Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten. In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
News: Neue Nokia-Handys können Daten mit dem Exchange-Server abgleichen Wie heute bekannt wurde, hat Nokia von Microsoft das Exchange Server ActiveSync-Protokoll lizensiert. Künftige Handys der Serien 60 und 80 sollen die Möglichkeit bieten, Mails, Termine und Kontakte direkt mit dem Exchange Server 2003 abzugleichen. Parallel dazu wird Nokia weiterhin die PC-Suite und das OMA-Protokoll unterstützen. Die entsprechende Pressemeldung finden Sie unter: http://press.nokia.com/PR/200502/980375_5.html Download-Tipp: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das neueste Update vom 8.2.2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter: Update: Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Word-Dokument als Anhang in Standard-Mail verschicken Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003 sowie Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Word stellt mit Datei-Senden an-Mailempfänger (als Anlage) eine auf den ersten Blick hilfreiche Funktion zur Verfügung, um das aktuelle Dokument mit Outlook an einen beliebigen Empfänger zu versenden. Diese Methode hat allerdings gravierende Nachteile: Outlook erstellt zwar eine neue Nachricht mit dem Word-Dokument als Anhang, aber die neue Nachricht wird grundsätzlich im Text-Format ohne Signatur erstellt. Möchten Sie das Word-Dokument mit Ihrem Standard-Briefpapier und Signatur versenden, so müssen Sie Outlook separat starten, eine neue Nachricht anlegen und dieser Nachricht dann das Word-Dokument als Anhang zuordnen. Mit einem kleinen Makro können Sie diesen Aufwand drastisch reduzieren und das aktuelle Word-Dokument direkt ohne Auswahl eines Profils und mit Standard-Briefpapier/-Signatur als Anlage versenden:
Dim objOutlook As Outlook.Application Dim objMail As Outlook.MailItem Dim strFName As String On Error Resume Next If Not ActiveDocument.Saved Or _ InStr(ActiveDocument.FullName, ".doc") = 0 _ Then ActiveDocument.Save If ActiveDocument.Saved Then Err = 0 Set objOutlook = GetObject(, "Outlook.Application") If Err <> 0 Then Err = 0 Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application") If Err <> 0 Then Beep MsgBox "Outlook konnte nicht gestartet werden", _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" Exit Sub End If End If Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem) objMail.Attachments.Add ActiveDocument.FullName objMail.Display End If Set objMail = Nothing Set objOutlook = Nothing End Sub Diese Anweisungen sorgen zunächst dafür, dass ein eventuell neu angelegtes oder geändertes Dokument gespeichert wird. Anschließend wird eine Verbindung zu Outlook aufgebaut, wobei das Makro automatisch eine eventuell laufende Instanz nutzt oder eine neue Instanz startet. In dieser Instanz erstellt das Makro nun eine neue Nachricht und ordnet ihr das aktuelle Word-Dokument als Anhang zu. Abschließend wird die neue Nachricht angezeigt, so dass Sie den Empfänger wählen, Betreffzeile und Text eingeben und die Nachricht dann per Klick auf Senden verschicken können.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Benutzerdefinierte Ansichten zurücksetzen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wir betreuen mehrere Dutzend Outlook-Installationen unserem Unternehmen. Hier kommt es immer wieder zu Problemen, wenn Anwender sich benutzerdefinierte Ansichten nicht sachgemäß einrichten. Wir müssen diese Ansichten dann jeweils löschen und alle Ordner auf Standardansichten zurückstellen. Lässt sich das irgendwie automatisieren? R. Tahms ANTWORT: Sie können Outlook mit einem speziellen Parameter aufrufen, der dafür sorgt, dass alle benutzerdefinierten Ansichten gelöscht und für alle Ordner wieder die Standardansichten eingestellt werden:
So ändern Sie die Vornamen-Sortierung in der Adressliste Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wenn ich eine neue Mail schreibe und den Empfänger mit einem Klick auf die Schaltfläche An auswählen möchte, listet mir Outlook die Adressbucheinträge immer nach dem Vornamen auf. Gibt es eine Möglichkeit, das Adressbuch auch nach dem Nachnamen zu sortieren? Diverse Anfragen ANTWORT: Die Vorgehensweise richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Outlook-Version und nach dem aktuellen Installationsmodus. Die entsprechenden Informationen finden Sie im Info-Dialogfeld von Outlook, das Sie über das Hilfemenü ? und den Befehl Info über Microsoft Outlook oder einfach nur Info erreichen. In der ersten Zeile der Programminfos steht die Outlook-Version und in der zweiten Zeile der Installationsmodus, - entweder "Nur via Internet" oder "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Letzteres gilt allerdings nur für Outlook 98 und Outlook 2000. Outlook 2002/XP und 2003 unterscheiden nicht mehr zwischen verschiedenen Installationsmodi. Setzen Sie nun das für Ihr System zutreffende Verfahren ein, um die Adressbucheinträge zu sortieren: Outlook 98/2000 im Nur via Internet-Modus In dieser Konstellation können Sie die Sortierung jederzeit so einstellen, wie Sie es gerade möchten. Das heißt, dass Sie sich beim Schreiben einer E-Mail spontan entscheiden können, die gewünschten Empfänger entweder nach Vor- oder nach Nachnamen zu sortieren. Dazu öffnen Sie das Adressbuch mit einem Klick auf die Schaltfläche An und wählen im Adressbuch Ansicht-Sortieren nach und je nach Bedarf Vorname oder Nachname an. Voraussetzung ist natürlich, dass im Untermenü des Befehls Sortieren nach die Methode Name aktiviert ist. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Adressbucheinträge auf- oder absteigend zu sortieren. Das erreichen Sie, indem Sie im Adressbuchfenster auf die Spaltenüberschrift Name klicken. Jeder Mausklick tauscht die Reihenfolge von auf- nach absteigend und umgekehrt. Outlook 98/2000 im Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus Im Arbeitsgruppenmodus sollten Sie sich für eine generelle Sortiermethode entscheiden, da ein Wechsel immer einen Neustart von Outlook erfordert. Wenn die Empfängerauswahl, die im Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht nach einem Mausklick auf die Schaltfläche An nicht in der gewünschten Namenssortierung erscheint, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Dienste an. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld markieren Sie auf der Registerkarte Dienste den Listeneintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Nun können Sie im Bereich Namen ordnen nach eine der Sortieroptionen Vorname/Nachname oder Nachname/Vorname auswählen. Nachdem Sie die gewünschte Option eingestellt haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche Schließen und das Dialogfeld Dienste quittieren Sie per Ok. Damit die neue Sortierung wirksam wird, müssen Sie Outlook beenden und neu starten. Erst dann präsentiert sich die Auswahl der E-Mail-Empfänger in der Reihenfolge, die Ihnen am effektivsten erscheint. Einen Haken hat die Sortierfunktion des Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus allerdings. Die Sortierung nach Nachnamen funktioniert nur, wenn Sie in den Kontakten das Feld Speichern unter korrekt eingestellt haben. Sie müssen immer das Muster "<Nachname>, <Vorname>" wählen. Bei Auswahl der Sortieroption Nachname/Vorname achtet Outlook nämlich nur auf den Inhalt des Kontaktfeldes Speichern unter und nicht etwa auf die tatsächlichen Namensfelder. Outlook 2002/XP und 2003 Outlook 2002/XP und 2003 verhalten sich ähnlich wie der Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus der Vorgängerversionen. Das bedeutet, dass Sie sich für eine generelle Sortiermethode der Adressbuchempfänger entscheiden sollten, da zum Wechseln immer ein Neustart erforderlich ist. Um die Eintragsliste im Adressbuch umzustellen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras-E-Mail-Konten auf. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld stellt vier Optionen zur Verfügung, von denen Sie die letzte, Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten, auswählen. Danach fahren Sie mit der Schaltfläche Weiter fort. In der Verzeichnis- und Adressbuchliste markieren Sie den Eintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf Ändern. Nun aktivieren Sie im Bereich Namen ordnen die gewünschte Option, - entweder Vorname Nachname oder Wie 'Speichern unter'. Zur Bestätigung der neuen Einstellung klicken Sie erst auf Schließen und dann auf Fertig stellen. Wirksam wird die neue Sortiermethode erst, nachdem Sie Outlook beendet und noch einmal neu gestartet haben. Wie beim Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus von Outlook 98/2000 klappt die Sortierung nach Nachnamen in Outlook 2002/XP und 2003 nur, wenn Sie die Kontakte nach dem Muster "<Nachname>, <Vorname>" gespeichert haben. Immerhin ist die jüngste Outlook-Version so "ehrlich", dass es die entsprechende Sortieroption gleich Wie 'Speichern unter' nennt. Neu ist aber, dass Sie die passende Speichermethode als Standard für alle Kontakte vorgeben können. Dazu rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktoptionen. Nun wählen Sie im Dropdown-Feld Ablagereihenfolge den Listeneintrag "Nachn., Vorn." aus. Zur Bestätigung schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.
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Version: 6.0.856 / Virus
Database: 583 - Release Date: 07.02.2005