Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ Download-Tipp: Erstellen Sie voll automatisch eine Geburtstagsliste Ihrer Outlook-Kontakte Es bietet sich an, in Outlook auch gleich den Geburtstag Ihrer Kontakte zu speichern, sofern er Ihnen bekannt ist. Damit Sie die Geburtstage aber wirklich nicht vergessen und rechtzeitig an Brief, Anruf oder Geschenk denken, bietet sich die Erstellung einer Geburtstagsliste an, die nach Monaten sortiert ist und Ihnen jederzeit einen Überblick über die Termine liefert, die Sie möglichst nicht vergessen sollten. Standardmäßig bietet Outlook leider keine entsprechende Funktion an, aber mit unserem kostenlosen Tool "SmartTools Outlook-Geburtstagsliste" kommen Sie weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word ein neuer Menüpunkt Extras-SmartTools Outlook-Geburtstagsliste zur Verfügung. Nach dem Aufruf erscheint das Dialogfeld des Assistenten, in dem Sie zunächst einmal den gewünschten Kontaktordner in Outlook auswählen und dann verschiedene Einstellungen zur Formatierung und Sortierung der Liste vornehmen können. Bestimmen Sie außerdem, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon etc.) auf der Liste erscheinen sollen und bestätigen Sie alle Einstellungen per Mausklick. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Liste in einem neuen Word-Dokument, das Sie auf Wunsch noch bearbeiten, speichern, drucken oder beispielsweise per Mail weiterleiten können- SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Outlook-Tool kostenlos zum Download an:
News: Update für Junk-Mail-Filter von Outlook 2003 Microsoft hat gestern ganz aktuell ein weiteres Update für den Junk-Mail-Filter von Outlook 2003 veröffentlicht. Damit halten sich die Entwickler an das Versprechen, den Filter immer auf dem neuesten Stand zu halten und so eine möglichst effiziente Spam-Bekämpfung zu ermöglichen. Sie finden den kostenlosen Download für die deutsche Outlook-Version unter:
Eine nähere Beschreibung des Updates soll in Kürze auf der folgenden Seite verfügbar sein: Informationen zum Junk-Mail-Filter-Update
E-Mails mit der Freeware-Version von PGP signieren und verschlüsseln, Teil 1 Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 Sie wollen vertrauliche Informationen sicher per E-Mail verschicken? Dann nutzen Sie doch moderne Verschlüsselungstechnologien, um den Nachrichtenaustausch zu schützen. Zu den etabliertesten Verfahren gehört PGP (Pretty Good Privacy). Seit kurzem ist Version 8.1 der PGP-Software auf dem Markt, was wir zum Anlass nehmen wollen, einen genaueren Blick auf die Einsatzmöglichkeiten von PGP in Verbindung mit Outlook zu werfen. Konkret beschäftigen wir uns in diesem dreiteiligen Tipp mit der Freeware-Variante von PGP 8.1, da sie Ihnen einen unverbindlichen Einstieg in die sichere E-Mail-Kommunikation bietet. Sie können die deutschsprachige Version von PGP Freeware von folgender Internetseite herunterladen: http://www.pgp.com/products/de/freeware.html PGP Freeware darf nur privat genutzt werden. Jeder Einsatz in kommerziellen Umgebungen ist untersagt. Im Gegensatz zur kostenpflichtigen Variante besitzt PGP Freeware kein spezielles Plug-In für Outlook. Das bedeutet, dass Sie jede sicherheitsrelevante E-Mail selbst signieren und/oder verschlüsseln müssen und dass Sie schützenswerte Dateianhänge selbst in ein sicheres Format konvertieren müssen. Ansonsten steht Ihnen aber das gesamte Spektrum der E-Mail-Sicherheit zur Verfügung. Bevor Sie PGP sinnvoll einsetzen können, müssen Sie das Programm installieren und konfigurieren. Das heißt, Sie müssen ein eigenes Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel anlegen und fremde (öffentliche) Schlüssel in das Schlüsselverwaltungs-Tool (das Programm-Modul "PGPkeys") importieren. Bei der Installation gibt es nur wenig zu beachten, da sie von einem leicht verständlichen Setup-Assistenten begleitet wird. Nur so viel: Auch die Freeware-Version fragt Sie nach den zu installierenden PGP-Komponenten. Da aber weder die Outlook- und Outlook Express-Plug-Ins noch PGPdisk freigeschaltet sind, sollten Sie die Komponenten gar nicht erst ankreuzen. Sie ersparen sich dadurch lästige Lizenzhinweise beim Starten von Outlook, und falls Sie doch noch die kommerzielle PGP-Version erwerben wollen, können Sie die fehlenden Programmteile später ohne großen Aufwand nachinstallieren. Lassen Sie sich während der Installation auch nicht dadurch irritieren, dass irgendwann die Eingabe einer Lizenznummer verlangt wird. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Später, wenn Sie momentan nur die Freeware-Version nutzen möchten. Als neuer PGP-Nutzer erhalten Sie beim Setup-Vorgang Gelegenheit, einen eigenen Schlüssel anzulegen. Erzeugt wird dabei ein Paar aus privatem Schlüssel und öffentlichem Schlüssel. Der private Schlüssel dient später zum Signieren ausgehender und zum Entschlüsseln eingehender E-Mail-Nachrichten. Den öffentlichen Schlüssel geben Sie an andere Personen weiter, damit diese die von Ihnen signierten Mails verifizieren und die an Sie gerichteten Mails verschlüsseln können. Es spricht nichts dagegen, den "PGP-Schlüsselerstellungs-Assistenten" auch ohne "Expertenmodus" einzusetzen. Sie erstellen damit einen Schlüssel nach dem PGP-typischen "Diffie-Hellmann/DSS"-Verfahren mit einer Schlüssellänge von 2048 Bits. Dazu brauchen Sie nur Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und anschließend eine so genannte "Passphrase" - also das persönliche, frei wählbare Kennwort für den Schlüssel - einzugeben. Merken Sie sich die Passphrase gut, da Sie sie später immer wieder benötigen! Nach erfolgreicher Installation greifen Sie über ein Symbol am rechten Ende der Windows-Taskleiste auf die PGP-Funktionen zu (es hat die Form eines Vorhängeschlosses). Kernstück der Software ist das Programm-Modul PGPkeys, das Sie nach einem Mausklick auf dem Symbol über das aufklappende Menü erreichen. PGPkeys ist das Tool, in dem Sie Ihre eigenen Schlüssel und die anderer Personen verwalten. Daran erkennen Sie auch das generelle Konzept von PGP: Ob ein Schlüssel echt ist und von dem stammt, der in der Benutzer-ID genannt wird, entscheiden letztendlich Sie selbst. Es gibt keine offiziellen oder gar amtlichen Zertifizierungsstellen, die die Echtheit eines Schlüssels prüfen und garantieren. Sie ganz allein haben die Verantwortung für die Sicherheit des Nachrichtenaustausches. PGP sorgt nur dafür, dass Ihre Daten so gut "verpackt" werden, dass Sie nicht von Hackern gelesen werden können. In der nächsten Woche werden wir Ihnen zeigen, wie Sie nun konkret mit Ihren PGP-Schlüsseln arbeiten.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Mehrere PST-Dateien mit LookOut durchsuchen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Sie haben vor kurzem das kostenlose Tool LookOut zur blitzschnellen Suche in den Outlook-Daten vorgestellt. Ich nutze es jetzt seit mehreren Wochen und bin begeistert. Eine Frage habe ich allerdings: zur Zeit durchsucht LookOut meine PST-Datei in Windeseile. Nun archiviere ich aber regelmäßig meine Daten und verfüge inzwischen über 2 zusätzliche PST-Dateien mit älteren Daten. Optimal wäre es, wenn LookOut auch diese Dateien in die Suche einbeziehen könnte. Leider schaffe ich es nicht, weitere PST-Dateien hinzuzufügen. Haben Sie einen Tipp? H. Läufer ANTWORT: Wir haben auch von vielen anderen Lesern viel positive Resonanz zu LookOut erhalten. Wer das kostenlose Tool bisher noch nicht kennt, sollte es in jedem Fall einmal ausprobieren. Sie finden den Download unter: PST-Dateien mit LookOut durchsuchen Zu Ihrer Frage: LookOut kann auch mehrere PST-Dateien indizieren und durchsuchen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Gezielte Freigabe bestimmter Unterordner Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wir setzen Outlook in einem Firmennetzwerk mit Exchange Server ein. An meinem Arbeitsplatz habe ich diverse Unterordner im Posteingang und im Kontaktordner eingerichtet, auf die auch andere Benutzer zugreifen sollen. Es ist mir bislang nicht gelungen, gezielt diese Unterordner freizugeben. Ich kann die anderen Benutzer nur als Stellvertreter für die Standardordner einsetzen. Die Hauptordner wie "Posteingang", "Kalender" usw. sollen für andere Personen aber gar nicht zugänglich sein. Können Sie mir sagen, wie ich vorgehen muss? A. Heimrich ANTWORT: Mit den Stellvertretungen, die Sie nach Aufruf von Extras-Optionen auf der gleichnamigen Registerkarte einstellen können, kommen Sie in Ihrem Fall nicht weiter. Sie müssen stattdessen die Eigenschaften des Unterordners bearbeiten und dabei Berechtigungen an die gewünschten Netzwerkbenutzer verteilen. Anschließend müssen Sie aber noch Berechtigungen für alle übergeordneten Outlook-Ordner vergeben. Damit die Inhalte dieser Ordner anderen Nutzern verborgen bleiben, machen Sie die Ordner nur sichtbar, ohne weitere Berechtigungen zuzuteilen. Hier die Schritte im Detail:
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