 |
Ausgabe vom 15. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine
Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
- News: Update für Junk-Mail-Filter von Outlook
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem
beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team
genutzten Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren
nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text
an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte
Es bietet sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten.
Standardmäßig bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer Menüpunkt Extras-SmartTools Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können. Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per Mausklick.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern, drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum Download an:
 |
SmartTools
Outlook-Geburtstagsliste |
News: Update für Junk-Mail-Filter von Outlook 2003
Microsoft hat gestern ganz aktuell ein weiteres Update für den Junk-Mail-Filter von Outlook 2003 veröffentlicht. Damit halten sich die Entwickler an das Versprechen, den Filter immer auf dem neuesten Stand zu halten und so eine möglichst effiziente Spam-Bekämpfung zu ermöglichen. Sie finden den kostenlosen Download für die deutsche Outlook-Version unter:
|
Junk-Mail-Filter-Update
vom 14.9.2004 |
Eine nähere Beschreibung des Updates soll in Kürze auf der folgenden Seite verfügbar sein:
Informationen zum Junk-Mail-Filter-Update
| Outlook-Tipp der
Woche |
E-Mails mit der Freeware-Version von PGP signieren und verschlüsseln, Teil 1
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Sie wollen vertrauliche Informationen sicher per E-Mail verschicken? Dann nutzen Sie doch moderne Verschlüsselungstechnologien, um den Nachrichtenaustausch zu schützen. Zu den etabliertesten Verfahren gehört PGP (Pretty Good Privacy). Seit kurzem ist Version 8.1 der PGP-Software auf dem Markt, was wir zum Anlass nehmen wollen, einen genaueren Blick auf die Einsatzmöglichkeiten von PGP in Verbindung mit Outlook zu werfen. Konkret beschäftigen wir uns in diesem dreiteiligen Tipp mit der Freeware-Variante von PGP 8.1, da sie Ihnen einen unverbindlichen Einstieg in die sichere E-Mail-Kommunikation bietet.
Sie können die deutschsprachige Version von PGP Freeware von folgender Internetseite herunterladen:
http://www.pgp.com/products/de/freeware.html
PGP Freeware darf nur privat genutzt werden. Jeder Einsatz in kommerziellen Umgebungen ist untersagt.
Im Gegensatz zur kostenpflichtigen Variante besitzt PGP Freeware kein spezielles Plug-In für Outlook. Das bedeutet, dass Sie jede sicherheitsrelevante E-Mail selbst signieren und/oder verschlüsseln müssen und dass Sie schützenswerte Dateianhänge selbst in ein sicheres Format konvertieren müssen. Ansonsten steht Ihnen aber das gesamte Spektrum der E-Mail-Sicherheit zur Verfügung.
Bevor Sie PGP sinnvoll einsetzen können, müssen Sie das Programm installieren und konfigurieren. Das heißt, Sie müssen ein eigenes Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel anlegen und fremde (öffentliche) Schlüssel in das Schlüsselverwaltungs-Tool (das Programm-Modul "PGPkeys") importieren.
Bei der Installation gibt es nur wenig zu beachten, da sie von einem leicht verständlichen Setup-Assistenten begleitet wird. Nur so viel: Auch die Freeware-Version fragt Sie nach den zu installierenden PGP-Komponenten. Da aber weder die Outlook- und Outlook Express-Plug-Ins noch PGPdisk freigeschaltet sind, sollten Sie die Komponenten gar nicht erst ankreuzen. Sie ersparen sich dadurch lästige Lizenzhinweise beim Starten von Outlook, und falls Sie doch noch die kommerzielle PGP-Version erwerben wollen, können Sie die fehlenden Programmteile später ohne großen Aufwand nachinstallieren.
Lassen Sie sich während der Installation auch nicht dadurch irritieren, dass irgendwann die Eingabe einer Lizenznummer verlangt wird. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Später, wenn Sie momentan nur die Freeware-Version nutzen möchten.
Als neuer PGP-Nutzer erhalten Sie beim Setup-Vorgang Gelegenheit, einen eigenen Schlüssel anzulegen. Erzeugt wird dabei ein Paar aus privatem Schlüssel und öffentlichem Schlüssel. Der private Schlüssel dient später zum Signieren ausgehender und zum Entschlüsseln eingehender E-Mail-Nachrichten. Den öffentlichen Schlüssel geben Sie an andere Personen weiter, damit diese die von Ihnen signierten Mails verifizieren und die an Sie gerichteten Mails verschlüsseln können.
Es spricht nichts dagegen, den "PGP-Schlüsselerstellungs-Assistenten" auch ohne "Expertenmodus" einzusetzen. Sie erstellen damit einen Schlüssel nach dem PGP-typischen "Diffie-Hellmann/DSS"-Verfahren mit einer Schlüssellänge von 2048 Bits. Dazu brauchen Sie nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und anschließend eine so genannte "Passphrase" - also das persönliche, frei wählbare Kennwort für den Schlüssel - einzugeben. Merken Sie sich die Passphrase gut, da Sie sie später immer wieder benötigen!
Nach erfolgreicher Installation greifen Sie über ein Symbol am rechten Ende der Windows-Taskleiste auf die PGP-Funktionen zu (es hat die Form eines Vorhängeschlosses). Kernstück der Software ist das Programm-Modul PGPkeys, das Sie nach einem Mausklick auf dem Symbol über das aufklappende Menü erreichen. PGPkeys ist das Tool, in dem Sie Ihre eigenen Schlüssel und die anderer Personen verwalten.
Daran erkennen Sie auch das generelle Konzept von PGP: Ob ein Schlüssel echt ist und von dem stammt, der in der Benutzer-ID genannt wird, entscheiden letztendlich Sie selbst. Es gibt keine offiziellen oder gar amtlichen Zertifizierungsstellen, die die Echtheit eines Schlüssels prüfen und garantieren. Sie ganz allein haben die Verantwortung für die Sicherheit des Nachrichtenaustausches. PGP sorgt nur dafür, dass Ihre Daten so gut "verpackt" werden, dass Sie nicht von Hackern gelesen werden können.
In der nächsten Woche werden wir Ihnen zeigen, wie Sie nun konkret mit Ihren PGP-Schlüsseln arbeiten.
|
ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen(!) Ordner anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Mehrere PST-Dateien mit LookOut durchsuchen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Sie haben vor kurzem das kostenlose Tool LookOut zur blitzschnellen Suche in den Outlook-Daten vorgestellt. Ich nutze es jetzt seit mehreren Wochen und bin begeistert. Eine Frage habe ich allerdings: zur Zeit durchsucht LookOut meine PST-Datei in Windeseile. Nun archiviere ich aber regelmäßig meine Daten und verfüge inzwischen über 2 zusätzliche PST-Dateien mit älteren Daten. Optimal wäre es, wenn LookOut auch diese Dateien in die Suche einbeziehen könnte. Leider schaffe ich es nicht, weitere PST-Dateien hinzuzufügen. Haben Sie einen Tipp?
H. Läufer
ANTWORT: Wir haben auch von vielen anderen Lesern viel positive Resonanz zu LookOut erhalten. Wer das kostenlose Tool bisher noch nicht kennt, sollte es in jedem Fall einmal ausprobieren. Sie finden den Download unter:
PST-Dateien mit LookOut durchsuchen
Zu Ihrer Frage: LookOut kann auch mehrere PST-Dateien indizieren und durchsuchen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Datei-Öffnen-Outlook-Datendatei an und
öffnen Sie eine oder mehrere PST-Dateien.
- Klicken Sie auf Options in der
LookOut-Symbolleiste.
- Klicken Sie auf Add Outlook. In
der Ordnerstruktur werden nun alle zur Zeit geöffneten PST-Dateien
angezeigt. Klicken Sie auf den entsprechenden "Persönliche
Ordner"-Eintrag und bestätigen Sie mit Ok.
- Die zusätzliche PST-Datei erscheint daraufhin auf der Registerkarte
"Index. Sie können sie komplett indizieren lassen oder gezielt einzelne
Ordner auswählen.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok. LookOut wird Ihre zusätzlichen
PST-Dateien beim nächsten Indizierungslauf berücksichtigen und in
künftige Suchläufe einbeziehen.
|
ANZEIGE Tooltipp: Das große Word-Berater
GesamtarchivDas ultimative Komplettpaket: Alle Word-Berater Archive mit 3.500 Seiten Tipps und 250 MB Tools, Vorlagen und Makros auf 3 CD-ROM's für Word mit mehr als 20% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/wb-paket/ |
Gezielte Freigabe bestimmter Unterordner
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir setzen Outlook in einem Firmennetzwerk mit Exchange Server ein. An meinem Arbeitsplatz habe ich diverse Unterordner im Posteingang und im Kontaktordner eingerichtet, auf die auch andere Benutzer zugreifen sollen. Es ist mir bislang nicht gelungen, gezielt diese Unterordner freizugeben. Ich kann die anderen Benutzer nur als Stellvertreter für die Standardordner einsetzen. Die Hauptordner wie "Posteingang", "Kalender" usw. sollen für andere Personen aber gar nicht zugänglich sein. Können Sie mir sagen, wie ich vorgehen muss?
A. Heimrich
ANTWORT: Mit den Stellvertretungen, die Sie nach Aufruf von Extras-Optionen auf der gleichnamigen Registerkarte einstellen können, kommen Sie in Ihrem Fall nicht weiter. Sie müssen stattdessen die Eigenschaften des Unterordners bearbeiten und dabei Berechtigungen an die gewünschten Netzwerkbenutzer verteilen. Anschließend müssen Sie aber noch Berechtigungen für alle übergeordneten Outlook-Ordner vergeben. Damit die Inhalte dieser Ordner anderen Nutzern verborgen bleiben, machen Sie die Ordner nur sichtbar, ohne weitere Berechtigungen zuzuteilen. Hier die Schritte im Detail:
- Lassen Sie sich auf Ihrem System, auf dem Sie Outlook-Inhalte für
andere Benutzer freigeben wollen, die Ordnerliste anzeigen. Dazu wählen
Sie in Outlook 98/2000/2002 den Befehl Ansicht-Ordnerliste an. In Outlook 2003
klicken Sie unten im Navigationsbereich auf das Symbol Ordnerliste.
- Blenden Sie in der Baumstruktur der Ordnerliste den Unterordner ein,
den Sie freigeben wollen.
- Klicken Sie den Namen des Unterordners mit der rechten Maustaste an
und wählen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü den Befehl Eigenschaften an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte (Outlook 98) bzw. Berechtigungen (Outlook 2000/2002/2003).
- Suchen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen die Benutzer aus, die Zugriff auf
den Outlook-Ordner haben sollen. Sobald die Namen im Listenfeld der
berechtigten Anwender erscheinen, markieren Sie sie und weisen ihnen mit
Hilfe der Steuerelemente im Dialogfeldbereich Berechtigungen die gewünschten
Zugriffsrechte zu. Danach bestätigen Sie die Änderungen mit Ok.
- Nun klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den
Outlook-Ordner, der in der Ebene über dem zuvor bearbeiteten Unterordner
steht. Wenn Sie zum Beispiel unter dem Kontaktordner einen Unterordner
eingerichtet und ihn mit den Schritten 2 bis 5 freigegeben haben, müssen
Sie jetzt den Standard-Kontaktordner mit der rechten Maustaste
anklicken. Im entsprechenden Kontextmenü wählen Sie wieder den Befehl
Eigenschaften an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte (Outlook 98) bzw. Berechtigungen (neuere Outlook-Versionen)
und wählen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen erneut die Benutzer aus, denen
Sie in Schritt 5 Zugriff auf den Unterordner gewährt haben.
- Damit die Inhalte des aktuellen (übergeordneten) Outlook-Ordners
aber verborgen bleiben, aktivieren Sie im Bereich Berechtigungen nur das Kontrollkästchen
Ordner sichtbar. Danach klicken Sie
auf Ok.
- Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8 für alle weiteren
übergeordneten Outlook-Ordner bis hinauf zum allgemeinen Postfach-Ordner
(mit der Bezeichnung "Postfach - <Ihr Name>").
- Falls Sie zu einem früheren Zeitpunkt bereits Stellvertreter-Rechte
für die Standardordner vergeben hatten, andere Benutzer aber gar keinen
Zugriff auf Ihren Posteingang, Kalender usw. haben sollen, müssen Sie
die Stellvertretungen wieder aufheben: Befehl Extras-Optionen, Registerkarte Stellvertretungen.
- In Outlook 98 und 2000 wählen Sie dazu den Outlook-Befehl Extras-Dienste an. Im daraufhin angezeigten
Dialogfenster markieren Sie das Exchange Server-Konto und klicken auf
Eigenschaften. In Outlook 2002/2003
rufen Sie den Befehl Extras-E-Mail-Konten auf. Es öffnet sich ein
Dialogfenster, in dem Sie die Option Vorhandene
E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten aktivieren und auf
Weiter klicken. Danach markieren Sie
das Exchange Server-Konto und mit einem Klick auf Ändern lassen Sie sich die Einstellungen
anzeigen. Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
- Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Weitere Optionen (Outlook 98) bzw. Erweitert (Outlook 2000/2002/2003).
- Klicken Sie im Bereich Postfächer
auf die Schaltfläche Hinzufügen und
geben Sie im anschließend eingeblendeten Dialogfenster den Benutzernamen
der Person ein, die einen oder mehrere Outlook-Ordner freigegeben hat. -
Wenn Person A einen Unterordner für Person B freigegeben hat, muss
Person B also den Benutzernamen von Person A eintragen. Die Eingabe
bestätigen Sie mit Ok.
- Sofern es sich um einen gültigen Benutzernamen handelt, erscheint
der vollständige Name in der Liste unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen.
Quittieren Sie die Änderung mit Ok.
- In Outlook 98 und 2000 schließen Sie das Dialogfenster Dienste ebenfalls mit Ok. In Outlook 2002 und 2003 fahren Sie
zunächst mit der Schaltfläche Weiter
fort und auf der nächsten Dialogfeldseite klicken Sie auf Fertig stellen.
| Newsletter-Tipp |
Office-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2004 SmartTools Publishing Thomas
Tai