Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
SmartTools Brief- und Fax-Manager Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und in Outlook einfügen Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter CD's in eine Mail, eine Notiz oder ein anderes Outlook-Element einzufügen. Eine entsprechende Funktion bietet Outlook standardmäßig nicht an, aber diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister, den Sie direkt aus dem Programmfenster von Outlook oder per Mausklick aus jedem Outlook-Element heraus starten können: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien zunächst in ein Vorschaufenster ein. Sie kopieren die Informationen dann per Mausklick in die Zwischenablage und übernehmen sie beispielsweise in eine Mail, eine Notiz oder eine Aufgabe. Sie finden den Gratis-Download unter:
News: November-Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003 Seit einigen Tagen steht das neueste Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003 zum kostenlosen Download bereit. Wie immer sind alle vorangegangenen Updates im aktuellen Download enthalten: Update des Junk-Mail-Filters von Outlook 2003 News: Achtung! Neue Varianten des Sober-Wurms aufgetaucht In den letzten Tagen schwappt eine neue Welle mit infizierten E-Mails durch das Netz: der bereits seit einigen Jahren bekannte Sober-Wurm verbreitet sich plötzlich wieder überraschend schnell, weil drei neue Varianten aufgetaucht sind. Dabei haben nicht etwa die Programmierer des Wurms getrickst und neue Sicherheitslücken genutzt; Auslöser sind vielmehr neue Mailtexte, die die ahnungslosen Empfänger zum Öffnen und Starten der angehängten Datei verführen. In einer Variante gibt der Absender beispielsweise vor, eine E-Mail weiterzuleiten, die offensichtlich falsch adressiert wurde. Bei dem Anhang handelt es sich angeblich um eine Excel- oder Access-Datei, aber tatsächlich befindet sich in dem ZIP-Archiv eine ausführbare Datei (.EXE), die nach dem Start den Sober-Wurm installiert. Der Wurm nistet sich im System ein und wird mit dem Einschalten von Windows automatisch gestartet. Im Hintergrund sammelt er sämtliche erreichbaren Mailadressen auf dem infizierten Rechner (beispielsweise aus Outlook, aber auch aus dem Browser-Cache, Dokumenten, Präsentationen usw.) und verschickt sich dann (ebenfalls unbemerkt im Hintergrund) an jede gefundene Adresse. Weitere Informationen zu den neuen Sober-Varianten finden Sie beim BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) unter: http://www.bsi.bund.de/av/vb/sober-r.htm
Outlook-Adressen komfortabel über die Zwischenablage übernehmen, Teil 1 Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 Sie möchten eine Adresse aus Ihren Outlook-Kontakten schnell über die Zwischenablage in eine andere Anwendung übernehmen? Das ist zwar grundsätzlich möglich, das Ergebnis muss in der Regel nachbearbeitet werden, weil Outlook beispielsweise neben der Adresse auch Telefon, Fax usw. überträgt. Außerdem werden Vor- und Nachname in der falschen Reihenfolge dargestellt, weil Sie Ihre Kontakte natürlich nach dem Nachnamen sortiert haben. Das Problem lässt sich glücklicherweise mit einem kleinen Makro lösen, das die Adressdaten genau in der von Ihnen gewünschten Form zusammensetzt und in die Zwischenablage kopiert, aus der Sie die Adresse dann an beliebigen Stellen einfügen können. Der Abruf des Makros erfolgt über ein Symbol, so dass sich die Übertragung der Adresse in die Zwischenablage auf einen Mausklick reduziert:
Dim objExpl As Outlook.Explorer Dim objInsp As Outlook.Inspector Dim objCont As Outlook.ContactItem Dim cb As New DataObject Dim strAnrede As String Dim strVorname As String, strNachname As String Dim strFirma As String, strStrasse As String Dim strPLZ As String, strOrt As String Dim strLand As String Dim strAdr As String, strTmp As String On Error Resume Next Set objInsp = ActiveInspector If Err <> 0 Or objInsp Is Nothing Then Err = 0 Set objExpl = ActiveExplorer Set objCont = objExpl.Selection.Item(1) Else 'Inspector geöffnet Set objCont = objInsp.CurrentItem End If If objCont Is Nothing Then Beep MsgBox "Ansicht ist keine Kontakte-Ansicht " & _ "oder geöffnetes Element ist kein Kontakt!", _ vbOKOnly + vbExclamation, txtTitel GoTo ExitProc End If With objCont strAnrede = IIf(Trim$(.Title) <> "", .Title, "Herr") strVorname = .FirstName & _ IIf(Trim$(.MiddleName) <> "", _ " " & .MiddleName, "") strNachname = .LastName & _ IIf(Trim$(.Suffix) <> "", " " & .Suffix, "") strFirma = .CompanyName 'Adressdaten abhängig von "Dies ist die Postanschrift" strStrasse = Choose(.SelectedMailingAddress, _ .HomeAddressStreet, _ .BusinessAddressStreet, _ .OtherAddressStreet) strPLZ = Choose(.SelectedMailingAddress, _ .HomeAddressPostalCode, _ .BusinessAddressPostalCode, _ .OtherAddressPostalCode) strOrt = Choose(.SelectedMailingAddress, _ .HomeAddressCity, _ .BusinessAddressCity, _ .OtherAddressCity) strLand = Choose(.SelectedMailingAddress, _ .HomeAddressCountry, _ .BusinessAddressCountry, _ .OtherAddressCountry) If .Sensitivity = olPrivate Then 'Private Adresse strAdr = strAnrede & vbCrLf strAdr = strAdr & strVorname & " " & _ strNachname & vbCrLf Else 'Geschäftliche Adresse strAdr = "Firma" & vbCrLf strAdr = strAdr & strFirma & vbCrLf 'Ansprechpartner hinzufügen? If strVorname <> "" And strNachname <> "" Then strTmp = IIf(strAnrede = "Herr", "Herrn", _ strAnrede) strAdr = strAdr & strTmp & " " & _ strVorname & " " & _ strNachname & vbCrLf End If 'Ansprechpartner... End If 'Geschäftlich oder Privat? strAdr = strAdr & strStrasse & vbCrLf & vbCrLf strAdr = strAdr & strPLZ & " " & strOrt 'Land hinzufügen strAdr = strAdr & vbCrLf & vbCrLf & strLand End With 'objCont With cb .SetText strAdr .PutInClipboard Beep 'Akustischer Hinweis, dass Adresse in ZA ist... End With ExitProc: Set cb = Nothing Set objCont = Nothing Set objInsp = Nothing Set objExpl = Nothing End Sub
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Zwei Outlook-Profile mit einem gemeinsamen Kalender Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Ich habe zwei Outlook-Profile angelegt: eines für Firmendaten und eines für private Elemente. Nun möchte ich beide Profile so miteinander synchronisieren, dass die Termine aus den beiden Kalendern allgemein zur Verfügung stehen. Ich möchte also zwei Profile, um zum Beispiel firmen- und private E-Mails voneinander zu trennen, mit einem gemeinsamen Kalender. Lässt sich das irgendwie einrichten? C. Matt ANTWORT: Da Sie bereits Profile eingerichtet haben, heißt das, dass Sie mit Outlook 2003, 2002/XP oder mit Outlook 2000 oder 98 im "Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus" arbeiten. Unter dieser Voraussetzung können Sie einen gemeinsamen Kalender mit Hilfe einer zusätzlichen PST-Datei einrichten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Anzeige der Kalenderwoche Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98 FRAGE: Wir vermissen im Outlook-Kalender die Angabe der Kalenderwochen, um beispielsweise sofort zu erkennen, dass der 16. November 2005 in der 46. KW liegt. Gibt es dafür ein Add-On? T. Mayer ANTWORT: Dafür brauchen Sie nicht einmal ein Add-On. Die Funktion ist direkt in Outlook integriert, ist standardmäßig aber nicht aktiviert. Um die Anzeige der Kalenderwochen einzuschalten, wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln dann auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen bzw. in Outlook 98 Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen. Damit dabei die landestypische Zählweise berücksichtigt wird, kontrollieren Sie anschließend die Einstellung im Dropdown-Feld Erste Jahreswoche (in Outlook 98: Erste Woche des Jahres). In Deutschland gilt zum Beispiel die "Erste 4-Tage-Woche" als Beginn der KW-Zählung. Danach klicken Sie zwei Mal auf Ok. Im Outlook-Kalender erscheinen die Wochenangaben nun in der kleinen kalendarischen Monatsübersicht, dem so genannten Datumsnavigator/Datumswechsler.
Access-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
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