsmöglichkeiten für individuelle PST-Dateien und das
Outlook-Adressbuch. Orientieren Sie sich einfach an Ihrer aktuellen
Outlook-Konfiguration.
- Nach Eingabe aller Konten, gehen Sie mit Next zur nächsten Seite des Custom
Installation Wizard.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Export
Profile Settings und bestimmen Sie Pfad- und Dateinamen für
das in den letzten Schritten vorbereitete Outlook-Profil. Diese
PRF-Datei ist Dreh- und Angelpunkt beim Transfer Ihrer
Kontoeinstellungen. Weisen Sie ihr also einen aussagekräftigen Namen zu
und speichern Sie sie in einem Verzeichnis, das Sie jederzeit wieder
erreichen.
- Beenden Sie den Custom Installation Wizard, indem Sie auf die
Schaltfläche Finish klicken. Damit
speichern Sie gleichzeitig die MST-Datei.
- Schließen Sie das letzte Fenster des Assistenten mit einem Mausklick
auf Exit.
Ihre
Kontoeinstellungen sind damit erst einmal gesichert. Lesen Sie im zweiten
Teil dieses Tipps, wie Sie das Profil in Outlook einbinden und wie Sie
schnell nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen des E-Mail-Setups
vornehmen.
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Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie
bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung
der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer
Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar
anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail
selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal
zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält
oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller
E-Mails durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um
die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht
zu vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der
Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls
SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare
für Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook
und einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen
(Menüs und Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion
von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über
10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die
Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit
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E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
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E-Mail-Notizen Pro -
Netzwerklizenz
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Haben
Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98/97? Dann wenden Sie sich
mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Feiertage im Kalender hervorheben Versionen:
Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Gibt es eigentlich
eine Möglichkeit, die Feiertage im Kalender so hervorzuheben, dass Sie in
der Monatsansicht sofort zu erkennen sind? Vielleicht würde es ja helfen,
die Option "Frei" auf "Abwesend" umzuschalten. Wenn ja, möchte ich gern
wissen, wie ich alle Feiertage auf einmal umstellen kann. G.
Herder
ANTWORT: Vorweg: Ein
Umschalten von "Frei" auf "Abwesend" oder "Gebucht" hat - zumindest in der
Monatsansicht - keinen Effekt. Und leider gibt es in Outlook 98 und 2000
definitiv keine Möglichkeit, die Feiertage oder andere Ereignisse
irgendwie hervorzuheben.
Nur in Outlook 2003 und 2002/XP können Sie
Kalendereinträge farblich markieren. Dabei ergibt sich aber das von Ihnen
angesprochene Problem, möglichst alle Feiertage in einem Arbeitsgang zu
aktualisieren. Dafür setzen Sie am besten eine spezielle Kalenderansicht
ein, in der Sie nur die Feiertage herausfiltern. Dann können Sie die Farbe
der Einträge schnell mit Hilfe von Gruppierungsoptionen umstellen. Hier
die genaue Vorgehensweise:
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender.
- Wählen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten
definieren an.
- Markieren Sie den Eintrag "Ereignisse" (NICHT "Jährliche
Ereignisse", da Feiertage keine Terminserien sind!) und klicken Sie auf
Kopieren.
- Geben Sie der neuen Ansicht den Namen "Feiertage" und bestätigen Sie
dies mit Ok.
- Im Dialogfeld Ansichtszusammenfassung klicken Sie zuerst
auf die Schaltfläche Gruppieren.
- Ändern Sie das erste Gruppierungskriterium von "Serientyp" in
"Beschriftung". Lassen Sie die restlichen Optionen unverändert und
schließen Sie das Dialogfeld mit Ok.
- Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
- Im zugehörigen Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert, wo Sie mit Hilfe der
Dropdown-Schaltfläche Feld und des
Untermenüs Alle Terminfelder den
Feldnamen Termin-/Besprechungsort
auswählen.
- Ergänzen Sie das Filterkriterium um die Bedingung "enthält" und den Wert "Deutschland" (beziehungsweise Ihre
eigene Länderauswahl, wenn Sie andere Feiertage installiert haben).
Danach klicken Sie auf Zur Liste
hinzufügen, um einen Filter für das entsprechende Land
einzustellen.
- Verlassen Sie das Dialogfeld Filtern mit Ok und kehren Sie auch aus dem Dialogfeld
Ansichtszusammenfassung per Ok zur Ansichtenliste zurück.
- Lassen Sie sich sofort die Feiertagsliste anzeigen, indem Sie die
Schaltfläche Ansicht übernehmen
anwählen.
- Blättern Sie die Terminliste ganz nach oben durch, um den ersten
Feiertag - normalerweise "Neujahr" 2001 - per Doppelklick zu öffnen.
- Im Terminfenster stellen Sie über das Dropdown-Feld Beschriftung die gewünschte Farbe ein.
Nehmen Sie beispielsweise den Eintrag "Jahrestag". Danach Speichern und schließen Sie den aktuellen
Termin.
- Wenn Sie jetzt in der Ordneransicht die Gruppierungsebene
"Beschriftung: Keine" reduzieren, sehen Sie, dass eine zweite Ebene
namens "Beschriftung: Jahrestag" eingefügt wurde. Um alle Einträge einer
Gruppierungsebene in einem Arbeitsgang zu ändern, müssen Sie nur die
eine Gruppierungsüberschrift mit der Maus auf die andere ziehen. Outlook
zeigt dabei in einer kleinen Infobox genau an, wie die Elemente geändert
werden - in diesem Fall zum Beispiel "Beschriftung wird geändert in
Jahrestag".
- Nach kurzer Zeit sind die Beschriftungen aller Feiertage geändert
und Sie können zurück zur "Tages-/Wochen-/Monatsansicht" des Kalenders
wechseln. Gerade in der Monatsübersicht fallen die farblich
gekennzeichneten Feiertage sofort ins Auge.
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Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum
Beispiel:
- EAN 13/EAN 8
- Code 39, Code 128, UPS 128
- PZN (Pharma-Zentral-Nummer)
- 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie
- Leit- und Identcode der Post
- u.v.m
| Nachtrag: Datum und Kalenderwoche in der
Symbolleiste anzeigen Versionen: Outlook 2003, 2002/XP
und 2000
Zu unserem Tipp aus der letzten Woche haben uns zahlreiche
Zuschriften erreicht, die wir gesammelt mit diesem Nachtrag beantworten
möchten:
FRAGE: Nach Eingabe der
VBA-Anweisungen und einem Neustart von Outlook wird die Meldung "Fehler
beim Kompilieren/Syntaxfehler" angezeigt und folgender Eintrag
markiert:
strDatInfo = Format$(Now,
"dddd, dd. mmmm yyyy") &
_ " -
T: " & Format$(Now, "y") &
_ ",
KW: " & Format$(Now, "ww") &
_ ",
Q: " & Choose(Val(Format$(Now, "q")),
_ "I",
"II", "III", "IV") With ct
ANTWORT: Hier hat sich
leider ein Formatierungsfehler eingeschlichen. Stellen Sie den Cursor in
der letzten Zeile dieser Anweisung hinter die schließende runde Klammer
und drücken Sie die Return-Taste, so dass "With ct" anschließend
alleine in einer neuen, eigenen Zeile steht.
FRAGE: Sie schreiben im
ersten Abschnitt, man soll im VBA- Editor dem neu erstellten Modul den
Namen "modDatInfos" geben. Wie mache ich das
ANTWORT: Markieren Sie das
Modul und drücken Sie die Taste F4. Im dann angezeigten
Eigenschaftenfenster geben Sie im Feld hinter der Eigenschaft "(Name)" die
Zeichenfolge "modDatInfos" ein und drücken die Return-Taste.
FRAGE: Auch nach
mehrmaligen Versuchen bekomme ich nur eine Symbolleiste mit der folgenden
Aufschrift:
DatumsInfos.KalenderAnzeigen
Wenn ich nun Outlook beende und wieder
neu starte, finde ich die soeben angelegte Symbolleiste mit den
verschiedenen Datums-Informationen nicht vor. M. Stegemann
ANTWORT: Das Modul muss
zunächst "modDatInfos" benannt werden. Andernfalls gäbe es eine
Symbolleiste "DatumsInfos" und ein Modul "DatumsInfos", also zwei
gleichnamige Objekte, die Outlook verwirren könnten. Außerdem scheint die
Verbindung zur Initialisierung zu fehlen. Prüfen Sie einmal, ob die
Schritte 5. bis 8. für die Einbindung der Initialisierung korrekt
durchgeführt wurden.
FRAGE: Die Kalenderwoche
wird nicht korrekt angezeigt, sie ist der tatsächlichen Kalenderwoche
immer um eine Woche voraus? Diverse Anfragen
ANTWORT: Die VBA-Funktion
"Format()" erkennt nicht automatisch anhand der Ländereinstellungen, dass
in Deutschland spezielle Regeln für die Berechnung der Kalenderwoche
gelten. Ändern Sie die Zuweisung "strDatInfo=..." wie
folgt:
strDatInfo = Format$(Now,
"dddd, dd. mmmm yyyy") & _ " - T: " & Format$(Now,
"y") & _ ", KW: " & Format$(Now, "ww", ,
vbFirstFourDays) & _ ", Q: " &
Choose(Val(Format$(Now, "q")), _ "I", "II", "III",
"IV")
Durch den
Parameter "vbFirstFourDays" wird der "Format()"-Funktion bekannt gegeben,
dass die Zählung ab der ersten Woche des Jahres erfolgen muss, die
mindestens vier Tage hat.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere
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