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Ausgabe vom 16. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und
in Outlook einfügen
- News: November-Update des Junk-Mail-Filters von
Outlook 2003
- News: Achtung! Neue Varianten des Sober-Wurms
aufgetaucht
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
SmartTools Brief- und Fax-Manager
Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und in Outlook einfügen
Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter CD's in eine Mail, eine Notiz oder ein anderes Outlook-Element einzufügen. Eine entsprechende Funktion bietet Outlook standardmäßig nicht an, aber diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister, den Sie direkt aus dem Programmfenster von Outlook oder per Mausklick aus jedem Outlook-Element heraus starten können: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien zunächst in ein Vorschaufenster ein. Sie kopieren die Informationen dann per Mausklick in die Zwischenablage und übernehmen sie beispielsweise in eine Mail, eine Notiz oder eine Aufgabe. Sie finden den Gratis-Download unter:
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SmartTools
DateiLister kostenlos
herunterladen |
News: November-Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
Seit einigen Tagen steht das neueste Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003 zum kostenlosen Download bereit. Wie immer sind alle vorangegangenen Updates im aktuellen Download enthalten:
Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003
News: Achtung! Neue Varianten des Sober-Wurms aufgetaucht
In den letzten Tagen schwappt eine neue Welle mit infizierten E-Mails durch das Netz: der bereits seit einigen Jahren bekannte Sober-Wurm verbreitet sich plötzlich wieder überraschend schnell, weil drei neue Varianten aufgetaucht sind. Dabei haben nicht etwa die Programmierer des Wurms getrickst und neue Sicherheitslücken genutzt; Auslöser sind vielmehr neue Mailtexte, die die ahnungslosen Empfänger zum Öffnen und Starten der angehängten Datei verführen. In einer Variante gibt der Absender beispielsweise vor, eine E-Mail weiterzuleiten, die offensichtlich falsch adressiert wurde. Bei dem Anhang handelt es sich angeblich um eine Excel- oder Access-Datei, aber tatsächlich befindet sich in dem ZIP-Archiv eine ausführbare Datei (.EXE), die nach dem Start den Sober-Wurm installiert.
Der Wurm nistet sich im System ein und wird mit dem Einschalten von Windows automatisch gestartet. Im Hintergrund sammelt er sämtliche erreichbaren Mailadressen auf dem infizierten Rechner (beispielsweise aus Outlook, aber auch aus dem Browser-Cache, Dokumenten, Präsentationen usw.) und verschickt sich dann (ebenfalls unbemerkt im Hintergrund) an jede gefundene Adresse. Weitere Informationen zu den neuen Sober-Varianten finden Sie beim BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) unter:
http://www.bsi.bund.de/av/vb/sober-r.htm
| Outlook-Tipp der
Woche |
Outlook-Adressen komfortabel über die Zwischenablage übernehmen, Teil 1
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Sie möchten eine Adresse aus Ihren Outlook-Kontakten schnell über die Zwischenablage in eine andere Anwendung übernehmen? Das ist zwar grundsätzlich möglich, das Ergebnis muss in der Regel nachbearbeitet werden, weil Outlook beispielsweise neben der Adresse auch Telefon, Fax usw. überträgt. Außerdem werden Vor- und Nachname in der falschen Reihenfolge dargestellt, weil Sie Ihre Kontakte natürlich nach dem Nachnamen sortiert haben. Das Problem lässt sich glücklicherweise mit einem kleinen Makro lösen, das die Adressdaten genau in der von Ihnen gewünschten Form zusammensetzt und in die Zwischenablage kopiert, aus der Sie die Adresse dann an beliebigen Stellen einfügen können. Der Abruf des Makros erfolgt über ein Symbol, so dass sich die Übertragung der Adresse in die Zwischenablage auf einen Mausklick reduziert:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Projekt und wählen Sie
Einfügen-Modul an.
- Drücken Sie F4 oder wählen Sie Ansicht-Eigenschaften an und benennen Sie
das Modul "modAdrToClipboard".
- Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an und setzen Sie eine
Referenz auf "Microsoft Forms 2.0 Object Library". Ist dieses
Objektmodell nicht in der Liste vorhanden, klicken Sie auf Durchsuchen, lokalisieren Sie die Datei
FM20.DLL im Windows-Systemverzeichnis und wählen Sie sie per Doppelklick
aus. Kicken Sie auf Ok, um die Änderung zu übernehmen.
- Geben Sie die folgende Prozedur "AdresseKopieren"
ein:
Dim objExpl As Outlook.Explorer
Dim objInsp As Outlook.Inspector
Dim objCont As Outlook.ContactItem
Dim cb As New DataObject
Dim strAnrede As String
Dim strVorname As String, strNachname As String
Dim strFirma As String, strStrasse As String
Dim strPLZ As String, strOrt As String
Dim strLand As String
Dim strAdr As String, strTmp As String
On Error Resume Next
Set objInsp = ActiveInspector
If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then
Err = 0
Set objExpl = ActiveExplorer
Set objCont = objExpl.Selection.Item(1)
Else 'Inspector geöffnet
Set objCont = objInsp.CurrentItem
End If
If objCont Is Nothing Then
Beep
MsgBox "Ansicht ist keine Kontakte-Ansicht " & _
"oder geöffnetes Element ist kein Kontakt!", _
vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel
GoTo ExitProc
End If
With objCont
strAnrede = IIf(Trim$(.Title) <> "", .Title, "Herr")
strVorname = .FirstName & _
IIf(Trim$(.MiddleName) <> "", _
" " & .MiddleName, "")
strNachname = .LastName & _
IIf(Trim$(.Suffix) <> "", " " & .Suffix, "")
strFirma = .CompanyName
'Adressdaten abhängig von "Dies ist die Postanschrift"
strStrasse = Choose(.SelectedMailingAddress, _
.HomeAddressStreet, _
.BusinessAddressStreet, _
.OtherAddressStreet)
strPLZ = Choose(.SelectedMailingAddress, _
.HomeAddressPostalCode, _
.BusinessAddressPostalCode, _
.OtherAddressPostalCode)
strOrt = Choose(.SelectedMailingAddress, _
.HomeAddressCity, _
.BusinessAddressCity, _
.OtherAddressCity)
strLand = Choose(.SelectedMailingAddress, _
.HomeAddressCountry, _
.BusinessAddressCountry, _
.OtherAddressCountry)
If .Sensitivity = olPrivate Then 'Private Adresse
strAdr = strAnrede & vbCrLf
strAdr = strAdr & strVorname & " " & _
strNachname & vbCrLf
Else 'Geschäftliche Adresse
strAdr = "Firma" & vbCrLf
strAdr = strAdr & strFirma & vbCrLf
'Ansprechpartner hinzufügen?
If strVorname <> "" And strNachname <> "" Then
strTmp = IIf(strAnrede = "Herr", "Herrn", _
strAnrede)
strAdr = strAdr & strTmp & " " & _
strVorname & " " & _
strNachname & vbCrLf
End If 'Ansprechpartner...
End If 'Geschäftlich oder Privat?
strAdr = strAdr & strStrasse & vbCrLf & vbCrLf
strAdr = strAdr & strPLZ & " " & strOrt
'Land hinzufügen
strAdr = strAdr & vbCrLf & vbCrLf & strLand
End With 'objCont
With cb
.SetText strAdr
.PutInClipboard
Beep 'Akustischer Hinweis, dass Adresse in ZA ist...
End With
ExitProc:
Set cb = Nothing
Set objCont = Nothing
Set objInsp = Nothing
Set objExpl = Nothing
End Sub
- Speichern Sie die Erweiterungen per Klick auf das Symbol Speichern (Diskette) oder wählen Sie Datei-<Porjektname> speichern an und
verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung per Klick auf das kleine
Kreuz oben rechts in der Titelleiste.
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andere unerwünschte E-MailDer Junk-Mail-Filter von Outlook und viele Zusatzprogramme sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative:
Mailwasher Pro |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Zwei Outlook-Profile mit einem gemeinsamen Kalender
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich habe zwei Outlook-Profile angelegt: eines für Firmendaten und eines für private Elemente. Nun möchte ich beide Profile so miteinander synchronisieren, dass die Termine aus den beiden Kalendern allgemein zur Verfügung stehen. Ich möchte also zwei Profile, um zum Beispiel firmen- und private E-Mails voneinander zu trennen, mit einem gemeinsamen Kalender. Lässt sich das irgendwie einrichten?
C. Matt
ANTWORT: Da Sie bereits Profile eingerichtet haben, heißt das, dass Sie mit Outlook 2003, 2002/XP oder mit Outlook 2000 oder 98 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" arbeiten. Unter dieser Voraussetzung können Sie einen gemeinsamen Kalender mit Hilfe einer zusätzlichen PST-Datei einrichten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie Outlook - zum Beispiel mit dem Firmenprofil.
- Exportieren Sie die Termine aus dem Firmenprofil in eine neue
PST-Datei, indem Sie Datei-Importieren/Exportieren aufrufen.
Danach wählen Sie die Option zum Exportieren in eine Datei und zwar mit
dem Dateityp "Persönliche Ordnerdatei (.pst)". Sorgen Sie dafür, dass
Ihr Kalender exportiert wird und ändern Sie anschließend den Dateinamen
der Exportdatei. Weisen Sie ihr einen Namen wie ALLGEMEIN.PST zu. Ändern
Sie am besten auch noch den Ordner, in dem die Datei gespeichert wird,
da es sich bei der Standardvorgabe meist um einen versteckten Ordner
handelt, der später nur schwer zu erreichen ist. Wählen Sie einen
Zielordner aus, auf den Sie von beiden Outlook-Profilen aus Zugriff
haben. Nachdem Sie auf Fertig stellen
geklickt haben, müssen Sie noch den Namen festlegen, der später in der
Ordnerliste von Outlook angezeigt werden soll. Zur besseren
Unterscheidung geben Sie zum Beispiel "Gemeinsame Ordner" ein. Ein Klick
auf Ok startet den Exportvorgang.
- Beenden Sie die aktuelle Outlook-Sitzung und melden Sie sich neu mit
dem zweiten - etwa dem privaten - Profil an.
- Wiederholen Sie die Aktionen aus Schritt 2, um die Termine aus
diesem Profil ebenfalls zu exportieren. Wählen Sie als Ziel dieselbe
Datei wie in Schritt 2 aus, also etwa ALLGEMEIN.PST. Outlook
überschreibt die Datei nicht einfach, sondern fügt die Termine des
aktuellen Profils in die bestehende Datei ein. Deshalb müssen Sie auch
den Anzeigenamen für die Ordnerliste nicht noch einmal neu eingeben.
- Integrieren Sie die PST-Datei mit den exportierten Terminen in das
aktuelle Outlook-Profil. Dazu wählen Sie Datei-Öffnen und dann Outlook-Datendatei (Outlook 2003 und
2002/XP) bzw. Persönliche Ordner-Datei
(.pst) (Outlook 2000 und 98) an.
Öffnen Sie jetzt die PST-Datei, in die Sie die Termine exportiert haben
- beispielsweise ALLGEMEIN.PST.
- Über die Ordnerliste, die Sie mit dem gleichnamigen Symbol im
Navigationsbereich von Outlook 2003 oder in den älteren Versionen per
Ansicht-Ordnerliste öffnen, können Sie nun direkt in den Kalender der
gemeinsam genutzten PST-Datei wechseln.
- Der Übersichtlichkeit halber sollten Sie den allgemeinen
Kalenderordner umbenennen - etwa in "Gemeinsamer Kalender". Nutzen Sie
dafür den Befehl im Kontextmenü des Ordnerlisten-Elements.
- Damit der gemeinsame Kalender auch im zweiten Profil verfügbar ist,
müssen Sie Outlook beenden und mit dem anderen Profil neu starten.
Anschließend wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7.
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Zusatzfunktionen für die tägliche ArbeitSie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die tägliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Größe für Ihre Kommentar-Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett löschen. Weitere Highlights:
SmartTools Kommentar-Manager Pro |
Anzeige der Kalenderwoche
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Wir vermissen im Outlook-Kalender die Angabe der Kalenderwochen, um beispielsweise sofort zu erkennen, dass der 16. November 2005 in der 46. KW liegt. Gibt es dafür ein Add-On?
T. Mayer
ANTWORT: Dafür brauchen Sie nicht einmal ein Add-On. Die Funktion ist direkt in Outlook integriert, ist standardmäßig aber nicht aktiviert. Um die Anzeige der Kalenderwochen einzuschalten, wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln dann auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen.
Im daraufhin angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen bzw. in Outlook 98 Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen. Damit dabei die landestypische Zählweise berücksichtigt wird, kontrollieren Sie anschließend die Einstellung im Dropdown-Feld Erste Jahreswoche (in Outlook 98: Erste Woche des Jahres). In Deutschland gilt zum Beispiel die "Erste 4-Tage-Woche" als Beginn der KW-Zählung. Danach klicken Sie zwei Mal auf Ok.
Im Outlook-Kalender erscheinen die Wochenangaben nun in der kleinen kalendarischen Monatsübersicht, dem so genannten Datumsnavigator/Datumswechsler.
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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