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Ausgabe vom 16.Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt
drucken
- News: Neue Nokia-Handys können Daten mit dem
Exchange-Server abgleichen
- Download-Tipp: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für
Outlook 2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Outlook-Formulare perfekt drucken
Wer Outlook individuell erweitern will, kommt nicht an benutzerdefinierten Formularen vorbei. Ernüchterung kehrt erst ein, wenn es ans Drucken der Formularinhalte und ganz besonders der benutzerdefinierten Formular-/Ordnerfelder geht. Wenn Sie in Ihrem Formular Datei-Seitenansicht aufrufen, sehen Sie nur eine nüchterne Liste, in der nicht einmal die Formatierungen der benutzerdefinierten Felder übernommen werden. Leider bietet Outlook keinerlei Funktionen an, mit denen Sie das Drucklayout beeinflussen könnten.
In unserem kostenlosen Download zeigen wir, wie Sie individuell angepasste Formulare so zu Papier bringen, dass das Druckergebnis weitgehend mit der Eingabemaske übereinstimmt:
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Outlook-Formulare
perfekt drucken |
News: Neue Nokia-Handys können Daten mit dem Exchange-Server abgleichen
Wie heute bekannt wurde, hat Nokia von Microsoft das Exchange Server ActiveSync-Protokoll lizensiert. Künftige Handys der Serien 60 und 80 sollen die Möglichkeit bieten, Mails, Termine und Kontakte direkt mit dem Exchange Server 2003 abzugleichen. Parallel dazu wird Nokia weiterhin die PC-Suite und das OMA-Protokoll unterstützen. Die entsprechende Pressemeldung finden Sie unter:
http://press.nokia.com/PR/200502/980375_5.html
Download-Tipp: Aktualisierter Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
Microsoft bringt den Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003 in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand. Das neueste Update vom 8.2.2005 inklusive aller vergangenen Aktualisierungen finden Sie unter:
Update: Junk-E-Mail-Filter für Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Word-Dokument als Anhang in Standard-Mail verschicken
Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003 sowie Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Word stellt mit Datei-Senden an-Mailempfänger (als Anlage) eine auf den ersten Blick hilfreiche Funktion zur Verfügung, um das aktuelle Dokument mit Outlook an einen beliebigen Empfänger zu versenden. Diese Methode hat allerdings gravierende Nachteile: Outlook erstellt zwar eine neue Nachricht mit dem Word-Dokument als Anhang, aber die neue Nachricht wird grundsätzlich im Text-Format ohne Signatur erstellt. Möchten Sie das Word-Dokument mit Ihrem Standard-Briefpapier und Signatur versenden, so müssen Sie Outlook separat starten, eine neue Nachricht anlegen und dieser Nachricht dann das Word-Dokument als Anhang zuordnen. Mit einem kleinen Makro können Sie diesen Aufwand drastisch reduzieren und das aktuelle Word-Dokument direkt ohne Auswahl eines Profils und mit Standard-Briefpapier/-Signatur als Anlage versenden:
- Wechseln Sie in Word per Alt+F11 in die
VBA-Entwicklungsumgebung.
- Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an und setzen Sie eine
Referenz auf "Microsoft Outlook x.x Object Library", wobei Sie "x.x"
durch "9.0" für Outlook 2000, "10.0" für Outlook 2002/XP oder "11.0" für
Outlook 2003 ersetzen.
- Geben Sie im Projekt "Normal" in einem neuen oder einem vorhandenen
Modul die folgende Prozedur ein:
Dim objOutlook As Outlook.Application
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim strFName As String
On Error Resume Next
If Not ActiveDocument.Saved Or _
InStr(ActiveDocument.FullName, ".doc") = 0 _
Then ActiveDocument.Save
If ActiveDocument.Saved Then
Err = 0
Set objOutlook = GetObject(, "Outlook.Application")
If Err <> 0 Then
Err = 0
Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Outlook konnte nicht gestartet werden", _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
End If
Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem)
objMail.Attachments.Add ActiveDocument.FullName
objMail.Display
End If
Set objMail = Nothing
Set objOutlook = Nothing
End Sub
Diese Anweisungen sorgen zunächst dafür, dass ein eventuell neu angelegtes oder geändertes Dokument gespeichert wird. Anschließend wird eine Verbindung zu Outlook aufgebaut, wobei das Makro automatisch eine eventuell laufende Instanz nutzt oder eine neue Instanz startet. In dieser Instanz erstellt das Makro nun eine neue Nachricht und ordnet ihr das aktuelle Word-Dokument als Anhang zu. Abschließend wird die neue Nachricht angezeigt, so dass Sie den Empfänger wählen, Betreffzeile und Text eingeben und die Nachricht dann per Klick auf Senden verschicken können.
- Klicken Sie auf das Symbol VbaProject.OTM
Speichern, um die Änderungen am VBA-Projekt zu sichern.
- Verlassen Sie nun die VBA-Entwicklungsumgebung mit einem Klick auf
das Schließen-Symbol in der
Titelleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie Anpassen im
Kontextmenü an und wechseln im dann folgenden "Anpassen"-Dialog auf die
Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste "Kategorien" auf "Makros" ein und ziehen Sie
den Eintrag "Modulname. DokumentAlsAnhangSenden" in die gewünschte
Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "Dokument als Anhang senden" setzen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
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ANZEIGE Kalender, Kontakte und E-Mails ganz einfach im Team
nutzenMit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
Weitere Informationen zu dieser brandneuen Outlook-Erweiterung finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Benutzerdefinierte Ansichten zurücksetzen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir betreuen mehrere Dutzend Outlook-Installationen unserem Unternehmen. Hier kommt es immer wieder zu Problemen, wenn Anwender sich benutzerdefinierte Ansichten nicht sachgemäß einrichten. Wir müssen diese Ansichten dann jeweils löschen und alle Ordner auf Standardansichten zurückstellen. Lässt sich das irgendwie automatisieren?
R. Tahms
ANTWORT: Sie können Outlook mit einem speziellen Parameter aufrufen, der dafür sorgt, dass alle benutzerdefinierten Ansichten gelöscht und für alle Ordner wieder die Standardansichten eingestellt werden:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an.
- Geben Sie die folgende Anweisung ein:
- Drücken Sie die Return-Taste oder klicken Sie auf Ok.
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usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ |
So ändern Sie die Vornamen-Sortierung in der Adressliste
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich eine neue Mail schreibe und den Empfänger mit einem Klick auf die Schaltfläche An auswählen möchte, listet mir Outlook die Adressbucheinträge immer nach dem Vornamen auf. Gibt es eine Möglichkeit, das Adressbuch auch nach dem Nachnamen zu sortieren?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Die Vorgehensweise richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Outlook-Version und nach dem aktuellen Installationsmodus. Die entsprechenden Informationen finden Sie im Info-Dialogfeld von Outlook, das Sie über das Hilfemenü ? und den Befehl Info über Microsoft Outlook oder einfach nur Info erreichen.
In der ersten Zeile der Programminfos steht die Outlook-Version und in der zweiten Zeile der Installationsmodus, - entweder "Nur via Internet" oder "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Letzteres gilt allerdings nur für Outlook 98 und Outlook 2000. Outlook 2002/XP und 2003 unterscheiden nicht mehr zwischen verschiedenen Installationsmodi.
Setzen Sie nun das für Ihr System zutreffende Verfahren ein, um die Adressbucheinträge zu sortieren:
Outlook 98/2000 im Nur via Internet-Modus
In dieser Konstellation können Sie die Sortierung jederzeit so einstellen, wie Sie es gerade möchten. Das heißt, dass Sie sich beim Schreiben einer E-Mail spontan entscheiden können, die gewünschten Empfänger entweder nach Vor- oder nach Nachnamen zu sortieren. Dazu öffnen Sie das Adressbuch mit einem Klick auf die Schaltfläche An und wählen im Adressbuch Ansicht-Sortieren nach und je nach Bedarf Vorname oder Nachname an. Voraussetzung ist natürlich, dass im Untermenü des Befehls Sortieren nach die Methode Name aktiviert ist.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Adressbucheinträge auf- oder absteigend zu sortieren. Das erreichen Sie, indem Sie im Adressbuchfenster auf die Spaltenüberschrift Name klicken. Jeder Mausklick tauscht die Reihenfolge von auf- nach absteigend und umgekehrt.
Outlook 98/2000 im Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus
Im Arbeitsgruppenmodus sollten Sie sich für eine generelle Sortiermethode entscheiden, da ein Wechsel immer einen Neustart von Outlook erfordert. Wenn die Empfängerauswahl, die im Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht nach einem Mausklick auf die Schaltfläche An nicht in der gewünschten Namenssortierung erscheint, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Dienste an.
Im daraufhin angezeigten Dialogfeld markieren Sie auf der Registerkarte Dienste den Listeneintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Nun können Sie im Bereich Namen ordnen nach eine der Sortieroptionen Vorname/Nachname oder Nachname/Vorname auswählen. Nachdem Sie die gewünschte Option eingestellt haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche Schließen und das Dialogfeld Dienste quittieren Sie per Ok.
Damit die neue Sortierung wirksam wird, müssen Sie Outlook beenden und neu starten. Erst dann präsentiert sich die Auswahl der E-Mail-Empfänger in der Reihenfolge, die Ihnen am effektivsten erscheint.
Einen Haken hat die Sortierfunktion des Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus allerdings. Die Sortierung nach Nachnamen funktioniert nur, wenn Sie in den Kontakten das Feld Speichern unter korrekt eingestellt haben. Sie müssen immer das Muster "<Nachname>, <Vorname>" wählen. Bei Auswahl der Sortieroption Nachname/Vorname achtet Outlook nämlich nur auf den Inhalt des Kontaktfeldes Speichern unter und nicht etwa auf die tatsächlichen Namensfelder.
Outlook 2002/XP und 2003
Outlook 2002/XP und 2003 verhalten sich ähnlich wie der Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus der Vorgängerversionen. Das bedeutet, dass Sie sich für eine generelle Sortiermethode der Adressbuchempfänger entscheiden sollten, da zum Wechseln immer ein Neustart erforderlich ist.
Um die Eintragsliste im Adressbuch umzustellen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras-E-Mail-Konten auf. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld stellt vier Optionen zur Verfügung, von denen Sie die letzte, Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten, auswählen. Danach fahren Sie mit der Schaltfläche Weiter fort. In der Verzeichnis- und Adressbuchliste markieren Sie den Eintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf Ändern. Nun aktivieren Sie im Bereich Namen ordnen die gewünschte Option, - entweder Vorname Nachname oder Wie 'Speichern unter'. Zur Bestätigung der neuen Einstellung klicken Sie erst auf Schließen und dann auf Fertig stellen. Wirksam wird die neue Sortiermethode erst, nachdem Sie Outlook beendet und noch einmal neu gestartet haben.
Wie beim Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus von Outlook 98/2000 klappt die Sortierung nach Nachnamen in Outlook 2002/XP und 2003 nur, wenn Sie die Kontakte nach dem Muster "<Nachname>, <Vorname>" gespeichert haben. Immerhin ist die jüngste Outlook-Version so "ehrlich", dass es die entsprechende Sortieroption gleich Wie 'Speichern unter' nennt. Neu ist aber, dass Sie die passende Speichermethode als Standard für alle Kontakte vorgeben können. Dazu rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktoptionen. Nun wählen Sie im Dropdown-Feld Ablagereihenfolge den Listeneintrag "Nachn., Vorn." aus. Zur Bestätigung schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.
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