 |
Ausgabe vom 15. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word
übernehmen
- Download-Tipp: Das kostenlose SmartTools
QuickMail
- News: Outlook-Add-Ins mit den Visual Studio Tools
für Office erstellen
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Adressen ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager reduziert das Erstellen eines neuen Briefes auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre Outlook-Kontakte oder Adressdaten in Access bzw. auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie bequem aus Word 2003, 2002/XP oder 2000:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
SmartTools Brief- und Fax-Manager
Download-Tipp: Das kostenlose SmartTools QuickMail
Sie schreiben Tag für Tag E-Mails an die gleichen Empfänger? Sie tippen immer wieder dieselben Namen und Betreffzeilen ein? SmartTools QuickMail verspricht schnelle Abhilfe:
Nachdem Sie in einem komfortablen Dialog die wichtigsten Empfänger samt Betreffzeilen festgelegt haben genügt in Zukunft ein einziger Mausklick in die neu installierte QuickMail-Liste in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000, um eine neue Mail zu erstellen. Empfänger und Betreff werden automatisch vorgegeben, so dass Sie nur noch den gewünschten Text eingeben und auf Senden klicken müssen.
SmartTools Publishing stellt Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download zur Verfügung:
 |
SmartTools
QuickMail für
Outlook |
News: Outlook-Add-Ins mit den Visual Studio Tools für Office erstellen
Eine Überraschung hatte Microsoft für Entwickler von Outlook-Add-Ins auf der TechEd in Orlando parat: die Visual Studio Tools für Office sind eine Erweiterung, mit deren Hilfe Word- und Excel-Erweiterungen unter dem .NET-Framework mit Visual Studio entwickelt werden können. Wie Microsoft jetzt angekündigt hat, werden mit der kommenden Version VSTO 2005, die im November erscheinen soll, auch Outlook-Add-Ins in Visual Studio entwickelt werden können. Ausführliche Informationen finden Sie in den folgenden Techinfos:
Einführung und technologischer Überblick
Informationen über das Erstellen von Outlook-Add-Ins mit den VSTO 2005
Erstellen einer Beispiel-Anwendung in den VSTO 2005
Sie können die neuen Möglichkeiten sogar selber testen, indem Sie zunächst gegen Versandkosten die aktuelle Beta 2 von Visual Studio 2005 anfordern:
Beta 2 von Visual Studio 2005
Nach der Installation benötigen Sie dann noch die folgende Erweiterung, um Ihre eigenen Outlook-Add-Ins entwickeln zu können:
Erweiterung für Outlook-Entwickler
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kontoeinstellungen komfortabel übernehmen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Es ist nichts Ungewöhnliches, mehrere E-Mail-Adressen zu besitzen. Anstrengend kann es aber sein, die entsprechenden Konten in Outlook einzurichten, vor allem wenn Sie Outlook auf mehreren Rechnern einsetzen oder Outlook auf einem neuen Computer installieren wollen. Da Outlook keine Export- oder Speicherfunktion des E-Mail-Konten-Setups besitzt, müssen Sie die Informationen jedes Mal neu eingeben.
Abhilfe schafft der Einsatz von Outlook-Profilen in speziellen PRF-Dateien. Darin speichern Sie alle Kontoinformationen vom Anmeldenamen bis zur POP3- oder SMTP-Serveradresse. Darüber hinaus können Sie Einstellungen für Exchange Server-Postfächer oder PST-Dateien aufzeichnen. Anschließend laden Sie Ihr Outlook-Profil beim Starten von Outlook, damit Ihnen sofort alle Kontoeinstellungen zur Verfügung stehen. Lediglich die Kennwörter müssen Sie noch nachträglich einfügen, sofern Sie überhaupt mit gespeicherten Kennwörtern arbeiten wollen.
Seit Office XP (mit Outlook 2002) ist das Anlegen von Outlook-Profilen besonders komfortabel. Allerdings gehört das erforderliche Hilfsmittel nicht zum Lieferumfang des Programmpakets. Sie können es aber problemlos aus dem Internet herunterladen. Gemeint ist der "Custom Installation Wizard", ein Tool des "Office Resource Kit". (Die Hilfsprogramme liegen leider nur in englischer Sprache vor.)
Als Office XP/Outlook 2002-Anwender öffnen Sie folgende Internetseite:
Custom Installation Wizard
Dort suchen Sie die Überschrift "Office Resource Kit Tools". Mit dem zugehörigen Download-Link speichern Sie dann die Datei ORKTOOLS.EXE auf Ihrem PC.
Wenn Sie mit Office/Outlook 2003 arbeiten, gehen Sie zu folgender Internetseite:
Custom Installation Wizard
Suchen Sie die Überschrift "Office 2003 Editions Resource Kit", um über den daneben stehenden Download-Link die Datei ORK.EXE auf Ihren Computer zu laden.
Nach dem Download starten Sie die heruntergeladene EXE-Datei per Doppelklick aus dem Windows-Explorer. Das Setup-Programm installiert automatisch die Tools des Office Resource Kit; folgen Sie einfach den Bildschirmhinweisen.
Bevor Sie ein Outlook-Profil mit dem "Custom Installation Wizard" anlegen, sollten Sie die Office-Installations-CD heraussuchen. Auf der CD befinden sich Installationsdetails, die vom Custom Installation Wizard benötigt werden. Zum Erstellen der PRF-Datei führen Sie dann folgende Schritte aus:
- Beenden Sie alle Office-Anwendungen.
- Starten Sie den Custom Installation Wizard, indem Sie im
Windows-Startmenü das Menü Programme
bzw. Alle Programme öffnen. Bei
Einsatz von Office XP wählen Sie dann Microsoft
Office Tools-Microsoft Office XP Resource Kit Tools-Custom Installation
Wizard an. Office 2003-Anwender wählen Microsoft Office-Microsoft Office Tools-Microsoft
Office 2003 Resource Kit und schließlich Custom Installation Wizard an.
- Gehen Sie mit einem Mausklick auf Next zur zweiten Seite des Assistenten.
- Legen Sie die Office-Installations-CD ein, wobei Sie die üblichen
Begrüßungsbildschirme oder sonstige, automatisch geöffnete Fenster
schließen. Der Custom Installation Wizard erwartet nun die Pfadangabe
zur MSI-Datei mit den Office-Installationsdetails. Zur Eingabe des
Pfades klicken Sie auf Browse.
Wechseln Sie auf das Laufwerk mit der Office-CD und wählen Sie dann die
passende MSI-Datei per Doppelklick aus; der Dateiname beginnt NICHT mit
OWC. Für Office 2003 Professional lautet der Name beispielsweise
PRO11N.MSI.
- Klicken Sie auf Next und
aktivieren Sie auf Seite 3 des Assistenten die Option Create a new MST file. Danach fahren Sie
wieder mit der Schaltfläche Next
fort.
- Der Custom Installation Wizard schlägt einen Namen für die MST-Datei
vor, - die Datei, in der alle Einstellungen gespeichert werden, die Sie
im Rahmen des Assistenten vornehmen. Sie brauchen die Datei zwar nicht
für das Outlook-Profil; sie erleichtert aber spätere Änderungen an Ihren
Kontoeinstellungen. Passen Sie also Pfad- und Dateinamen der MST-Datei
so ein, dass Sie die Datei möglichst schnell wieder finden können.
- Öffnen Sie das Dropdown-Feld oben rechts im Fenster des Assistenten
und springen Sie je nach Office-Version direkt zu Schritt 16 bzw. 17:
Outlook: Customize Default
Profile.
- Aktivieren Sie die Option Modify
Profile und gehen Sie mit einem Klick auf Next zur nächsten Seite.
- Wenn Sie Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server nutzen,
können Sie jetzt die entsprechenden Postfach-Informationen eintragen.
Dazu müssen Sie die Option Configure an Exchange
Server connection aktivieren. Praktisch ist dabei der
Platzhalter "%UserName%": Sofern Postfachname und Anmeldename identisch
sind, können Sie damit ein variables Exchange-Profil definieren, das von
mehreren Benutzern verwendet werden kann. Ansonsten können Sie natürlich
auch einen festen Postfachnamen in das Feld User
Name eingeben. Obligatorisch ist außerdem der Name des Exchange Server (Computers). Einstellungen
für Offlineordnerdateien und in Outlook 2003 HTTP-Verbindungen zum
Postfach stehen Ihnen über die Schaltfläche More
settings zur Verfügung. - Um andere E-Mail-Konten
einzurichten, klicken Sie auf Next.
- Um POP3- oder IMAP-Konten zu definieren, aktivieren Sie die Option
Customize additional Outlook profile and account
information.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Add und wählen Sie im daraufhin angezeigten
Dialogfenster den Kontotyp aus - beispielsweise "POP3". Mit Next gelangen Sie zur Eingabemaske für die
Kontodetails.
- Geben Sie Account Name (frei
wählbarer Kontoname), die Adressen für POP3- und SMTP-Server
(Posteingangs- und Postausgangsserver), User
name (Ihren Anmeldenamen) sowie Ihre E-Mail-Adresse ein. Bei
Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die gesicherte
Kennwortauthentifizierung (SPA).
- Klicken Sie anschließend auf More
Settings, um zusätzliche Kontodetails anzugeben. Die
Registerkarten, die Sie daraufhin sehen, entsprechen weitestgehend den
Seiten, die Sie von der üblichen Outlook-Konfiguration kennen. Die
Bedeutung sollte deshalb trotz englischer Benutzerführung
selbsterklärend sein.
- Sobald Sie alle Eingaben erledigt haben, klicken Sie auf Finish.
- Nun können Sie per Add beliebig
viele weitere Konten einrichten. Außerdem finden Sie
Ergänzungsmöglichkeiten für individuelle PST-Dateien und das
Outlook-Adressbuch. Orientieren Sie sich einfach an Ihrer aktuellen
Outlook-Konfiguration.
- Nach Eingabe aller Konten, gehen Sie mit Next zur nächsten Seite des Custom
Installation Wizard.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Export
Profile Settings und bestimmen Sie Pfad- und Dateinamen für
das in den letzten Schritten vorbereitete Outlook-Profil. Diese
PRF-Datei ist Dreh- und Angelpunkt beim Transfer Ihrer
Kontoeinstellungen. Weisen Sie ihr also einen aussagekräftigen Namen zu
und speichern Sie sie in einem Verzeichnis, das Sie jederzeit wieder
erreichen.
- Beenden Sie den Custom Installation Wizard, indem Sie auf die
Schaltfläche Finish klicken. Damit
speichern Sie gleichzeitig die MST-Datei.
- Schließen Sie das letzte Fenster des Assistenten mit einem Mausklick
auf Exit.
|
ANZEIGE Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98/97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Feiertage im Kalender hervorheben
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Gibt es eigentlich eine Möglichkeit, die Feiertage im Kalender so hervorzuheben, dass Sie in der Monatsansicht sofort zu erkennen sind? Vielleicht würde es ja helfen, die Option "Frei" auf "Abwesend" umzuschalten. Wenn ja, möchte ich gern wissen, wie ich alle Feiertage auf einmal umstellen kann.
G. Herder
ANTWORT: Vorweg: Ein Umschalten von "Frei" auf "Abwesend" oder "Gebucht" hat - zumindest in der Monatsansicht - keinen Effekt. Und leider gibt es in Outlook 98 und 2000 definitiv keine Möglichkeit, die Feiertage oder andere Ereignisse irgendwie hervorzuheben.
Nur in Outlook 2003 und 2002/XP können Sie Kalendereinträge farblich markieren. Dabei ergibt sich aber das von Ihnen angesprochene Problem, möglichst alle Feiertage in einem Arbeitsgang zu aktualisieren. Dafür setzen Sie am besten eine spezielle Kalenderansicht ein, in der Sie nur die Feiertage herausfiltern. Dann können Sie die Farbe der Einträge schnell mit Hilfe von Gruppierungsoptionen umstellen. Hier die genaue Vorgehensweise:
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender.
- Wählen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten
definieren an.
- Markieren Sie den Eintrag "Ereignisse" (NICHT "Jährliche
Ereignisse", da Feiertage keine Terminserien sind!) und klicken Sie auf
Kopieren.
- Geben Sie der neuen Ansicht den Namen "Feiertage" und bestätigen Sie
dies mit Ok.
- Im Dialogfeld Ansichtszusammenfassung klicken Sie zuerst
auf die Schaltfläche Gruppieren.
- Ändern Sie das erste Gruppierungskriterium von "Serientyp" in
"Beschriftung". Lassen Sie die restlichen Optionen unverändert und
schließen Sie das Dialogfeld mit Ok.
- Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
- Im zugehörigen Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert, wo Sie mit Hilfe der
Dropdown-Schaltfläche Feld und des
Untermenüs Alle Terminfelder den
Feldnamen Termin-/Besprechungsort
auswählen.
- Ergänzen Sie das Filterkriterium um die Bedingung "enthält" und den Wert "Deutschland" (beziehungsweise Ihre
eigene Länderauswahl, wenn Sie andere Feiertage installiert haben).
Danach klicken Sie auf Zur Liste
hinzufügen, um einen Filter für das entsprechende Land
einzustellen.
- Verlassen Sie das Dialogfeld Filtern mit Ok und kehren Sie auch aus dem Dialogfeld
Ansichtszusammenfassung per Ok zur Ansichtenliste zurück.
- Lassen Sie sich sofort die Feiertagsliste anzeigen, indem Sie die
Schaltfläche Ansicht übernehmen
anwählen.
- Blättern Sie die Terminliste ganz nach oben durch, um den ersten
Feiertag - normalerweise "Neujahr" 2001 - per Doppelklick zu öffnen.
- Im Terminfenster stellen Sie über das Dropdown-Feld Beschriftung die gewünschte Farbe ein.
Nehmen Sie beispielsweise den Eintrag "Jahrestag". Danach Speichern und schließen Sie den aktuellen
Termin.
- Wenn Sie jetzt in der Ordneransicht die Gruppierungsebene
"Beschriftung: Keine" reduzieren, sehen Sie, dass eine zweite Ebene
namens "Beschriftung: Jahrestag" eingefügt wurde. Um alle Einträge einer
Gruppierungsebene in einem Arbeitsgang zu ändern, müssen Sie nur die
eine Gruppierungsüberschrift mit der Maus auf die andere ziehen. Outlook
zeigt dabei in einer kleinen Infobox genau an, wie die Elemente geändert
werden - in diesem Fall zum Beispiel "Beschriftung wird geändert in
Jahrestag".
- Nach kurzer Zeit sind die Beschriftungen aller Feiertage geändert
und Sie können zurück zur "Tages-/Wochen-/Monatsansicht" des Kalenders
wechseln. Gerade in der Monatsübersicht fallen die farblich
gekennzeichneten Feiertage sofort ins Auge.
|
ANZEIGE Barcodes mit Excel, Access und Word
ausgebenDas Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel:
|
Nachtrag: Datum und Kalenderwoche in der Symbolleiste anzeigen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Zu unserem Tipp aus der letzten Woche haben uns zahlreiche Zuschriften erreicht, die wir gesammelt mit diesem Nachtrag beantworten möchten:
FRAGE: Nach Eingabe der VBA-Anweisungen und einem Neustart von Outlook wird die Meldung "Fehler beim Kompilieren/Syntaxfehler" angezeigt und folgender Eintrag markiert:
strDatInfo = Format$(Now, "dddd, dd. mmmm yyyy") & _
" - T: " & Format$(Now, "y") & _
", KW: " & Format$(Now, "ww") & _
", Q: " & Choose(Val(Format$(Now, "q")), _
"I", "II", "III", "IV") With ct
ANTWORT: Hier hat sich leider ein Formatierungsfehler eingeschlichen. Stellen Sie den Cursor in der letzten Zeile dieser Anweisung hinter die schließende runde Klammer und drücken Sie die Return-Taste, so dass "With ct" anschließend alleine in einer neuen, eigenen Zeile steht.
FRAGE: Sie schreiben im ersten Abschnitt, man soll im VBA- Editor dem neu erstellten Modul den Namen "modDatInfos" geben. Wie mache ich das
ANTWORT: Markieren Sie das Modul und drücken Sie die Taste F4. Im dann angezeigten Eigenschaftenfenster geben Sie im Feld hinter der Eigenschaft "(Name)" die Zeichenfolge "modDatInfos" ein und drücken die Return-Taste.
FRAGE: Auch nach mehrmaligen Versuchen bekomme ich nur eine Symbolleiste mit der folgenden Aufschrift:
DatumsInfos.KalenderAnzeigen
Wenn ich nun Outlook beende und wieder neu starte, finde ich die soeben angelegte Symbolleiste mit den verschiedenen Datums-Informationen nicht vor.
M. Stegemann
ANTWORT: Das Modul muss zunächst "modDatInfos" benannt werden. Andernfalls gäbe es eine Symbolleiste "DatumsInfos" und ein Modul "DatumsInfos", also zwei gleichnamige Objekte, die Outlook verwirren könnten. Außerdem scheint die Verbindung zur Initialisierung zu fehlen. Prüfen Sie einmal, ob die Schritte 5. bis 8. für die Einbindung der Initialisierung korrekt durchgeführt wurden.
FRAGE: Die Kalenderwoche wird nicht korrekt angezeigt, sie ist der tatsächlichen Kalenderwoche immer um eine Woche voraus?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Die VBA-Funktion "Format()" erkennt nicht automatisch anhand der Ländereinstellungen, dass in Deutschland spezielle Regeln für die Berechnung der Kalenderwoche gelten. Ändern Sie die Zuweisung "strDatInfo=..." wie folgt:
strDatInfo = Format$(Now, "dddd, dd. mmmm yyyy") & _
" - T: " & Format$(Now, "y") & _
", KW: " & Format$(Now, "ww", , vbFirstFourDays) & _
", Q: " & Choose(Val(Format$(Now, "q")), _
"I", "II", "III", "IV")
Durch den Parameter "vbFirstFourDays" wird der "Format()"-Funktion bekannt gegeben, dass die Zählung ab der ersten Woche des Jahres erfolgen muss, die mindestens vier Tage hat.
| Newsletter-Tipp |
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai