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Ausgabe vom 15. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel &
PowerPoint
- Download-Tipp: Kontakte automatisch auf mehrere
Ordner verteilen
- News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint
Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.
Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:
"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."
Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:
Amigo 2000
Download-Tipp: Kontakte automatisch auf mehrere Ordner verteilen
Verwalten Sie Ihren gesamten Kontaktbestand in einem Outlook-Ordner? Mit der Zeit wächst die Anzahl der Kontakte ebenso wie der Wunsch nach einer übersichtlichen Aufteilung Ihres Adressbestandes. Mit dem kostenlosen SmartTools Kontakte-Splitter sparen Sie sich in Zukunft das manuellen Sortieren: Sie legen nur noch die Aufteilungskriterien fest und der Assistent erstellt automatisch Unterordner mit den Kontakten, die Ihre Kriterien erfüllen. So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Kontakt-Ordner, die beispielsweise alle Kunden aus einem bestimmten Land, nur Geschäftskunden oder Adressen aus einer bestimmten Kategorie enthalten.
Nach der automatischen Installation wird der SmartTools Kontakte-Splitter fest in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000 integriert und steht Ihnen beim nächsten Programmstart über ein neues Menü zur Verfügung. In einem komfortablen Dialogfeld legen Sie fest, wie Sie Ihre Kontakte aufteilen möchten: es stehen die Optionen Anrede, Land, Kategorie oder Geschäftlich/Privat zur Auswahl. Anschließend klicken Sie auf Aufteilen! und der Assistent erstellt automatisch neue Unterordner mit den gefundenen Kontakten.
Sie möchten beispielsweise einen Serienbrief an alle Kunden in einem bestimmten Land, nur an Geschäftskunden oder an eine spezielle Kategorie versenden oder Ihre privaten Kontakte zu einer Party einladen? Erstellen Sie mit dem SmartTools Kontakte-Splitter für Outlook einfach einen separaten Kontakte-Ordner und wählen ihn dann in Word als Datenquelle im Seriendruck aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Kontakte-Splitter |
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office 12
Auf der Entwicklerkonferenz PDC 2005 in Los Angeles hat Microsoft am Dienstag erstmal die nächste Office-Version öffentlich vorgestellt. Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass die Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. Ziel der Entwickler war es, den Anwendern einen möglichst einfachen Zugriff auf die verfügbaren Funktionen in den einzelnen Office-Applikationen zu geben. Daher hat man sich von dem bisherigen Konzept mit Menüs und Symbolleisten verabschiedet. An ihre Stelle treten aufgabenorientierte "ribbons", die alle Funktionen zu einem bestimmten Themenbereich zusammenfassen. Auf diese Weise soll die Suche nach Befehlen oder Funktionen entfallen, denn es gibt keine Symbolleisten oder Menüpunkte mehr, die man explizit einblenden oder aktivieren muss. Wenn Sie etwas formatieren möchten und sich beispielsweise gerade in einer Tabelle befinden, sind in dem "ribbon" automatisch alle verfügbaren Funktionen sichtbar. Weitere Informationen und einige Bilder von Office 12 finden Sie in der folgenden Pressemitteilung:
Einblicke in Office 12
Weitere Bilder finden Sie hier:
Bilder zu Office 12
Einige Details speziell zu Outlook 12:
- Word wird der einzige verfügbare E-Mail-Editor in Outlook 12
sein.
- Die Outlook-Oberfläche wurde bereits in Office 2003 erheblich
überarbeitet. Die erwähnten "ribbons" wird es nur im Mail-Editor und
einigen anderen ausgewählten Bereichen geben.
- Integrierter RSS-Reader zum Lesen von RSS-Feeds in Outlook. Laut
Microsoft wird diese Funktion mit den RSS-Funktionen im neuen Intern
Explorer 7 zusammenarbeiten.
- Eine superschnelle Suchfunktion, wie Sie sie bisher über Lookout,
Google Desktop Search oder MSN Desktop Search nachrüsten mussten, wird
bereits standardmäßig enthalten sein,
- Eine effiziente und schnelle Suchfunktion wurde fest in Windows
integriert.
- Virtuelle Ordner bieten Ihnen die Möglichkeit, gezielt auf Dateien
nach bestimmten Kriterien zuzugreifen, ohne die tatsächlichen
Speicherorte zu berücksichtigen. Sie können beispielsweise einen
virtuellen Ordner anlegen, in dem alle Excel-Kalkulationen und
Word-Dokumente zu einem bestimmten Kunden abgelegt sind. Sie wechseln in
diesen virtuellen Ordner und können direkt auf diese Dateien zugreifen,
auch wenn Sie sich an verschiedenen Stellen auf Ihrer Festplatte oder im
Netzwerk befinden.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Tipps, Tricks und Techniken rund um Signaturen , Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
Signaturen sind so etwas wie der Absenderstempel unter einer E-Mail. Sie bieten die Möglichkeit, Informationen wie Postanschrift oder Telefon- und Faxnummern an den Empfänger zu übermitteln, Informationen, die mit einer Mail normalerweise nicht übertragen werden. Besonders praktisch daran ist, dass Outlook Signaturen automatisch einfügen kann. Doch da fängt das Dilemma schon an: Die Vorgehensweise unterscheidet sich je nach eingesetzter Outlook-Version und je nachdem, ob Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen oder nicht. Grund genug also, einmal einen näheren Blick auf den effektiven Einsatz von Signaturen zu werfen.
Nahezu identisch ist das Verfahren in allen Outlook-Versionen, wenn Sie Ihre E-Mails mit dem Outlook-eigenen Editor verfassen:
- Wählen Sie Extras-Optionen an und
wechseln Sie danach auf die Registerkarte E-Mail-Format.
- In den Dropdown-Feldern Standardsignatur (Outlook 98/2000) bzw.
Signatur für neue Nachrichten sowie
Für Antworten und Weiterleitungen
(Outlook 2002/2003) können Sie eine zuvor definierte Signatur auswählen,
die automatisch in Ihre Nachrichten integriert wird. Wenn Sie noch keine
Signatur eingerichtet haben oder eine weitere Signatur anlegen wollen,
klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturauswahl (Outlook 98/2000) oder Signaturen (Outlook 2002/2003)
- Im nächsten Dialogfenster haben Sie Gelegenheit, vorhandene
Signaturen zu bearbeiten oder zu löschen. Zum Anlegen einer neuen
Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
- Geben Sie einen Signaturnamen ein - beispielsweise "Firma",
"Privat", "Firma - nur Postanschrift" oder ähnliches. Anschließend
wählen Sie eine der Optionen im zweiten Abschnitt des Dialogfensters.
Für den Anfang reicht normalerweise die Option für eine leere Signatur
ohne Vorlage. Danach klicken Sie auf Weiter.
- Im nächsten Schritt geben Sie den Inhalt Ihrer Signatur ein. Es
bleibt Ihnen überlassen, ob Sie mit einer Grußzeile - etwa "Mit
freundlichen Grüßen" - beginnen oder direkt die Postanschrift,
Telefonnummer usw. eintragen. Laut DIN 5008, der Norm für das Schreiben
und Gestalten des Schriftverkehrs, sollten E-Mail- und Webseiten-Adresse
ebenfalls in der Signatur stehen. Nach Eingabe aller Informationen
klicken Sie auf Fertig stellen.
- Zurück im Dialogfenster aus Schritt 3 können Sie nun weitere
Signaturen anlegen oder einfach nur auf Ok klicken, um wieder zu den
Outlook-Optionen mit der Registerkarte E-Mail-Format zu gelangen.
- Falls nötig ändern Sie den Signatureintrag im Dropdown-Feld Standardsignatur (Outlook 98/2000) bzw.
Signatur für neue Nachrichten (Outlook
2002/2003). In Outlook 98/2000 ist das Kontrollkästchen Nicht beim Antworten und Weiterleiten
standardmäßig aktiviert und in Outlook 2002/2003 enthält das
Dropdown-Feld Für Antworten und
Weiterleitungen standardmäßig die Auswahl "<Keine>".
Das ist eigentlich auch die bevorzugte Einstellung; aber wenn Sie
wollen, können Sie dies natürlich ändern.
- Klicken Sie am Ende auf Ok, um die
Signatureinstellungen zu aktivieren.
Hinter den Kulissen erstellt Outlook für jede Signatur nicht nur eine Version, sondern gleich drei: eine für das Textformat, eine für das HTML-Format und eine für das Outlook Rich Text-Format. Jede Version wird als eigenständige Datei in einem Festplattenordner namens SIGNATURES gespeichert. Wo sich der Ordner befindet, richtet sich nach Ihrer Outlook- und Ihrer Windows-Version.
Diese Dreiteilung können Sie sich zu Nutze machen, um die Formatierung einer Signatur an die verschiedenen Nachrichtenformate anzupassen. Denken Sie zum Beispiel an die Feinpositionierung von Textelementen, damit bestimmte Informationen exakt ausgerichtet untereinander stehen. Bei Signaturen im Textformat, die in jedem Fall mit einer Courier-Schrift arbeiten, müssen Sie die Elemente mit Leerzeichen ausrichten. Bei RTF-Signaturen bietet es sich an, die Positionierung durch Tabulatoren vorzunehmen, während in HTML-Signaturen womöglich eine Tabelle am besten geeignet ist.
Separate Formatierungen für einen einzelnen Signatureintrag erhalten Sie, indem Sie gezielt die formatspezifische Signaturdatei bearbeiten. Das funktioniert direkt aus Outlook heraus:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und aktivieren Sie die
Registerkarte E-Mail-Format.
- Stellen Sie im Dropdown-Feld Senden im
Nachrichtenformat bzw. in Outlook 2002/2003 Verfassen im Nachrichtenformat das Format
ein, für das Sie die Signatur ändern wollen. Wählen Sie zum Beispiel den
Eintrag "HTML". (In Outlook 98 dürfen Sie natürlich nicht "Microsoft
Word" auswählen, da Sie dann keinen Einfluss auf die Einstellungen des
Outlook-Editors nehmen können.)
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturauswahl (Outlook 98/2000) bzw. Signaturen (Outlook 2002/2003).
- Markieren Sie den Namen der Signatur, die Sie ändern wollen, und
klicken Sie dann auf Bearbeiten.
- Nun dürfen Sie die Signatur keinesfalls direkt im aktuellen
Dialogfenster bearbeiten. Klicken Sie vielmehr auf die Schaltfläche
Erweitertes Bearbeiten, um das
passende Bearbeitungsprogramm zu öffnen. Outlook fragt Sie danach, ob
Sie einen externen Editor einsetzen wollen. Bestätigen Sie dies mit
Ja. Anschließend werden
HTML-Signaturen standardmäßig in FrontPage oder Word geöffnet,
RTF-Signaturen in Word und TXT-Signaturen im Windows-Editor.
- Nehmen Sie jetzt die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie fertig
sind, speichern und schließen Sie die angezeigte Signaturdatei. Sie
befinden sich danach wieder in Outlook.
- Klicken Sie auf Ok.
- Sie gelangen zurück zum Dialogfenster mit den Outlook-Optionen, in
dem Sie sofort die Signaturen für andere Nachrichtenformate ändern
können. Dazu wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7.
- Vergessen Sie am Ende nicht, wieder Ihr bevorzugtes
Standard-Nachrichtenformat einzustellen. Danach schließen Sie das
Dialogfenster Optionen mit einem Klick
auf Ok.
In Outlook 98 stehen Ihnen nur die Befehle Kein Briefpapier und Microsoft Word zur Verfügung. Sofern Sie als Standardformat "Nur Text" eingestellt haben, können Sie mittels Kein Briefpapier wenigstens explizit eine neue HTML-Mail öffnen und ansonsten mit Text-Mails arbeiten.
Lesen Sie im zweiten Teil dieses Tipps, wie Sie Signaturen einsetzen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen.
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übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Teile einer E-Mail ausdrucken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Vor kurzem wollte ich nur einen Teil einer E-Mail-Nachricht ausdrucken. Im Dialogfenster Drucken habe ich aber keine Möglichkeit gefunden, den Druckvorgang auf die aktuelle Markierung oder bestimmte Seiten zu beschränken. Als ich noch mit Outlook Express gearbeitet habe, gab es diese Optionen. Warum ist Outlook weniger leistungsfähig als der "kleine Bruder"? Oder gibt es einen Trick, mit dem ich nur bestimmte Teile einer E-Mail-Nachricht ausdrucken kann?
A. Platz-Berg
ANTWORT: Welche Optionen Outlook im Dialogfenster Drucken zur Verfügung stellt, richtet sich nach dem Format der E-Mail. Bei HTML-Mails können Sie genau auswählen, was gedruckt werden soll. Bei Text-Nachrichten können Sie nur die komplette Nachricht drucken.
Aber mit folgendem Trick lässt sich der Druckvorgang auch bei E-Mails im Text-Format auf bestimmte Teile beschränken:
- Öffnen Sie die Nachricht in einem eigenen Fenster.
- Überprüfen Sie den Inhalt der Titelleiste des Nachrichtenfensters.
Wenn er mit "(HTML)" endet, stehen Ihnen alle Druckoptionen zur
Verfügung, sodass Sie sofort die gewünschten Teile drucken können. Wenn
der Text in der Titelleiste dagegen mit "(Nur-Text)" oder "(Plain Text)"
endet, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
- Rufen Sie Bearbeiten-Nachricht
bearbeiten auf.
- Öffnen Sie das Menü Format und
wählen Sie HTML oder - in Outlook 98 -
Rich-Text (HTML) an.
- Durch diese Formatumstellung aktivieren Sie die erweiterten
Druckoptionen. Sofern Sie nur einen ganz bestimmten Bereich der
E-Mail-Nachricht drucken wollen, markieren Sie ihn jetzt.
- Wählen Sie Datei-Drucken an.
- Aktivieren Sie im Abschnitt Seitenbereich
die gewünschte Option - zum Beispiel Markierung oder Seiten (unter zusätzlicher Angabe der
Seitennummern).
- Starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche
Drucken.
- Schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne die Änderungen zu
speichern.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und benötigen eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel |
Termine ganz einfach kopieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Es gibt etliche Termine, für die ich dieselbe Betreffzeile verwende und die auch dieselbe Dauer aufweisen. Bislang trage ich diese Angaben immer wieder neu in meinen Outlook-Kalender ein. Gibt es nicht eine einfache Kopierfunktion, sodass ich allenfalls noch die Anfangszeit ändern muss?
B. Reinhard
ANTWORT: Sofern es sich nicht um regelmäßige Termine, die sich in einem festen Turnus wiederholen und die Sie am besten als Terminserie anlegen, handelt, können Sie einzelne Kalendereinträge ganz einfach mit der Maus kopieren.
Dazu gehen Sie im Outlook-Kalender zu dem Tag mit dem zu kopierenden Termin. Dann zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag und drücken die Strg-Taste. Nun halten Sie die Taste fest, während Sie den Mauszeiger auf das nächste Datum, an dem dieser Termin stattfinden soll, ziehen (neben dem Mauszeiger erscheint dabei ein kleines Plussymbol). Es kann sich um ein neues Datum in der Wochen- oder Monatsansicht des Kalenders handeln oder um ein Datum in der kleinen Kalenderübersicht, die in der rechten Fensterhälfte über dem Aufgabenblock angezeigt wird. Nachdem Sie das Datum markiert haben, lassen Sie Maustaste und Strg-Taste wieder los.
Outlook erzeugt an dem neuen Datum eine exakte Kopie des ursprünglichen Termins. Sie müssen allenfalls noch Beginn und Ende bearbeiten.
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